5 Cách giảm rủi ro khi triển khai phần mềm ERP
► Xem thêm: 10 Thách thức phổ biến của các doanh nghiệp khi triển khai phần mềm ERP
Những rủi ro nào thường xuyên xảy khi triển khai phần mềm ERP?
Nhiều doanh nghiệp cho rằng phần trăm triển khai phần mềm ERP thất bại là rất cao. Họ lo ngại dự án ERP sẽ đóng cửa hoạt động khi đến bước go-live. Song, triển khai một dự án và ra quyết định dựa trên những lo ngại; gần như là không bao giờ có kết quả tốt.
Vì vậy, điều quan trọng là giám đốc điều hành và các đội dự án phải có khả năng phán đoán và đưa ra những quyết định chuẩn xác. Để làm được điều đó, đầu tiên, bạn cần xác định được các rủi ro thường gặp khi triển khai phần mềm ERP. Từ đó mới có thể đưa ra những phán quyết chính xác; góp phần làm nên những cú “lội ngược dòng” kinh điển. Vậy, rủi ro nào sẽ thường gặp trong quá trình triển khai phần mềm ERP?
✔ Vấn đề từ nhà cung cấp phần mềm ERP
Để tránh được các rủi ro về sau, doanh nghiệp nên chọn lọc nhà cung cấp kĩ càng trước khi hợp tác triển khai phần mềm ERP. Một thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp vì chưa tìm hiểu kĩ và có cái nhìn sáng suốt; nên đã đầu tư triển khai phần mềm với một số nhà cung cấp kém chất lượng. Gây ảnh hưởng nghiệm trọng đến các vấn đề về sau.
Các vấn đề ảnh hưởng này; nhẹ thì chỉ gây mất thời gian triển phần mềm, hoặc một số rắc rối trong vấn đề dung hợp đặc thù doanh nghiệp với quy trình tổng quan của phần mềm. Nặng hơn nữa thì có thể gây ảnh hưởng đến các dự án, công việc liên quan trong thời gian triển khai ERP. Và nguy cấp nhất… Là doanh nghiệp có thể sẽ bị đánh mất các dữ liệu quan trọng do chuyên môn yếu kém của nhà cung cấp!
✔ Vấn đề từ ban quản lý
Thiếu sự quan tâm đến dự án ERP cũng là một vấn đề tối quan trọng gây ảnh hưởng lớn đến tiến độ sau cùng. Các nhà quản lý nên hiểu rằng; dù là bất cứ chuyện gì thì cũng cần phải có sự quan tâm từ phía ban lãnh đạo. Bởi vì thiếu sự quan tâm của cấp trên, một số trường hợp triển khai đã thất bại do thiếu tính định hướng rõ ràng. Hãy nhớ rằng, dù tốt đến mấy thì nhân viên cũng không thể đủ tinh tế và khả năng quyết định nhanh nhẹn khi xảy ra sự cố.
✔ Vấn đề từ nội bộ doanh nghiệp
Vấn đề đùn đẩy, ganh đua, đối kỵ lẫn nhau luôn là vấn đề “hot” trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Đặt biệt, khi triển khai dự án phần mềm ERP. Vai trò của hệ thống nhân viên đôi khi sẽ có những thay đổi nhất định. Điều này chắc chắn sẽ dẫn đến những cuộc cãi vả để bảo vệ quyền lợi của chính mình. Một số nhân viên vì lo lắng quyền lợi ảnh hưởng còn kiên quyết phải đối. Và mức độ nghiêm trọng nhất, họ có thể rủ rê, thành lập “bè phái” đòi nghỉ việc để phản đối sự gia nhập của ERP.
Lúc này, lời nói của ban lãnh đạo chính là điều duy nhất có thể giải quyết vấn đề.
✔ Vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai
Ngoài những vấn đề trên, thì đây mới chính là vấn đề thường xuyên diễn ra nhất trong quá trình triển khai phần mềm ERP. Với nhiều lý do như: Doanh nghiệp thay đổi cấu trúc/ quy mô hoạt động; các vấn đề tranh chấp xảy ra trong quá trình triển khai; doanh nghiệp muốn chuyển hướng kinh doanh; kế hoạch thay đổi;… Hoặc, do kế hoạch ban đầu không chính xác về thời gian và kinh phí. Gây ảnh hưởng lớn đến quá trình triển khai ERP.
5 Phương pháp cắt giảm rủi ro tuyệt đối khi triển khai phần mềm ERP
1. Sáng kiến chuyển đổi kinh doanh bằng phương pháp triển khai phần mềm ERP
Có một sự khác biệt rõ rệt giữa các dự án công nghệ đang được coi là sáng kiến kinh doanh; so với các dự án chuyển đổi thông thường.
Với các dự án chuyển đổi mô hình/ cấu trúc kinh doanh. Các nhà đầu tư thường tập trung vào những vấn đề nòng cốt; và thường có kế hoạch thay đổi hoàn toàn quá trình hoạt động doanh nghiệp. Các quá trình này thường sẽ là tái cấu trúc doanh nghiệp; quản lý thay đổi tổ chức;… Tuy nhiên, nó lại không mang đến nhiều hiệu nghiệm thực tế mà còn làm tăng khả năng thất bại; dẫn đến nhiều ảnh hưởng sâu rộng đến công việc chung.
Ngược lại, các dự án chuyển đổi doanh nghiệp lại có nhiều khả năng dẫn đến thành công hơn. Bằng các phương pháp mang tính “sáng kiến kinh doanh”, các nhà đầu tư này chỉ tập trung vào những điều đúng đắn. Họ lựa chọn đầu tư vào các phần mềm ERP để thay đổi vận hành doanh nghiệp.
Song, các chủ đầu tư nên lưu ý rằng: Tính chất phức tạp của các hệ thống ERP giúp nó dễ dàng sống trên hầu hết các khía cạnh kỹ thuật của dự án. Do đó, chủ đầu tư nên có cái nhìn đúng đắn; lựa chọn phần mềm với các phân hệ phù hợp nhất. Đừng để bị hoa mắt; bị cám dỗ bởi tính bao quát của ERP. Đừng cho rằng chỉ cần thuê một hệ thống kỹ thuật tích hợp; liền nghĩ rằng dự án của bạn sẽ thành công. Hãy lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp mình!
2. Sự hỗ trợ của các chuyên gia khi triển khai phần mềm ERP
Một vấn đề khá kỳ lạ đó là: Rất nhiều nhà cung cấp trong ngành công nghệ phần mềm lại không thực sự hiểu sâu về phần mềm ERP. Hoặc là, các nhà cung cấp này cho rằng việc hiểu sâu về ERP không phải là trọng tâm duy nhất. Họ chỉ thường tập trung vào các khía cạnh chức năng và kỹ thuật của một phần nhỏ trong phần mềm thường được triển khai. Vì vậy, họ thiếu cái nhìn bao quát về phần mềm. Và với một nhà cung cấp chưa đủ trình độ chuyên môn sâu rộng, chắc chắn doanh nghiệp không thể đảm bảo chất lượng của sản phẩm công nghệ mà mình nhận được.
Vì vậy, khi lựa chọn nhà tư vấn ERP để giúp đỡ với sáng kiến của bạn; hãy đảm bảo rằng họ thành thạo trong toàn bộ chu trình. Từ lựa chọn thông qua việc thực hiện; đến cả kinh nghiệm thực tiễn triển khai nhiều hệ thống ERP.
► Xem thêm: 5 Điều phải chú ý khi lựa chọn công ty phần mềm để triển khai ERP
3. Tính liên tục được đảm bảo khi triển khai phần mềm ERP
Bất kể một công việc gì; nếu muốn thành công nhanh cũng đòi hỏi phải được đảm bảo tính liên tục của tiến độ. Vì vậy, việc thay đổi các nguồn lực khi triển khai phần mềm ERP có thể dẫn đến kết quản không mong muốn. Nguồn lực triển khai ERP trong doanh nghiệp phải luôn được đảm bảo nguyên vẹn; càng nhiều càng tốt. Ngay từ giai đoạn lựa chọn và lập kế hoạch giai đoạn với tất cả các cách thức; thông qua go-live và quá trình kiểm thử.
Để đảm bảo được hệ thống nhân sự triển khai và vận hành ERP; doanh nghiệp nên đưa ra các mức lương thưởng/ chế độ đãi ngộ/… phù hợp. Nhằm khích lệ nhân viên; để nhân viên “mặn mà” hơn với quá trình triển khai. Giảm thiểu các trường hợp hời hợt và nghiêm trọng hơn là phản đối vấn đề triển khai ERP.
Để làm được điều đó, doanh nghiệp nên học hỏi kinh nghiệm triển khai từ các doanh nghiệp trong ngành; tìm hiểu kỹ hơn về kinh nghiệm thực tế và vận hành.
4. Phương pháp tiếp cận quản lý thay đổi tổ chức – một chính sách bảo hiểm cho phần mềm ERP
Nếu bạn đã chọn một kế hoạch cụ thể để làm ngay trên dự án ERP; bạn cần tập trung vào việc quản lý thay đổi tổ chức. Hơn cả việc lựa chọn phần mềm phù hợp hoặc cấu hình tốt; thì việc quản lý thay đổi tổ chức sẽ có tác động lớn nhất đến sự thành công/ thất bại của quá trình vận hành phần mềm ERP. Tập trung vào việc quản lý thay đổi tổ chức sẽ là trung tâm đẩy lùi những thất bại do triển khai dự án ERP.
Hãy nghĩ về ERP như một chính sách bảo hiểm. Dùng ERP làm tăng đáng kể tỷ lệ cược của việc thực hiện về thời gian và ngân sách. Giảm thiểu nguy cơ gián đoạn hoạt động và tối đa hóa lợi ích sau thực hiện.
5. Đòn bẩy giám sát độc lập và hỗ trợ tiến trình triển khai ERP
Quản lý tài nguyên kỹ thuật đắt tiền có thể được thử thách ở tốt nhất. Vì vậy điều quan trọng để có một ai đó giúp quản lý các hoạt động; và nhiệm vụ cần được hoàn thành để đảm bảo thành công khác nhau. Hãy nhớ rằng các nguồn lực kỹ thuật, các nhà cung cấp ERP thường giỏi cài đặt và cấu hình phần mềm. Nhưng hầu như đều không giỏi quản lý dự án tổng thể. Nguồn lực nội bộ của bạn về dự án và tất cả các nhiệm vụ khác nhau là điều phụ thuộc cần thiết cho một dự án thành công.
Tạm Kết
Hy vọng 5 cách làm trên đây sẽ giúp doanh nghiệp bạn giảm thiểu các rủi ro khi triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp. Để được tư vấn về các giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp; Đăng ký ngay hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123
► Xem thêm: Tăng tỉ lệ chuyển đổi số thành công với giải pháp phần mềm ASOFT-ERP đặc thù ngành
Ban Biên tập ASOFT
.jpg)
.jpg)
.png)
%20(1).png)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.png)
