6 ưu điểm của công cụ quản lý quy trình trong doanh nghiệp

Ngày đăng 18-01-2021
Xây dựng quy trình làm việc hiệu quả là điều mà mọi nhà quản lý đều đổ dồn công sức thực hiện. Nhưng xây dựng thôi đã không dễ; đưa quy trình đó vào vận hành cho từng nhân viên; từng hoạt động của công ty lại là điều khó khăn hơn nữa. Đó là lý do mà những công cụ quản lý quy trình lại trở nên cần thiết và quan trọng như hiện nay.
 

Tầm quan trọng của quy trình công việc

“Quy trình là trình tự thực hiện một hoạt động đã được quy định mang tính chất bắt buộc; đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị”

Một quy trình công việc rõ ràng giúp nhân viên; dù là nhân viên mới đều có thể nắm rõ; và thực hiện công việc ấy một cách chính xác; tuần tự từng bước. Nhân viên có thể biết mình phải làm gì, làm việc với bộ phận nào? Kết quả cần đạt được là gì? Báo cáo công việc với ai?..

Những quy trình làm việc chuẩn giúp nhân viên thực hiện chính xác công việc; mà nhà quản lý cũng không cần tốn nhiều thời gian và công sức cho việc chỉ dẫn. Giao việc rõ ràng, kiểm soát tiến độ – Là những điều doanh nghiệp sẽ đạt được khi quản lý tốt quy trình. Từ việc vận hành trôi chảy sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và tối ưu.

Giao diện phần mềm quản lý quan hệ khách hàng ASOFT-CRM: Quản lý quy trình quan hệ khách hàng theo tình trạng từng cơ hội
Giao diện phần mềm quản lý quan hệ khách hàng ASOFT-CRM: Quản lý quy trình quan hệ khách hàng theo tình trạng từng cơ hội

► Xem thêm: Tầm quan trọng của quy trình quản lý công việc trong doanh nghiệp

Những “rắc rối” khi chưa thể quản lý quy trình công việc

Tầm quan trọng của quy trình công việc là điều đã được chứng minh. Trong doanh nghiệp lại có rất nhiều các quy trình được vận hành đan xen, đồng thời; vì vậy cần phải có sự quản lý tập trung. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp, công ty lại không có sự quản lý; cụ thể hơn là chưa có công cụ để quản lý quy trình công việc.

Thế nên thông thường công việc sẽ được giao tiếp qua email, group chat,.. Nhiều khi là quản lý lại viết quy trình ra giấy, thậm chí là giao việc bằng “miệng”. Họ cũng thực hiện các thao tác quản lý trên phần mềm bảng tính để xây dựng và thống kê số liệu như Excel; nhưng cũng khá là phức tạp, không có sự thống nhất. 

 Những “Rắc rối” sẽ đến với các nhà quản lý:

  • - Không có công cụ nhắc nhớ; phải đi đốc thúc từng cá nhân về tiến độ thực hiện công việc. Nhân viên cũng rất dễ bị quên việc.
  • - Phải hướng dẫn lại quy trình công việc cho người mới vào
  • - Không thể thống kê được kết quả thực hiện công việc của mỗi cá nhân hay phòng, ban.

Vấn đề đặt ra cho nhà quản lý là họ cần có công cụ hỗ trợ.

► Xem thêm: Tối ưu hiệu suất với phần mềm quản lý công việc

Thế mạnh của công cụ quản lý quy trình công việc

Ngày nay, xu thế số hóa – “hình thức hiện đại hóa, chuyển đổi các hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật số”; và áp dụng các giải pháp phần mềm quản trị trong công tác quản lý của các doanh nghiệp ngày càng phát triển. Nhiều doanh nghiệp lựa chọn “con đường” này để làm cho hiệu suất công việc được tăng cao; đáp ứng đa dạng các nhu cầu của khách hàng và làm tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp mình.

Sử dụng công cụ quản lý quy trình công việc trong một ERP giải quyết được vấn đề đang đặt ra cho các nhà quản lý. Lợi thế mà công cụ này đem lại giúp cho nhà quản lý:

1 – Nắm bắt được tiến độ công việc

Nhà quản lý có thể nắm rõ tiến độ thực hiện công việc của nhân viên; từ việc bắt đầu thực hiện, đang thực hiện ở mức độ nào; và hoàn thành trong khoảng thời gian bao lâu. Từ đó họ có những nhắc nhở kịp thời tới nhân viên của mình. Đặc biệt là với tính chất “hiện đại” mà có thể xem xét tiến độ mọi lúc, mọi nơi.

2 – “Nhắc nhở” người trong quy trình không bị lỡ việc

Trong một quy trình công việc lại có rất nhiều những công việc con, thời hạn để hoàn thành. Điều đó cũng có thể khiến cho nhân viên; những người làm việc trong quy trình đó bị quên việc, bị lỡ việc. Chính vì thế, hệ thống “cảnh báo” thông minh thường xuyên nhắc nhở thời hạn công việc; không chỉ giúp cho nhân viên; và cả chính bản thân người quản lý luôn hoàn thành được công việc đúng thời hạn.

3 – Không cần training lại nhân sự

Khi có nhân sự mới vào, họ sẽ không biết nên bắt tay làm việc từ đâu; hoặc sẽ không hiểu công việc này được thực hiện như thế nào. Nhà quản lý sẽ phải hướng dẫn, đào tạo lại nhân sự. Và cứ mỗi lần có nhân sự mới thì việc training lại lặp lại. Vấn đề này sẽ được giải quyết ngay “trong một nốt nhạc” vấn đề này.

4 – Bao quát được mọi vấn đề diễn ra trong quy trình

Công việc này kết thúc, công việc tiếp theo sẽ được tiến hành. Chuỗi công viêc cứ tiếp tục diễn ra cho đến khi công việc được hoàn thành. Nếu không có công cụ nào quản lý rõ ràng, khi có một công việc trong quy trình bị chậm, bị chạy sai hướng; nhà quản lý không thể nhìn ra được vấn đề xảy ra ở đâu để giải quyết. 

5 – Tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức

Có công cụ, máy móc hỗ trợ chắc chắn rằng con người không phải tốn quá nhiều thời gian, chi phí cũng như công sức như trước. Chỉ với vài “thao tác”,vấn đề sẽ được giải quyết trên diện rộng. Nhà quản lý thay vì tốn quá nhiều thứ vào một công việc và chưa thể giải quyết ngay được; thì nay vấn đề này đã phần nào được khắc phục, cải thiện.

6 – Nhiều tính năng hỗ trợ

Một công cụ có nhiều tính năng hỗ trợ để giải quyết mọi vấn đề; giải quyết những vấn đề trực tiếp; những vấn đề có thể phát sinh xung quanh.

Là công cụ quản lý công việc và dự án theo quy trình chuẩn đặc thù của doanh nghiệp; ASOFT-OO – Giải pháp văn phòng điện tử cho doanh nghiệp 4.0 sẽ là nền tảng cho mọi công việc trong doanh nghiệp vận hành trơn tru.

Đăng ký ngay TẠI ĐÂY; Hoặc liên hệ đến Hotline: 1900 6123 để được tư vấn và Demo giải pháp phần mềm miễn phí.

Ban Biên tập ASOFT