Tại sao cần phần mềm quản lý công việc dự án?

Ngày đăng 01-12-2020
Hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh đã được nhận thức về bản chất năng động của môi trường kinh doanh. Mỗi tổ chức lớn hay nhỏ đều phải tính toán thời gian; phân bổ nguồn lực, phạm vi và ngân sách của từng dự án. Và Phần mềm quản lý công việc dự án được ra đời; giúp nâng cao năng lực quản trị và đảm bảo dự án đúng tiến độ.
 

Quản lý dự án là một công việc không hề đơn giản. Có nhiều vấn đề, nhiều mặt trái nảy sinh xung quanh quá trình thực hiện dự án; không khỏi khiến cho chất lượng dự án trì trệ. Chính vì vậy, một công cụ quản lý hiệu quả sẽ giúp hạn chế tối đa những sai sót; và những nhầm lẫn thường nảy sinh trong công việc. Phần mềm quản lý công việc dự án là một trong những lựa chọn của nhiều doanh nghiệp; tổ chức hiện nay. Tuy nhiên, bạn băn khoăn tại sao lại là phần mềm quản lý dự án mà không phải là một giải pháp khác? Phần mềm quản lý công việc dự án có thể giúp bạn làm được những gì? Những thông tin dưới đây là dành cho bạn.

► Xem thêm: Tối ưu hiệu suất làm việc với Phần mềm Quản lý Công việc
► Xem thêm: Quản lý dự án hiệu quả với Phần mềm Quản lý dự án

Vì sao nên sử dụng Phần mềm quản lý công việc dự án để quản lý dự án

Quản lý khối lượng công việc khổng lồ.

Khối lượng công việc trong một dự án thường không hề nhỏ. Đặc biệt là những dự án lớn; thì danh mục công việc có thể lên đến hàng trăm; thậm chí hàng ngàn. Chỉ với những công cụ thủ công; sẽ hoàn toàn không thể lưu trữ, cũng như quản lý tất cả các công việc này.

Mỗi công việc trong dự án có một đặc điểm, quy trình xử lý khác nhau. Chưa kể đến sự phối hợp chồng chéo giữa các công việc rất phức tạp; sẽ gây ra khó khăn và trở ngại; nếu bạn duy trì theo dõi công việc với giấy tờ, Excel hay các bảng tính đơn giản.
► Xem thêm: Case-study về Quản lý Dự án thất bại và Bài học kinh nghiệm 

Các tình huống phát sinh ngoài dự kiến

Không bao giờ tồn tại một kế hoạch chính xác 100%. Bởi trong quá trình thực hiện, hàng trăm vấn đề có thể phát sinh. Nhiều trường hợp phát sinh làm tahy đổi quy trình hoặc gián đoạn các công việc khác. Đòi hỏi nhà quản trị phải nhanh chóng đưa ra phương án xử lý; khắc phục và hiệu chỉnh kế hoạch cho phù hợp.

Tính đồng bộ thông tin

Nhà quản trị dự án không phải lúc nào cũng có mặt để giải quyết và xử lý tất cả vấn đề. Đặc biệt với những dự án lớn, do nhiều nhóm nhỏ triển khai; ở nhiều khu vực địa lý khác nhau; những thay đổi chung phải luôn được cập nhật và đồng bộ duy nhất trên một hệ thống duy nhất. Để dù ở bộ phận nào, giai đoạn triển khai nào, cũng như vị trí; đều có thể nắm bắt các thông tin mới nhất. Tránh nhầm lẫn và bỏ sót thông tin.

Khả năng giao việc và quản lý hiệu suất

Với khối lượng lớn công việc, làm sao để nhà quản trị dự án nhanh chóng nắm bắt được; Công việc này do ai phục trách và tiến độ đã đến đâu? Rõ ràng, không thể kiểm soát được các đầu mục và nhân viên phụ trách chỉ bằng trí nhớ; hay bằng một danh sách dài được. Cũng không thể cập nhật tiến độ bằng miệng hay bằng email, group chat! Mà một phần mềm quản lý công việc dự án sẽ giúp nhà quản trị nâng cao khả năng giao việc; quản lý công việc và tiến độ. Nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng chung không bị ảnh hưởng.

► Xem thêm: Thúc đẩy tính chủ động của nhân viên với giải pháp phần mềm

Phần mềm Quản lý Công việc Dự án có những tính năng nổi bật nào?

Các tính năng cơ bản của Phần mềm quản lý công việc dự án
Các tính năng cơ bản của Phần mềm quản lý công việc dự án

1.Quản lý thông tin dự án

Phần mềm quản lý công việc dự án hỗ trợ cập nhật; và lưu trữ mọi thông tin cần thiết trong dự án. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm, dễ dàng cập nhật mọi vấn đề; mọi thông tin trong quá trình làm việc. Sử dụng phần mềm giúp bạn bảo mật, quản lý khoa học, chi tiết những dữ liệu; tài liệu quan trọng, phục vụ cho quá trình thực hiện dự án.

2.Giao việc cho nhân viên

Đối với những dự án lớn, nhiều hạng mục; môi trường làm việc rộng, quản lý và các bộ phận, nhân viên có thể không làm việc trực tiếp. Phần mềm giúp cho các bộ phận có thể dễ dàng liên kết với nhau. Quá trình giao việc cũng được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả. Nhờ đó, quá trình làm việc không bị gián đoạn, hiệu suất công việc được nâng cao.

3.Lên kế hoạch công việc

Mỗi nhân viên được cấp một tài khoản trên phần mềm. Nhờ đó, nhân viên sẽ lên kế hoạch làm việc, đặt lịch làm việc hiệu quả. Bạn có thể quản lý được thời gian làm việc, hệ thống công việc của mình khoa học nhất. Sử dụng phần mềm giúp nâng cao hiệu quả làm việc; đồng thời cũng hạn chế tối đa những rủi ro; những nhầm lẫn, sơ suất trong quá trình thực hiện dự án.

Nhà quản trị thông qua phần mềm, nhanh chóng truy xuất, kiểm soát tiến độ thực hiện công việc; cũng như các tình huống phát sinh để khắc phục

4.Giám sát tiến độ làm việc

Phần mềm quản lý dự án giúp cho việc giám sát tiến độ công việc thường xuyên và khoa học. Bạn có thể cập nhật tình hình làm việc, hiệu suất công việc ngay trên hệ thống. Nhờ đó, người quản lý; dù không theo dõi thường xuyên vẫn có thể nắm bắt được tiến độ công việc; hiệu quả làm việc của mỗi người.

Đây cũng là tiêu chuẩn để đánh giá năng lực KPI nhân viên sau mỗi dự án

5.Nhắc nhở, thông báo công việc

Dựa trên các thiết lập công việc, phần mềm tự động thông báo khi công việc có thay đổi; quá hạn deadline; khi có ghi chú, đính kèm file,.. Giúp nhân viên không bỏ sót các thông tin thay đổi; đồng thời chủ động hơn trong quản lý thông báo và lịch làm việc.

Phần mềm còn có thể tích hợp với email, tin nhắn SMS để thông báo nhắc nhở. Nhất là đối với các nhân viên làm việc bên ngoài; không thuận tiện trong việc truy cập hệ thống; cũng có thể nắm bắt thông tin nhanh nhất.

► Xem thêm: Các tiêu chí đánh giá Phần mềm Quản lý Công việc tốt

Kết.

Ngoài việc mang lại thành công. Quản lý dự án hiệu quả còn nâng cao mối quan hệ và uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng. Rút ngắn thời gian triển khai, giảm chi phí, tăng chất lượng và độ tin cậy; cải tiến năng suất lao động, phối hợp nội bộ tốt hơn, nâng cao tinh thần làm việc; là những lợi ích to lớn khi quản trị dự án hiệu quả với Phần mềm Quản lý công việc dự án.

Để tìm hiểu và nhận tư vấn chuyên sâu về Quản lý dự án cho đặc thù ngành, Đăng ký ngay hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT tại hotline: 1900 6123

Ban Biên tập ASOFT.