4 phương pháp quản trị thời gian hiệu quả

Ngày đăng 01-10-2020
Thời gian là một nguồn lực quan trọng; và cũng là một trong những tiêu chí đánh giá sự hiệu quả. Nhất là trong công việc, quản trị tốt thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng bậc nhất; không chỉ riêng nhà quản trị, mà bất kỳ nhân viên nào cũng cần.

 

Quản trị công việc

Dựa trên những phương pháp khoa học và ứng dụng; cùng tìm hiểu 4 phương pháp quản trị thời gian hiệu quả sau đây.

1. Quản trị thời gian bằng phương pháp ma trận Eisenhover

Được xây dựng bởi Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ – Dwight D. Eisenhower, ma trận mang tên ông được coi là phương pháp quản trị đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả. Dựa trên sự phân loại công việc, ma trận này giúp cá nhân, đặc biệt các nhà lãnh đạo bận rộn xác định thứ tự xử lý được ưu tiên. 

Theo phương pháp này, công việc sẽ được chia thành 4 loại: 

(1)Quan trọng, và khẩn cấp
(2) Quan trọng, nhưng không khẩn cấp
(3) Không quan trọng, nhưng khẩn cấp
(4) Không quan trọng, và cũng không khẩn cấp

Cách phân loại công việc và ưu tiên thực hiện của ma trận Eisenhower
Cách phân loại công việc và ưu tiên thực hiện của ma trận Eisenhower

Ở mỗi mức độ công việc, nhà lãnh đạo không nên liệt kê quá 3 đầu việc; để đảm bảo mình có đủ khả năng hoàn thành đúng thời hạn. Và sau đó thực hiện theo thứ tự trên.

Phương pháp này khá phổ biến, vì được đưa vào các chương trình dạy học. Không chỉ giúp tối ưu công việc; mà còn giúp xác định nhanh chóng thứ tự ưu tiên của công việc.

► Xem thêm: Liều thuốc chữa tính “ì” và thúc đẩy tính chủ động của nhân viên
► Xem thêm: 5 kỹ năng vàng cần có để quản lý công việc hiệu quả

2. Đặt timeline và deadline định kỳ cho công việc

Là một nhà quản lý doanh nghiệp với rất nhiều công việc phát sinh to nhỏ; khiến bạn thường xuyên bị phân tán. Để hạn chế bớt sự mất tập trung này, bạn có thể đặt ra thời hạn cho từng công việc một; để tránh xa đà không có kết quả, hoặc bỏ quên vì sao nhãng những công việc khác. Việc đặt lịch định kỳ này có thể tính theo giờ; ngày; tuần hoặc tháng tùy thuộc tính chất công việc.

Ví dụ như: Việc coi email chỉ thực hiện trong 2 giờ. Cuộc họp chỉ trong 1 tiếng. Hay xử lý một công việc nào đó trong 15 phút. Xử lý hợp đồng này trong 1 tháng,… chẳng hạn.

Luôn đặt ra giới hạn thời gian cho các công việc cụ thể
Luôn đặt ra giới hạn thời gian cho các công việc cụ thể

3. Quản trị thời gian bằng phương pháp: Quả cà chua Pomodoro

Quản trị thời gian hướng đến mục tiêu không chỉ nâng cao hiệu suất, mà cả hiệu quả công việc. 

Một nghiên cứu của trường đại học Saint Louis (Mỹ) năm 2007 đã chứng minh:. Con người chỉ có thể tập trung tốt nhất trong khoảng 10-20 phút; và cần nghỉ ngơi vài một để phục hồi và tiếp tục. Nếu như bạn cố ép bản thân làm việc vượt khoảng thời gian này; không chỉ khiến hiệu suất công việc giảm sút, mà còn khiến cơ thể cảm thấy mệt mỏi. 

Đã từng được biết đến với cái tên “ Kỹ thuật quả cà chua Pomodoro” do chiến lược gia; nhà tư vấn Ý Francesco Cirillo thiết kế vào cuối những năm 1980. Đây cũng là cách quản trị thời gian trong văn phòng được nhiều người áp dụng.

Theo đó, phương pháp chia công việc thành những khoảng thời gian lặp lại. Phổ biến nhất là 25 phút tập trung, kèm theo 5 phút giải lao. Mục đích chính của kỹ thuật này là nhằm hạn chế những tác động chủ quan lẫn khách quan; ảnh hưởng đến sự tập trung và dòng chảy của công việc. 

Kết hợp với phương pháp trên, nhà lãnh đạo có thể đặt ra cho mình những mục tiêu về thời gian cụ thể để xử lý xong một công việc nào đó. Như 55 phút (25 phút làm việc – 5 phút nghỉ – thêm 25 phút làm việc); hoặc 115 phút (4 khoảng thời gian làm việc 25 phút kèm 3 khoảng thời gian 5 phút nghỉ giải lao).

Nên lưu ý việc nghỉ giải lao chỉ nên giới hạn trong những hoạt động thư giãn đơn giản như đi lại; uống nước; thả lỏng người; hít thở chứ không phải là đọc báo, chơi mạng xã hội, xem phim… 

4. Quản trị thời gian hiệu quả với ứng dụng công nghệ

Với những nhà lãnh đạo đa năng trong thời đại công nghệ như hiện nay; không chỉ quản trị thời gian, nhưng còn rất nhiều những công việc; dự án; nỗi lo phát triển khác cần được quản trị hiệu quả. Khối lượng công việc đồ sộ ấy sẽ vượt khỏi tầm quản trị; nếu nhà lãnh đạo chỉ ứng dụng những phương pháp cơ bản trên. 

Quản trị trong thời đại 4.0 đã dễ dàng và hiệu quả hơn; với ứng dụng công nghệ trên phần mềm quản lý công việc. Sự thống nhất dữ liệu; thông tin đồng bộ; kiểm soát công việc; và khả năng tự động hóa là cánh tay đắc lực để không chỉ nhà lãnh đạo; mà toàn bộ nhân viên doanh nghiệp đều trở thành những “nhà quản trị thời gian” ưu việt.

Biểu đồ dạng Kanban quản lý tình trạng công việc

Tiết kiệm thời gian, nguồn lực vật chất hay tinh thần ; Công việc chính xác, hiệu suất lẫn hiệu quả sẽ là những lợi ích to lớn mà doanh nghiệp sẽ gặt hái được khi ứng dụng phần mềm quản lý công việc của ASOFT.

► Xem Thêm: Phần mềm Quản lý công việc sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hiệu suất làm việc như thế nào?

Ban biên tập ASOFT.