Triển khai phần mềm CRM - Nên THUÊ, MUA, hay TỰ PHÁT TRIỂN?

Ngày đăng 06-07-2020

Trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, các doanh nghiệp dần nhận ra lợi ích và tiềm năng của phần mềm CRM mang lại cho sự phát triển bền vững, thì nhu cầu triển khai phần mềm CRM trong hoạt động kinh doanh cũng trở thành một nhu cầu cấp thiết. 

 

Tuy nhiên, làm sao để doanh nghiệp bắt đầu với 1 giải pháp CRM ? Và nhất là làm sao để doanh nghiệp chọn được phương án triển khai phần mềm CRM phù hợp nhất với hiện trạng, nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) của mình lại là một câu hỏi không dễ trả lời. Do đó trong bài viết ngắn dưới đây, ASOFT sẽ giới thiệu sơ lược về một số phương án triển khai phần mềm CRM phổ biến hiện nay trên thị trường cũng như kèm các so sánh, đánh giá giữa các phương án đầu tư. Từ đó giúp quý doanh nghiệp hiểu thêm và chọn được phương án đầu tư triển khai CRM phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình

 

Lựa chọn phương án triển khai phần mềm CRM
 

Tổng quan 3 phương án triển khai phần mềm CRM

Phương án THUÊ

Nói nôm na cho dễ hình dung về phương án THUÊ phần mềm CRM thì sẽ giống như câu chuyện bạn vào 1 siêu thị / cửa hàng thời trang bạn lựa  chọn 1 cái áo may sẵn, sau đó trả tiền và mang về mặc. Ưu điểm của việc này là rất nhanh chóng bạn sẽ có cái áo mới mặc trên mình mà không phải đợi chờ thợ may tới may đo các thông số, chọn loại vải, thương hiệu vải.... Tuy nhiên, cái áo may sẵn đó có thể hợp với bạn nhưng cũng có thể ko hợp với khổ người của bạn (ví dụ như tay hơi chật 1 chút, bụng hơi tức một chút hoặc vải dễ nhăn…) nói chung là bạn có thể vừa ý hoặc không vừa ý. Nhưng đa phần là không vừa ý hoàn toàn.

 

Phương án đầu tư triển khai phần mềm CRM dưới dạng THUÊ cũng vậy. Doanh nghiệp có thể tìm hiểu và chọn 1 gói sản phẩm CRM phù hợp, ưng ý rồi trả tiền (thuê định kỳ) để mang về vào sử dụng. Nhanh - gọn – bổ - rẻ là tiêu chí tiên quyết của phương án THUÊ phần mềm CRM.

 

Với phương án này doanh nghiệp sẽ trả phí thuê theo số lượng người dùng /năm và gia hạn sau khi hết thời gian thuê. Nếu phát sinh thêm người dùng vượt quá gói đang thuê thì doanh nghiệp phải trả thêm phí thuê cho số lượng người vượt.

 

Sau khi thanh toán là có thể dùng ngay. Sau khi hết thời gian thuê doanh nghiệp có thể gia hạn để dùng tiếp hoặc ngưng sử dụng.

 

LƯU Ý:

 

Với một số doanh nghiệp yêu cầu bảo mật dữ liệu cao thì có thể lựa chọn thêm hình thức thuê phần mềm CRM nhưng cài đặt source code và database tại hạ tầng của doanh nghiệp. Với hình thức này thì doanh nghiệp phải tự trang bị hạ tầng toàn bộ. Ngoài ra, doanh nghiệp phải chịu thêm 1 khoản phí (nhỏ) tính trên lần cài đặt phần mềm lên hạ tầng của doanh nghiệp do nhà cung cấp quy định.

Đối với phương án THUÊ, một số nhà cung cấp sẽ cung cấp dịch vụ tùy chỉnh phần mềm theo yêu cầu và doanh nghiệp sẽ phải trả thêm phí cho phần này.


Phương án MUA

Với phương án này doanh nghiệp chỉ phải trả phí 1 lần để sở hữu vĩnh viễn phần mềm, không chịu phí hàng năm. Tuy nhiên, cũng như phương án THUÊ mà cài đặt tại hạ tầng doanh nghiệp thì với phương án MUA vĩnh viễn doanh nghiệp cũng sẽ phải tự chuẩn bị các hạ tầng liên quan (như server, Email Server, đăng ký SMS Brandname, đầu số & thiết bị tổng đài…) để sử dụng phần mềm.

 

Hạn chế của phương án này là chi phí ban đầu mua vĩnh viễn phần mềm khá cao (ngoài chi phí đầu tư hạ tầng). Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần có đội ngũ nhân sự riêng để quản trị phần mềm CRM này.

Tương tự như phương án THUÊ, doanh nghiệp sẽ được dùng phần mềm với những tính năng có sẵn theo gói đã mua. Nếu có nhu cầu tùy chỉnh thì doanh nghiệp sẽ phải trả thêm phí cho phần này.

 

Phương án TỰ TRIỂN KHAI

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể chủ động lên kế hoạch để xây dựng phần mềm CRM theo nhu cầu thay vì đi THUÊ hoặc MUA từ bên ngoài. Thuận lợi của phương án này là doanh nghiệp sẽ chủ động về lộ trình triển khai cũng như tính năng triển khai phù hợp với ngân sách và thời gian của doanh nghiệp. Phần mềm triển khai xong sẽ được sở hữu bởi doanh nghiệp, được bảo dưỡng và vận hành bởi chính nhân sự trong doanh nghiệp nên sự chủ động là rất cao, cần là có, cần thay đổi là thay đổi, rất nhanh.

 

Song nhược điểm của phương án là chi phí đầu tư ban đầu sẽ cao, nhiều khi sẽ không kiểm soát được. Bên cạnh việc doanh nghiệp phải tự chi trả chi phí nhân sự, hạ tầng, vận hành… thì các rủi ro khác như nhân sự dự án thiếu kiến thức nghiệp vụ chuyên môn (phải mất nhiều thời gian để tìm hiểu mới có thể hệ thống hóa trên phần mềm), thiếu kinh nghiệm triển khai, các quy trình bán hàng chưa ổn định, chính sách cty chưa ổn định, nhân sự chủ chốt nghỉ …đều là nguy cơ có thể khiến việc triển khai dự án CRM kéo dài hoặc thất bại.

Lựa chọn phương án triển khai phần mềm CRM

So sánh giữa 3 phương án triển khai phần mềm CRM

Dưới đây là so sánh tổng hợp giúp bạn hình dung rõ hơn về các phương án:
 

Phương án

Ưu điểm

Nhược điểm



THUÊ

Chi phí đầu tư thấp

Không phải trang bị hạ tầng

Có thể sử dụng ngay sau khi thanh toán

Tăng thêm người dùng phải trả thêm phí, tốn phí gia hạn.

Chỉ dùng theo những tính năng có sẵn, hạn chế tùy chỉnh

Lo lắng dữ liệu khách hàng không được bảo mật (do data được lưu trên “mây”)



THUÊ (cài đặt tại server doanh nghiệp)

Yên tâm về độ bảo mật dữ liệu (do data cài đặt trên hạ tầng của mình)

Chi phí đầu tư trung bình

Có thể sử dụng ngay sau khi thanh toán

Doanh nghiệp tốn thêm chi phí trang bị hạ tầng server và phí cài đặt phần mềm

Chỉ dùng theo những tính năng có sẵn, hạn chế tùy chỉnh theo yêu cầu



MUA (vĩnh viễn)

Được sở hữu vĩnh viễn phần mềm

Không tốn phí hàng năm

Chi phí đầu tư ban đầu tương đối cao (tuy nhiên, xét khấu hao trong 3-5 năm thì lại thấp, nếu không muốn nói là rẻ)

Phải có đội ngũ quản trị hệ thống

Phải tự trang bị cơ sở hạ tầng



TỰ TRIỂN KHAI

Xây dựng phần mềm đúng theo yêu cầu, nghiệp vụ của doanh nghiệp ngay từ đầu

Đội ngũ nhân sự luôn sẵn sàng hỗ trợ sử dụng và bảo trì phần mềm nhanh chóng khi có sự cố.

Cần đội ngũ nhân sự ổn định

Gặp khó khăn khi người phụ trách xây dựng phần mềm nghỉ việc

Tuyển dụng nhân sự khó khăn

Chi phí đầu tư ban đầu rất cao

 

Kết luận:

Các phương án tuy có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Nhưng đối với việc lựa chọn phương án triển khai, không có phương án nào tốt hay xấu, quan trọng là phương án phải phù hợp với hiện trạng và nguồn lực của doanh nghiệp. 
 

→ Xem thêm: 5 điều về CRM mà doanh nghiệp đang lầm tưởng

-----------------------

Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng ASOFT-CRM hoạt động trên nền tảng Cloud cung cấp công cụ cho phép quản lý xuyên suốt từ hoạt động marketing, tư vấn bán hàng, thực hiện hợp đồng và chăm sóc khách hàng sau bán hàng.

→ Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý quan hệ khách hàng ASOFT-CRM

 

Đăng ký nhận tư vấn miễn phí ngay hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 19006123