So sánh ERP nội và ERP ngoại

So sánh thuận lợi, khó khăn và hạn chế giữa ERP nội và ERP ngoại

ERP có tác dụng tối ưu hoá việc hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp. Hiện nay, các phần mềm ERP ngoại nổi tiếng thế giới như SAP, Oracle, Microsoft đã vào Việt nam dưới sự tư vấn và triển khai của các đối tác Việt Nam. Phần mềm ngoại có nhiều ưu điểm nhưng cũng có không ít hạn chế khi triển khai tại thị trường Việt Nam. Nắm rõ được các vấn đề này vừa giúp các doanh nghiệp lựa chọn được giải pháp phù hợp vừa giúp các nhà cung cấp trong nước tăng lợi thế cạnh tranh trên sân nhà.

1. Giá cả và chi phí dự án

Đây là cản trở đầu tiên vì các hệ thống ERP ngoại rất đắt đỏ. Ngoài chi phí tư vấn, triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải trả khoản tiền bản quyền tương đối lớn cho nhà sản xuất ERP ngoại, ước chừng số tiền gấp vài lần số tiền cho nhà tư vấn triển khai phần mềm nữa. Vì vậy tổng chi phí bỏ ra của doanh nghiệp cho dự án triển khai sản phẩm ERP ngoại lên rất cao, vượt ngoài khả năng của hầu hết các doanh nghiệp qui mô nhỏ và vừa. Giá của các dự án ERP nội địa được cung cấp và triển khai bởi nhà cung cấp trong nước thường thấp hơn, đó cũng là lựa chọn tốt cho những doanh nghiệp quy mô vừa.

Xét cho cùng ERP là công cụ, là dạng tài sản cố định vô hình, vì vậy việc đầu tư cần cân nhắc yếu tố hiệu quả sử dụng và chi phí khấu hao phân bổ phù hợp trong vòng đời dự án, cũng như từng giai đoạn phát triển của công ty.

2. Khác biệt về hệ thống kế toán Việt Nam và hệ thống kế toán trên phần mềm

Các sản phẩm ERP bao giờ cũng có một phân hệ quan trọng là phân hệ kế toán tổng hợp. Phân hệ này có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh và in ra các sổ sách báo cáo theo đúng chế độ kế toán Việt Nam khi áp dụng vào các doanh nghiệp Việt Nam. Thường thì phân hệ kế toán nhận rất nhiều dữ liệu từ các phân hệ khác trong phần mềm ERP và đặt các hạch toán tự động. Chính hạch toán tự động này tạo ra sự không tương thích với chế độ kế toán Việt Nam của các phần mềm ERP ngoại. Sự khác nhau còn thể hiện ở hệ thống tài khoản kế toán, các quy trình xử lý và quản lý tài chính kế toán như chế độ kế toán thuế, các quy định về kết chuyển, phân bổ chi phí và xác định kết quả kinh doanh...  Mặt khác, khi chế độ kế toán của Việt Nam liên tục thay đổi, kéo theo hệ thống ERP ngoại cần phải cấu hình, chỉnh sửa lại dẫn đến chi phí cũng phát sinh nhiều hơn.

Ngược lại với các nhà cung cấp nước ngoài, đương nhiên hệ thống ERP được cung cấp bởi các doanh nghiệp trong nước sẽ được thiết kế theo chuẩn chế độ kế toán của Việt Nam. Hầu hết các đơn vị trong nước cam kết hỗ trợ bảo hành miễn phí, chỉnh sửa hệ thống, cấu hình lại danh mục tài khoản hoặc các báo cáo liên quan khi chế độ chính sách của nhà nước thay đổi hàng năm. Điều này không những tạo sự tin tưởng và an tâm cho người sử dụng cũng như lo lắng về khoản phát sinh chi phí kèm theo mỗi lần có sự thay đổi về chính sách từ phía cơ quan quản lý nhà nước.
 
3. Khác biệt về hệ thống Nhân sự Việt nam và hệ thống có sẵn trên phần mềm

Các sản phẩm ERP cũng bao gồm phân hệ quản trị nhân sự và tiền lương, phân hệ này hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác quản trị nhân sự, chấm công, tính lương. Ngoài công tác quản trị nội bộ, thì phân hệ này còn phải đáp ứng việc lập các báo cáo liên quan đến Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, tăng giảm lao động, thuế thu nhập cá nhân, các chế độ cho người lao động... theo đúng qui định của luật lao động Việt Nam. Hầu hết các hệ thống ERP ngoại không hỗ trợ các đặc thù chính sách này, trong khi các hệ thống ERP trong nước thì cam kết hỗ trợ cập nhật kịp thời các thay đổi chính sách liên quan từ phía cơ quan quản lý nhà nước.

4. Nhà tư vấn, triển khai không thể chủ động hoàn toàn về kỹ thuật đối với sản phẩm ERP

ERP là phần mềm rất lớn, có nhiều chức năng và hệ thống quy trình phức tạp. Nắm được các chi tiết của phần mềm trong các chức năng và các hoàn cảnh tác nghiệp đã là một việc khó khăn. Biến đổi phần mềm sao cho phù hợp với những yêu cầu nảy sinh hoặc áp vào một doanh nghiệp đặc biệt nào đó lại càng khó khăn hơn. Các nhà tư vấn triển khai các sản phẩm ERP ngoại cần phải có trình độ nghiệp vụ và tin học rất cao. Không như các nhà triển khai ERP nội, các nhà tư vấn triển khai ERP ngoại không có khả năng chủ động thay đổi phần mềm về mặt lập trình nền tảng của sản phẩm. Điều này sẽ tạo khó khăn rất lớn khi bắt buộc phải thay đổi một số quy trình hoạt động cơ bản hoặc nền tảng nào đó trong hệ thống. Vì vậy khi triển khai ERP ngoại, doanh nghiệp thường xuyên phải thay đổi chính mình để phù hợp với phần mềm. Điều này đôi khi tốt cho doanh nghiệp vì có thể đưa vào doanh nghiệp các quy trình quản lý mới hiện đại hơn với xu thế quản trị của thế giới nhưng cũng nhiều khi gây khó khăn rất nhiều cho doanh nghiệp khi có những sự không phù hợp với thói quen, cách tổ chức công việc... của doanh nghiệp.

Đối với phần mềm được triển khai từ các nhà cung cấp nội địa sẽ dễ dàng, linh động trong việc chỉnh sửa cũng như hiệu chỉnh cho phù hợp với nghiệp vụ của doanh nghiệp. Hơn nữa, các sản phẩm ERP nội địa được thiết kế nền tảng của văn hóa làm việc riêng của người Việt do đó cũng tạo sự linh động biến đổi với quy trình thay đổi của doanh nghiệp trong quá trình sử dụng.

5. Công nghệ tiên tiến, hiện đại

Các phần mềm ngoại thường có công nghệ hiện đại, quy trình cũng chuyên nghiệp. Họ cũng là những đơn vị có bề dày kinh nghiệm và sự chuyên nghiệp trong quá trình làm việc hơn so với các nhà cung cấp nội địa.

Về mặt công nghệ, điều tất yếu các doanh nghiệp nội địa sẽ là người đi sau trong việc áp dụng công nghệ. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải xác định rõ mục tiêu của việc áp dụng hệ thống ERP, yêu cầu của đơn vị và giải pháp đáp ứng của nhà cung cấp để đi đến sự đánh giá lựa chọn phương án nào thì tối ưu cho bài toán của đơn vị.

6. Văn hóa quản trị và trình độ đội ngũ

Một đặc điểm hết sức trong yếu, quyết định sự thành công của dự án ERP là cần chú trọng đến văn hóa quản trị và trình độ đội ngũ của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có văn hóa quản trị và trình độ nhân sự rất khác nhau. Các đơn vị triển khai ERP nhiều kinh nghiệm đều hiểu đều này, ví dụ cùng ngành lĩnh vực kinh doanh, qui mô công ty và quy mô nhân sự như nhau, nhưng doanh nghiệp FDI chỉ mất 4-6 tháng để triển khai thành công hệ thống ERP, trong khi doanh nghiệp trong nước phải mất 6-12 tháng mới có triển khai xong và đôi khi là thất bại.
Việc áp dụng các hệ thống ERP ngoại ngay giai đoạn đầu (theo kiểu đi thẳng lên hiện đại) thường gặp nhiều khó khăn do thay đổi quá lớn về văn hóa quản trị và nhân sự không theo kịp, doanh nghiệp cần nhiêu thời gian để doanh nghiệp thay đổi, cải tiến theo từng giai đoạn phù hợp với thực tế kinh doanh hiện tại, tôn trọng hiện thực khách quan đang có của công ty mình.

Tóm lại, hiện này ở Việt Nam đã có rất nhiều nhà cung cấp giải pháp ERP chuyên nghiệp có khả năng cạnh tranh tốt với các doanh nghiệp nước ngoài. Tùy thuộc và nhu cầu, hiện trang và mong muốn của từng doanh nghiệp mà họ lựa chọn cho mình nhà cung cấp nước ngoài hay trong nước phù hợp nhất.

PTV ASOFT.