4 bước CFO giúp doanh nghiệp cải thiện khả năng dự báo doanh thu

Giám đốc tài chính (CFO) ngày nay có vai trò lớn hơn nhiều trong một doanh nghiệp. Họ được kỳ vọng có thể dùng công nghệ và khả năng xử lý số liệu của mình để giúp các bộ phận khác cũng như cả doanh nghiệp nói chung đưa ra các quyết định chuẩn xác hơn. Trong đó, một lĩnh vực đặc biệt quan trọng mà các CFO nên tích cực tham gia và hỗ trợ nhiều hơn là dự báo doanh thu.
1. Lý do CFO cần tham gia vào hoạt động dự báo doanh thu

Những dự báo sai về kinh doanh sẽ khiến cho công ty không đạt được mục tiêu lợi nhuận, thêm vào đó, Giám đốc khối kinh doanh có thể đưa ra các con số quá lạc quan, dẫn đến sẽ chi tiêu vượt ngân sách. Dựa vào những dự đoán lạc quan này, doanh nghiệp có thể tăng số lượng nhân viên và đầu tư vào các chiến dịch tiếp thị mới một cách không cần thiết, làm lãng phí nguồn lực doanh nghiệp. Trong khi đó, các CFO có thể giúp hệ thống hóa, bổ sung các phương pháp phân tích số liệu cho hoạt động dự báo doanh thu nhằm tạo ra những quyết định chính xác, hiệu quả hơn rất nhiều. Sử dụng những khả năng phân tích của mình, CFO có thể xác định các mô hình, mối quan hệ giữa những hoạt động này so với doanh số thực tế. Ví dụ như mô hình 5 Ways bên dưới.


2. 4 bước CFO giúp cải thiện độ chính xác của dự báo doanh thu

Bước 1: Xây dựng niềm tin và quan hệ đối tác với bộ phận kinh doanh
 
Căng thẳng giữa bộ phận kinh doanh và bộ phận tài chính không phải hiếm. Giám đốc khối kinh doanh có thể không tin tưởng để cung cấp dữ liệu cho nhóm tài chính, và không muốn trả lời câu hỏi của họ. CFO nên đề nghị được giúp đỡ khối kinh doanh, với kỹ năng phân tích của mình và cho Giám đốc khối kinh doanh biết được rằng đây là một tình huống có lợi cho đôi bên vì nhân viên kinh doanh có thể tập trung vào việc bán hàng thay vì phải phân tích số liệu.

Phan mem erp, cach du bao doanh thu

 
Bước 2: Quy định một bộ định nghĩa thuật ngữ duy nhất

Mỗi người sử dụng những thuật ngữ chuyên môn trong doanh nghiệp với những cách hiểu khác nhau gây ra sự mơ hồ giữa các bộ phận. Có thể cùng một thuật ngữ nhưng các bộ phận tài chính, marketing và sales có cách hiểu khác nhau.  Vì vậy, CFO nên xây dựng một một bộ định nghĩa các thuật ngữ thống nhất (từ điển kinh doanh), ngay cả khi một số từ nghe có vẻ đơn giản và dễ hiểu như khách hàng tiềm năng, cơ hội...

phần mềm erp, giai phap erp

Bước 3: Đảm bảo tất cả các mẫu nhập liệu được điền đúng cách

CFO có thể không có được dữ liệu đầy đủ về quy trình bán hàng, và những dữ liệu này có thể không chính xác hoặc ở theo thời gian thực, vì các đội bán hàng không thường xuyên tuân theo các quy tắc của quy trình. Nhân viên bán hàng thường không tỉ mỉ như những nhân viên tài chính, vì vậy các CFO phải chắc chắn rằng họ điền đầy đủ thông tin về các bước trong quy trình một cách thường xuyên.
 
Một yếu tố quan trọng để đạt được dự báo chính xác là phân tích theo thời gian thực. Vì vậy, việc nhân viên kinh doanh cập nhật dữ liệu thường xuyên, lý tưởng nhất là hàng ngày hoặc hàng tuần là cực kỳ quan trọng. Cấp quản lý có thể dựa vào đó để xem xét và có những thay đổi cần thiết nếu cần thiết.

phần mềm erp, giải pháp quản trị doanh nghiệp

Bước 4: Ưu tiên sử dụng một hệ thống ERP tích hợp
 
Để dữ liệu di chuyển xuyên suốt trong doanh nghiệp, nó nên ở trên cùng một hệ thống. Sử dụng nhiều hệ thống khiến việc tích hợp, phân tích thông tin khó khăn hơn rất nhiều. Tương tự, cũng nên tránh một hệ thống quá phức tạp, nhân viên kinh doanh cần cảm thấy rằng hệ thống đang giúp họ chứ không phải khiến công việc của họ rối rắm hơn.
 
Ứng dụng Excel đã được sử dụng rộng rãi để tạo điều kiện thu thập và phân phối dữ liệu giữa các phòng ban. Tuy nhiên, nó có rất nhiều khuyết điểm và các doanh nghiệp nên mở rộng cân nhắc sử dụng các ứng dụng nâng cao như ERP (như ASOFT-ERP).

Phần mềm erp, phan mem erp asoft

Khi CFO và Giám đốc khối kinh doanh trở thành đồng minh và đối tác, doanh nghiệp có thể tăng đáng kể khả năng hiện thực hóa các mục tiêu kinh doanh của mình.
 

P.Tư Vấn ASOFT.