Tối ưu hiệu suất với Phần mềm quản lý công việc

Ngày đăng 10-09-2020
Quản lý công việc – Dự án là yêu cầu quan trọng đối với bất cứ nhà lãnh đạo nào. Nhưng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh đã yêu cầu người quản lý trang bị cho mình một công cụ quản lý đắc lực hơn Excel, hay các công cụ thủ công khác. Đó là lý do mà Phần mềm quản lý công việc ra đời.

 

1 – Xu hướng quản trị e-management

Với các công cụ hỗ trợ truyền thống như Excel, Email, Spreedsheet,… Các nhà quản lý đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình trong suốt một khoảng thời gian dài. Chỉ cho đến một vài năm trở lại đây, ảnh hưởng từ cuộc Cách mạng 4.0 đã mở ra hướng đi mới cho những công nghệ quản lý ưu việt hơn. Và theo xu hướng, những công nghệ này cũng đang dần trở thành một phần không thể thiếu. Bởi những lợi ích to lớn mà nó đem lại. Không chỉ đối với không chỉ việc quản lý tiến độ, mà còn cả hoạt động quản lý nói chung.

Các công cụ này kết hợp hài hòa giữa hai yếu tố quản lý và công nghệ. Để từ đó thay đổi bộ mặt của hoạt động quản trị. Giúp nâng cao hiệu suất làm việc của tổng thể doanh nghiệp. Sự bùng nổ của Internet đã kéo theo sự hình thành của một loạt các thuật ngữ mới như:. E-commerce, e-learning, e-hiring và bây giờ là e-management. Hiểu theo một cách đơn giản, e-management chính là quản lý công việc và dự án theo hình thức online. 

► Xem thêm: Phân tích sức khỏe doanh nghiệp hiệu quả với phần mềm BI (Bussiness Intelligence)

2 – Phần mềm quản lý công việc là gì?

Giữa thời thế công nghệ lên ngôi; thị trường cạnh tranh khốc liệt, các phần mềm quản lý công việc đã được ra đời. Đem tới lợi thế tốc độ; năng suất vượt trội cho doanh nghiệp; và là trợ thủ đắc lực cho các nhà quản trị hiện đại. Giúp cho việc quản lý tiến độ và thông tin trở nên dễ dàng hơn; hạn chế tối đa sự xuất hiện của những công văn, giấy tờ. Và thay vào đó là một hệ thống quản lý công việc trực tuyến.

Ngày càng có nhiều công cụ tương tự ra đời. Với nền tảng trực quan, đơn giản và miễn phí như: Trello, Asana, Backlog, Jira.. Tuy nhiên do sự biến đổi nhanh chóng của khoa học công nghệ, những công cụ này ngày càng bộc lộ nhiều yếu điểm trong công tác tổ chức và quản lý công việc.

Và sự ra đời của phần mềm quản lý công việc là lời giải đáp cho nỗi băng khoăng này. Các phần mềm này được xây dựng để đáp ứng độ phức tạp của các dạng công việc; dự án đặc thù. Tùy theo nhà cung cấp mà phần mềm quản lý công việc sẽ có giao diện và tính năng chuyên biệt. 

► Xem thêm: Giải pháp phần mềm Cloud ERP – Xu thế quản trị doanh nghiệp của tương lai

3 – Phần mềm quản lý công việc giúp được gì cho doanh nghiệp 

a. Giải quyết khó khăn cho nhà quản lý

Nhà quản lý thường bị rơi vào tình trạng "ngợp thông tin"
Nhà quản lý thường bị rơi vào tình trạng “ngợp thông tin”

Khi phải quản lý số đông nhân viên, người quản lý thường bị rơi vào tình trạng “ngợp” thông tin. Nhất là khi có quá nhiều công việc, nhóm dự án, chiến dịch,.. Nếu chỉ quản lý công việc bằng các công cụ đơn giản như Email, Group chat, báo cáo cập nhật tiến độ từng tuần, thì nhà quản lý không thể tối ưu hiệu suất công việc của chính mình và nhân viên được. Cụ thể:

  • - Khó phân chia công việc: Phải đến tận nơi nhắc việc cho từng nhân viên. Giao việc trong các Group Chat thì bị trôi. Hoặc công việc không chính xác. Việc không đến đúng nơi, đúng người.  Thậm chí việc giao bị trùng lặp, nhầm lẫn. Khiến một việc nhiều người làm, nhưng có việc lại bị bỏ quên.
  • - Khó theo dõi tiến độ dự án, nhân viên:. Với cách thông thường, mỗi ngày/tuần, nhà quản lý phải họp hoặc yêu cầu nhân viên báo cáo tiến độ. Điều này không chỉ gây mất thời gian, mà không đảm bảo được tính chính xác, khách quan. 
  • - Khó đánh giá nhân viên:. Khi giao việc cho đến khi hoàn thành, nhà quản lý không hề có dữ liệu và cơ sở đánh giá cụ thể nào với nhân viên ấy. Hoặc những đánh giá sẽ mang tính chủ quan, không minh bạch. Khiến nhân viên không thỏa mãn, hoặc không nỗ lực để hoàn thành công việc cách chỉnh chu nhất. 

► Xem thêm: Phần mềm Quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP là gì? Ưu nhược điểm của nó?

b. Giải quyết khó khăn cho nhân viên

Với các công cụ quản lý thủ công, nhân viên thường sẽ gặp những khó khăn sau:

  • - Phân công công việc không cụ thể. Dẫn đến nhân viên “đạp chân nhau” khi cùng làm một việc; hay đổ lỗi trách nhiệm cho nhau vì những công việc bị sót
  • - Sự thiếu vắng teamwork từ đồng nghiệp và sự đôn thúc từ cấp trên sẽ khiến chậm trễ trong xử lý công việc
  • - Khó khăn vì thiếu thông tin: Khi việc lưu trữ rời rạc; hoặc lưu trữ ở công ty khiến việc giải quyết công việc ngay gặp trở ngại
  • - Không thể ghi nhớ công việc, thường bị trễ deadline
  • - Mất nhiều thời gian để tổng hợp và báo cáo công việc cách thủ công bằng excel, tự vẽ biểu đồ, nhập liệu,..
  • - Bắt đầu một ngày mà không biết phải làm gì trước
Nhân viên không thể quản lý hiệu quả công việc
Nhân viên không thể quản lý hiệu quả công việc

4 – Chức năng chính của Phần mềm quản lý công việc ASOFT

a. Lập kế hoạch thông minh

Mỗi khi bắt đầu một dự án hay một nhiệm vụ mới với Excel, chúng ta thường mất rất nhiều thời gian cho việc thiết kế, căn chỉnh mẫu kế hoạch cho phù hợp với tính chất công việc. Nhất là khi có nhiều công việc với các đặc thù khác nhau. 

Tuy nhiên sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn với phần mềm quản lý công việc. Tất cả những việc nhà quản lý cần làm đó là liệt kê ra những đầu việc cần thiết phải triển khai. Gán công việc cho nhân sự tương ứng với các mốc thời gian khác nhau. Hệ thống sẽ hỗ trợ họ hoàn thành những công việc còn lại. 

Kết quả thu được là một bản kế hoạch được trình bày một cách trực quan, khoa học. Có thể linh hoạt thay đổi để phục vụ tốt nhu cầu của nhà quản lý. Dù cho đó là dự án hay những công việc mang tính thường xuyên lặp lại của doanh nghiệp.

► Xem thêm: Giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện hiệu quả cho SMEs

b. Theo dõi tiến độ một cách sát sao

 Thay vì phải liên tục lắng nghe báo cáo; hay thậm chí phải đốc thúc nhân viên cập nhật tiến độ. Giờ đây nhà quản lý có thể dễ dàng kiểm soát nhân viên – cùng với sự giúp sức của phần mềm quản lý công việc. Với từng đầu việc cụ thể được phân công cho từng người cụ thể, chắc chắn nhà quản lý sẽ hoàn toàn chủ động trong việc nắm bắt tiến độ mà không cần tốn thêm bất cứ một khâu báo cáo trung gian nào. Tiết kiệm được một lượng lớn thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp. Từ đó hướng đến việc xây dựng nên một doanh nghiệp thời gian thực. 

Phần mềm quản lý công việc giúp nhân viên dễ dàng theo dõi sát sao tiến độ công việc
Phần mềm quản lý công việc giúp nhân viên dễ dàng theo dõi sát sao tiến độ công việc

c. Quản lý đa dự án và phân bổ nguồn lực hiệu quả

 Trên thực tế, hiếm có khi nào doanh nghiệp có thể tập trung toàn bộ nguồn lực của mình vào một dự án duy nhất. Việc phải đảm đương cùng lúc nhiều dự án; nhiều công việc khác nhau đã trở thành “lẽ dĩ nhiên” đối với bất kì nhân viên hay nhà quản lý nào. Tuy nhiên do tính thiếu liên kết của các công cụ truyền thống, các nhà lãnh đạo dù cho có cố gắng đến đâu vẫn chẳng thể kiểm soát nổi tất cả các đầu việc này. Từ đó gây ra tình trạng phân bổ nguồn lực không đồng đều; và xa hơn là làm việc không hiệu quả.

Sự ra đời của phần mềm quản lý công việc chính là lời giải cho bài toán vô cùng khó khăn trong suốt nhiều năm này. Tính liên kết cao của phần mềm quản lý công việc sẽ cho phép nhà quản lý theo dõi; tìm kiếm; và lọc ra những công việc đang được thực hiện bởi từng cá nhân; những công việc hiện tại vẫn đang còn thiếu người phụ trách. Để từ đó có những sự phân bổ hợp lý, tận dụng được tối đa nguồn lực của doanh nghiệp.

d. Dễ dàng chia sẻ và lưu trữ tài liệu

 Email đã từng là công cụ rất đắc lực trong việc chia sẻ thông tin; và luân chuyển tài liệu giữa các phòng ban hay các thành viên của một dự án với nhau. Tuy nhiên điểm hạn chế lớn nhất của Email là nó không tối ưu cho việc lưu trữ. Theo Lifewire, trung bình một người nhận được khoảng 121 Email mỗi ngày. Bao gồm cả những Email công việc hay những Email quảng cáo khác. Vậy làm thế nào để họ dễ dàng tìm được những tài liệu và thông tin chính xác trong đống thông tin “ngập ngụa” đó?

Đây chính là lúc mà nền tảng quản lý công việc thể hiện được tính ưu việt của nó. Với giao thức API (Application Programming Interface – Giao diện lập trình ứng dụng) tích hợp, nhân viên và nhà quản lý giờ đây có thể chia sẻ tài liệu trực tiếp với nhau trên một nền tảng duy nhất mà không cần phải bận tâm việc tài liệu đó đã đến từ nguồn nào (Google Drive, Dropbox, OneDrive,… hay thậm chí là từ máy tính cá nhân). Tất cả sẽ được tổng hợp lại vào một nguồn chung thống nhất và mọi người sẽ có thể dễ dàng tìm kiếm lại những tài liệu đó thông qua các chủ đề hay công việc đã và đang được thực hiện trước đó.

e. Báo cáo, thống kê bằng biểu đồ và con số

Phần mềm quản lý công việc dễ dàng thống kê chính xác theo thười gian thực
Phần mềm quản lý công việc dễ dàng thống kê chính xác theo thời gian thực

 Sau khi đã hoàn tất một chu trình công việc hay một dự án, phần mềm quản lý công việc sẽ đưa ra một bản báo cáo tự động mang tính trực quan, đánh giá lại toàn bộ về tính hiệu quả của từng cá nhân, từng nhóm dự án. Từ bản báo cáo này, nhà quản lý có thể đối chiếu với những kết quả thu được để tìm ra nguyên nhân của sự thành công hay thất bại. Để tiếp tục phát huy hay rút kinh nghiệm trong những công việc và dự án sắp tới.

Đã đến cho một phần mềm quản lý công việc linh hoạt, phù hợp

Trong kỷ nguyên 4.0, công nghệ sẽ là thứ nắm giữ vai trò quyết định đối với sự thành bại của doanh nghiệp. Ứng dụng tiến bộ công nghệ sẽ là đòn bẩy giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trên thị trường. Tạo ra những khác biệt mới ngay từ khâu quản lý. Còn bạn, với cương vị là một người dẫn dắt doanh nghiệp tiến bước vào kỷ nguyên 4.0, bạn đã sẵn sàng cho một cú nhảy vọt cùng ASOFT chưa?

Phần mềm quản lý công việc ASOFT-OO
Phần mềm Quản lý Công việc ASOFT-OO

Công ty Cổ phần ASOFT – Với 17 năm kinh nghiệm cung cấp các giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp, để nâng cao năng lực quản lý và tối ưu hóa nguồn lực. Năng lực triển khai cho 2.800 doanh nghiệp trong đa dạng ngành nghề: Từ Thương mại – Dịch vụ, Khách sạn – Nhà hàng,.. đến các ngành sản xuất: Cơ khí, Dệt may, Gia công, Gỗ,.. với 40% doanh nghiệp FDI đến từ Nhật Bản, Đài Loan, Hàn Quốc,.. ASOFT sẽ là đối tác đáng tin cậy, đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trong chăng đường phát triển bền vững

Đăng ký ngay để nhận tư vấn và Demo phần mềm miễn phí. Hoặc liên hệ ngay đến Phòng Tư vấn Công ty ASOFT qua hotline: 1900 6123