Vận hành hệ thống ERP: Khó mà không khó

Ngày đăng 17-11-2020
Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp – Enterprise Resource Planning (ERP) đã không còn xa lạ với các doanh nghiệp hiện đại nữa. Đây dẫn trở thành công cụ đắc lực để các nhà lãnh đạo quản trị tổng thể các hoạt động vận hành trong doanh nghiệp mình. Tuy nhiên, hệ thống ERP là một hệ thống phần mềm; cũng chính là một bài toán khó khi đưa vào vận hành. Tuy nhiên, bất cứ công cụ nào, dù hiện đại đến đâi cũng trở nên vô dụng; thậm chi gây cản trở nếu không dùng đúng cách. Chính vì thế, bài viết sau sẽ giúp các chủ doanh nghiệp dễ hình dung hơn cách thức ứng dụng phần mềm ERP vào quy trình hoạt động của doanh nghiệp mình.
 

Vận hành chỉ đúng, khi lựa chọn đúng phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp mình. Để việc vận hành thuận lợi; hãy bắt đầu với việc lựa chọn hệ thống ERP phù hợp với doanh nghiệp mình với các bước sau đây

► Xem thêm: 5 điều phải chú ý khi lựa chọn đơn vị triển khai hệ thống phần mềm ERP
► Xem thêm: Triển khai ERP: Tiêu chuẩn hay linh hoạt?

1. Hiểu rõ nhu cầu công ty

Nếu bạn thực sự hiểu hệ thống ERP, thì đây là một hệ thống với rất nhiều phân hệ khác nhau. Mỗi phân hệ sẽ đáp ứng quản trị cho một hoạt động kinh doanh riêng. Mà hiếm khi nào một doanh nghiệp lại cần ứng dụng tất cả phân hệ ấy cho DN mình. Nhất là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Thông thường, các DN cần đặt ra mức độ ưu tiên cho bộ phận/hoạt động nào trước; sau đó mới mở rộng các phân hệ khác cho các bộ phận kém quan trọng hơn.

Một ví dụ khi nhìn vào các phân hệ của phần mềm ASOFT-ERP; có 12 phân hệ cơ bản chính bao gồm:. Đơn hàng bán, Đơn hàng mua; Quản lý sản xuất; Quản lý Nhân sự, Quản lý quan hệ khách hàng; Quản lý kho, Quản lý tài sản; Quản lý tài chính,… và các phân hệ nâng cao khác; có thể giải quyết được tất cả nhu cầu và các mảng quản lý cần thiết trong kinh doanh của doanh nghiệp.

Trở lại với việc ưu tiên và lựa chọn phân hệ cần thiết cho hệ thống ERP; để việc vận hành hiệu quả và dễ dàng, hãy bắt đầu từng bước một. Bắt đầu với các bộ phận/phòng ban cốt lõi. Sau khi đã vận hành ổn định, hãy bắt đầu mở rộng thêm các phân hệ khác. Nếu bạn vẫn phân vân chưa xác định được từng giai đoạn này; có thể tham khảo ý kiến từ chuyên gia và các nhà cung cấp có kinh nghiệm.

2. Xác định rõ quy trình kinh doanh

Tiếp theo, hãy xem phần mềm ERP được ứng dụng như thế nào. Cụ thể của bước này, sau khi lựa chọn bộ phận/hoạt động cần ứng dụng phần mềm; hãy xem phần mềm sẽ hệ thống hóa các quy trình trong bộ phận/hoạt động đó như thế nào.

Chính vì thế, việc quan trọng đầu tiên, chủ doanh nghiệp cần xác định các quy trình kinh doanh trong DN. Bên dưới là một hình ảnh minh họa cho quy trình ngành Thương mại-Phân phối; đã được ASOFT tư vấn và ứng dụng.

Mô hình hoạt động công ty Thương mại – Phân phối

Dựa vào sơ đồ này, nhà cung cấp; lẫn các nhân viên vận hành hệ thống ERP đều có thể dễ dang theo dõi; hiểu và ứng dụng vận hành hiệu quả hệ thống ERP.

Lộ trình của hệ thống ASOFT-ERP đã bao quát các lĩnh vực cần quản lý lớn nhất của doanh nghiệp:. Bán hàng, sản xuất, mua hàng, kho, kế toán tài chính và nhân sự. Bắt đầu với khách hàng, khi bộ phận sản xuất đưa ra dự đoán về khách hàng; cùng lúc với thông tin về đơn hàng từ bộ phận sales và marketing; những dữ liệu này sẽ được tổng hợp để lên kế hoạch và tiến hành tính toán để bắt đầu sản xuất…

Nhìn vào lộ trình này, những thành phần tham gia vào từng quá trình và quá trình nào cần phân hệ nào hiện ra rất rõ ràng. Theo đó, kế toán tài chính là lĩnh vực xuyên suốt các công đoạn; trong khi đó sale và marketing chỉ liên quan đến phần định giá, ước tính; mô phỏng và làm việc với khách hàng lẫn nhà cung cấp.

Trong quá trình sử dụng, để làm rõ quy trình hệ thống ở từng bộ phận; nhà cung cấp hoặc doanh nghiệp có thể vẽ bản đồ sơ lược cho từng phân hệ. Tiêu biểu như phân hệ CRM (customer relationship management) bên dưới; hệ thống ASOFT-ERP cho phép theo dõi quy trình đã được thực hiện đến đâu, sắp đến bước gì. Đi cùng với quy trình đó là các chiến dịch (campaign), dự báo và nhân viên kinh doanh có liên quan…

phan mem erp cong ty thuong mai - phần mềm erp công ty thương mại
Bản đồ sơ lược cho phân hệ CRM

Phần mềm ASOFT-ERP không những là hệ thống ERP cho phép tiếp cận thông tin từ thiết bị di động như điện thoại thông minh; mà còn giúp cho các nhân viên theo dõi tiến độ cá nhân. Đặc biệt nhân viên kinh doanh có thể dễ dàng cập nhật tình trạng của các khách hàng; thông qua chức năng thông báo bằng thiết bị di động.

3. Sử dụng giao diện thân thiện dể sử dụng

Giao diện thân thiện và trực quan là một trong các yếu tố ảnh hưởng đến thành công của vận hành hệ thống ERP. Lẽ dĩ nhiên, khi các giao diện quen thuộc, ký hiệu tượng hình dễ hiểu; sẽ giúp người sử dụng dễ dàng nắm bắt thông tin, luồng công việc. Từ đó nhớ và vận hành hệ thống hiệu quả, không sai sót. Chính vì thế, khi lựa chọn phần mềm ERP, đừng bỏ qua yếu tố giao diện.

► Xem thêm: 10 bước giúp CEO doanh nghiệp triển khai ERP thành công cho doanh nghiệp

4. Thành thạo các ứng dụng văn phòng quen thuộc

Doanh nghiệp luôn có thể tích hợp hệ thống với ứng dụng Microsoft như Word, Excel, PDF,… Trong đó, khả năng tích hợp với Microsoft Excel là nổi bật nhất; cho phép tạo ra các bảng báo cáo trên giao diện quen thuộc của Excel. Vì vậy, khi người dùng có đủ kỹ năng xử lý ứng dụng Microsoft Excel; thì sẽ phát huy hết khả năng của hệ thống ERP.

Kết

Tóm lại, việc ứng dụng và vận hành hệ thống ERP không khó; chỉ cần biết doanh nghiệp nắm được nhưng quy tắc cơ bản. Đối với những hệ thống như ASOFT-ERP, việc hình dung được lộ trình của các phân hệ ứng dụng lên các quy trình kinh doanh ra sao rất quan trọng đối với hiệu quả sử dụng sau này. Ngoài ra, để có thể tận dụng được hết các chức năng của một hệ thống; doanh nghiệp cần phải phân loại được thông tin đưa vào; cũng như biết được mình muốn đầu ra là gì.

Bài viết chỉ đưa ra những nguyên tắc chung nhất khi bắt đầu sử dụng một hệ thống ERP. Khi bắt đầu đi sâu vào tính phức tạp của từng phân hệ; thì cần đến nhân viên cấp cao của từng bộ phận tham gia; đó cũng là lúc toàn bộ tính năng của hệ thống được khai thác tối ưu; đem lại lợi ích khổng lồ cho doanh nghiệp.

Để được tư vấn chuyên sâu về nhu cầu và đặc thù ngành khi ứng dụng phần mềm ERP; Đăng ký ngay hoặc liên hệ đến phòng Tư vấn Công ty ASOFT theo hotline: 1900 6123

Ban Biên Tập ASOFT