Phần mềm quản lý công việc là gì?
Phần mềm quản lý công việc là một ứng dụng giúp số hóa mọi quy trình làm việc. Giúp doanh nghiệp vận hành trên nền tảng online, tự động, thông minh; nhằm quản lý, theo dõi tốt hơn các công việc và nâng cao hiệu quả chung.
Đối với cấp quản lý
- – Theo dõi và giám sát chặt chẽ mọi hoạt động của nhân viên một cách thông minh hơn; so với các phương pháp quản lý thông thường; đó là chỉ dựa trên các báo cáo được gửi qua email, group chat
- – Phân chia công việc, nhiệm vụ cho mỗi thành viên được tính toán một cách khách quan; đúng người đúng việc và không bị bỏ sót công việc
- – Ghi nhận và đánh giá khách quan kết quả, năng lực nhân viên bằng hệ thống trực quan, khách quan.
- – Việc hỗ trợ sắp xếp và xây dựng kế hoạch một cách khoa học còn khiến mọi công việc được đảm bảo đúng thời gian, đúng chỉ tiêu.
Đối với cấp nhân viên:
- – Chủ động quản lý lượng công việc của mình; tránh tình huống quên, sót thông tin khi quản lý thủ công.
- – Phân loại nhiệm vụ theo mức độ quan trọng, cần thiết của từng công việc. Từ đó chủ động sắp xếp thứ tự ưu tiên và tối ưu tiến độ.
- – Tính toán và sắp xếp thời gian làm việc khoa học; nhằm đảm bảo đúng tiến độ và KPI của mình
- – Cộng tác hiệu quả với thành viên khác; để mục tiêu công việc được hoàn thành với chất lượng tốt nhất.
Phần mềm quản lý công việc giúp gì?
Phần mềm quản lý công việc AOSFT-OO được xây dựng; nhằm đáp ứng các nhu cầu quản trị và tối ưu hiệu suất của các doanh nghiệp; hướng đến kỷ nguyên công nghệ ứng dụng 4.0 dành cho doanh nghiệp trong bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào.
► Xem thêm: Tối ưu hiệu suất làm việc với phần mềm quản lý công việc
► Xem thêm: Liều thuốc nâng cao tính chủ động cho nhân viên với giải pháp phân mềm
1. Quản lý công việc đội nhóm – dự án
Hiện nay trên thị trường, có rất nhiều các công cụ miễn phí giúp quản lý công việc; như: Trello, Asana,.. Nhưng một trong những điểm mạnh của phần mềm quản lý công việc – dự án ASOFT-OO ; chính là ở khả năng quản lý công việc theo đội nhóm, dự án.
Theo quy trình được thiết lập với mỗi nhóm dự án, phần mềm ASOFT-OO sẽ tự động hóa; và giúp người dùng quản lý tiến độ, hiệu quả công việc
- – Thiết lập các quy trình áp dụng:. Mỗi phòng ban có thể chủ động lên kế hoạch cho công việc; thiết lập quy trình tự động cụ thể cho từng nghiệp vụ công việc chung. Và hiển thị với đầy đủ thông tin (người thực hiện, thời gian thực hiện ở mỗi bước, deadline )
- – Tự động chuyển bước. Mỗi công việc sau khi khởi tạo sẽ vận hành theo quy trình đã thiết lập sẵn; và lần lượt thực hiện theo từng bước. Bước này hoàn thành công việc sẽ tự động được chuyển sang bước tiếp theo; nhằm đồng bộ trong quản lý, tránh rời rạc, và quên, thiếu sót.
- – Tự động giao việc. Sau khi tự động chuyển sang bước tiếp theo, phần mềm sẽ tự động giao việc cho người phụ trách bước đó; hoặc chọn người phụ trách bước tiếp theo; đồng thời gửi thông báo nhắc nhở tới người thực hiện, người theo dõi và hiển thị trên dashboard; để không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào.
- – Tự động tổng hợp, đánh giá hiệu suất công việc bằng KPIs. Giúp đánh giá chính xác không chỉ quá trình làm việc của cả nhóm mà của mỗi cá nhân.
Với phần mềm ASOFT-OO, việc quản lý đội nhóm/ dự án sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn; nhờ đồng nhất về thông tin và tự động hóa các quy trình. Từ đó, không chỉ hiệu suất cá nhân, mà hiệu quả chung cũng được cải thiện.
2. Quản lý công việc và giám sát tiến độ dự án
Đối với người quản lý, tiến độ là một trong những tiêu chí đánh giá thành công của một dự án. Không chỉ một mà rất nhiều dự án cùng lúc; nhà quản lý vẫn dễ dàng theo dõi tiến độ và giám sát thực hiện; với phần mềm quản lý công việc trực quan
- – Quản lý sự phụ thuộc trong công việc:. Mỗi một dự án sẽ có chuỗi các công việc phụ thuộc lẫn nhau. Để tránh gây ra sự chậm trễ dây chuyền thì tính năng này trên phần mềm quản lý công việc giúp tiết kiệm thêm nhiều thời gian trong quá trình triển khai dự án:
- + Tổ chức và xác định tổng quát phạm vi công việc của dự án; theo cấu trúc phân chia công việc Work breakdown structure (WBS)
- + Quản lý phụ thuộc giữa các công việc, các hạng mục trong dự án:. SS (Start to Start), FS (Finish to Start), SF (Start to Finish), FF (Finish to Finish)
- – Quản lý sự thay đổi trong dự án:. Phần mềm ASOFT giúp cho cả người quản lý có thể tạo ra những sự thay đổi phục vụ cho công việc. Cho phép thay thế nhân sự dự án bằng người khác; đồng thời sẽ tự động thay thế hết các công việc, hạng mục chưa được thực hiện bởi nhân sự đó sang người mới; mà không cần điều chỉnh trên từng công việc.
- – Giám sát chặt chẽ tiến độ dự án. Mỗi một công việc hay dự án sau khi được thiết lập sẽ được quản lý một cách chặt chẽ bằng:
- + Dashboard trên phần mềm ASOFT cung cấp một cái nhìn toàn diện; về tỷ lệ hoàn thành công việc trong dự án (đang thực hiện, quá hạn, tạm dừng..)
- + Milestone giúp kiểm soát tiến độ dự án theo các cột mốc công việc quan trọng.
- + Đánh giá chính xác tiến độ dự án theo từng % hoàn thành công việc; dựa trên các số liệu thu thập thực tế.
3. Quản lý công việc đơn lẻ bằng phần mềm quản lý công việc
Ngoài các tính năng giúp quản lý các dự án và công việc phức tạp; phần mềm ASOFT còn mang đến giải pháp quản lý các công việc đơn lẻ; nằm ngoài các dự án hay các công việc đội nhóm. Tính năng này giúp từng công việc đơn lẻ có thể
- – Dễ dàng phân bổ cho từng cá nhân chịu trách nhiệm và theo dõi tiến độ hoàn thành. Tuy nhiên, tính năng quản lý công việc đơn lẻ này vẫn đảm bảo rằng việc theo dõi về tiến độ và năng suất lao động không bị lơ là.
- – Thiết lập các checklist trong công việc
- – Tạo báo cáo tiến độ công việc và giám sát kết quả một cách chính xác.
4. Khả năng làm việc từ xa mọi lúc mọi nơi.
Xu hướng Work From Home nổi lên từ đại dịch Covid-19; đã mang việc làm tại nhà trở nên quan trọng hơn hết. Phần mềm quản lý công việc ASOFT-OO là một công cụ đắc lực cho vấn đề này khi vận hành trên nền tảng đám mây.
Khả năng truy cập từ xa, bất kỳ lúc nào và bất kỳ đâu đã hỗ trợ Work From Home hiệu quả hơn. Tạo nên một Văn phòng điện tử online cho phép xu hướng này vận hành và duy trì hiệu quả; vượt trội hơn phương pháp truyền thống. Ngoài việc tạo ra môi trường làm việc hoàn hảo từ xa; tính năng đặc biệt này còn được ứng dụng trong nhiều hoạt động khác. Điển hình với những công việc phải di chuyển bên ngoài văn phòng nhiều.
- – Giám sát, quản lý hoạt động di chuyển, làm việc của nhân viên bên ngoài văn phòng; với định vị GPS.
- – Kết hợp ghi nhận công việc, chấm công cho các nhân viên thị trường
- – Dễ dàng truy xuất các thông tin liên quan, phục vụ cho công việc; chỉ với thiết bị smart phone có kết nối internet
- – Thực hiện công việc, lên đơn hàng từ xa; rút ngắn thời gian quy trình mà vẫn đảm bảo tính chính xác
5. Thiết lập và đo lường KPIs đánh giá kết quả
Đánh giá kết quả cho 1 đến 2 nhân viên, không có khó khăn gì. Nhưng nếu bạn có 10, 20 đến 100 người, việc đánh giá chắc chắn sẽ bị sai lệch; không bao quát và mang tính cảm nhận cá nhân. Để tạo ra một môi trường khách quan và tạo động lực cho mọi nhân viên; tính năng thiết lập, kiểm soát và đánh giá KPI trên phần mềm ASOFT-OO sẽ giúp bạn.
Cung cấp thư viện KPIs và hỗ trợ thiết lập nhanh các tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc; phù hợp cho đặc thù doanh nghiệp, phòng ban và đội nhóm khác nhau. Mang đến sự thuận tiện và tự động trong quá trình tổng hợp số liệu. Từ đó, nhà quản lý đánh giá đúng người, đúng việc, đúng năng lực. Nhân viên thêm động lực hoàn thành công việc với hệ thống ghi nhận khách quan và đầy đủ
► Xem thêm: KPI là gì? Cách xây dựng KPI cho nhân viên
Tạm kết
Một phần mềm quản lý công việc không thể có chức năng thúc đẩy công việc được hoàn thành thật sớm; như những gì mọi người đang nghĩ về nó. Bản chất phần mềm quản lý công việc là giúp tổ chức và vận hành một khối lượng công việ;c từ đơn giản tới phức tạp một cách khoa học nhất. Giúp dự án không bị chậm trễ và đảm bảo từ tiến độ tới chất lượng công việc; dựa theo sức lao động của con người.
Nâng cao hiệu quả và hiệu suất làm việc, trải nghiệm ngay với Phần mềm quản lý công việc – dự án ASOFT-OO. Đăng ký ngay tại đây; Hoặc liên hệ Phòng Tư vấn tại hotline: 1900 6123 ; để được tư vấn theo đặc thù doanh nghiệp và Demo trực tiếp phần mềm.
Ban Biên tập ASOFT.