Qui trình lựa chọn dự án ERP cho doanh nghiệp

Khi lựa chọn giải pháp ERP cho doanh nghiệp mà không có mục tiêu rõ ràng, ngân sách, các tiêu chí chuẩn thì hoạt động của doanh nghiệp sẽ bị rối, mất kiểm soát, dể dẫn đến thất bại.
Qui trinh lua chon erp cho doanh nghiep


Tùy theo từng doanh nghiệp mà quy trình lựa chọn giải pháp ERP cho các doanh nghiệp sẽ khác nhau. Tuy nhiên, có những bước chính để áp dụng cho các doanh nghiệp như sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu
Từ những khó khăn, vướng mắc trong việc quản lý hoạt động của doanh nghiệp tiến hành xác định mục tiêu của dự án ERP. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp rút ra những yêu cầu và mục tiêu để tiến hành lựa chọn giải pháp ERP.

Bước 2: Xác định hiện trạng hệ thống
Việc lựa chọn ERP nào để triển khai cần phải xem xét sự đồng bộ cũng như thích ứng của ERP và các phần với nhau (cơ cấu tổ chức, hệ thống, quy trình kinh doanh).

Cơ cấu tổ chức: xác định sơ đồ tổ chức, bản mô tả công việc cho từng vị trí và vai trò của các bộ phận trong doanh nghiệp.
Có thể bạn quan tâm : Giải pháp ERP là gì? Chúng cải thiện hoạt động của doanh nghiệp ra sao?
Hệ thống: xác định tình trạng trao đổi dữ liệu giữa các phân mềm và hệ thống mạng nối kết giữa các bộ phận với nhau.
Quy trình kinh doanh: tìm hiểu quy trình kinh doanh từ các đơn vị và bộ phận trong doanh nghiệp. Giải pháp càng đáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì càng được ưu tiên khi quyết định chọn lựa giải pháp ERP.

Bước này giúp doanh nghiệp tìm ra các hạn chế về thông tin trong hệ thống, tìm hiểu các vấn đề của hệ thống gây ảnh hưởng xấu đến việc triển khai hệ thống ERP. Qua đó tìm ra hướng xử lý cho các vấn đề hiện tại để lựa chọn hệ thống ERP mà doanh nghiệp chuẩn bị triển khai.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu dự thầu
Dựa trên hiện trạng hệ thống và các mục tiêu, nhóm đánh giá dự án ERP sẽ xem xét, chuẩn bị hồ sơ yêu cầu dự thầu bao gồm 2 nội dung chính:
- Bảng liệt kê, mô tả các yêu cầu kỹ thuật.
- Bảng liệt kê, mô tả các yêu cầu nghiệp vụ.

Bước 4: Xây dựng các tiêu chí đánh giá
Sau khi hoàn thành hồ sơ mô tả các yêu cầu kỹ thuật và nghiệp vụ, nhóm đánh giá sẽ xây dựng các tiêu chí đánh giá cho yêu cầu chức năng và yêu cầu phi chức năng như yêu cầu hệ thống, lịch trình triển khai dự án, ngân sách bỏ ra.

Ngoài ra, còn có các tiêu chí đánh giá năng lực của nhà cung cấp. Các tiêu chí này gồm kinh nghiệm triển khai , năng lực chuyên môn, khả năng đào tạo, tuỳ chỉnh phần mềm phù hợp với doanh nghiệp, dịch vụ bảo hành và nâng cấp phiên bản cập nhật cho những thay đổi theo thời gian.

Bước 5: Thực hiện đánh giá các hệ thống ERP
Sau khi hoàn tất hồ sơ yêu cầu dự thầu, các nhà cung cấp sẽ trả lời hồ sơ dự thầu và yêu cầu dự thầu sau vài tuần. Nhóm đánh giá sẽ tiến hành đánh giá, phân tích và cho điểm từng nhà cung cấp.

Từ đó, nhóm đánh giá sẽ chọn ra 3 đến 5 nhà cung cấp ERP để mời đến thuyết trình phần mềm của họ. Sau khi tiếp xúc, chất vấn trực tiếp với các nhà cung cấp ERP, nhóm đánh giá sẽ xác định rõ hơn khả năng đáp ứng của từ các phần mềm ERP.

Cuối cùng, nhóm đánh giá lập biểu đồ và bảng so sánh giải pháp, yêu cầu từ các nhà cung cấp với nhau, từ đó đưa ra đề xuất lựa chọn giải pháp ERP phù hợp cho doanh nghiệp.

Bước 6: Đề xuất và quyết định chọn lựa ERP
Dựa trên kết quả trong biểu đồ và bảng so sánh, nhóm đánh giá ERP sẽ trình các đề xuất lựa chọn lên ban lãnh đạo doanh nghiệp để xin phê duyệt. Sau khi có ý kiến phê duyệt của ban lãnh đạo doanh nghiệp, đội đánh giá sẽ bắt đầu chuẩn bị lộ trình triển khai dự án ERP.

Việc tìm hiểu kỹ các bước công việc trong quy trình lựa chọn, đánh giá ERP, đồng thời tuân thủ các kế hoạch đánh giá và chuẩn bị kỹ sẽ giúp doanh nghiệp chọn lựa được hệ thống ERP hiệu quả và thích hợp. Các doanh nghiệp có thể tự thực hiện quy trình đánh giá, lựa chọn ERP hoặc thuê doanh nghiệp tư vấn độc lập bên ngoài để hỗ trợ thực hiện quá trình này.
PTV ASOFT.