Giải pháp Văn phòng điện tử cho các doanh nghiệp 4.0

Ngày đăng 14-12-2020
Trong giai đoạn đại dịch Covid-19, cụm từ “Văn phòng điện tử” được nhắc đến khá nhiều lần. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng tìm hiểu Văn phòng điện tử là gì? Và những lợi ích của nó cho các doanh nghiệp 4.0 hiện đại.

Văn phòng điện tử là gì?

Văn phòng điện tử, được biết đến là E-Office hay Online-Office; đúng như tên gọi, đó là một ứng dụng trên nền tảng số Online. Văn phòng điện tử được xây dựng nhằm mục đích hiện đại hóa các phương thức quản lý truyền thống; hướng đến một văn phòng làm việc không giấy tờ.

Khái niệm văn phòng điện tử được hiểu là phần mềm đáp ứng đầy đủ các tính năng; phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý công việc bao; gồm: quản lý hồ sơ tài liệu, trao đổi thông tin, khởi tạo và quản lý quy trình làm việc; kiểm tra công văn, báo cáo, điều hành nghiệp vụ,…

Về bản chất, có thể hiểu đây là một hệ thống phần mềm; giúp các đơn vị thực hiện các tác vụ, trao đổi công việc trên nền tảng số (Internet). Với Online Office, đơn vị tổ chức sẽ giảm thiểu tối đa các công việc liên quan đến giấy tờ vật lý. Thay vào đó, sẽ chỉ là những thao tác nghiệp vụ đã được lập trình; giúp cho người dùng có thể làm việc trong một không gian online

► Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc – Liều thuốc thúc đẩy tính chủ động của nhân viên

Lợi ích của Văn phòng điện tử đối với doanh nghiệp 4.0

Lợi ích của văn phòng điện tử đối với doanh nghiệp 4.0
Lợi ích của văn phòng điện tử đối với doanh nghiệp 4.0

Phân công và theo dõi tiến độ công việc dễ dàng

Với mô hình làm việc trên hệ thống online; văn phòng điện tử giúp người dùng có thể quản lý và phân công công việc dễ dàng. Các nhà quản lý có thể giao việc, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong tổ chức; giao hạn deadline và theo dõi tiến độ; chất lượng công việc của từng đổi tượng theo báo cáo hằng ngày. Nhân viên có thể tiếp nhận công việc được giao nhanh chóng; liên tục cập nhật tình hình công việc/ tiến độ dự án.

Ngoài ra, đây cũng là một phương pháp hiệu quả giúp người dùng bám sát tiến độ công việc; không bỏ lỡ thông tin quan trọng và phân bổ các công việc trọng tâm hợp lý. Từ đó giúp nâng cao hiệu quả làm việc tại đơn vị và năng suất cạnh tranh của tổ chức.

Tiết kiệm chi phí quản lý

Các đơn vị sẽ tiết kiệm được tối đa chi phí thuê nhân sự quản lý và bảo quản tài liệu. Nguyên do là bởi số lượng tài liệu giấy cần xử lý và lưu trữ được cắt giảm tối đa. Hầu hết các nghiệp vụ và tài liệu cần khai thác; đều được chuyển sang quản lý dưới dạng dữ liệu số trên hệ thống phần mềm. Đơn vị không cần thuê văn thư quản lý. Cũng không cần tốn nhiều chi phí để thuê mặt bằng lưu trữ; hay các chi phí bảo quản, phục chế tài liệu.

► Xem thêm: 6 nhóm chi phí ẩn mà doanh nghiệp cần cắt giảm ngay

Thiết lập kho lưu trữ thông minh không giới hạn dung lượng lưu trữ

Một ưu điểm không thể không kế đển là cho phép các đơn vị doanh nghiệp xây dựng kho dữ liệu số. Điều này giúp việc khai thác và sử dụng tài liệu của nhân sự trong tổ chức trở nên dễ dàng hơn.

Mặt khác, văn phòng điện tử cũng không giới hạn số lượng tài liệu lưu trữ. Việc không hạn chế số lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; giúp doanh nghiệp không cần lo lắng về số lượng tài liệu tăng dần theo thời gian; mà không có chỗ bảo quản nữa.

Kết

Online Office/ E-Office là tương lai của các doanh nghiệp 4.0; bởi những lợi ích vượt trội mà nó mang đến.

Phân hệ phân mềm ASOFT-OO: Văn phòng điện tử sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho mọi doanh nghiệp.

– Bắt kịp xu hướng Work-from-home với giải pháp văn phòng điện tử (Online Offlice)
– Lập kế hoạch công việc và dự án thông minh
– Theo dõi tiến độ, tình trạng công việc một cách sát sao
– Quản lý đa dự án và phân bổ nguồn lực hiệu quả
– Báo cáo thống kê trực quan, chính xác với biểu đồ và con số.

►Xem thêm: Tối ưu hiệu suất với Phần mềm quản lý công việc

Để được tư vấn và Demo miễn phí phần mềm; Đăng ký ngay hoặc liên hệ ASOFT qua hotline: 1900 6123.

Ban Biên tập ASOFT