ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngay 4 nhóm chi phí quan trọng này

Không chỉ khi tình hình kinh tế trở nên ảm đạm, các doanh nghiệp mới cần phải tập trung tiết kiệm chi phí, giảm lãng phí, mà việc này cần được chú trọng thực hiện hàng ngày trong doanh nghiệp tại mọi thời điểm. Để chuẩn bị cho năm tài chính mới 2017, bạn đã hoạch định cụ thể gì cho doanh nghiệp của mình về việc này chưa ?
Theo khảo sát của KPMG, hầu hết các nhà sản xuất có dự định theo đuổi những cơ hội phát triển mới, song vẫn tiếp tục tìm kiếm biện pháp kiểm soát chi phí tiết kiệm chi phí, 40% đối tượng khảo sát trả lời rằng họ có ý định cắt giảm những sản phẩm đem lại kém lợi nhuận cũng như các công việc kinh doanh ít hiệu quả trong vòng 2 năm tới.

7 lang phi tai noi lam viec, 7 lãng phí tại nơi làm việc

Như vậy việc tiết kiệm chi phí là một trong những hoạt động sống còn của hầu hết doanh nghiệp, và đầu năm là dịp để các doanh nghiệp hoạch định cho công việc này. Việc ứng dụng hệ thống ERP có thể là một trong những lựa chọn công cụ hữu hiệu có tính thực tiễn cao giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trong hoạt động của mình. Bài viết dưới đây tập trung phân tích 4 nhóm chi phí chính mà doanh nghiệp có thể hương lợi nhanh chóng khi triển khai hệ thống ERP.

1. Chi phí không chắc chắn

Không thể kiểm soát chi phí nếu đầu tiên đã không biết chi phí đó là gì. Không may đây lại là vấn đề mà một số giám đốc tài chính gặp phải. Một doanh nghiệp sản xuất nhỏ hơn thiếu hệ thống IT tập trung có thể phải sử dụng nhiều chương trình điều khiển bằng tay để thu nhập dữ liệu kinh doanh của mình. Do đó các thông tin sẽ không bao giờ có thể tích hợp với nhau để đưa ra cái nhìn chiến lược cho công ty. Dữ liệu được thu nhập tay có tỷ lệ sai sót cao. Sẽ rất khó khăn cho cho quản lý để có thể hoàn toàn nắm được chi phí nếu thông tin bị hạn chế hoặc không chính xác. Một hệ thống ERP được tích hợp sẽ cung cấp tầm nhìn sâu rộng hơn cho doanh nghiệp và những số liệu chi phí riêng biệt mà bạn cần. Tuy nhiên cần phải chọn lựa đúng đắn bởi vì một số hệ thống sẽ khiến việc tách dữ liệu cho nghiên cứu chi phí trở nên khó khăn.

2. Quy trình không hiệu quả

Nếu việc kinh doanh sản xuất của công ty đang phụ thuộc nhiều vào những quy trình tay thì có khả năng cao là bạn đang lãng phí thời gian và tiền bạc.
Dữ liệu nhập tay nhiều đòi hỏi nguồn nhân lực không nhỏ. Việc tiêu tốn nguồn lực vào các hoạt động này gia tăng chi phí. Trong khi đó, bạn hoàn toàn có thể tự động hóa các quy trình này. Tự động hóa không những giúp tiết kiệm nhân lực để họ có thể tập trung làm những việc khác hiệu quả hơn mà còn giảm rủi ro sai sót. Ngoài ra, hệ thống ERP cũng giúp bạn chuẩn hóa quy trình xuyên suốt công ty. Thiếu các quy chuẩn cũng gây nên mất thời gian và công sức, do đó gia tăng chi phí vô hình. Nhìn chung, một dự án ERP là cơ hội tốt để nhìn lại quy trình kinh doanh hiệu có, chuẩn hóa dựa trên các mô hình thành công, nhắm vào những chi phí dễ phát sinh, những quy trình cồng kềnh cần phải thiết kế lại hoặc hoàn toàn loại bỏ.

3. Thiếu kiểm soát tồn kho

Tồn kho đại diện cho một nguồn chi phí khổng lồ. Chi phí thực hiện của hàng loạt cấp tồn kho cồng kềnh có thể kéo công ty xuống vòng xoáy tốn kém. Các phương pháp theo dõi tồn kho bằng tay có thể không cung cấp được một bước tranh chính xác về những gì đang có trong kho, dẫn đến công ty trở tay không kịp trong tình huống khách yêu cầu thay đổi lớn trong đơn hàng.

Chi phí tồn kho tối ưu, chi phi ton kho toi uu

Một hệ thống ERP luôn được thiết kế yếu tố quản lý tồn kho, cho phép đem đến một cái nhìn toàn diện về lượng vật tư thô, lượng hàng hóa đang trong quá trình sản xuất và hàng hóa sẵn sàng giao. Với dữ liệu chính xác luôn được cảo nhật đầy đủ, công ty sẽ tránh được nhiều bất ngờ có thể trả giá đắt. Thêm nữa, hệ thống còn được trang bị chức năng dự báo và quản lý nhu cầu, giúp nhà sản xuất giữ được mức tồn kho an toàn. Như vậy, công ty sẽ ngừng đặt hàng những mặt hàng không có lợi nhuận cao và tránh được trường hợp phải tốn nhiều chi phí đắt đỏ để trữ lượng hàng này trong kho. Một hệ thống ERP phù hợp sẽ cắt giảm tồn kho lên đến 22%.

4. Chi phí bán hàng và quản lý

Chi phí bán hàng và quản trị chung có thể vượt khỏi tầm kiểm soát của bạn khi việc kinh doanh được mở rộng. Thế nhưng ứng dụng hệ thống ERP có thể giúp công ty tập trung những chức năng quản trị này với nhau. Ví dụ, bộ phận kế toán của công ty gắn liền với từng đơn vị vận hành, trong khi đó ứng dụng ERP có thể tạo điều kiện chuyển đổi sang một nhóm kế toán hợp nhấtn chạy một hệ thống IT tích hợp duy nhất. Điều này tiết kiệm được thời giam, giảm rủi ro sai sót và khiến nhân viên kế toán có thể làm việc hiệu quả hơn.

Giảm chi phí bán hàng, giam chi phi ban hang

Ngày nay, các doanh nghiệp nên thay đổi quan niệm về việc cắt giảm chi phí. Thay vì tập trung vào việc sẽ cắt được phần nào, nhà quản lý nên tập trung vào việc kiểm soát chi phí bằng những công cụ nhanh gọn và chính xác hơn. 4 nhóm chi phí phía trên là những chức năng nổi trội của hệ thống ERP. Còn rất nhiều chức năng đi kèm khác có thể giúp cho doanh nghiệp của bạn dễ dàng bắt kịp nhịp độ của nền kinh tế và tối ưu hóa nguồn lực hiện tại hơn. Hãy cân nhắc trước khi quyết định có nên ứng dụng ERP trong kinh doanh hay không vì đây sẽ là quyết định quan trọng để công ty có thể phát triển bền vững trong tương lai.

PTV ASOFT.