9 Lý do doanh nghiệp cần tự động hóa chi phí với giải pháp phần mềm quản lý
► Xem thêm: 4 Hạn chế của phần mềm ERP thường gặp khi triển khai
1. Tiết kiệm chi phí và thời gian
Rất nhiều nhà quản trị hiện tại vướng vào suy nghĩ ngại sự thay đổi. Vì lo lắng rằng những thay đổi sẽ làm phát sinh thêm chi phí. Họ bị kẹt lại với các công cụ cũ kém hiệu quả; và không nhận ra những lợi ích lớn lâu dài hơn.
Trên thực tế, một khi ứng dụng giải pháp phần mềm quản lý để tự động hóa chi phí, bạn sẽ nhận ra những thay đổi tích cực; không chỉ về thời gian, chi phí mà còn nâng cao hiệu suất công việc.
Ví dụ thực tế về việc liên kết các công cụ quản lý chi phí với thẻ tín dụng trong doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp tự động xuất các dữ liệu chi tiêu, thông tin liên quan cũng như mục đích,… Hỗ trợ tối ưu đến 78% thời gian xử lý mỗi giao dịch của bộ phận kế toán. Không chỉ thế, hệ thống thống kê các khoản chi một cách minh bạch và đầy đủ; hỗ trợ phân tích sâu hơn và lập định mức cho các khoản mục chi phí
2. Đưa công ty vào trật tự
Phần mềm quản lý không chỉ cho phép bạn theo dõi, thống kê và đo lường hoạt động trong doanh nghiệp; đây cũng là công cụ truyền thông tin hữu ích trong nội bộ.
Giải pháp phần mềm quản lý giúp doanh nghiệp xác lập một quy trình chuẩn để xử lý công việc. Bên cạnh đó là việc đo lường, đánh giá kết quả. Điều này rất có ý nghĩa, nhất là những doanh nghiệp đông nhân sự với quy mô nhiều phòng ban; hoặc có nhiều chi nhánh xa nhau; hoặc văn hóa, ngôn ngữ,… Điều này sẽ tạo ra tiếng nói chung và xây dựng văn hóa doanh nghiệp một cách đồng bộ xuyên suốt.
3. Quản lý dòng tiền chi tốt hơn
Dòng tiền chi là một hạng mục được các doanh nghiệp tập trung kiểm soát chặt chẽ nhất. Bởi những khoản chi lớn như lương, nguyên vật liệu,… Cho đến các khoản chi nhỏ như phí công tác, phụ cấp, tạm ứng,… Đều ảnh hưởng không nhỏ đến nguồn tài chính của doanh nghiệp.
Ứng dụng giải pháp phần mềm quản lý, doanh nghiệp luôn có thể theo dõi dòng tiền thu/chi theo thời gian thực; mà không phải đợi thống kê báo cáo như trước kia. Không chỉ đưa ra thông tin chính xác, hệ thống tự động còn giúp thực hiện những cáo cáo phân tích thông minh; giúp doanh nghiệp nhanh chóng xác định vấn đề và đủ thông tin để đưa ra các quyết định sáng suốt; nhất là giảm thiểu được gian lận và vi phạm quy định sử dụng.
Đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất. Việc xác định được các chi phí và dự trù sản xuất, tính công với các phân tích chuyên sâu giúp doanh nghiệp dễ dàng tính giá thành sản phẩm hợp lý.
4. Giải pháp phần mềm quản lý giảm thiểu rủi ro khi quản lý chi phí
Khi ứng dụng một hệ thống hiệu quả, kết quả mang lại hiển nhiên sẽ là độ chính xác của dữ liệu; vì nó giảm thiểu tối đa những sai sót từ con người hay gian lận. Hệ thống tự động giúp chi phí rõ ràng, công bằng và thống nhất xuyên suốt.
Không chỉ thế, những khoản chi theo quy định cũng được khai báo chặt chẽ; cho phép quản lý các chi phí phát sinh trong khoảng giới hạn. Hạn chế được việc nhân viên vượt quá ngưỡng chi; hoặc đề xuất chi những khoản không hợp lý.
5. Linh hoạt và có thể mở rộng được
Vấn đề quản lý chi phí luôn là nỗi lo lắng của chủ doanh nghiệp khi mở rộng quy mô doanh nghiệp mình. Không chỉ tốn chi phí triển khai; chi phí khi hướng dẫn thực hiện, chi phí sai sót;… nhưng lại bị phụ thuộc vào yếu tố con người mỗi khi nhân sự thay đổi.
Ứng dụng giải pháp phần mềm quản lý giúp giảm rủi ro khi thực hiện; hoàn vốn nhanh thông qua các khoản được tiết kiệm; sát nhập dễ dàng mà không quá bị phụ thuộc vào công người.
6. Hỗ trợ chiến lược kinh doanh với giải pháp phần mềm quản lý
Lợi thế của quy trình tự động hóa quản lý chi phí bằng phần mềm; đó là không cần phải đặt nặng việc dự đoán hướng đi của hoạt động kinh doanh trong tương lai. Bởi vì những giải pháp phần mềm này đã linh hoạt co dãn theo quy mô kinh doanh của doanh nghiệp. Những đặc tính mới, những thay đổi trong môi trường pháp lý; hoặc thậm chí mở rộng quy mô kinh doanh đến những vùng khác đều có thể được xử lý nhanh gọn. Những phân tích thông minh được hệ thống đưa ra sẽ giúp công ty dự đoán đánh giá chính xác về mặt tài chính. Nhờ đó quản lý tốt hơn dòng tiền và dành được ưu thế đàm phán với đối tác. Thậm chí, công ty có thể triệt tiêu chi phí phát sinh từ khoản nợ trả chậm.
► Xem thêm: Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ASOFT-ERP)
7. Thực sự hiệu quả
Để quy trình kinh doanh luôn được cập nhật và điều chỉnh phù hợp cho từng doanh nghiệp; đó là thách thức lớn – nhất là với những doanh nghiệp có quy mô chi nhánh và nhân sự lớn.
Nhưng đối với những doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm quản lý; điều đó trở nên dễ dàng hơn nhiều. Khi quy trình và dữ liệu luôn được đồng bộ trên hệ thống phần mềm tập trung; giúp nhà quản trị đưa ra các phân tích chính xác thông minh mang tính chiến lược. Hệ thống còn hỗ trợ dự đoán từ tập dữ liệu thu thập trong quá trình hoạt động; sẽ giúp các doanh nghiệp tránh được các vết xe đổ và kiểm soát hiệu quả với ít rủi ro hơn.
8. Giải pháp phần mềm quản lý thúc đẩy thực thi chính sách
Công ty phát triển luôn cần thêm những nhân sự mới. Nhà quản lý luôn kỳ vọng những nhân viên mới này sẽ bắt nhịp với công việc và những quy trình nghiệp vụ có sẵn. Sự tích hợp và đồng bộ thông tin cho phép công ty thi hành chính sách tự động xuyên suốt; bất kể phòng ban hay nhân sự mới hay cũ.
Ngược lại, những phản hồi và ý kiến góp ý của các nhân viên cũng được nhà quản lý ghi nhận tập trung, tổng hợp; để cải tiến và phát triển các chính sách chung để phù hợp với nội bộ.
9. Tiện lợi mọi lúc mọi nơi
Phần mềm quản lý không chỉ nâng cao hiệu suất; mà còn tiện lợi bất kể không gian, thời gian. Nhất là khi công nghệ điện toán đám mây phát triển đã cho phép người dùng truy cập hệ thống từ xa chỉ với kết nối internet.
Điều này giúp nâng cao khả năng và sự tiện lợi trong công việc. Không chỉ đối với những nhân viên với yêu cầu đặc thù công việc thường di chuyển bên ngoài; mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng thích nghi với các thay đổi lớn. Đại dịch Covid-19 và xu hướng work-from-home làm việc từ xa là một ví dụ điển hình nhất.
Tạm kết
Quản lý chi phí và tự động hóa là những ưu tiên hàng đầu của những doanh nghiệp hiện đại. Để phát triển trong thời đại công nghệ 4.0, thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải thích nghi và thay đổi; để đáp ứng nhu cầu và xây dựng lợi thế cạnh tranh riêng cho doanh nghiệp. Ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp chính là mấu chốt quan trọng trong bước đầu thay đổi.
Đăng ký ngay, hoặc liên hệ đến Phòng Tư Vấn công ty ASOFT qua hotline: 1900 6123 để được tư vấn chính xác và đặc thù nhất, giúp doanh nghiệp của bạn quản lý hiệu quả chi phí và Chuyển đổi số thành công.
► Xem thêm: Quy trình lựa chọn dự án ERP chuẩn nhất cho doanh nghiệp
Ban Biên tập ASOFT
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.png)
%20(1).png)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.png)
