Những yếu tố quyết định sự thành công khi doanh nghiệp triển khai ERP

Hệ thống phần mềm Hoạch Định Nguồn Lực Doanh nghiệp (ERP) được tạo ra để tối ưu hóa các quy trình kinh doanh, đảm bảo thông tin di chuyển dễ dàng giữa các phòng ban, bộ phận hay chi nhánh của doanh nghiệp, từ đó thúc đẩy hợp tác đồng bộ toàn doanh nghiệp, là đòn bẩy giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất và hiệu quả sử dụng các nguồn lực của mình, theo thời gian sẽ tạo ra giá trị gia tăng vô cùng lớn cho doanh nghiệp và cũng là một lợi thế cạnh canh không hề nhỏ trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0 ngày nay.
Tuy ERP ngày càng trở phổ biến, nhưng doanh nghiệp vẫn gặp không ít khó khăn trong việc triển khai ứng dụng ERP thành công, và theo phòng triển khai ASOFT, dưới đây là những thử thách hay yếu tố chính yếu có ảnh hưởng lớn đến việc triển khai thành công ERP của doanh nghiệp:
 
1. Yếu tố con người trong thành bại của triển khai dự án ERP
 
Đa số những vấn đề về kinh doanh thường liên quan đến con người, và nó là một trong những khía cạnh quan trọng đem đến thành công hay thất bại của dự án ERP. Nhiều doanh nghiệp gặp thất bại vì đã không nhìn ra được vấn đề về con người này ngay từ đâu.

Phần mềm erp, phan mem erp
 
Cần xây dựng ban dự án ERP doanh nghiệp:
 
Một dự án ERP không chỉ là nâng cấp hệ thống IT hiện tại cho doanh nghiệp, mà còn bao gồm cả việc huấn luyện và đào tạo cho nhân viên của bạn nhận thức về tầm ảnh hưởng của công nghệ trong công việc cá nhân và hoạt động kinh doanh của toàn công ty.
 
Vì vậy ban dự án ERP nên bao gồm những thành viên đến từ tất cả các phòng ban trong công ty, những cá nhân này đặc biệt phải biết rõ tình trạng công việc của phòng ban mình và mọi hoạt động thường nhật của công ty. Nhà cung cấp giải pháp và các nhân viên tư vấn tuy hữu ích trong việc giải thích những vấn đề chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ, nhưng về mặt kinh doanh thực tế tại hiện trường, không ai hiểu hơn chính doanh nghiệp.
 
Cần ban lãnh đạo doanh nghiệp tham gia:
 
Việc triển khai ERP ít nhiều có thể làm thay đổi một số qui trình, cách làm việc cụ thể của doanh nghiệp, vì vậy rất cần sự tham gia ra quyết định từ các lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp để đẩy nhanh tiến độ dự án.

Ngoài ra, đầu ra của dự án ERP chủ yếu cũng chỉ để phục vụ cho ban lãnh đạo doanh nghiệp, vì vậy việc tham gia của lãnh đạo doanh nghiệp ngay từ đầu cũng mang lại nhiều thuận lợi và sẽ làm gia tăng hiệu quả triển khai hệ thống erp trong doanh nghiệp.
 
2. Văn hóa doanh nghiệp
 
Triển khai dự án ERP đòi hỏi rất nhiều thời gian, công sức và cả sự hỗ trợ của các lãnh đạo, quản lý cấp cao và mọi nhân viên trong doanh nghiệp. Không phải ai cũng thích thay đổi và sẵn sàng chấp nhận điều đó, đặc biệt là khi sự thay đổi đó trực tiếp ảnh hưởng đến bản thân họ sắp tới và đây sẽ là vấn đề nhạy cảm, cần phải được ban dự án hai bên giải quyết một cách khéo léo. Bạn phải chứng minh được rằng sự thay đổi là cần thiết và điều đó sẽ không gây bất kỳ ảnh hưởng nào cho môi trường và văn hóa hiện tại của doanh nghiệp.

phan mem erp, phần mềm erp
 
Đa số những vấn đề về kinh doanh thường liên quan đến con người và thói quen của họ hay văn hóa doanh nghiệp, và nếu được quản lý đúng cách, bạn sẽ đi đúng hướng.
 
3. Khia cạnh năng lực và kinh nghiệm của nhà cung cấp
 
Năng lực của nhà cung cấp cũng quan trọng không kém và cũng cần được quan tâm lưu ý từ phía doanh nghiệp khi quyết định triển khai ERP.  ERP là một hệ thống lớn, liên quan đến hầu hết các nghiệp vụ kinh doanh phức tạp của doanh nghiệp, nên đòi hỏi nhà cung cấp phải có năng lực phù hợp để phát triển sản phẩm (nếu là sản phẩm ERP tự phát triển) và sở hữu một đội ngũ có kinh nghiệm triển khai dự án nhiều năm, với nhiều khách hàng tại thị trường Việt Nam.

phan mem erp, phần mềm erp
 
Nhiều doanh nghiệp đã phải trả giá đắt cho việc thuê các nhà cung cấp không có năng lực và kinh nghiệm trong lĩnh vực ERP, vì nghĩ chỉ cần công ty phần mềm là được, thậm chí có nhiều doanh nghiệp ngộ nhận việc triển khai ERP giống như việc triển khai website công ty, phần mềm kế toán hay phần mềm nhân sự đơn lẻ.
 
4. Địa phương hóa
 
Ngoài ba yếu tố trên, thì yếu tố địa phương hóa trong ERP cũng rất quan trọng, nhiều doanh nghiệp đã gặp khó khăn lớn khi không quan tâm yếu tố địa phương hóa này (localization).

phan mem erp, phần mềm erp
 
Các yếu tố địa phương hóa cụ thể chúng ta phải lưu ý đó là:
 
- Qui định pháp lý của nhà nước liên quan đến một số phần hành của ERP như: qui định về thuế, tài chính, lao động, bảo hiểm,...mỗi quốc gia có một số qui định rất đặc thù, không phải hệ thống ERP nào cũng có thể đáp ứng được.
- Kết nối với các cổng thông tin quốc gia: mỗi quốc gia có các cổng thông tin theo qui định của chính phủ như báo cáo thuế, báo cáo BHXH, Hải Quan,...và rất nhiều hệ thống ERP không tích hợp được các công thông tin bắt buộc này.
- Vấn đề ngôn ngữ: nhiều hệ thống ERP không được Việt hóa cũng gây khó khăn không ít cho nhân viên doanh nghiệp khi bắt đầu quá trình sử dụng hệ thống hoặc mỗi khi có biến động nhân sự.
- Thói quen và sự chuyên nghiệp của nhân sự: nhiều hệ thống ERP được thiết lập theo những qui trình quá cứng ngắt, đòi hỏi cao về mặt tuân thủ, dẫn đến rất nhiều doanh nghiệp không theo nổi để duy trì việc vận hành theo hệ thống trong thực tế.

Thoạt nghe có vẻ đơn giản, nhưng trong thực tế lại có rất nhiều hệ thống ERP có sẵn trên thị trường không thể đáp ứng được các yêu tố mang tính chất địa phương hóa này, và khi đi vào triển khai thì bị vướng, dẫn đến dự án không thể kết thúc được.

Kết luận
 
Một dự án ERP thành công phải được chuẩn bị kỹ lưỡng và bạn sẽ phải có kế hoạch cụ thể để xử lý các thách thức đến từ những vấn đề không thể tránh khỏi như năng lực và kinh nghiệm nhà cung cấp, nhân sự và văn hóa doanh nghiệp, địa phương hóa.
 
Cần thêm thông tin tư vấn, hãy liên hệ Phòng Tư vấn ASOFT để được tư vấn miễn phí, hotline: 19006123.

P. Tư vấn ASOFT.