Ngành Thương mại - Phân phối
Ngành Thương mại – Phân phối là một trong những ngành trọng điểm, chiếm tỉ trọng cao trong nền kinh tế Việt Nam. Thị trường màu mỡ này luôn sôi động bởi các hoạt động mua bán, luân chuyển hàng hóa với lưu lượng lớn mỗi ngày, để đáp ứng nhanh chóng và kịp thời nhu cầu của người tiêu dùng.
Đặc thù doanh nghiệp
Ngành thương mại – phân phối là một trong những ngành có sự phát triển mạnh mẽ và tiềm năng lớn nhờ vào nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao. Tuy nhiên, với đặc thù về bao phủ hàng hóa rộng, tốc độ luân chuyển nhanh và sự đa dạng chủng loại sản phẩm, các doanh nghiệp trong ngành này phải đối mặt với nhiều thách thức quản trị không hề nhỏ.
- Quản lý mua hàng – mối quan hệ phức tạp với nhà cung cấp
Một trong những yếu tố quan trọng và phức tạp nhất trong ngành là việc quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp. Với số lượng nhà cung cấp lớn và chính sách chiết khấu, giá cả khác nhau, doanh nghiệp phải làm việc cẩn trọng để đảm bảo nhập đủ hàng, đúng chất lượng và thời gian. Việc sai sót trong quản lý thông tin của từng nhà cung cấp có thể gây ra tình trạng thiếu hàng, ảnh hưởng đến tiến độ bán hàng, hoặc dẫn đến việc tồn kho không cần thiết. Chủ doanh nghiệp luôn phải tìm cách duy trì sự ổn định trong chuỗi cung ứng, đồng thời tối ưu hóa chi phí mà không làm giảm chất lượng sản phẩm hay ảnh hưởng đến mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp.
- Quản lý bán hàng – đa kênh và chiến lược giá
Khi nói đến bán hàng, việc phân phối qua nhiều kênh khác nhau là một yếu tố không thể thiếu. Doanh nghiệp không chỉ phải đối mặt với sự đa dạng về phương thức bán hàng, mà còn phải phát triển các chiến lược giá và khuyến mãi linh hoạt cho từng nhóm khách hàng và từng kênh phân phối. Đây là một công việc đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, từ đội ngũ bán hàng, marketing cho đến các bộ phận hậu cần. Việc không kiểm soát tốt các chương trình khuyến mãi, giá cả có thể dẫn đến sự loạn giá, giảm lợi nhuận hoặc làm mất đi khách hàng trung thành.
- Quản lý tài chính – dòng tiền và công nợ
Vấn đề tài chính là một bài toán cần phải được giải quyết thận trọng. Với đặc thù phần lớn doanh thu đến từ công nợ trả sau, các doanh nghiệp phân phối cần phải có một hệ thống quản lý dòng tiền hiệu quả để đảm bảo duy trì hoạt động liên tục. Việc chậm thanh toán hoặc nợ xấu có thể gây gián đoạn dòng vốn, ảnh hưởng đến khả năng thanh toán cho nhà cung cấp, đồng thời tạo ra một lỗ hổng tài chính nghiêm trọng. Đây là yếu tố khiến nhiều chủ doanh nghiệp cảm thấy lo lắng vì sự bất ổn về dòng tiền có thể gây ảnh hưởng lâu dài đến sự phát triển và bền vững của doanh nghiệp.
- Quản lý kho hàng – cân đo được số lượng và đảm bảo tiêu thụ
Hệ thống kho hàng cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp phân phối. Với khối lượng hàng hóa lớn và sự đa dạng về chủng loại, việc quản lý tồn kho trở nên cực kỳ phức tạp. Doanh nghiệp cần dự đoán chính xác nhu cầu của thị trường để không rơi vào tình trạng thiếu hàng hay tồn kho quá lâu, gây lãng phí. Một trong những vấn đề thường gặp là quá tải kho hàng hoặc hàng hóa không được phân phối đúng cách, dẫn đến những khoản chi phí phát sinh không cần thiết và mất đi cơ hội bán hàng. Việc sử dụng công nghệ để quản lý tồn kho và dự báo nhu cầu là cần thiết, nhưng đôi khi, việc này cũng gặp phải nhiều khó khăn khi hệ thống không đủ linh hoạt hoặc không được cập nhật kịp thời.
- Quản lý nhân sự – đội ngũ bán hàng di chuyển
Việc quản lý đội ngũ nhân viên bán hàng, đặc biệt là đội ngũ bán hàng thị trường cũng là một thách thức lớn. Các nhân viên bán hàng thường xuyên di chuyển, làm việc ở nhiều địa phương khác nhau, và việc quản lý hiệu quả công việc của họ từ xa là điều không hề dễ dàng. Đôi khi, việc chấm công, tính lương và theo dõi hiệu quả công việc gặp phải nhiều bất cập, nhất là khi các nhân viên không luôn có mặt tại văn phòng hoặc không có sự giám sát trực tiếp. Điều này đòi hỏi chủ doanh nghiệp phải tìm cách xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự linh hoạt, giúp theo dõi được chỉ tiêu bán hàng, hoa hồng, và các chế độ đãi ngộ của nhân viên một cách chính xác.
- Phân tích hiệu quả kinh doanh – đưa ra quyết định kịp thời
Để duy trì lợi thế cạnh tranh trong một ngành có tính cạnh tranh cao, chủ doanh nghiệp cần phải có những báo cáo phân tích hiệu quả kinh doanh chi tiết và kịp thời. Dữ liệu chính xác về doanh thu, lợi nhuận, chi phí sẽ giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược kịp thời, tối ưu hóa hoạt động và ra quyết định đầu tư hợp lý. Tuy nhiên, việc thu thập và phân tích thông tin một cách chính xác luôn là một vấn đề phức tạp. Các hệ thống quản lý thông tin không phải lúc nào cũng được cập nhật đầy đủ và chính xác, gây khó khăn trong việc đưa ra quyết định chiến lược. Sự thay đổi liên tục của thị trường và hành vi người tiêu dùng cũng tạo ra thêm một mức độ không chắc chắn trong việc dự báo và lập kế hoạch kinh doanh.
Giải pháp mang lại gì cho doanh nghiệp
Trong bối cảnh thị trường thương mại phân phối ngày càng cạnh tranh và yêu cầu quản lý linh hoạt, việc tối ưu hóa quy trình và quản trị doanh nghiệp hiệu quả trở thành yếu tố then chốt giúp các công ty duy trì lợi thế cạnh tranh. Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ASOFT-ERP được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực này, nhằm hỗ trợ quản lý tổng thể từ mua hàng, bán hàng, kho bãi, nhân sự, tài chính cho đến quy trình sản xuất. Cùng với các công nghệ tiên tiến, ASOFT-ERP giúp giải quyết nhiều vấn đề phức tạp, nâng cao hiệu quả hoạt động và đưa doanh nghiệp vào xu hướng 4.0 toàn cầu.
Tối ưu quản lý hoạt động mua hàng và bán hàng
Một trong những thách thức lớn nhất trong ngành là việc quản lý quá trình mua hàng và bán hàng đa kênh, với các chính sách giá, khuyến mãi, chiết khấu khác nhau từ nhiều nhà cung cấp và cho từng nhóm khách hàng. ASOFT-ERP tự động hóa các quy trình này, giúp doanh nghiệp:
- Quản lý chính xác các đơn hàng, lịch nhận hàng và chính sách mua hàng từ nhà cung cấp, giảm thiểu sai sót và tình trạng thiếu hụt hàng hóa.
Tự động cập nhật thông tin giá, chiết khấu, khuyến mãi và các chỉ tiêu bán hàng cho từng nhóm khách hàng và kênh phân phối, giúp doanh nghiệp luôn đảm bảo tính minh bạch và nhất quán trong chiến lược bán hàng.
Việc này giúp các nhà quản trị nhanh chóng đưa ra quyết định đúng đắn về sản phẩm, giá bán, khuyến mãi và phân phối, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Quản lý kho hàng tinh gọn và chính xác
Với lượng hàng hóa lớn và tốc độ luân chuyển nhanh, việc kiểm soát tồn kho luôn là một bài toán khó đối với các doanh nghiệp thương mại phân phối. Hệ thống ASOFT-ERP giúp quản lý kho bãi hiệu quả thông qua:
Giám sát số lượng hàng hóa, tình trạng (lot, hạn sử dụng, vị trí) và khả năng dự báo nhu cầu để tránh tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hụt.
Quản lý chuỗi cung ứng và các kho hàng phân tán ở nhiều địa phương, đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn và kịp thời phục vụ nhu cầu kinh doanh.
Tối ưu hóa mức tồn kho, giảm thiểu lãng phí, chi phí lưu kho và đảm bảo chất lượng sản phẩm luôn ở mức cao.
Điều này giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho an toàn, tránh tình trạng cháy hàng hay tồn đọng hàng hóa, đảm bảo dòng tiền luôn lưu thông và ổn định
Quản lý tài chính – cân đối dòng tiền hợp lý
Trong ngành thương mại phân phối, việc quản lý dòng tiền là cực kỳ quan trọng, đặc biệt khi phần lớn doanh thu được thu về dưới hình thức công nợ trả sau. ASOFT-ERP giúp doanh nghiệp:
Theo dõi và kiểm soát dòng tiền, giúp nhà quản trị dễ dàng cân đối giữa thu chi và đảm bảo khả năng thanh toán đúng hạn.
Quản lý công nợ chính xác và kịp thời, giảm thiểu tình trạng nợ xấu, giúp doanh nghiệp duy trì khả năng thanh khoản và hoạt động liên tục.
Với ASOFT-ERP, việc kiểm soát tài chính trở nên đơn giản và minh bạch hơn, giúp các chủ doanh nghiệp giảm thiểu các rủi ro tài chính và tối ưu hóa vòng quay vốn.
Tự động hóa quản lý nhân sự và tính lương
Quản lý nhân sự là một vấn đề phức tạp đối với các doanh nghiệp phân phối có nhiều nhân viên làm việc tại các khu vực khác nhau. Với ASOFT-ERP, doanh nghiệp có thể:
Tự động chấm công, tính lương, hoa hồng cho nhân viên bán hàng dựa trên hiệu quả công việc và chỉ tiêu hoàn thành.
Giám sát công việc của đội ngũ bán hàng qua các thiết bị di động, giúp quản lý dễ dàng theo dõi được chỉ tiêu, lịch trình và hiệu suất làm việc của từng nhân viên.
Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý nhân sự, mà còn giúp tối ưu hóa năng suất làm việc của nhân viên, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Ứng dụng công nghệ 4.0: giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, ASOFT-ERP tích hợp các công nghệ tiên tiến như AI, Big Data, Machine Learning, giúp doanh nghiệp áp dụng những xu hướng mới của Cách mạng công nghiệp 4.0:
Công nghệ Cloud giúp các nhà quản trị làm việc linh hoạt trên mọi thiết bị, từ Desktop, Web/Clouds, đến Apps và IoT, không cần phải có mặt tại văn phòng.
Dữ liệu được kết nối với hệ sinh thái số lớn như các kênh thương mại điện tử, dịch vụ tài chính, và dịch vụ chính phủ, giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô và tối ưu hóa các chiến lược kinh doanh.
Tích hợp công nghệ nhận diện khuôn mặt, GPS, và các cảm biến thông minh giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả hoạt động của nhân viên, hàng hóa và quy trình sản xuất.
Tổng quan quy trình
Ngành Thương mại - Phân phối
Được xây dựng từ kinh nghiệm triển khai và tích lũy các best-practice cùng các case-study chuẩn từ các doanh nghiệp đầu ngành, ASOFT-ERP giúp doanh nghiệp thương mại – phân phối tự động hóa và tối ưu hóa từng hoạt động trong hệ thống quản lý. Từ việc quản lý thông tin nhà cung cấp, chính sách mua hàng, quản lý kho, bán hàng đến quản lý tài chính, nhân sự, ASOFT-ERP cung cấp một giải pháp đồng bộ và tích hợp, giúp các nhà quản trị có thể theo dõi, điều phối và ra quyết định một cách nhanh chóng và chính xác.
Ngoài ra, ASOFT-ERP còn có khả năng tùy chỉnh (customize) theo đặc thù riêng của từng doanh nghiệp, giúp mỗi công ty tạo ra khác biệt và lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ trong ngành. Việc linh hoạt điều chỉnh hệ thống theo yêu cầu riêng sẽ giúp doanh nghiệp phát huy tối đa tiềm năng và mở rộng quy mô hoạt động mà không gặp phải các rào cản quản lý.
Với ASOFT-ERP, doanh nghiệp sẽ có một công cụ quản trị mạnh mẽ, đồng bộ và tối ưu, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành, giảm thiểu rủi ro và gia tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Giới thiệu một số nghiệp vụ chính theo quy trình
1. Quản lý tiếp thị và bán hàng
- ASOFT cung cấp giải pháp phần mềm cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực Thương mại – Phân phối, trở thành đối tác và người bạn đồng hành giúp doanh nghiệp quản trị hiệu quả hoạt động kinh doanh:
- Quản lý tiếp thị và bán hàng theo mô hình 5 Ways hiện đại.
- Quản lý thống nhất thông tin đầu mối, cơ hội tới khách hàng, và tích hợp bán hàng đa kênh.
- Hỗ trợ lập dự toán dự án và tạo báo giá tự động từ dự toán.
- Theo dõi yêu cầu, báo giá, đàm phán, chốt hợp đồng/ đơn hàng và chuyển giao thực hiện.
- Quản lý lịch sử giao dịch với từng khách hàng, bao gồm mọi giao dịch và thông tin kèm theo như ghi âm cuộc gọi, email, tệp dữ liệu, và thông tin tương tác (news feed).
- Quản lý định mức tiếp khách của từng nhân viên kinh doanh.
- Quản lý hoa hồng dự án đích danh cho từng cá nhân theo hợp đồng/ đơn hàng/ dự án.
2. Quản lý Bán hàng
- Quản lý thông tin đại lý/ khách hàng: Thông tin cơ bản, đặc điểm, thiết lập chính sách bán hàng: Khuyến mãi, giảm giá, chiết khấu, hoa hồng,…
- Quản lý hoạt động chào giá, lập đơn hàng, viếng thăm của nhân viên thị trường bằng ứng dụng phần mềm trên điện thoại: Phân chia danh sách viếng thăm, lên kế hoạch viếng thăm; chi tiết viếng thăm, đánh giá, chụp hình trưng bày, check-in/ check-out.
- Quản lý toàn bộ đơn hàng bán, tình trạng đơn hàng, tình trạng giao hàng, duyệt báo giá/ đơn hàng online.
- Kế thừa, đồng bộ thông tin ngay lập tức đến các bộ phận: Kế toán, Kho, Giao hàng để tiến hành xử lý đơn hàng.
3. Quản lý Mua hàng
- Quản lý thông tin nhà cung cấp: Thông tin cơ bản, đặc điểm, chính sách mua hàng, chiết khấu riêng từng nhà cung cấp,..
- Quản lý yêu cầu mua hàng, kế thừa từ dự đoán hàng tồn kho cần thiết.
- Quản lý báo giá và so sánh lựa chọn nhà cung cấp.
- Quản lý tình trạng hàng mua: kế hoạch nhận hàng, tình trạng giao hàng, tình trạng đơn hàng,…
- Kế thừa tự động thông tin đơn hàng đến các bộ phận: Kế toán, Kho, Giao-nhận,..
- Duyệt yêu cầu mua, đơn hàng, nhập kho online.
4. Quản lý Hàng hóa và Kho
- Quản lý hoạt động xuất/ nhập/ tồn và luân chuyển nguyên phụ liệu/ thành phẩm giữa các chi nhánh, kho, nhà cung cấp và khách hàng.
- Quản lý hàng hóa đặc thù theo barcode, imei/ serie, theo lô, theo hạn sử dụng, theo vị trí, theo đặc điểm (thành phẩm, bán thành phẩm, phế liệu,…).
- Quản lý kế hoạch giao nhận, tình hình luân chuyển hàng hóa giữa các kho và đối tác (hàng đi thẳng, hàng qua kho).
- Quản lý không giới hạn mặt hàng, số kho và có thể phân quyền dữ liệu theo hàng hóa, theo kho.
- Kiểm kê hàng hóa định kỳ theo kho, theo hàng, theo lô,…
- Đồng bộ thông tin, dữ liệu với đơn hàng bán/ mua, kế toán theo thời gian thực.
5. Quản lý Tài chính – Kế toán
- Quản lý hoạt động thu/ chi.
- Quản lý hóa đơn bán hàng/ mua hàng, nợ phải thu/ trả.
- Quản lý doanh thu, chi phí, phân bổ, chênh lệch tỷ giá,…
- Phân tích chi phí theo phân loại: Định phí, biến phí; Chi phí trực tiếp, gián tiếp; Chi phí nguyên vật liệu, nhân công, nhà xưởng, thiết bị.
- Phân tích chi phí theo đối tượng tính giá thành: Nhóm sản phẩm, sản phẩm, bán thành phẩm, Công trình, dự án, hợp đồng,…
- Phân tích lãi lỗ theo ngành hàng, khu vực, nhà cung cấp, nhóm khách hàng, chi nhánh và toàn đơn vị,…
- Hệ thống báo cáo thuế theo quy định nhà nước.
- Hệ thống báo cáo quản trị, phân tích về tài chính, lãi lỗ linh hoạt, đa dạng.
6. Quản trị Nhân sự – Tính lương
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Quản lý thông tin cơ bản, quản lý thông tin kèm theo (như tai nạn lao động, thai sản, khen thưởng, kỷ luật,…), quản lý và nhắc hạn hợp đồng lao động,…
- Chấm công và tính lương: Định nghĩa bảng phân ca, kết nối với các loại máy chấm công/ app mobile để lấy và xử lý dữ liệu chấm công hoặc nhập trực tiếp bằng file Excel, chấm công chi tiết (theo ngày/ tháng).
- Tính lương: Thiết lập hồ sơ lương, định nghĩa các khoản thu nhập và giảm trừ theo từng vị trí, định nghĩa phương pháp tính lương.
7. Quản lý Công việc – Khối Văn phòng Công ty
- Quản lý quy trình Công việc – Dự án: Thiết lập trạng thái, khai báo quy trình, khai báo công việc theo mẫu: mô tả, checklist, định mức thời gian thực hiện,…
- Quản lý Công việc: Quản lý giao việc, theo dõi trạng thái công việc, theo dõi các vấn đề phát sinh.
- Quản lý Dự án: Thiết lập dự án, định mức dự án, quản lý công việc liên quan đến dự án và các vấn đề phát sinh trong dự án.
Câu chuyện khách hàng
Kick-off dự án nâng cấp mở rộng hệ thống ASOFT-ERP tại công ty Cổ phần Đông Nam Á Lào Cai sau hơn 10 năm cùng đồng hành và phát triển
Đào tạo hệ thống ASOFT-ERP tại công ty Cổ phần INNOTEK
Nghiệm thu dự án triển khai phần mềm ASOFT-ERP cho Công ty TNHH Thương mại Thảo Hà
Khảo sát và kick-off dự án ASOFT-ERP tại công ty Cổ phần Đầu tư SJK
Nghiệm thu dự án triển khai phần mềm ASOFT-ERP tại công ty TNHH Bao bì Hợp Thành Phát
Nghiệm thu dự án triển khai phần mềm ASOFT-ERP tại Doanh nghiệp Tư nhân Sức Xuân
Kick-off dự án nâng cấp mở rộng hệ thống ASOFT-ERP tại công ty Cổ phần Đông Nam Á Lào Cai sau hơn 10 năm cùng đồng hành và phát triển
Đào tạo hệ thống ASOFT-ERP tại công ty Cổ phần INNOTEK
Nghiệm thu dự án triển khai phần mềm ASOFT-ERP cho Công ty TNHH Thương mại Thảo Hà
Khảo sát và kick-off dự án ASOFT-ERP tại công ty Cổ phần Đầu tư SJK
Nghiệm thu dự án triển khai phần mềm ASOFT-ERP tại công ty TNHH Bao bì Hợp Thành Phát
Nghiệm thu dự án triển khai phần mềm ASOFT-ERP tại Doanh nghiệp Tư nhân Sức Xuân
Kick-off dự án nâng cấp mở rộng hệ thống ASOFT-ERP tại công ty Cổ phần Đông Nam Á Lào Cai sau hơn 10 năm cùng đồng hành và phát triển
Đào tạo hệ thống ASOFT-ERP tại công ty Cổ phần INNOTEK
Nghiệm thu dự án triển khai phần mềm ASOFT-ERP cho Công ty TNHH Thương mại Thảo Hà
Khảo sát và kick-off dự án ASOFT-ERP tại công ty Cổ phần Đầu tư SJK
Nghiệm thu dự án triển khai phần mềm ASOFT-ERP tại công ty TNHH Bao bì Hợp Thành Phát