Lợi ích lớn cho doanh nghiệp từ việc triển khai hóa đơn điện tử

Việc phải in ấn hàng nghìn hoặc hàng chục nghìn hóa đơn hàng tháng và sau đó phải quản lý, lưu trữ 10 năm liên tiếp làm tốt rất nhiều chi phí của doanh nghiệp. Việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có thể cắt giảm tới 70-80% chi phí so với trước đó và sẽ là con số rất lớn nếu cộng dồn theo thời gian. Đây là lợi ích rất lớn mà doanh nghiệp nên triển khai ngay khi có thể.
1. Hóa đơn điện tử là gì ?
 
Hóa đơn điện tử (e-invoicing) đã được ứng dụng trên thế giới khá lâu, tuy nhiên ở Việt Nam chúng ta thì mới được triển khai vài năm trở lại đây xuất phát từ nhu cầu thực tế của các đơn vị Điện lực, Viễn thông, Cấp nước… mỗi tháng phải xuất hàng chục triệu hóa đơn cho khách hàng, dẫn đến chi phí in ấn và lưu trữ hóa đơn (lưu trữ 10 năm) quá lớn theo thời gian.
 
Hóa đơn điện tử (e-invoicing) về bản chất chỉ quá trình trao đổi, xử lý các chứng từ giao dịch dưới dạng mã hóa kỹ thuật số giữa nhà cung cấp và khách hàng qua thông một trung gian chứng thực là các công ty cung cấp dịch vụ chứng thực hóa đơn điện tử được nhà nước cấp phép như VNPT, Viettel,….(các đơn vị này có cổng kết nối với tổng cục thuế).
 
Một hóa đơn điện tử thực thụ sẽ hoàn toàn được số hóa, nghĩa là dữ liệu từ nhà cung cấp sẽ được tích hợp trực tiếp vào hệ thống của bên chứng thực hóa đơn và người mua có thể nhận, xem, tải về trực tuyến một cách thuận tiện nhất. Cho nên cần phân biệt trường hợp một hóa đơn giấy sau đó được nhà cung cấp scan dưới dạng file PDF không phải là một hóa đơn điện tử, vì nó chỉ chuyển dạng lưu trữ sang điện tử và phải được gửi bằng email tới người nhận.
 
2. Doanh nghiệp có lợi ích gì khi triển khai hóa đơn điện tử ?
 
a. Cắt giảm chi phí kinh doanh
Việc phải in ấn hàng nghìn hoặc hàng chục nghìn hóa đơn hàng tháng và sau đó phải quản lý, lưu trữ 10 năm liên tiếp làm tốn rất nhiều chi phí của doanh nghiệp. Việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có thể cắt giảm tới 70-80% chi phí so với trước đó và sẽ là con số rất lớn nếu cộng dồn theo thời gian. Đây là lợi ích rất lớn mà doanh nghiệp nên triển khai ngay khi có thể.
 
b. Thúc đẩy tự động hóa và tính tuân thủ
Sau khi tích hợp hóa đơn điện tử, công tác bán hàng và xuất hóa đơn sẽ được tự động hóa gần như hoàn toàn, vì vậy việc tuân thủ qui trình không còn phụ thuộc vào con người nữa, qua đó giúp công việc của doanh nghiệp được thực hiện đồng nhất dù ở bất kỳ đâu và tự động hóa hoàn toàn với hiệu suất rất cao.
 
c. Giảm rủi ro liên quan hóa đơn và thuế
Chúng ta ai cũng biết là việc sai xót hoặc thất lạc hóa đơn sẽ bị phạt rất nặng theo luật thuế, nhưng nếu chúng ta đang sử dụng hóa đơn giấy với số lượng lớn lên đến hàng nghìn hóa đơn trên tháng thì việc sai xót như trên là khó tránh khỏi trong thực tế kinh doanh.
 
Tuy nhiên việc này hoàn toàn có thể được giải quyết đơn giản sau khi doanh nghiệp triển khai sử dụng hóa đơn điện tử. Vì mọi dữ liệu hóa đơn sẽ được tải lên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ (liên thông với tổng cục thuế), nhà cung cấp dịch vụ có hệ thống chuyên nghiệp đảm bảo an toàn tuyệt đối cho chúng ta, chúng ta có thể truy cứu hoặc tải về bất kỳ lúc nào mình muốn.
 
d. Đáp ứng nhu cầu khách hàng
Cách mạng công nghiệp 4.0 bắt buộc doanh nghiệp phải đáp ứng các yêu cầu của khách hàng vừa phải nhanh và vừa phải đơn giản thuận tiện nhất cho khách hàng. Việc mua hàng xong phải chờ xuất hóa đơn khá lâu hoặc phải quay trở lại lấy hóa đơn hoặc phải gửi hóa đơn qua đường bưu điện là không còn đất sống trong cuộc cạnh tranh của doanh nghiệp 4.0 ngày nay, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp phân phối, bán lẻ hay thương mại điện tử. Vì vậy việc ứng dụng hóa đơn điện tử không còn là sự lựa chọn nữa là là bắt buộc đối với một số doanh nghiệp nhất định nếu muốn tồn tại.
 
3. Doanh nghiệp cần điều kiện gì để có thể triển khai hóa đơn điện tử ?
 
Theo qui định của Chính phủ, Bộ tài chính và kinh nghiệm triển khai của ASOFT, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau để có thể triển khai thành công hóa đơn điện tử:
 
1. Doanh nghiệp đáp ứng và tuân thủ hướng dẫn từ các Thông tư của Bộ tài chính và Nghị định của Chính phủ.
2. Doanh nghiệp có phần mềm bán hàng/kế toán có thể tích hợp hóa đơn điện tử (phần mềm ASOFT đã hỗ trợ sẵn việc tích hợp hóa đơn điện tử).
3. Doanh nghiệp đăng ký với Cơ quan thuế trực thuộc về việc sử dụng và phát hành hóa đơn điện tử.
4. Doanh nghiệp bắt đầu tích hợp hệ thống phần mềm bán hàng/kế toán với bên cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, bắt đầu vận hành và hướng dẫn cho khách hàng cách tra cứu, in ấn, tải hóa đơn điện tử.
 
 
Huong dan trien khai su dung hoa don dien tu

Qui trình triển khai sử dụng hóa đơn điện tử.
 
Quý khách cần tư vấn về hóa đơn điện tử hãy gọi ngay 1900-6123 để được ASOFT tư vấn MIỄN PHÍ !!!
 
 
 
Phòng TV-TK ASOFT.