Bài học từ 3 dự án ERP thất bại

Ngày đăng 06-07-2020

Không thể phủ nhận những lợi ích lớn từ việc triển khai hệ thống ERP; tác động đến những quy trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Song song đó, họ cũng hiểu được, bất cứ công cụ mạnh mẽ nào cũng là con dao hai lưỡi. Nếu triển khai sai cách, hậu quả sẽ là vô cùng to lớn. Không ít công ty đã ngã vào những hố thất bại này; vì các phán đoán sai lầm trong quản lý cũng như quá kỳ vọng vào hệ thống. Sau đây là ba dự án ERP thất bại của các công ty lớn trên thế giới; để lại cho chúng ta những bài học đáng giá trong cách quản lý sau này.

 

1. Chocolate “đắng” cho Hersheys

Thất bại dự án erp
Chocolate “đắng” cho Hersheys

Vào tháng 9 năm 1999, cựu Giám đốc điều hành và chủ tích của Hersheys Foods, Kenneth L. Wolfe thông báo với các nhà phân tích của Wall Street trong một hội nghị rằng; công ty đang có vấn đề với hệ thống phân phối và nhận đơn hàng; với hệ thống vi tính trị giá 112 triệu đô của mình. Sản phẩm này được các nhà cung cấp SAP, Siebel và nhà cung cấp chuỗi cung ứng Manugistics triển khai. Vấn đề này, thực ra, đã khiến Hersheys không thể xuất ra thị trường đợt hàng chocolate Kisses và Jolly Ranchers cho dịp Halloween; trị giá khoảng 100 triệu đô. Sự việc không những gây phẫn nộ trong giới trẻ Mỹ; mà còn khiến cổ phiếu công ty giảm mạnh hơn 8%.

Mặc dù có nhiều bí ẩn xung quanh tình hình bi đát của Hershey lúc đó; song sự thật của thất bại này dường như nằm ở việc không canh chuẩn thời điểm. Cả hệ thống đi vào triển khai lắp đặt trước tháng quan trọng của Halloween; một trong những thời điểm thuận lợi nhất đối với bất kỳ nhà sản xuất bánh kẹo nào ở Mỹ. Các nghiên cứu cho thấy rằng đối với hầu hết các công ty tham gia vào việc áp dụng phần mềm doanh nghiệp, quy trình kinh doanh sẽ phải hứng chịu thay đổi và gián đoạn tạm thời; có thể ảnh hưởng đến doanh thu của cả công ty lên đến sáu tháng.

Bài học rút raSắp xếp lịch trình triển khai vào thời điểm thị trường ít đòi hỏi khắt khe nhất trong năm; và cũng đừng hy vọng sẽ đạt được doanh thu như mong đợi ngay sau đó.

► Xem thêm: 13 yếu tố ảnh hưởng đến thời gian triển khai phần mềm ERP

2. Hệ thống sập của Fresher’s

Khi Spire, hệ thống đăng ký trực tuyến của Đại Học Massachusetts-Amherst’s, sập vào ngày trước khi các lớp học bắt đầu; toàn bộ 24,000 sinh viên lâm vào tình cảnh không thể đăng ký môn học; thời gian biểu tham gia hay bất cứ hoạt động online nào khác. Một sự hỗn loạn và hoang mang nổ ra giữa những sinh viên năm nhất; và những lớp học bị gián đoạn trong suốt 3 ngày đầu của học kỳ.

Dự án erp thành công

Chưa dừng lại ở đó, tại Đại học Stanford, sinh viên bắt đầu năm học mới khi cổng dịch vụ đăng ký đóng băng; và không biết lớp học của mình ở đâu. Còn tại đại học Indiana, 3000 sinh viên đã bị từ chối hỗ trợ tài chính; vì hệ thống ERP bị lỗi, khiến các quản trị viện tài chính phải cuống cuồng thu gom lương thực và các khoản vay ngắn hạn.

Bạn có thể tự hỏi cái gì đã gây ra thảm họa rộng khắp như vậy. Liệu đây có phải là 1 trò đùa quá trớn? Sự thật nằm ở việc vội vàng triển khai phần mềm; có bao gồm ứng dụng cổng dịch vụ PeopleSoft.

Ban quản trị đại học có thể bị cuốn hút bởi các tính năng tổ chức của hệ thống ERP; nhưng không nhớ rằng các hệ thống này được thiết kế để tập trung quy trình kinh doanh. Theo CIO.com, các nghiên cứu gần đây đã chỉ ra rằng không chỉ mất nhiều thời gian hơn; việc triển khai dự án ERP cho các trường học thường có chi phí lên đến hơn năm lần so với giá báo ban đầu. Đây đúng là một vấn đề; vì họ đang điều hành một trường cao đẳng; và không phải là một công ty hoạt động có lợi nhuận.

Bài học rút ra: Nếu bạn không có năng lực, kinh nghiệm hay khả năng tài chính để quản lý một doanh nghiệp vững mạnh; thì tốt hơn cứ để mặc nó, nhất là khi tổ chức đó là phi lợi nhuận.

► Xem thêm: Vai trò của lãnh đạo trong quá trình triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
► Xem thêm: Tại sao nhân viên của bạn không sẵn sàng tham gia triển khai phần mềm ERP?

3.Trải nghiệm không vui vẻ với ERP tại Select Comfort

Vào năm 2008, Select Comfort, nhà sản xuất giường hiệu “Sleep Number” đã đột ngột thông báo gây sốc. Đó là quyết định ngừng tất cả các dự án liên quan đến kế hoạch ứng dụng SAP ERP trên diện rộng; bao gồm ERP, CRM và SCM cùng nhiều thứ khác nữa.

Chuyện gì đã xảy ra? Trong khi trước đó, Select Comfort đã mong muốn được linh hoạt hơn; chức năng mạnh hơn cho quy mô kinh doanh đang phát triển của mình; cũng như cắt giảm chi phí dài hạn.
Tuy nhiên, sự thật đã được tiết lộ sau khi công ty phải cắt giảm 22% nhân sự của mình.

Vào cuối năm 2015, công ty đã gặp phải một loạt các vấn đề về với dấu hiệu dự án ERP thất bại; dẫn đến việc chậm trễ vận chuyển và hủy đơn đặt hàng của khách hàng. Doanh số bán hàng tại cửa hàng tương đương do công ty kiểm soát giảm 31% sau khi tăng hai con số trong năm quý trước. Năm sau đó bị ảnh hưởng tiêu cực bởi các vấn đề kéo dài của hệ thống.

Biểu đồ cho thấy sự sụt giảm chóng mặt của Select Comfort sau sự cố ERP năm 2015
Biểu đồ cho thấy sự sụt giảm chóng mặt của Select Comfort sau sự cố ERP năm 2015

Một loạt các hồ sơ SEC cho thấy rằng các quan chức Select Comfort đã thực sự bị áp lực trong nhiều tháng từ một trong những cổ đông của mình. The Clinton Group, công ty này từ bỏ dự án với lý do vượt quá ngân sách và chậm tiến độ. Đó là ngân sách đã chi 12 triệu đô cho việc thực hiện ban đầu vào năm 2007; và 8 triệu vào năm kế tiếp để phát triển. Có 1 sự thật là cuối cùng thì việc Select Compfort sa thải 120 nhân viên của mình; đã nói lên 1 sự xét đoán sai trầm trọng trong việc quản lý liên quan đến các ưu tiên của công ty.

Bài học rút ra: Nếu không thể làm đúng thì đừng làm. Nếu như như bạn đang thiếu vốn hoặc không quản lý nổi 1 dự án ERP lớn như SAP; thì tuyệt đối đừng làm hoặc lựa chọn giải pháp phù hợp qui mô của mình hơn.

4. Cần lưu ý gì để dự án ERP không thất bại

Ngoài các nguyên nhân dẫn đến thất bại rút kinh nghiệm được từ các ông lớn; có thể tổng hợp được 10 lý do phổ biến dẫn đến triển khai dự án ERP thất bại sau:

1. Nhận thức và quyết tâm của lãnh đạo
2. Quá coi trọng thương hiệu và sính ngoại
3. Bỏ qua khâu tư vấn, xây dựng và thống nhất quy trình
4. Khách hàng cả tin và quá kỳ vọng vào “cây đũa thần ERP”
5. Coi nhẹ yếu tố con người
6. Bất đồng quan điểm kéo dài trong quá trình triển khai
7. Xung đột lợi ích và không chịu được áp lực
8. Khó khăn trong việc tùy biến để đáp ứng nhu cầu thay đổi
9. Không ý thức được khó khăn phát sinh về tài chính và công việc
10. Người dùng không chấp nhận do mức độ phức tạp quá cao

Tuy rằng không ai nghi ngờ những bước tiến lớn của ngành công nghệ trong những năm gần đây; nhưng sẽ luôn có các nhà quản lý/chủ doanh nghiệp luôn cần được nhắc nhở những yêu cầu cơ bản của việc làm sao ứng dụng ERP thành công. Những thất bại từ các doanh nghiệp lớn đã cho chúng ta bài học quý giá để tránh phạm phải sau này. Biết sử dụng sản phẩm đúng cách còn quan trọng hơn việc sở hữu nó nữa.

Ban biên tập ASOFT.