6 bí quyết giúp bạn xoay sở tốt dù một mình quản lý nhân sự cả công ty

Ngày đăng 07-09-2020
Một mình “quán xuyến” công việc cho cả bộ phận nhân sự (HR) sẽ có những thách thức của nó. Từ phải thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc cho đến đáp ứng một loạt các công việc khác nhau. Thì thực ra nó cũng có những thuận lợi nhất định. Nhưng nếu chỉ có một mình bạn đảm nhiệm công việc “như là” quản lý nhân sự, thì cũng không cần phải quá lo lắng. Đây có thể là lúc bạn có thể loại bỏ những quy định không phù hợp. Triển khai chính sách hoặc thử nghiệm phần mềm mới. Tuy nhiên, cần nhớ rằng, không thể duy trì tình trạng quản lý nhân sự này trong lâu dài. Vì ngay cả những chuyên gia nhân sự có tư duy độc lập và khả năng tổ chức tốt nhất đôi lúc vẫn cần sự hỗ trợ.

 

Dưới đây là một vài lời khuyên sẽ giúp bạn có thể thành công trong vai trò “người duy nhất”:

1. Lập kế hoạch

Người ta thường nói “thất bại trong việc lập kế hoạch chính là lập kế hoạch cho thất bại”. Thế nên trước tiên hãy lên kế hoạch về những gì bạn muốn hoàn thành với thời gian cụ thể. Tạo ra thời gian biểu để kiểm soát được thời điểm phải hoàn tất những việc cần thiết. Như báo cáo tình hình sử dụng lao động, theo dõi phép và tính lương tháng, đóng bảo hiểm định kỳ hoặc ký lại hợp đồng cho nhân viên, và các thời hạn quan trọng khác.

Tiếp đó là tạo nên danh sách các mục tiêu ngắn và dài hạn. Khi đã biết mục tiêu, bạn có thể vạch ra từng bước cụ thể để đạt được mục tiêu đó. Duy trì danh sách mục tiêu, thời hạn và phương án thực hiện sẽ giúp chuyên viên nhân sự duy nhất có thể giữ vững nhịp bước trong guồng quay công việc. Thậm chí cả khi có vấn đề phát sinh ngoài dự kiến. Và không bị “cảm xúc quá” khi nhận thêm công việc mới.

Quản lý nhấn sự một mình
Lập kế hoạch kỹ lưỡng để không lạc lối với khối lượng công việc khổng lồ

2. Tìm người cố vấn đáng tin cậy về pháp lý

Nếu bộ phận HR chỉ có một mình bạn, chắc chắn hầu hết thời gian bạn sẽ phải thực hiện các công việc thủ tục về luật lao động, bảo hiểm, y tế, bảo hộ lao động… cho nhân viên. Có sẵn bên cạnh một người rành rẽ luật pháp để tin tưởng nhờ cậy thì bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian. Vì không còn phải loay hoay tìm hiểu các vấn đề như trước. Đồng thời được góp thêm những quan điểm, thông tin chuyên môn quý giá. Hiện nay, có nhiều công ty có chuyên viên pháp lý cho bộ phận HR để hỗ trợ. Như khi cần điều tra về hành chính, kiểm toán. Chuẩn bị và xem lại giấy tờ. Kiểm tra tính pháp lý của các hợp đồng cũng như vấn đề lương bổng…

3. Cập nhật thông tin

Là người duy nhất trong bộ phận, việc của bạn là liên tục nghe ngóng các tin tức mới nhất có liên quan và ảnh hưởng đến nhân sự. Hãy theo dõi các bản tin định kỳ để đọc các bài viết chuyên ngành. Nắm bắt công cụ và bí quyết nào giúp bạn quản lý nhân sự hiệu quả trong hiện tại và lập kế hoạch quản lý nhân sự lâu dài cho tương lai. Đăng ký tham gia các hội thảo trực tuyến (webinar) miễn phí. Tìm cách kết nối với các sự kiện networking. Mà ở đó bạn có thể gặp gỡ chuyên gia nhân sự hàng đầu. Họ sẽ là những người có thể cho lời khuyên và ý kiến. Nếu có khả năng tài chính, bạn còn có thể đăng ký các hội nghị nổi bật của ngành. Liên tục học hỏi và mở rộng mối quan hệ sẽ giúp ích cho công việc của bạn trong tương lai

Cập nhật thông tin thường xuyên để nắm bắt xu hướng và bí quyết để quản lý nhân sự hiệu quả hơn
Cập nhật thông tin thường xuyên để nắm bắt xu hướng và bí quyết để quản lý nhân sự hiệu quả hơn

4. Tận dụng truyền thông xã hội (social media) làm lợi thế

Ngày nay, social media đã cho thấy vai trò lớn trong hoạt động tuyển dụng và gắn kết nhân lực. Các công ty sử dụng social media trong mọi hoạt động:. Từ tìm kiếm ứng viên cho đến đăng quảng cáo tuyển dụng và thu hút hồ sơ. Social media còn có thế giúp bạn học hỏi thêm về các xu hướng quản lý nhân sự quan trọng. Và có nhiều lời khuyên sâu sắc nhờ theo dõi các blogger/influencer trong ngành.

5. Thấu hiểu từng nhân viên

Việc tiếp cận gần gũi để hiểu về nhân viên:. Từ cấp cao đến cấp thấp là hết sức cần thiết. Hãy lên lịch gặp gỡ với các trưởng bộ phận và tất cả những ai có quyền quyết định trong quy trình tuyển dụng, sa thải và đánh giá hiệu suất nhân viên.

Không nhất thiết phải tổ chức cuộc họp quá trịnh trọng. Điều quan trọng khi bắt đầu là bạn đã có danh sách vấn đề cụ thể. Sau đó tập trung thảo luận nhằm giúp cuộc họp có hiệu quả nhất. Tìm hiểu các mục tiêu của tổ chức và nghiên cứu cách để bạn có thể đáp ứng nó. Thường xuyên giao tiếp với các quản lý. Điều này giúp bạn nắm bắt kịp thời những thay đổi đường hướng kinh doanh sắp tới. Mà nó sẽ ảnh hưởng đến các kế hoạch công việc của bạn – để điều chỉnh kế hoạch kịp thời.

► Xem thêm: Những người sếp cô đơn và câu chuyện 3 chữ “T”

6. Hiểu biết công nghệ

Đầu tư vào công nghệ có lẽ là bước chuyển thông minh nhất mà bạn có thể làm nếu là người duy nhất phụ trách nhân sự cho công ty. Lựa chọn đúng công nghệ dành cho hoạt động nhân sự có thể giúp tiết kiệm đến 40% và giảm đến 50% thời gian bỏ ra cho các công việc hành chính. Nó không chỉ tiết kiệm thời gian hoàn thành các công việc như:. Tính lương, chi trả phúc lợi, báo cáo hoạt đông mà còn giúp giảm thiểu sai sót. Triển khai các công nghệ về nhân sự yêu cầu phải đầu tư cho cả thời gian và tiền bạc. Nhưng về lâu dài nó sẽ giúp bạn tiết kiệm được cả hai. Bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn và giảm thiểu tình trạng tuyển chọn nhầm người.

Phần mềm ASOFT-HRM
Phần mềm quản lý nhân sự – tiền lương ASOFT-HRM

Hiện nay có rất nhiều công cụ phần mềm hỗ trợ tốt cho hoạt động quản lý nhân sự. Thông thường, tùy theo nhu cầu, phần mềm quản lý nhân sự có thể bao gồm các tính năng:

  • - Quản lý hồ sơ nhân viên, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ý tế,..
  • - Quản lý hồ sơ phép online
  • - Đánh giá hiệu quả nhân sự theo KPI từng phòng ban
  • - Đánh giá tính cách nhân viên theo mô hình chuẩn
  • - Quản lý chấm công, giờ làm, hiệu suất
  • - Tích hợp máy chấm công để tính lương

► Xem thêm: HRM là gì? Chức năng của Phần mềm quản lý nhân sự HRM

Phần mềm quản lý nhân sự – tính lương của ASOFT sẽ là giải pháp cho phòng nhân sự “1 người”.

Hãy “take it easy”, quán xuyến tốt công việc và quản lý “multi-task” hiệu quả nhất nhé!