Cắt giảm ngay 4 nhóm chi phí khi ứng dụng phần mềm ERP

Ngày đăng 06-07-2020
Sau ảnh hưởng nghiêm trọng của đại dịch Covid-19, đã gióng lên một hồi chuông cảnh tỉnh cho các doanh nghiệp trong vấn đề kiểm soát chi phí. Chưa bao giờ hết, các chủ doanh nghiệp lại loay hoay truy lùng; và cắt giảm các khoản chi không cần thiết; và tinh gọn bộ máy hoạt động để vận hành hiệu quả. Và ứng dụng CNTT được xem là giải pháp giúp doanh nghiệp giải quyết tốt cả 2 vấn đề trên. Hãy cùng phân tích xem; khi ứng dụng phần mềm quản trị ERP, doanh nghiệp có thể cắt giảm 4 nhóm chi phí nào nhé.

Theo khảo sát của KPMG, hầu hết các doanh nghiệp dự định theo đuổi những cơ hội phát triển mới; song vẫn tiếp tục tìm kiếm biện pháp kiểm soát chi phí tiết kiệm chi phí. 40% đối tượng khảo sát trả lời rằng họ có ý định cắt giảm những sản phẩm kém lợi nhuận; cũng như các công việc kinh doanh ít hiệu quả trong vòng 2 năm tới.

Cắt giảm chi phí đang là một từ khóa nóng trên thị trường; nhất là khi thị trường dần hồi phục sau cơn đại dịch và tập trung phát triển trở lại. Đi đoi với cắt giảm chi phí, thuật ngữ “Chuyển đổi số” cũng luôn được nhắc kèm; như một cặp đôi bổ trợ cho nhau. Trong đó, chuyển đổi số toàn diện doanh nghiệp bằng việc ứng dụng phần mềm quản trị tổng thể ERP là một trong những phương cách hữu hiệu có tính thực tiễn cao. Không chỉ mang lại hiệu quả trong quản lý, mà còn cắt giảm 4 nhóm chi phí lớn; mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng mắc phải. Dưới đây là 4 nhóm chi phí mà doanh nghiệp sẽ nhanh chóng hưởng lợi khi triển khai phần mềm ERP.

► Xem thêm: 10 lý do doanh nghiệp cần tự động hóa chi phí công ty
► Xem thêm 6 nhóm chi phí ẩn mà doanh nghiệp cần phải cắt giảm ngay

1. Cắt giảm chi phí không chắc chắn

Không thể kiểm soát chi phí nếu đầu tiên đã không biết chi phí đó là gì. Không may đây lại là vấn đề mà một số giám đốc tài chính gặp phải.

Một doanh nghiệp thiếu hệ thống phần mềm tập trung; và đang sử dụng nhiều chương trình điều khiển thủ công để thu nhập dữ liệu kinh doanh của mình. Do đó các thông tin sẽ không bao giờ có thể tích hợp với nhau; để đưa ra cái nhìn chiến lược cho công ty.

  • - Dữ liệu được thu nhập thủ công có tỷ lệ sai sót cao do quá trình nhập bằng tay; và dữ liệu có thể bị thay đổi vì những lý do không minh bạch.
  • - Dữ liệu bị phân tán và không dồng bộ:. Khi mỗi phòng ban, bộ phận lưu trữ dữ liệu dưới một định dạng và cấu trúc khác nhau; sẽ rất khó để tổng hợp dữ liệu và biến dữ liệu trở nên có nghĩa. Nhà quản trị sẽ không thể theo dõi hiện trạng hoạt động kinh doanh của tổng thể doanh nghiệp; từ đó, nhứng phán đoán và quyết định mơ hồ, dễ dẫn đến sai lầm hơn.

► Xem thêm: Tối ưu hiệu suất với phần mềm quản lý công việc

Việc thống nhất mọi dữ liệu hoạt động kinh doanh trên 1 hệ thống phần mềm duy nhất; dữ liệu không chỉ được đồng bộ giữa các phòng ban; dễ dàng cho thống kê, phân tích và tổng hợp báo cáo; giúp nhà quản trị nhanh chóng nắm bắt vấn đề, và kịp thời xử lý chính xác.

Tuy nhiên cần phải lưu ý chọn lựa đúng đắn; bởi vì một số hệ thống kém sẽ khiến việc tách dữ liệu cho nghiên cứu chi phí trở nên khó khăn hơn.

Cắt giảm các khoảng chi không chắc chắn
Cắt giảm các khoảng chi không chắc chắn

2. Cắt giảm chi phí từ quy trình không hiệu quả

Nếu việc kinh doanh của công ty đang phụ thuộc nhiều vào những quy trình thủ công; thì có khả năng cao là bạn đang lãng phí thời gian và tiền bạc.

  • - Nhập dữ liệu thủ công:
    Dữ liệu nhập tay nhiều đòi hỏi nguồn nhân lực không nhỏ. Việc tiêu tốn nguồn lực vào các hoạt động này gia tăng chi phí. Trong khi đó, bạn hoàn toàn có thể tự động hóa các quy trình này. Tự động hóa không những giúp tiết kiệm nhân lực để họ có thể tập trung làm những việc khác hiệu quả hơn; mà còn giảm rủi ro sai sót. Quy trình xử lý công việc:
  • - Quy trình xử lý công việc:
    Thiếu các quy chuẩn cũng gây nên mất thời gian và công sức; do đó gia tăng chi phí vô hình. Trong khi đó, hệ thống ERP sẽ giúp bạn chuẩn hóa quy trình xuyên suốt công ty. Dự án ERP là cơ hội tốt để nhìn lại quy trình kinh doanh hiệu có; chuẩn hóa dựa trên các mô hình thành công, nhắm vào những chi phí dễ phát sinh. Những quy trình cồng kềnh cần phải thiết kế lại hoặc hoàn toàn loại bỏ.

3. Chi phí từ hoạt động quản lý tồn kho kém hiệu quả

Tồn kho đại diện cho một nguồn chi phí khổng lồ. Chi phí thực hiện của hàng loạt cấp tồn kho cồng kềnh có thể kéo công ty xuống vòng xoáy tốn kém. Các phương pháp theo dõi tồn kho bằng tay có thể không cung cấp được một bước tranh chính xác về những gì đang có trong kho. Dẫn đến công ty trở tay không kịp trong tình huống khách yêu cầu thay đổi lớn trong đơn hàng.

Chi phí tồn kho tối ưu, chi phi ton kho toi uu

Một hệ thống ERP luôn được thiết kế để giải quyết tốt vấn đề quản lý tồn kho. Cho phép đem đến một cái nhìn toàn diện về lượng vật tư thô; lượng hàng hóa đang trong quá trình sản xuất và hàng hóa sẵn sàng giao.

Với dữ liệu chính xác luôn được cảo nhật đầy đủ, công ty sẽ tránh được nhiều bất ngờ có thể trả giá đắt. Thêm nữa, hệ thống còn được trang bị chức năng dự báo và quản lý nhu cầu; giúp nhà sản xuất giữ được mức tồn kho an toàn. Như vậy, công ty sẽ ngừng đặt hàng những mặt hàng không có lợi nhuận cao; và tránh được trường hợp phải tốn nhiều chi phí đắt đỏ để trữ lượng hàng này trong kho. Theo thống kê, một hệ thống ERP phù hợp sẽ cắt giảm tồn kho lên đến 22%.

4. Cắt giảm chi phí bán hàng và quản lý

Chi phí bán hàng và quản trị chung có thể vượt khỏi tầm kiểm soát của bạn khi việc kinh doanh được mở rộng. Thế nhưng ứng dụng hệ thống ERP có thể giúp công ty tập trung những chức năng quản trị này với nhau. Ví dụ, bộ phận kế toán của công ty gắn liền với từng đơn vị vận hành; trong khi đó ứng dụng ERP có thể tạo điều kiện chuyển đổi sang một nhóm kế toán hợp nhất; chạy một hệ thống IT tích hợp duy nhất. Điều này tiết kiệm được thời giam, giảm rủi ro sai sót; và khiến nhân viên kế toán có thể làm việc hiệu quả hơn.

Kết

Ngày nay, các doanh nghiệp nên thay đổi quan niệm về việc cắt giảm chi phí. Thay vì tập trung vào việc sẽ cắt được phần nào; nhà quản lý nên tập trung vào việc kiểm soát chi phí bằng những công cụ nhanh gọn và chính xác hơn.
4 nhóm chi phí phía trên là những chức năng nổi trội của hệ thống ERP. Còn rất nhiều chức năng đi kèm khác có thể giúp cho doanh nghiệp của bạn dễ dàng bắt kịp nhịp độ của nền kinh tế; và tối ưu hóa nguồn lực hiện tại hơn. Hãy cân nhắc trước khi quyết định có nên ứng dụng ERP trong kinh doanh hay không; vì đây sẽ là quyết định quan trọng để công ty có thể phát triển bền vững trong tương lai.

Ban Biên tập ASOFT.