Ngành Thương mại - Phân phối
Ngành Thương mại – Phân phối là một trong những ngành trọng điểm, chiếm tỉ trọng cao trong nền kinh tế Việt Nam. Thị trường màu mỡ này luôn sôi động bởi các hoạt động mua bán, luân chuyển hàng hóa với lưu lượng lớn mỗi ngày, để đáp ứng nhanh chóng và kịp thời nhu cầu của người tiêu dùng.
Đặc thù doanh nghiệp
Với đặc thù về độ bao phủ rộng, tốc độ luân chuyển hàng hóa nhanh, sự đa dạng về chủng loại hàng, ngành Thương mại – Phân phối phải đối mặt với nhiều thách thức quản trị khác nhau:
Quản lý hoạt động mua hàng: Quản lý thông tin, đặc điểm, chính sách mua hàng và chiết khấu riêng của từng nhà cung cấp; quản lý các yêu cầu nhập hàng và lịch nhận hàng.
Quản lý hoạt động bán hàng: Quản lý thông tin, đặc điểm sản phẩm, chính sách bán hàng, chiết khấu, khuyến mãi riêng cho từng nhóm sản phẩm hoặc khách hàng, quản lý chỉ tiêu và thực tế kinh doanh của đội ngũ kinh doanh (Sales, SUP, ASM) ngoài thị trường và công tác giao hàng phức tạp.
Quản lý hàng hóa và kho: Với số lượng và danh mục hàng hóa rất lớn, cùng với nhiều kho hàng ở nhiều địa phương, doanh nghiệp cần kiểm soát số lượng, tình trạng (lot, hạn sử dụng, vị trí), dự toán và đảm bảo tồn kho an toàn; nhanh chóng truy xuất thông tin xuất nhập tồn để đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng cho hoạt động kinh doanh với mức tồn kho tối ưu nhất.
Cân đối tài chính: Với đặc thù tiền bán phần lớn dưới dạng công nợ trả sau, các doanh nghiệp phải luôn cân đối tốt dòng tiền vào và ra, đảm bảo hiệu quả xoay vòng vốn tối ưu.
Quản lý nhân sự – tính lương: Do đặc thù phân bổ nhiều địa phương, nhân sự di chuyển nhiều, việc định vị nhân viên, chấm công, tính lương, tính hoa hồng tương đối đa dạng và phức tạp.
Phân tích hiệu quả kinh doanh: Đối với từng khu vực, ngành hàng và sản phẩm cụ thể: báo cáo lãi/ lỗ theo thời gian, báo cáo doanh số, chi tiết chi phí để kịp thời đưa ra các quyết định điều chỉnh.
Giải pháp mang lại gì cho doanh nghiệp
Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ASOFT-ERP được thiết kế đặc thù cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực Thương mại – Phân phối, hỗ trợ nhà quản trị quản lý tổng thể các hoạt động mua hàng, bán hàng, quản lý kho, quản lý nhân sự, tài chính, quy trình sản xuất, QA/QC, chuỗi cửa hàng,… Không chỉ mang lại tính minh bạch, chính xác và nhanh chóng, hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ASOFT-ERP còn giúp:
- Tự động hóa, chuyên nghiệp hóa và tối ưu hóa vận hành trong từng hoạt động/ phòng ban.
- Giảm trừ các hao phí, tối ưu nguồn lực doanh nghiệp.
- Trợ thủ đắc lực trong quản trị và hỗ trợ định hướng phát triển doanh nghiệp.
- Làm việc linh hoạt mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị cả trên Desktop, Web/Clouds, Apps và IoT.
- Tích hợp công nghệ và dịch vụ Clouds Big5 Tech Giants và các công nghệ mới như: Nhận diện khuôn mặt, xử lý hình ảnh, video, định vị GPS, map, thông qua các cảm biến, camera…
- Kết hợp các dịch vụ AI, BigData và Machine learning Cloud, kết nối dữ liệu với hệ sinh thái số online khổng lồ (từ các kênh thương mại điện tử, tới các dịch vụ tài chính, dịch vụ chính phủ và dịch vụ clouds,..)
Tổng quan quy trình
Ngành Thương mại - Phân phối
Được xây dựng từ kinh nghiệm triển khai, tích lũy các best-practice/ case-study chuẩn từ các doanh nghiệp đầu ngành, gói giải pháp ASOFT-ERP theo đặc thù ngành Thương mại – Phân phối giúp Quản lý toàn diện hoạt động vận hành doanh nghiệp trên một hệ thống DUY NHẤT.
Ngoài ra, giải pháp ASOFT-ERP có thể được Tùy chỉnh (Cuztomize) theo đặc thù riêng, giúp doanh nghiệp tạo ra khác biệt và lợi thế cạnh tranh riêng so với doanh nghiệp cùng ngành.
Giới thiệu một số nghiệp vụ chính theo quy trình
1. Quản lý tiếp thị và bán hàng
- ASOFT cung cấp giải pháp phần mềm cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực Thương mại – Phân phối, trở thành đối tác và người bạn đồng hành giúp doanh nghiệp quản trị hiệu quả hoạt động kinh doanh:
- Quản lý tiếp thị và bán hàng theo mô hình 5 Ways hiện đại.
- Quản lý thống nhất thông tin đầu mối, cơ hội tới khách hàng, và tích hợp bán hàng đa kênh.
- Hỗ trợ lập dự toán dự án và tạo báo giá tự động từ dự toán.
- Theo dõi yêu cầu, báo giá, đàm phán, chốt hợp đồng/ đơn hàng và chuyển giao thực hiện.
- Quản lý lịch sử giao dịch với từng khách hàng, bao gồm mọi giao dịch và thông tin kèm theo như ghi âm cuộc gọi, email, tệp dữ liệu, và thông tin tương tác (news feed).
- Quản lý định mức tiếp khách của từng nhân viên kinh doanh.
- Quản lý hoa hồng dự án đích danh cho từng cá nhân theo hợp đồng/ đơn hàng/ dự án.
2. Quản lý Bán hàng
- Quản lý thông tin đại lý/ khách hàng: Thông tin cơ bản, đặc điểm, thiết lập chính sách bán hàng: Khuyến mãi, giảm giá, chiết khấu, hoa hồng,…
- Quản lý hoạt động chào giá, lập đơn hàng, viếng thăm của nhân viên thị trường bằng ứng dụng phần mềm trên điện thoại: Phân chia danh sách viếng thăm, lên kế hoạch viếng thăm; chi tiết viếng thăm, đánh giá, chụp hình trưng bày, check-in/ check-out.
- Quản lý toàn bộ đơn hàng bán, tình trạng đơn hàng, tình trạng giao hàng, duyệt báo giá/ đơn hàng online.
- Kế thừa, đồng bộ thông tin ngay lập tức đến các bộ phận: Kế toán, Kho, Giao hàng để tiến hành xử lý đơn hàng.
3. Quản lý Mua hàng
- Quản lý thông tin nhà cung cấp: Thông tin cơ bản, đặc điểm, chính sách mua hàng, chiết khấu riêng từng nhà cung cấp,..
- Quản lý yêu cầu mua hàng, kế thừa từ dự đoán hàng tồn kho cần thiết.
- Quản lý báo giá và so sánh lựa chọn nhà cung cấp.
- Quản lý tình trạng hàng mua: kế hoạch nhận hàng, tình trạng giao hàng, tình trạng đơn hàng,…
- Kế thừa tự động thông tin đơn hàng đến các bộ phận: Kế toán, Kho, Giao-nhận,..
- Duyệt yêu cầu mua, đơn hàng, nhập kho online.
4. Quản lý Hàng hóa và Kho
- Quản lý hoạt động xuất/ nhập/ tồn và luân chuyển nguyên phụ liệu/ thành phẩm giữa các chi nhánh, kho, nhà cung cấp và khách hàng.
- Quản lý hàng hóa đặc thù theo barcode, imei/ serie, theo lô, theo hạn sử dụng, theo vị trí, theo đặc điểm (thành phẩm, bán thành phẩm, phế liệu,…).
- Quản lý kế hoạch giao nhận, tình hình luân chuyển hàng hóa giữa các kho và đối tác (hàng đi thẳng, hàng qua kho).
- Quản lý không giới hạn mặt hàng, số kho và có thể phân quyền dữ liệu theo hàng hóa, theo kho.
- Kiểm kê hàng hóa định kỳ theo kho, theo hàng, theo lô,…
- Đồng bộ thông tin, dữ liệu với đơn hàng bán/ mua, kế toán theo thời gian thực.
5. Quản lý Tài chính – Kế toán
- Quản lý hoạt động thu/ chi.
- Quản lý hóa đơn bán hàng/ mua hàng, nợ phải thu/ trả.
- Quản lý doanh thu, chi phí, phân bổ, chênh lệch tỷ giá,…
- Phân tích chi phí theo phân loại: Định phí, biến phí; Chi phí trực tiếp, gián tiếp; Chi phí nguyên vật liệu, nhân công, nhà xưởng, thiết bị.
- Phân tích chi phí theo đối tượng tính giá thành: Nhóm sản phẩm, sản phẩm, bán thành phẩm, Công trình, dự án, hợp đồng,…
- Phân tích lãi lỗ theo ngành hàng, khu vực, nhà cung cấp, nhóm khách hàng, chi nhánh và toàn đơn vị,…
- Hệ thống báo cáo thuế theo quy định nhà nước.
- Hệ thống báo cáo quản trị, phân tích về tài chính, lãi lỗ linh hoạt, đa dạng.
6. Quản trị Nhân sự – Tính lương
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Quản lý thông tin cơ bản, quản lý thông tin kèm theo (như tai nạn lao động, thai sản, khen thưởng, kỷ luật,…), quản lý và nhắc hạn hợp đồng lao động,…
- Chấm công và tính lương: Định nghĩa bảng phân ca, kết nối với các loại máy chấm công/ app mobile để lấy và xử lý dữ liệu chấm công hoặc nhập trực tiếp bằng file Excel, chấm công chi tiết (theo ngày/ tháng).
- Tính lương: Thiết lập hồ sơ lương, định nghĩa các khoản thu nhập và giảm trừ theo từng vị trí, định nghĩa phương pháp tính lương.
7. Quản lý Công việc – Khối Văn phòng Công ty
- Quản lý quy trình Công việc – Dự án: Thiết lập trạng thái, khai báo quy trình, khai báo công việc theo mẫu: mô tả, checklist, định mức thời gian thực hiện,…
- Quản lý Công việc: Quản lý giao việc, theo dõi trạng thái công việc, theo dõi các vấn đề phát sinh.
- Quản lý Dự án: Thiết lập dự án, định mức dự án, quản lý công việc liên quan đến dự án và các vấn đề phát sinh trong dự án.