Triển khai phần mềm quản lý dự án có những khó khăn gì?

Những khó khăn trong quá trình triển khai phần mềm quản lý dự án

Chưa lựa chọn đúng nhà cấp phần mềm

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm quản lý dự án với những lời quảng cáo hấp dẫn, vì vậy doanh nghiệp có thể gặp khó khi lựa chọn đầu tư vào hệ thống ERP nào hoặc phần mềm quản lý dự án nào tốt nhất cho doanh nghiệp.

Những khó khăn trong quá trình triển khai phần mềm quản lý dự án
Những khó khăn trong quá trình triển khai phần mềm quản lý dự án

Bước đầu tiên là tìm hiểu kỹ về nhu cầu và thách thức của doanh nghiệp và sau đó đưa ra yêu cầu này cho các nhà cung cấp phần mềm quản lý dự án để đáp ứng. Dành thời gian để hiểu về nhà cung cấp và khả năng đáp ứng các chức năng giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh đã đề ra. Nhà cung cấp hệ thống quản lý dự án được chọn nên có kinh nghiệm triển khai trong ngành của bạn, có uy tín trong ngành và có nhiều case triển khai thành công. 

Sự thiếu đồng lòng của nhân sự triển khai phần mềm

Điều bắt buộc là những người dẫn đầu từ đầu phải hoàn toàn cam kết thực hiện phần mềm, quyết tâm đồng lòng thực hiện, dành thời gian để lập kế hoạch triển khai. Lãnh đạo và nhân viên thống nhất được quan điểm khi doanh nghiệp quyết định áp dụng phần mềm quản lý dự án. Việc thuyết phục mọi người trong công ty sử dụng phần mềm mới là thử thách lớn. Một số nhân viên có thể sẽ từ chối sử dụng phần mềm vì họ cho rằng nó không hiệu quả như cái họ đang sử dụng hoặc họ không muốn đổi mới.

Một khó khăn khác khi lãnh đạo và nhân viên không thống nhất được quan điểm đó là: quyền lợi của một số cá nhân, phòng ban mâu thuẫn với mục tiêu của dự án, dẫn đến việc họ không nhiệt tình làm việc hoặc cản trở triển khai thực hiện dự án. Như vậy, điều quan trọng ở đây là: người điều hành doanh nghiệp và mọi nhân viên cần phải có quan điểm chung để có thể sử dụng phần mềm quản lý dự án một cách hiệu quả và thành công nhất.

Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án giải quyết được những vấn đề gì của doanh nghiệp?

Nhân sự chưa được đào tạo hệ thống

Các hệ thống ERP nói chung và phần mềm quản lý dự án nói riêng sẽ chỉ là tốt khi những người sử dụng hiểu được hệ thống, vì vậy một trong những thách thức chính doanh nghiệp của bạn sẽ phải đối mặt đó là đảm bảo các nhân sự của mình được đào tạo kỹ càng về hệ thống. Việc triển khai thành công hệ thống của bạn sẽ khả thi hơn nhiều nếu nhân viên của bạn được đào tạo đầy đủ và đảm bảo họ có động lực sử dụng hệ thống.

Thử nghiệm trên tất cả các chức năng

Ngay cả khi phần mềm quản lý dự án đáp ứng tất cả các yêu cầu kinh doanh và kỳ vọng, một trong những nhược điểm tiềm năng có thể là thiếu thử nghiệm. Điều bắt buộc là phải thực hiện đủ số lượng thử nghiệm trong quá trình triển khai hệ thống để đảm bảo nó sẽ thực hiện khi được triển khai.

Thử nghiệm trên tất cả các chức năng
Thử nghiệm trên tất cả các chức năng

Thiếu sự trao đổi giữa doanh nghiệp và bên triển khai

Trong quá trình triển khai phần mềm quản lý dự án, sẽ có nhiều vấn đề phát sinh, doanh nghiệp cũng có những thay đổi, và những điều này cần được hai bên thông báo chính xác và kịp thời cho nhau, để đảm bảo cả hai bên đều biết họ đã, đang, và sẽ làm gì. Bởi nếu như nhà cung cấp ERP không thực sự hiểu được khách hàng cần gì thì sẽ dẫn đến tư vấn sai cho khách hàng, cũng như dẫn đến việc thiết kế cấu hình ERP không phù hợp với mô hình doanh nghiệp.

Cũng có thể do nhà lãnh đạo doanh nghiệp không hoàn toàn tin tưởng nhà cung cấp, không muốn tiết lộ những “bí quyết kinh doanh”, dẫn tới đưa ra không đầy đủ thông tin về mô hình hoạt động của doanh nghiệp. Điều này cũng gây ra tình trạng hệ thống ERP không hoàn chỉnh và tương thích hoàn toàn với nhu cầu của doanh nghiệp. Do vậy lãnh đạo doanh nghiệp nên đặt niềm tin tuyệt đối vào nhà cung cấp giải pháp ERP mà mình đã lựa chọn.

Xem thêm: Cách lựa chọn phần mềm quản lý công việc dự án theo đặc thù doanh nghiệp

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý dự án

Thực hiện nhiều việc cùng lúc

Nói chung, không có một hệ thống phân cấp cứng nhắc nào mà doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập bắt buộc phải tuân theo. Trên thực tế, mỗi nhân viên cũng có thể không có một vai trò xác định. Người phụ trách hoạt động phát triển một mô-đun cụ thể cũng có thể đồng thời phụ trách một vài dự án khác. Bạn phải có khả năng đảm nhận các nhiệm vụ đột xuất và vẫn làm việc hiệu quả, nên việc sử dụng phần mềm để theo dõi các nhiệm vụ như vậy sẽ rất có ích.

Làm việc linh động

Mặc dù cuộc tranh luận lành mạnh về những ưu và nhược điểm khi mang việc về nhà vẫn đang diễn ra nhưng đôi khi điều này là việc không thể tránh khỏi. Ngoài ra, văn hóa làm việc theo nhịp độ nhanh có nghĩa là bạn phải di chuyển từ nơi này sang nơi khác và cộng tác chính là yếu tố cần thiết khi bạn làm việc tại các địa điểm hoặc múi giờ khác nhau. Một ứng dụng di động luôn duy trì kết nối góp phần quan trọng trong việc giúp bạn giảm bớt căng thẳng với những việc đang diễn ra sau khi rời văn phòng.

Phần mềm quản lý dự án ASOFT được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng
Phần mềm quản lý dự án ASOFT được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng

Làm việc hiệu quả

Mặc dù thường có sự linh hoạt trong công việc nhưng doanh nghiệp nhỏ cũng có những công việc lặp đi lặp lại không thể tránh được. Trong thực tế, nhiều nhiệm vụ tuy nhỏ nhưng vẫn mất thời gian và có thể đòi hỏi những người đang tiến hành một nhiệm vụ quan trọng khác phải bỏ ra nhiều công sức. Đây thường là những khoảng thời gian và phần công sức mà bạn không đủ khả năng đáp ứng. Thiết lập workflow tự động để xử lý các nhiệm vụ như vậy sẽ giúp công ty hoạt động hiệu quả.

Không mệt mỏi

Sử dụng tài nguyên là mối quan tâm thực sự đối với các doanh nghiệp nhỏ. Ít người đồng nghĩa với việc có nhiều khả năng nhân viên bị làm việc quá sức hơn, và đôi khi ban quản lý thậm chí còn không nhận ra điều đó đang diễn ra. Việc lập kế hoạch xem ai có thể làm những gì và có thể làm bao nhiêu sẽ mang lại lợi ích to lớn cho công ty. Điều này giúp duy trì tinh thần làm việc của nhân viên và trong việc theo dõi công việc.

Bởi vì mạng xã hội chính là xu hướng

Phải có lí do thì bảng tin mạng xã hội mới trở thành phương tiện thiết yếu. Bảng tin mạng xã hội cho phép bạn chia sẻ tức thì các ý tưởng, ý kiến và nhiều điều khác với khoanh vùng đối tượng của mình. Giao diện trực quan, giúp mọi người nắm bắt mọi chuyện đang diễn ra, sẽ không chỉ hữu ích khi đào tạo nhân viên mới mà còn giúp nhân viên thuộc một phòng ban học hỏi thêm những điều khác.

Xem thêm: Cách lựa chọn phần mềm quản lý công việc dự án theo đặc thù doanh nghiệp

Tạm kết

Bài viết trên là tổng hợp thông tin về phần mềm quản lý dự án mà bạn có thể tham khảo. Hy vọng bạn và doanh nghiệp sẽ lựa chọn được cho mình một giải pháp phần mềm phù hợp nhằm khắc phục khó khăn của doanh nghiệp .

Ngoài ra, nếu có nhu cầu tư vấn về các phần mềm khác, quý khách có thể Đăng ký ngay hoặc liên hệ với Asoft qua hotline 19006123 để được tư vấn, hỗ trợ và tham khảo demo miễn phí

Ban Biên Tập ASOFT

 

Đánh giá nội dung

Bình luận