10 lý do doanh nghiệp cần tự động hóa quản lý chi phí công ty

Trong khi nhiều công ty hàng đầu đã tự động hóa quy trình quản lý chi phí thì có không ít các công ty vẫn quản lý chi phí thông qua hệ thống sổ sách, bảng biểu hoặc bằng hệ thống tự xây dựng lỗi thời và tốn kém. Đã đến lúc doanh nghiệp cần nói lời chia tay với những phương pháp ghi chép chi phí truyền thống. Bài viết đưa ra 10 lý do vì sao doanh nghiệp cần tự động hóa quản lý chi phí và là bắt buộc đối với các công ty lớn hay tập đoàn.
1. Không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn thời gian
Rất nhiều doanh nghiệp lo lắng về chi phí khi thay đổi hệ thống, dẫn đến việc họ bị kẹt lại với hệ thống hiện tại của mình. Việc triển khai áp dụng mô hình định giá dựa trên nhu cầu có thể tiến hành vô cùng nhanh chóng và đơn giản. Quy trình này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và không tạo thêm gánh nặng cho bộ phận IT và tài chính.
Cụ thể, việc liên kết các công cụ quản lý chi phí với thẻ tín dụng và việc tự động xuất dữ liệu cho các mục chi tiêu của bạn giúp bạn có đầy đủ thông tin cần có trong đề nghị thanh toán/chi. Việc này giúp bạn tối ưu hóa chi phí xử lý các yêu cầu chi lên đến 78% mỗi giao dịch. Đồng thời việc có toàn bộ thông tin trong một bản kê khai sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc quản lý chi phí bằng cách cho bạn biết được mình đã chi tiền vào khoản nào, và bạn có thể phân tích sâu hơn về các khoản chi phí và lập định mức chi cho các khoản mục chi phí.
He thong erp, phần mềm erp
 
2. Đưa công ty bạn vào trật tự
Việc nhận biết các quy định mới và tìm hiểu tất cả những thay đổi liên quan đến nó có thể ngốn của khá nhiều thời gian và tiền bạc. Đối với những doanh nghiệp lớn có chi nhánh tại nhiều vùng hoặc nhiều quốc gia, rào cản ngôn ngữ và khoảng cách địa lý thậm chí còn làm mọi thứ trở nên phức tạp hơn. Quản lý chi phí tự động sẽ xóa bỏ những rủi ro xoay quanh việc tuân thủ quy định về chi phí của công ty. Hệ thống hoàn toàn có thể áp dụng các định mức, các luật thuế phức tạp và cho phép bạn tích hợp hệ thống kế toán. Thậm chí hệ thống còn giúp bạn đưa ra các dữ liệu cần thiết để báo cáo cho các khoản chi của doanh nghiệp và kê khai thuế thu nhập.
 
3. Quản lý dòng tiền đi
Đưa ra những quyết định sáng suốt sẽ rất khó khăn nếu thiếu thông tin. Vì vậy thông tin về những khoản mục chi phí cụ thể như chuyến công tác, chi phí lương, chi phí nguyên vật liệu,.v.v. và được tập hợp tự động sẽ giúp việc làm báo cáo trở nên đơn giản hơn. Không chỉ đưa ra thông tin, hệ thống tự động còn giúp thực hiện những báo cáo thông minh để phân tích các chỉ số tài chính, so sánh hiệu suất quản lý chi phí hoàn trả. Những phân tích chuyên sâu này mang tính chiến lược đối với quá trình quản trị chi phí cũng như xác định những lợi thế khi đàm phán với nhà cung cấp hay quyết định những khoản chi phí trong tương lai. Hệ thống tự động này cũng giúp bạn nhận diện khuynh hướng chi tiêu thông qua phương tiện vận chuyển, khách hàng, quốc gia hoặc qua chính nhân viên. Vì vậy, công ty có thể giảm thiểu được gian lận hoặc vi phạm qui định sử dụng chi phí.

 
ERP System, Hệ thống ERP, Phần mềm erp
4. Giảm thiểu rủi ro
Dữ liệu chính xác là điều bắt buộc đối với một hệ thống hiệu quả vì nó giảm thiểu nguy cơ gian lận. Những giải pháp tự động đảm bảo các quy định được thực hiện một cách công bằng, thống nhất và xuyên suốt. Nhân viên của bạn sẽ không có cơ hội yêu cầu những khoản chi không nằm trong qui định, chính sách. Ngoài ra, một giải pháp cho phép nhập thông tin trực tiếp từ nhà cung cấp sẽ giúp bạn lữu trữ thông tin của nhà cung cấp, tự động điền thông tin cho các giao dịch sau. Việc này giúp bạn giảm được nguy cơ sai sót từ con người.
 
5. Quản lý chi phí công tác hiệu quả
Khi bạn sử dụng giải pháp tổng thể, mọi chi tiết về kê khai chi phí sẽ được điền sẵn trong các mẫu yêu cầu chi phí. Chẳng hạn như chi phí cho công tác. Các chuyến công tác có thể được đặt với tất cả các nhà cung cấp quen thuộc của bạn, từ các hãng hàng không, khách sạn đến công ty cho thuê xe. Bằng việc sử dụng một giải pháp tổng thể, bạn sẽ thấy chi phí tiết kiệm được có thể lên đến 79% cho mỗi giao dịch. Bằng cách lưu trữ tất cả dữ liệu về các chuyến công tác và chi phí vào cùng một nơi, hệ thống sẽ giúp bộ phận Tài chính Kế toán tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi đối chiếu các khoản này với chính sách và quy định của công ty.
 
6. Linh hoạt và có thể mở rộng được
Quá trình tự động hóa sẽ khiến việc quản lý chi phí trở nên dễ dàng. Hơn nữa, giúp giảm thiểu rủi ro và có chi phí thực thi tối thiểu, giúp doanh nghiệp có thể hoàn vốn nhanh thông qua các khoản được tiết kiệm, vì vậy việc mở rộng, mua bán, sát nhập để tăng trưởng qui mô công ty có thể được triển khai thực hiện dể dàng không phụ thuộc quá nhiều vào con người và tránh được rủi khi mở rộng.
 
phan mem erp, phần mềm erp
  
7. Hỗ trợ chiến lược kinh doanh
Lợi thế của quy trình tự động hóa quản lý chi phí là không cần phải đặt nặng việc dự đoán hướng đi của kinh doanh trong tương lai bởi vì những giải pháp này linh hoạt co dãn theo quy mô của việc kinh doanh. Những đặc tính mới, những thay đổi trong môi trường pháp lý hoặc thậm chí mở rộng kinh doanh đến những vùng khác đều có thể được xử lý nhanh gọn. Những phân tích thông minh được hệ thống đưa ra sẽ giúp công ty dự đoán đánh giá chính xác về tài chính, nhờ đó quản lý tốt hơn dòng tiền và có ưu thế đàm phán với đối tác. Thậm chí, công ty có thể triệt tiêu chi phí phát sinh từ nợ trả chậm.
 
 
He thong erp, hệ thống erp
 
8. Thực sự hiệu quả
Quản lý rủi ro trong việc giữ quá trình kinh doanh được cập nhật để luôn phù hợp với mục đích có thể là một thách thức. Khi sử dụng các giải pháp dựa trên điện toán đám mây, những rủi ro này sẽ nghiêng về phía nhà cung cấp hơn là khách hàng. Sử dụng một giải pháp để cung cấp dữ liệu chính xác, tích hợp và thực thi chính sách công ty, đưa ra những phân tích thông minh mang tính chiến lược là cực kỳ quan trọng để tối thiểu hóa các rủi ro xảy ra nằm ngoài khung quy định. Bằng cách cho phép nhân viên đặt chuyến công tác của họ và quản lý chi phí từ một cấu hình đơn giản, công ty sẽ kiểm sát hiệu quả hơn với ít rủi ro hơn.
 
9. Thúc đẩy thực thi chính sách
Công ty phát triển cần thêm nhân viên mới. Nhà quản lý luôn kỳ vọng những nhân viên này sẽ bắt nhịp với công việc và những quy trình báo cáo chi phí càng nhanh càng tốt, nhất là công tác phí và yêu cầu bồi hoàn. Sự tích hợp cho phép công ty thi hành chính sách tự động xuyên suốt các phòng ban, để bất cứ chi tiêu nào nằm ngoài chính sách cho phép đều sẽ bị xếp vào mục cần xem xét thêm. Bên cạnh đó, bởi vì yêu cầu bồi hoàn cũng được chấp thuận và chi nhanh hơn thông qua quy trình công việc nhanh hơn nhờ được tự động hóa.
 
10. Tiện lợi mọi lúc mọi nơi
Những ứng dụng di động mở rộng công tác và giải pháp chi phí đến điện thoại hoặc thiết bị di động của bạn. Điều này cho phép nhân viên tạo đề nghị tạm ứng và nộp mẫu hoàn ứng ngay khi họ đang công tác, thậm chí khi đi trên đường. Điều đó nghĩa là không cần phải ngồi ở văn phòng hay mang theo máy tính, quản lý bây giờ cũng có thể chấp nhận các yêu cầu hoàn ứng từ thiết bị di động của họ ngay trên đường đi hoặc trong chuyến công tác.
 
Tóm lại, cho dù bạn đang tìm cách cắt giảm chi phí, tiết kiệm thời gian hay giảm rủi ro, hệ thống tự động quản lý chi phí đều có thể đáp ứng. Nếu bạn muốn biết nhiều hơn về hệ thống quản lý chi phí tự động, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn.

P.TVTK.