10 câu hỏi giúp doanh nghiệp hiểu thêm về hệ thống ERP (Phần 2)

Tiếp nối bài viết kỳ trước, Asoft xin tiếp tục chia sẻ và giải đáp những câu hỏi mà các doanh nghiệp còn “trăn trở” mỗi khi muốn thực hiện một dự án ERP.
6. ERP sẽ giải quyết những khó khăn nào trong công việc của tôi?
Một nghiên cứu được lập ra nhằm chỉ rõ bảy nguyên nhân chính để các DN nên triển khai dự án ERP, đó là:
- Tiếp cận thông tin quản lý đáng tin cậy
ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận được với những thông tin đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định chính xác dựa trên cơ sở có đầy đủ thông. Nếu không được sự hỗ trợ của ERP, một nhà quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn thông tin khác và có thể tìm thấy nhiều số liệu khác nhau. Với ERP, chỉ có một kiểu sự thật, không thắc mắc, không nghi ngờ bởi vì tất cả phòng ban, nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống trong thời gian thực.
Nhờ hệ thống ERP đã tập trung tất cả các dữ liệu từ mỗi phân hệ vài một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng hơn.
- Giảm thiểu tối đa lượng hàng tồn kho
Phân hệ quản lý kho hàng trong ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác, tính toán và dự đoán lượng nguyên vật liệu phù hợp, xác định mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả kinh doanh.
- Chuẩn hóa thông tin nhân sự
Với phân hệ quản lý nhân sự và tính lương hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân viên giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự và tính lương, giúp việc sử dụng nhân sự được hiệu quả, đồng thời giảm thiểu các sai sốt và gian lận trong hệ thống tính lương.
Đặc biệt, ở các DN có nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, bộ phận Hành chính nhân sự có thể không có phương pháp chung và đơn giản để theo dõi giờ giấc của nhân công và hướng dẫn họ về các nghĩa vụ và quyền lợi. Nhưng ERP sẽ có thể giúp bạn đảm đương việc đó.
- Công tác kế toán chính xác hơn
Phần mềm kế toán được phân hệ kế toán chuyên sâu trong hệ thống ERP giúp các DN giảm bớt được sự sai số mà nhân viên thường mắc phải trong các hạch toán thủ công.
Phân hệ này cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cấp cao kiểm tra được tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng.
- Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng
Trong hệ thống ERP, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động từ thời gian nhân viên dịch vụ khách hàng nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng cho khách và bộ phận tài chính xuất hóa đơn. Như vậy, việc bạn nhận thông tin từ chung một hệ thống sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý và rà soát hơn so với việc bạn nhận thông tin rải rác từ các hệ thống khác nhau của từng phòng ban. Như vậy, hệ thống ERP giúp công ty bạn dễ quản lý theo dõi đơn hàng, ngoài ra còn giúp phối hợp giữa các bộ phận kinh doanh, kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.
- Chuẩn hóa và tăng hiệu suất sản xuất
Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty sản xuất nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất. ví dụ như, nếu DN không dung ERP mà lên kế hoạch một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân. Nói đơn giản hơn, áp dụng ARP cũng có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả và làm giảm thiểu chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm
- Quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn
Các phân hệ ERP thường yêu cầu DN xác định rõ ràng các quy trình kinh doanh để giúp phân công công việc hiệu quả và giảm những rối rắm và các vấn đề liên quan đến hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty.
Theo một chuyên gia về quản lý doanh nghiệp của tập đoàn PwC cho rằng: khi DN nghiệp xuất hiện các tình huống xấu như thời gian đóng sổ cuối năm vượt quá 30 ngày, hoặc khi DN không biết được các số liệu về hàng tồn kho hay vật tư sản xuất, hoặc các lãnh đạo đi công tác mà vẫn phải liên lạc về công ty mỗi ngày để nhắc nhở… thì nên ứng dụng hệ thống ERP ngay hôm nay.
Quá trình hội nhập nền kinh tế là quá trình tất yếu. Đứng trước thời điểm này, các doanh nghiệp đang nhanh chóng tìm cách nâng cao khả năng cạnh tranh ngay khi thị trường thương mại mở cửa và các công ty nước ngoài tràn vào. Một điều dễ hiểu là các DN không có khả năng cạnh tranh với các công ty nước ngoài thì cũng sẽ mất luôn khả năng cạnh tranh với các đối thủ trong nước. Theo một thống kê đầy đủ từ những công ty đã triển khai ERP, có thể giảm thời gian tối đa cho một đơn hàng từ 15 ngày xuống còn tối thiểu 2 ngày; cải tiến các dịch bik đáp ứng khách hàng từ 50% lên trên 90% gia tăng năng lực kinh doanh, doanh số và lợi nhuận, giảm chi phí… Đó quả là một tương lai đầy hứa hẹn và hấp dẫn cho các DN.
7. Liệu ERP có phù hợp với cách làm việc của tôi?
Đây là một vấn đề hết sức khó khăn khi các công ty muốn biết trước liệu các quy trình hiện tại của mình có phù hợp với hệ thống ERP chuẩn trước khi ký hợp đồng không. Và vấn đề này cũng là nguyên nhân khiến cho các DN từ bỏ những dự án ERP hàng trăm triệu một cách dễ dàng bởi vì họ không thể kết hợp phần mềm vào quy trình của họ.
Do đó, để triển khai ERP thành, họ cần thực hiện 1 trong 2 điều sau đây:
- Họ buộc phải thay đổi quy trình hoạt động kinh doanh để có thể thích ứng với phần mềm. DN buộc phải thực hiện công cuộc “cải cách”, xóa bỏ hoàn toàn phương thức làm việc trước đây và chấp nhận đổi mới.
- Họ có thể thay đổi phần mềm, tạo thêm những phần tùy chỉnh (customization) để có thể thích hợp với quy trình DN. Điều này có thể gây ra một số trì trệ cho dự án triển khai và phát sinh một vài khó khăn trong việc nâng cấp. Nhưng có thể thấy rằng, cách này sẽ dễ dàng thực hiện hơn cách trên rất nhiều. Để thực hiện được, DN chỉ cần hiểu rõ được quy trình vận hành hiện tại của mình và tìm thấy được một nhà cung ứng ERP tận tâm.
8. Dự án ERP mất bao nhiêu kinh phí?
Một cuộc khảo sát từ Meta Group đã làm để tính toán tổng chi phí sở hữu (TCO) của ERP gồm có phần mềm, phần cứng, các dịch vụ tư vấn và các chi phí nhân sự nội bộ. các con số TCO bao gồm cài đặt phần mềm và chi phí 2 năm đầu tiên, chi phí thực sự là bảo trì, nâng cấp và tối ưu hóa hệ thống. sau khảo sát 63 công ty bao gồm những công ty có quy mô từ nhỏ, vằ và lớn ở tất cả mọi ngành nghề khác nhau thì TCO trung bình ở mức 15 triệu USD. Mặc dù rất khó để đưa ra con số chính xác về chi phí từ nhiều công ty khác nhau, Meta đi đến một kết luận rằng chi phí triển khai ERP còn khá là đắt đỏ trong thời điểm hiện tại, nhưng nó sẽ không còn là vấn đề nếu DN bạn vận dụng thành công, vì kết quả mà nó đem lại còn cao hơn mức chi phí bỏ ra rất nhiều.
9. Ngân sách cho ERP nên như thế nào?
Ở xu hướng phát triển hiện nay, hầu hết các DN đã ứng dụng CNTT vào trong quản lý và sản xuất, việc lập ra ngân sách tài chính chi IT hàng năm đã trở thành điều thông lệ. Việc đầu tư cho hệ thống ERP không phải là đầu tư một lần, mà đòi hỏi DN phải lập ra một lộ trình cụ thể phù hợp, phải có ngân sách cho việc mở rộng và nâng cấp cho hệ thống. Thay vì tỷ lệ đầu tư trên doanh thu, các DN thường chú tâm hơn đến hiệu quả đầu tư, cụ thể là hệ số thu hồi vốn (ROI) - sau bao lâu lợi nhuận sẽ được sinh ra từ việc ứng dụng ERP để có thể bù được vào chi phí đầu tư. Điều này buộc DN phải xác định rõ được mục đích đầu tư và được cung cấp đầy đủ thông tin các giải pháp, thì việc lập ngân sách tương ứng cho việc sở hữu một hệ thống quản lý tổng thể và hiện đại là điều dễ dàng. Ở đây, nhà các nhà cung ứng ngoài là người cung cấp các phần mềm, tư vấn triển khai mà họ còn đóng vai trò quan trọng việc giúp khách hàng xây dựng được một lộ trình triển khai hợp lý, nói rộng hơn là tạo một chiến lược CNTT cho DN.
10. Tôi sẽ thu lợi từ ERP là bao nhiêu và bao lâu?
Bởi vì ERP chú trọng vào việc cải tiến và phát triển cách thức làm việc bên trong nội bộ của công ty hơn là việc thay đổi những yếu tố bên ngoài như với khách hàng, đối tác hay nhà cung cấp. Vì thế mà “cái lợi” của ERP đem lại sẽ khó nhìn nhận ra hơn và mất nhiều thời gian hơn; buộc DN phải có tính kiên nhẫn. Việc nghiên cứu 63 công ty của Meta Group đã cho thấy phải mất 8 tháng sau khi vận hành hệ thống mới thấy được lợi ích của ERP. Nhưng hàng năm các DN triển khai ERP đã tiết kiệm đến 1.6 triệu USD.
Theo GScom