13 yếu tố ảnh hưởng đến thời gian triển khai phần mềm ERP

Ngày đăng 06-07-2020
Có đôi khi cùng một lĩnh vực kinh doanh, nhưng thời gian triển khai phần mềm ERP của hai doanh nghiệp khác nhau lại có sự chênh lệch rất lớn. Vậy điều gì quyết định thời gian triển khai phần mềm ERP? Làm thế nào để tính toán đúng và kiểm soát tốt thời gian triển khai ERP? Hãy cùng các chuyên gia của ASOFT đi tìm lời giải trong bài viết dưới đây nhé.

Kỳ vọng của các doanh nghiệp về thời gian triển khai ERP

Doanh nghiệp thường đặt nhiều kỳ vọng vào quá trình triển khai ERP. Dưới đây là hai yếu tố liên quan đến thời gian triển khai doanh nghiệp thường kỳ vọng khi chuẩn bị bắt tay vào một dự án ERP:
 

1. Thời gian triển khai ngắn

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng hy vọng thời gian triển khai phần mềm ERP sẽ ngắn. Vì không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tác động tích cực đến tâm lý chung của đội ngũ tham gia triển khai dự án. Hơn thế, doanh nghiệp thường kỳ vọng nhìn thấy hiệu quả tức thì.

Tuy nhiên, theo số liệu của Panorama, điều này dường như không khả thi. Bởi ERP không phải là phần mềm chăm sóc khách hàng hay phần mềm kế toán độc lập. ERP là sự kết hợp tổng thể của nhiều ứng dụng cốt lõi bao gồm Mua hàng, Kho, Sản xuất, Bán hàng, Chăm sóc khách hàng, Kế toán, Nhân sự, Dự án, ... Thế nên, để có thể thực sự nắm bắt được ERP, doanh nghiệp cần đầu tư thời gian và nguồn lực trong toàn bộ bộ quá trình triển khai, và thường mất 2-5 năm để nhìn thấy kết quả
 

Yếu tố ảnh hưởng đến thời gian triển khai phần mềm ERP

2. Bám sát tiến độ của kế hoạch triển khai

 Theo số liệu của Panorama, chỉ có 21% số doanh nghiệp triển khai ERP bám sát tiến độ triển khai. Số còn lại, chiếm đến 79% số doanh nghiệp bị chậm trễ so với tiến độ triển khai. Như vậy rõ ràng việc tuân thủ kế hoạch triển khai phần mềm ERP là không dễ dàng.

 Việc bám sát tiến độ triển khai đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ và nghiêm túc thực hiện đúng deadline của cả hai bên. Đây là một việc khó, ngay cả đối với các dự án có bản kế hoạch tỉ mỉ, đã dự toán thời gian cho các khoản mục phát sinh trong quá trình triển khai. 

 

Xem thêm: Bài học từ 3 dự án ERP thất bại
 

Thời gian triển khai ERP phụ thuộc vào các yếu tố nào?

Vậy những yếu tố nào ảnh hưởng đến thời gian triển khai ERP?.
 

Yếu tố ảnh hưởng đến thời gian triển khai phần mềm ERP


Với kinh nghiệm nghiệm hơn 17 năm triển khai cho hơn 2.800 doanh nghiệp, ASOFT xin đúc kết ra 13 nguyên nhân chính ảnh hưởng đến thời gian triển khai, bao gồm:
 

1. Trình độ CNTT của người dùng

Người dùng có trình độ CNTT cao sẽ giúp rút ngắn thời gian triển khai ERP. Đồng thời các doanh nghiệp có người dùng ở độ tuổi từ 22-35 sẽ nắm bắt các kiến thức tốt hơn và tính ì thấp hơn so với độ tuổi trung niên trở lên.

2. Phương pháp triển khai

Phương pháp triển khai cũng là một trong các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian triển khai. Hiện nay, có thể chia làm các phương pháp triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP chính như:

 

+ Big bang -  Phương pháp được triển khai bằng cách chuyển đổi ngay lập tức và tất cả người dùng chuyển sang sang sử dụng đồng thời. Theo cách tiếp cận này, việc triển khai ERP được thực hiện trong một thời gian ngắn. Tất cả các mô-đun của một hệ thống mới được cài đặt cùng một lúc và hệ thống cũ bị tắt. Điều nguy hiểm là nếu chiến lược này thất bại, nó sẽ gây rủi ro cho toàn bộ hoạt động kinh doanh.

 

Với chiến lược triển khai phần mềm ERP theo phương pháp Big Bang, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian và tiền bạc, không cần đến bất kỳ giao diện tạm thời nào. Phạm vi của Bing Bang phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc vì một lý do nào đó cần triển khai ERP trong một khoảng thời gian ngắn. Phải nói thêm rằng: đây là một phương pháp triển khai khá mạo hiểm.

 

+ Phrased Rollout - quá trình chuyển đổi diễn ra theo từng giai đoạn, người dùng di chuyển từng bước. Doanh nghiệp có thể bắt đầu triển khai từ các module quan trọng nhất. Đào tạo diễn ra từng bước – theo đó, nhân viên sẽ được đào tạo và tích lũy kinh nghiệm, kỹ năng dần dần theo thời gian. Điều này cũng cải thiện tỷ lệ chấp nhận của người dùng cuối. Phương pháp theo từng giai đoạn giúp bộ phận CNTT dễ dàng khắc phục khi phát sinh sự cố. Tuy nhiên phương pháp này sẽ khiến thời gian triển khai ERP bị kéo dài, thậm chí trì trệ.

 

+ Agile - cũng xảy ra theo từng giai đoạn như Phrased rollout, nhưng chia nhỏ thành các sprint. Mỗi Sprint có một giai đoạn thử nghiệm và điều chỉnh, cho phép giải quyết các vấn đề tiềm ẩn. Nó mang lại khả năng thích ứng nhanh chóng với các thay đổi kinh doanh – điều mà các phương pháp khác khó đuổi kịp. 

Agile mang đến sự linh hoạt về nhu cầu thị trường, giảm thiểu chi phí, mặc dù cần giao diện tạm thời và có xu hướng mất nhiều thời gian hơn.

 

+ Parallel - cả hệ thống mới và cũ đều hoạt động cùng một lúc, trong khi người dùng dần dần chuyển sang một ERP mới. Parallel là một chiến lược ít rủi ro hơn vì nó đề xuất triển khai một hệ thống mới trong khi vẫn đang chạy một hệ thống cũ. Nhân viên có thể vừa học cách sử dụng một hệ thống mới vừa thực hiện các hoạt động thường xuyên của họ với hệ thống cũ. Cho đến khi đã thành thạo hệ thống mới, hệ thống cũ sẽ bị tắt đi

Cân nhắc ưu và nhược điểm, chúng ta nên lưu ý rằng phương pháp song song có chi phí cao hơn, thời gian thực hiện lâu hơn và cần đến nhiều nỗ lực hơn (người dùng phải nhập dữ liệu vào cả hai hệ thống).

3. Lĩnh vực của doanh nghiệp

Các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác nhau sẽ cần thời gian triển khai khác nhau. Thông thường, các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất mất nhiều thời gian triển khai ERP hơn so với các lĩnh vực thương mại, dịch vụ, chuỗi bán lẻ.
 

4. Đã từng sử dụng phần mềm trước đó hay chưa?

Nếu doanh nghiệp chưa từng sử dụng phần mềm trước đó, nhiều khả năng thời gian triển khai sẽ nhanh hơn. Đối với các doanh nghiệp đã từng sử dụng các phần mềm để quản lý, việc triển khai một dự án phần mềm mới có thể mang đến nhiều phản ứng tiêu cực và sự chống đối của người dùng. 

Vì sự hưởng ứng và quyết tâm triển khai từ phía người dùng là một trong những yếu tố quyết định đến thời gian triển khai và thành công chung của dự án. Tâm lý ngại thay đổi là một trong những rào cản. Dễ thấy nhất là ở các doanh nghiệp đã và đang sử dụng phần mềm để quản lý doanh nghiệp. Điều cần thiết ở đây là các doanh nghiệp cần phải khiến người dùng cuối hiểu rõ về các lợi ích họ có thể có được hoặc cải thiện hơn so với phần mềm cũ.
 

5. Mức độ quyết liệt của chủ doanh nghiệp

Đây là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến thời gian triển khai ERP. Chủ doanh nghiệp và bộ phận phụ trách triển khai phải có tiếng nói và sự quyết liệt thay đổi. Xét về yếu tố này, các doanh nghiệp thuộc khối tư nhân thường tốt hơn so với các doanh nghiệp thuộc khối nhà nước hoặc có liên quan đến nhà nước, theo đó thời gian triển khai ở các doanh nghiệp tư nhân thường ngắn hơn và tỷ lệ thành công cao hơn.
 

6. Phạm vi triển khai

Số lượng ứng dụng càng nhiều, thời gian triển khai càng lâu. Quy mô doanh nghiệp càng lớn, triển khai càng vất vả. Vì vậy, các doanh nghiệp nên triển khai theo từng đoạn thay vì đưa toàn bộ các phân hệ có trên hệ thống vào vận hành ngay lập tức.
 

7. Cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp xem nhẹ vấn đề về cơ sở hạ tầng trước khi triển khai ERP trong khi đây là một trong những điều kiện tiên quyết để hệ thống ERP của doanh nghiệp vận hành trơn tru. Vì hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp chạy trên nền web nên hãy đảm bảo server và đường truyền của doanh nghiệp ổn định.
 

8. Khối lượng dữ liệu của doanh nghiệp và độ chính xác của dữ liệu

Dữ liệu là một trong những vấn đề đau đầu trong triển khai ERP. Thông thường, đối với các doanh nghiệp triển khai ERP, 1/3 thời gian chỉ dành để xử lý vấn đề dữ liệu.
 

9. Mức độ phức tạp của các quy trình

Các doanh nghiệp chưa có quy trình hoặc quy trình phức tạp dẫn đến việc thời gian triển khai ERP bị kéo dài. Việc chưa có quy trình cũng giống như việc doanh nghiệp đang lạc vào trong một ma trận không có lối thoát. Quy trình phức tạp có thể dẫn đến việc điều chỉnh trên diện rộng. Điều chỉnh quy trình để phù hợp với phần mềm hoặc điều chỉnh phần mềm để tương thích với quy trình hiện tại đều là những công việc khó khăn, tốn kém nhiều thời gian trong quá trình triển khai ERP.
 

10. Mức độ tùy chỉnh

Một trong những câu hỏi thường nhận được từ phía khách hàng doanh nghiệp là phần mềm có tùy chỉnh hay không? Tùy chỉnh có thể hữu ích cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp duy trì và phát huy được tối đa lợi thế cạnh tranh trong ngành của mình. Song việc tùy chỉnh quá phức tạp sẽ khiến thời gian triển khai ERP bị kéo dài thêm.
 

11. Đội quản lý dự án

Các doanh nghiệp triển khai ERP không có đội quản lý dự án riêng thường gặp rủi ro nhiều hơn so với các doanh nghiệp sở hữu đội quản lý dự án với phân nhiệm cụ thể của từng thành viên. Họ sẽ là người kiểm soát tiến độ, kiểm soát kỳ vọng người dùng, thấu hiểu về nghiệp vụ doanh nghiệp, được trao quyền để xử lý các vấn đề phát sinh. Không có đội quản lý dự án hoặc đội quản lý dự án chưa được giao quyền, chưa có tiếng nói trong doanh nghiệp tất yếu sẽ dẫn đến hệ lụy là thời gian triển khai ERP bị kéo dài hoặc tệ hơn là dẫn đến thất bại trong triển khai ERP. 

12. Chương trình đào tạo người dùng

Việc đào tạo cho toàn thể nhân viên biết cách sử dụng là một quy trình rất quan trọng. Chương trình đào tạo cần đảm bảo các yếu tố dễ hiểu, cung cấp đầy đủ thông tin nền tảng để người dùng có thể vận hành hệ thống một cách trơn tru. Đặc biệt, mỗi doanh nghiệp thuộc lĩnh vực khác nhau cần có một bộ khung chương trình đào tạo riêng biệt, đặc thù. Chương trình đào tạo không hợp lý dễ dẫn đến việc kéo dài thời gian triển khai dự án ERP.

13. Trình độ của đơn vị triển khai phần mềm

Đơn vị triển khai phần mềm có thể chính là người làm chậm tiến độ triển khai, kéo dài thời gian triển khai nếu kế hoạch đề xuất không khả thi và không có khả năng làm chủ công nghệ.

Xem thêm: Vận hành hệ thống ERP: Không khó mà khó

 

Làm thế nào để tính toán đúng và kiểm soát tốt thời gian triển khai ERP?

Làm thế nào để tối ưu thời gian triển khai ERP là băn khoăn của hầu hết các doanh nghiệp có nhu cầu triển khai hoặc đã và đang triển khai ERP. Dưới đây là một số kinh nghiệm mà ASOFT tổng hợp được trong quá trình tư vấn và triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP.
 

Yếu tố ảnh hưởng đến thời gian triển khai phần mềm ERP

 

1. Lựa chọn đúng đơn vị triển khai có kinh nghiệm

Hãy đảm bảo rằng đơn vị triển khai phần mềm ERP cho bạn đã có kinh nghiệm phong phú trong ngành của bạn. Để lựa chọn đúng đơn vị triển khai, bạn nên tham khảo các đơn vị cùng ngành đã hợp tác với đơn vị nào để triển khai thành công phần mềm ERP. Đừng để doanh nghiệp của bạn phải trở thành chuột bạch trong dự án ERP của chính mình.
 

Xem thêm: 5 tiêu chí đánh giá lựa chọn nhà cung cấp ERP tốt
 

2. Chủ động phối hợp với đơn vị tư vấn và triển khai

Bên cạnh sự hỗ trợ của đơn vị tư vấn, triển khai thì doanh nghiệp cần chủ động tham gia vào quá trình dự đoán thời gian triển khai ERP. Cũng như lường trước những khó khăn và tình huống phát sinh, đảm bảo tính khả thi của kế hoạch. Việc giao phó mọi việc cho đơn vị tư vấn triển khai sẽ khiến doanh nghiệp bị rơi vào tình thế bị động.
 

3. Làm rõ quy trình của doanh nghiệp & chuẩn hóa master data

Quy trình và dữ liệu của doanh nghiệp là một trong những yếu tố quan trọng để giảm thời gian triển khai ERP. Vì vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn quy trình và chuẩn hóa dữ liệu trước khi quyết định triển khai ERP.

Tránh trường hợp triển khai mất thời gian, tạo sự mệt mỏi cho các thành viên tham gia mà hiệu quả thu được từ quá trình triển khai không được như kỳ vọng.
 

4. Hạn chế tùy chỉnh trong giai đoạn đầu

Tùy chỉnh là việc không thể tránh khỏi trong quá trình triển khai ERP. Tuy nhiên, việc tùy chỉnh trong giai đoạn đầu thường không được khuyến khích. Thông thường sau giai đoạn 3-6 tháng, các doanh nghiệp mới nên tiến hành tùy chỉnh. Việc tùy chỉnh nên được tiến hành theo giai đoạn, hạn chế các tùy chỉnh phát sinh trong quá trình triển khai, dẫn tới kéo dài thời gian triển khai.
 

5. Xây dựng đội quản lý dự án bài bản

Đội quản lý dự án là nòng cốt triển khai và là nhân tố quan trọng trong việc đảm bảo thành công của dự án. Đội quản lý cần được phân nhiệm rõ ràng, có các thành viên đại diện của từng phòng ban, hiểu rõ quy trình, có quyền đưa ra quyết định trong trường hợp cần thiết.
 

6. Xây dựng chương trình đào tạo hợp lý, phù hợp với trình độ của người dùng

Đào tạo là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến thành công của dự án cũng như thời gian triển khai ERP. Chương trình đào tạo hướng người dùng sẽ đem lại hiệu quả triển khai cao hơn và rút ngắn tối đa thời gian triển khai.

--------------------

ASOFT đã có kinh nghiệm hơn 17 năm triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp cho hơn 2.800 đối tác. Để tư vấn chính xác về hệ thống ERP phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp bạn, hãy Đăng ký ngay hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 19006123

 

Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý doanh nghiệp ASOFT-ERP