Ngành Bán lẻ (Chuỗi cửa hàng)
Ngành Bán lẻ (Chuỗi cửa hàng) hiện nay là một thị trường vô cùng sôi động, tiềm năng phát triển lớn, nhưng cũng kèm theo đó là sự cạnh tranh vô cùng gay gắt, khốc liệt. Tốc độ phát triển mạnh mẽ và nhanh chóng của thị trường đòi hỏi doanh nghiệp bán lẻ phải liên tục đổi mới, thích ứng, xây dựng lợi thế cạnh tranh và giữ vững vị thế của mình trong tâm trí khách hàng.
Đặc thù doanh nghiệp
Ngành Bán lẻ (Chuỗi cửa hàng) hiện nay nắm vai trò sứ mệnh trong giao thương tại thị trường Việt Nam, là ngành có mức độ cạnh tranh khốc liệt trên thị trường. Không chỉ yêu cầu về TỐC ĐỘ, tính CHÍNH XÁC và CHẤT LƯỢNG, sự lớn mạnh của ngành bán lẻ đang tạo nên nhiều thách thức trong công tác quản trị và vận hành:
- Khó khăn khi đồng bộ về thông tin, dữ liệu xuyên suốt tất cả các cửa hàng chi nhánh trên một phạm vi rộng lớn, bao gồm: Thông tin khách hàng, thẻ hội viên, lịch sử giao dịch của khách hàng, các chương trình ưu đãi, khuyến mãi, thay đổi giá bán, dịch vụ kèm theo,… nhanh chóng kịp thời và chính xác. Ngoài ra, khách hàng hiện nay có thể giao dịch từ tất cả các kênh online, offline vì vậy việc đồng bộ, kết nối thông tin đa kênh cũng vô cùng quan trọng trong việc gia tăng trải nghiệm khách hàng.
- Quản lý tài chính không hiệu quả: Khi càng mở rộng quy mô, quản lý tài chính không chặt chẽ và tối ưu thường dẫn đến thâm hụt cho doanh nghiệp. Quản lý lãi lỗ, quản lý tài sản – hiệu quả đầu tư, quản lý dòng tiền là 3 chỉ số tài chính mà các nhà bán lẻ phải đau đầu giải quyết.
- Đồng bộ về chất lượng sản phẩm lẫn dịch vụ: Với số lượng, danh mục và đặc tính hàng hóa khổng lồ, cùng quá trình luân chuyển hàng hóa phức tạp, doanh nghiệp khó kiểm soát được chất lượng hàng hóa.
- Khó khăn trong quản lý nhân sự: khi khoảng cách giữa các cửa hàng khiến các nhà quản lý không thể sát sao tất cả nhân viên trên toàn hệ thống cửa hàng. Vì thế, nhiều cửa hàng phải đối mặt với vấn đề nhân viên thiếu trung thực, gây thất thoát lớn cho doanh nghiệp, hoặc cung cấp dịch vụ không đồng bộ.
Giải pháp mang lại gì cho doanh nghiệp
Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ASOFT-ERP được thiết kế đặc thù cho các doanh nghiệp trong ngành Bán lẻ (Chuỗi cửa hàng), hỗ trợ nhà quản trị quản lý tổng thể các hoạt động mua hàng, bán hàng, quản lý kho, quản lý nhân sự, tài chính, quy trình sản xuất, QA/QC, chuỗi cửa hàng….. Không chỉ mang lại tính minh bạch, chính xác và nhanh chóng, hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ASOFT-ERP còn giúp:
- Tự động hóa, chuyên nghiệp hóa và tối ưu hóa vận hành trong từng hoạt động/phòng ban
- Giảm trừ các hao phí, tối ưu nguồn lực doanh nghiệp
- Trợ thủ đắc lực trong quản trị và hỗ trợ định hướng phát triển doanh nghiệp
- Làm việc linh hoạt mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị cả trên Desktop, Web/Clouds, Apps và IoT
Giúp doanh nghiệp và người dùng bắt kịp xu hướng 4.0 toàn cầu hiện nay vô cùng thuận lợi:
- Tích hợp công nghệ và dịch vụ Clouds Big5 Tech Giants và các công nghệ mới như: Nhận diện khuôn mặt, xử lý hình ảnh, video, định vị GPS, map, thông qua các cảm biến, camera…
- Kết hợp các dịch vụ AI, BigData và Machine learning Cloud, kết nối dữ liệu với hệ sinh thái số online khổng lồ (từ các kênh thương mại điện tử, tới các dịch vụ tài chính, dịch vụ chính phủ và dịch vụ clouds,..)
Tổng quan quy trình
Ngành Bán lẻ (Chuỗi cửa hàng)
Được xây dựng từ kinh nghiệm triển khai, tích lũy các best-practice/ case-study chuẩn từ các doanh nghiệp đầu ngành, gói giải pháp ASOFT-ERP theo đặc thù ngành Bán lẻ (Chuỗi cửa hàng) giúp Quản lý toàn diện hoạt động vận hành doanh nghiệp trên một hệ thống DUY NHẤT.
Ngoài ra, giải pháp ASOFT-ERP có thể được Tùy chỉnh (Cuztomize) theo đặc thù riêng, giúp doanh nghiệp tạo ra khác biệt và lợi thế cạnh tranh riêng so với doanh nghiệp cùng ngành.
Giới thiệu một số nghiệp vụ chính theo quy trình
1. Quản lý đặc thù ngành Bán lẻ.
1.1 Quản lý bán hàng tại cửa hàng thuộc chuỗi:
- Quản lý chính sách giá bán, chương trình khuyến mãi theo từng cửa hàng.
- Quản lý bán hàng, đổi trả, trả góp,…
- Quản lý hàng hóa nhập/ xuất/ tồn tại từng cửa hàng, tra cứu tồn kho tại cửa hàng hoặc toàn hệ thống.
- Quản lý nhân sự tại từng cửa hàng và tính huê hồng cho bán hàng, thu ngân, kho,…
- Kết nối kênh online và điều phối đơn hàng/ yêu cầu về offline.
1.2 Quản lý dịch vụ giao hàng – lắp đặt, bảo hành, bảo trì và sửa chữa:
- Tiếp nhận đơn hàng hoặc yêu cầu dịch vụ từ khách hàng.
- Điều phối giao hàng, hoặc thực hiện dịch vụ, theo dõi lộ trình và thực tế giao hàng thông qua GPS và hình ảnh được chụp tại hiện trường.
- Quản lý kết quả giao hàng, dịch vụ và tiền COD (nếu có).
- Tính huê hồng cho nhân viên giao hàng, dịch vụ, kỹ thuật.
1.3 Quản lý hội viên/ khách hàng thân thiết thuộc chuỗi:
- Quản lý và đồng bộ thông tin, lịch sử mua hàng của từng khách hàng/ hội viên xuyên suốt trên hệ thống chuỗi cửa hàng.
- Chăm sóc khách hàng thông qua nhiều hình thức: thẻ hội viên, tích lũy điểm, thẻ quà tặng, email, tổng đài,…
2. Quản lý Quan hệ Khách hàng
- ASOFT cung cấp giải pháp phần mềm cho các doanh nghiệp trong ngành Bán lẻ (Chuỗi cửa hàng), trở thành đối tác và người bạn đồng hành giúp doanh nghiệp quản trị hiệu quả hoạt động kinh doanh:
- Quản lý tiếp thị và bán hàng theo mô hình 5 Ways hiện đại.
- Quản lý thống nhất thông tin đầu mối, cơ hội tới khách hàng, và tích hợp bán hàng đa kênh.
- Hỗ trợ lập dự toán dự án và tạo báo giá tự động từ dự toán.
- Theo dõi yêu cầu, báo giá, đàm phán, chốt hợp đồng/đơn hàng và chuyển giao thực hiện.
- Quản lý lịch sử giao dịch với từng khách hàng, bao gồm mọi giao dịch và thông tin kèm theo như ghi âm cuộc gọi, email, tệp dữ liệu, và thông tin tương tác (news feed).
- Quản lý định mức tiếp khách của từng nhân viên kinh doanh.
- Quản lý hoa hồng dự án đích danh cho từng cá nhân theo hợp đồng/ đơn hàng/ dự án.
3. Quản lý Bán hàng
- Quản lý thông tin đại lý/ khách hàng: Thông tin cơ bản, đặc điểm, thiết lập chính sách bán hàng: Khuyến mãi, giảm giá, chiết khấu, hoa hồng,…
- Quản lý hoạt động chào giá, lập đơn hàng, viếng thăm của nhân viên thị trường bằng ứng dụng phần mềm trên điện thoại: Phân chia danh sách viếng thăm, lên kế hoạch viếng thăm; chi tiết viếng thăm, đánh giá, chụp hình trưng bày, check-in/ check-out.
- Quản lý toàn bộ đơn hàng bán, tình trạng đơn hàng, tình trạng giao hàng, duyệt báo giá/ đơn hàng online.
- Kế thừa, đồng bộ thông tin ngay lập tức đến các bộ phận: Kế toán, Kho, Giao hàng để tiến hành xử lý đơn hàng.
4. Quản lý Mua hàng
- Quản lý thông tin nhà cung cấp: Thông tin cơ bản, đặc điểm, chính sách mua hàng, chiết khấu riêng từng nhà cung cấp,..
- Quản lý yêu cầu mua hàng, kế thừa từ dự đoán hàng tồn kho cần thiết.
- Quản lý báo giá và so sánh lựa chọn nhà cung cấp.
- Quản lý tình trạng hàng mua: kế hoạch nhận hàng, tình trạng giao hàng, tình trạng đơn hàng,…
- Kế thừa tự động thông tin đơn hàng đến các bộ phận: Kế toán, Kho, Giao-nhận,..
- Duyệt yêu cầu mua, đơn hàng, nhập kho online.
5. Quản lý Hàng hóa và Kho
- Quản lý hoạt động xuất/ nhập/ tồn và luân chuyển nguyên phụ liệu/ thành phẩm giữa các chi nhánh, kho, nhà cung cấp và khách hàng.
- Quản lý hàng hóa đặc thù theo barcode, imei/ serie, theo lô, theo hạn sử dụng, theo vị trí, theo đặc điểm (thành phẩm, bán thành phẩm, phế liệu,…).
- Quản lý kế hoạch giao nhận, tình hình luân chuyển hàng hóa giữa các kho và đối tác (hàng đi thẳng, hàng qua kho).
- Quản lý không giới hạn mặt hàng, số kho và có thể phân quyền dữ liệu theo hàng hóa, theo kho.
- Kiểm kê hàng hóa định kỳ theo kho, theo hàng, theo lô,…
- Đồng bộ thông tin, dữ liệu với đơn hàng bán/ mua, kế toán theo thời gian thực.
6. Quản lý Tài chính – Kế toán
- Quản lý hoạt động thu/ chi.
- Quản lý hóa đơn bán hàng/ mua hàng, nợ phải thu/ trả.
- Quản lý doanh thu, chi phí, phân bổ, chênh lệch tỷ giá,…
- Phân tích chi phí theo phân loại: Định phí, biến phí, Chi phí trực tiếp, gián tiếp, Chi phí nguyên vật liệu, nhân công, nhà xưởng, thiết bị.
- Phân tích chi phí theo đối tượng tính giá thành: Nhóm sản phẩm, sản phẩm, bán thành phẩm, Công trình, dự án, hợp đồng,…
- Phân tích lãi lỗ theo ngành hàng, khu vực, nhà cung cấp, nhóm khách hàng, chi nhánh và toàn đơn vị,…
- Hệ thống báo cáo thuế theo quy định nhà nước.
- Hệ thống báo cáo quản trị, phân tích về tài chính, lãi lỗ linh hoạt, đa dạng.
7. Quản trị Nhân sự – Tính lương
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Quản lý thông tin cơ bản, quản lý thông tin kèm theo (như tai nạn lao động, thai sản, khen thưởng, kỷ luật,…), quản lý và nhắc hạn hợp đồng lao động,…
- Chấm công và tính lương: Định nghĩa bảng phân ca; kết nối với các loại máy chấm công/ app mobile để lấy và xử lý dữ liệu chấm công hoặc nhập trực tiếp bằng file Excel; chấm công chi tiết (theo ngày/ tháng).
- Tính lương: Thiết lập hồ sơ lương, định nghĩa các khoản thu nhập và giảm trừ theo từng vị trí, định nghĩa phương pháp tính lương.
8. Quản lý Công việc – Khối Văn phòng Công ty
- Quản lý quy trình Công việc – Dự án: Thiết lập trạng thái, khai báo quy trình, khai báo công việc theo mẫu: mô tả, checklist, định mức thời gian thực hiện,…
- Quản lý Công việc: Quản lý giao việc, theo dõi trạng thái công việc, theo dõi các vấn đề phát sinh.
- Quản lý Dự án: Thiết lập dự án, định mức dự án; quản lý công việc liên quan đến dự án và các vấn đề phát sinh trong dự án.