Vận hành hệ thống ERP: khó mà không khó

Enterprise Resource Planning (ERP) là hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý tổng thể hoạt động. Phần mềm ERP không còn xa lạ với giới quản lý điều hành doanh nghiệp nói chung, song vẫn là một bài toán khó khi chạm đến vấn đề ứng dụng. Bất cứ công cụ nào, dù hiện đại đến đâu, cũng có thể trở nên vô dụng, thậm chí gây cản trở nếu không dùng đúng cách. Vì vậy, bài viết hôm nay dùng phần mềm ASOFT-ERP® để làm một ví dụ minh họa. Qua bài viết, hy vọng doanh nghiệp sẽ dễ hình dung hơn cách thức ứng dụng phần mềm ERP vào quy trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.
1.Hiểu rõ nhu cầu công ty

Phần mềm ASOFT-ERP® là giải pháp quản lý toàn diện cho doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, với nhiều phân hệ phục vụ các chức năng chuyên biệt trong hoạt động kinh doanh.

phần mềm erp - phan mem erp

Nhìn vào hình minh họa bên trên, ta có thể thấy các phân hệ của phần mềm ASOFT-ERP® gồm 12 phân hệ cơ bản (Đơn hàng bán, Đơn hàng mua, Quản lý sản xuất, Quản lý Nhân sự, Quản lý quan hệ khách hàng, Quản lý kho, Quản lý tài sản, Quản lý tài chính,… và các phân hệ nâng cao khác, có thể giải quyết được tất cả nhu cầu và các mảng quản lý cần thiết trong kinh doanh của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, công ty không nhất thiết phải có toàn bộ các phân hệ cũng như tính năng mở rộng của thêm từ hệ thống này. Bước đầu tiên để đánh giá công cụ hoạt động có hiệu quả không là phải xác định nhu cầu để tìm kiếm công cụ đáp ứng được nhu cầu đó. Doanh nghiệp có thể chọn các phân hệ trọng tâm cơ bản của phần mềm ASOFT-ERP® và các mở rộng tương ứng nào mà mình thấy phù hợp, đương nhiên là có sự tư vấn của chuyên gia. Có như vậy thì sử dụng và đánh giá về sau mới được chính xác.

2. Xác định rõ quy trình kinh doanh

Tiếp theo hãy xem phần mềm ASOFT-ERP® được ứng dụng thế nào. Hình bên dưới minh họa ứng dụng của các phân hệ ASOFT-ERP® trong quy trình kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất.

mo hinh erp cong ty san xuat - mô hình erp công ty sản xuất

Lộ trình của hệ thống ASOFT-ERP® đã bao quát các lĩnh vực cần quản lý lớn nhất của doanh nghiệp: bán hàng, sản xuất, mua hàng, kho, kế toán tài chính và nhân sự. Bắt đầu với khách hàng, khi bộ phận sản xuất đưa ra dự đoán về khách hàng cùng lúc với thông tin về đơn hàng từ bộ phận sales và marketing, những dữ liệu này sẽ được tổng hợp để lên kế hoạch và tiến hành tính toán để bắt đầu sản xuất… Nhìn vào lộ trình này, những thành phần tham gia vào từng quá trình và quá trình nào cần phân hệ nào hiện ra rất rõ ràng. Theo đó, kế toán tài chính là lĩnh vực xuyên suốt các công đoạn, trong khi đó sale và marketing chỉ liên quan đến phần định giá, ước tính, mô phỏng và làm việc với khách hàng lẫn nhà cung cấp.

Trong quá trình sử dụng, nếu như khách hàng có chỗ nào chưa hiểu về quy trình, hệ thống luôn có bản đồ sơ lược cho từng phân hệ đó. Tiêu biểu như phân hệ CRM (customer relationship management) bên dưới, hệ thống ASOFT-ERP® cho phép theo dõi quy trình đã được thực hiện đến đâu, sắp đến bước gì. Đi cùng với quy trình đó là các chiến dịch (campaign), dự báo và nhân viên kinh doanh có liên quan…

phan mem erp cong ty thuong mai - phần mềm erp công ty thương mại
Phần mềm ASOFT-ERP® không những là hệ thống ERP cho phép tiếp cận thông tin từ thiết bị di động như điện thoại thông minh mà còn giúp cho các nhân viên theo dõi tiến độ cá nhân. Đặc biệt nhân viên kinh doanh có thể dễ dàng cập nhật tình trạng của các khách hàng qua chức năng thông báo bằng thiết bị di động.

3. Sử dụng giao diện thân thiện dể sử dụng

Phần mềm ASOFT-ERP® tất cả các thông tin đều được hiển thị cùng một nguyên tắc, giao diện giống nhau về cách tương tác và sử dụng ở tất cả các nhóm chức năng và phân hệ, giúp cho người dùng dể dàng tiếp cận và sử dụng nhanh chóng.  Đặc biệt có phân hệ BI hoạt động trên máy tính bảng, mobile dành cho lãnh đạo, là nơi tập trung toàn bộ các thông tin cần thiết nhất của lãnh đạo, điều hành doanh nghiệp, giúp cho việc ra quyết định được nhanh chóng và chính xác. ASOFT-ERP® là công cụ rất hiệu quả cho việc quản lý tổng thể doanh nghiệp.

Business Intelligent - Phan mem erp

4. Thành thạo các ứng dụng văn phòng quen thuộc

Doanh nghiệp luôn có thể tích hợp hệ thống với ứng dụng Microsoft như Word, Excel, PDF,… Trong đó, khả năng tích hợp với Microsoft Excel là nổi bật nhất cho phép tạo ra các bảng báo cáo trên giao diện quen thuộc của Excel. Vì vậy, khi người dùng có đủ kỹ năng xử lý ứng dụng Microsoft Excel thì sẽ phát huy hết khả năng của hệ thống ASOFT-ERP® .

Tóm lại, việc ứng dụng và vận hành hệ thống ERP không khó, chỉ cần biết doanh nghiệp nắm được nhưng quy tắc cơ bản. Đối với những hệ thống như ASOFT-ERP®, việc hình dung được lộ trình của các phân hệ ứng dụng lên các quy trình kinh doanh ra sao rất quan trọng đối với hiệu quả sử dụng sau này. Ngoài ra, để có thể tận dụng được hết các chức năng của một hệ thống, doanh nghiệp cần phải phân loại được thông tin đưa vào cũng như biết được mình muốn đầu ra là gì. Bài viết chỉ đưa ra những nguyên tắc chung nhất khi bắt đầu sử dụng một hệ thống ERP. Khi bắt đầu đi sâu vào tính phức tạp của từng phân hệ thì cần đến nhân viên cấp cao của từng bộ phận tham gia, đó cũng là lúc toàn bộ tính năng của hệ thống được khai thác tối ưu, đem lại lợi ích khổng lồ cho doanh nghiệp.

PTV ASOFT.