Ngành Dược phẩm
Trong những năm gần đây, ngành Dược phẩm Việt Nam đã phát triển mạnh mẽ nhờ nhu cầu chăm sóc sức khỏe của con người và sự đầu tư lớn từ các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Đây là một ngành có mức độ cạnh tranh gay gắt, chứng tỏ thị trường dược phẩm đang vô cùng sôi động và tăng trưởng mạnh mẽ.
Đặc thù doanh nghiệp
Ngành Dược phẩm Việt Nam có những đặc thù rất riêng biệt và đối mặt với nhiều thách thức trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Các doanh nghiệp trong ngành này phải quản lý một chuỗi cung ứng phức tạp từ sản xuất, kiểm nghiệm chất lượng, phân phối, cho đến việc giám sát hoạt động của đội ngũ trình dược viên và các kênh phân phối.
Bài toán quản trị mà hơn 90% chủ doanh nghiệp Dược phẩm đang gặp phải:
- Quản lý đội ngũ trình dược viên và kênh phân phối
Quản lý đội ngũ trình dược viên và kênh phân phối là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp dược phẩm. Doanh nghiệp khó kiểm soát được lịch sử viếng thăm và hiệu quả công việc của từng trình dược viên, dẫn đến việc không thể tối ưu hóa chiến lược bán hàng. Hơn nữa, tình trạng thiếu thông tin về tồn kho tại các điểm bán khiến quá trình xử lý đơn hàng và giao hàng trở nên thụ động, giảm tỷ lệ thành công của đơn hàng. Các vấn đề như “Data Cooking” – làm sai lệch dữ liệu cũng là rủi ro lớn, khiến dữ liệu không chính xác và ảnh hưởng đến quyết định quản lý.
- Các hình thức kinh doanh trong ngành dược phẩm
Ngành dược phẩm Việt Nam có ba mô hình kinh doanh chính: sản xuất có thương hiệu, gia công sản phẩm, và nhập khẩu. Mỗi hình thức đều có những ưu nhược điểm riêng. Trong đó, sản xuất có thương hiệu đòi hỏi doanh nghiệp đầu tư lớn vào nghiên cứu và phát triển, trong khi gia công giúp tiết kiệm chi phí nhưng thiếu sự kiểm soát về thương hiệu. Nhập khẩu là cách nhanh chóng đưa sản phẩm chất lượng quốc tế vào thị trường, nhưng lại đối mặt với rủi ro về tỷ giá và chính sách nhập khẩu.
- Quản lý kho và quy trình kiểm tra chất lượng
Quản lý kho trong ngành Dược phẩm đòi hỏi sự chính xác cao, vì các sản phẩm phải được lưu trữ theo lô và hạn sử dụng. Việc thiếu sót trong quản lý kho có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và gây thiệt hại. Quy trình kiểm nghiệm chất lượng cũng rất nghiêm ngặt, từ nguyên liệu đến thành phẩm, đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ các tiêu chuẩn chặt chẽ của Bộ Y tế để đảm bảo sản phẩm an toàn cho người sử dụng.
- Quy trình sản xuất và máy móc thiết bị
Quản lý quy trình sản xuất trong ngành dược phẩm rất phức tạp vì sử dụng nhiều máy móc, thiết bị có giá trị cao. Những thiết bị này yêu cầu bảo trì thường xuyên để tránh gián đoạn trong sản xuất. Quy trình sản xuất phải tuân thủ các tiêu chuẩn nghiêm ngặt, đảm bảo chất lượng sản phẩm, từ nguyên liệu đầu vào đến thành phẩm, để duy trì niềm tin của người tiêu dùng.
- Thách thức trong việc mở rộng thị phần và gia tăng độ phủ sản phẩm
Để tăng trưởng, các công ty dược phẩm cần tăng cường kiểm soát các kênh phân phối và mở rộng độ phủ sản phẩm. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có chiến lược phân phối hiệu quả, bảo đảm sản phẩm luôn có mặt ở các điểm bán chính thức và tiếp cận đúng đối tượng khách hàng. Bên cạnh đó, việc xây dựng và duy trì thương hiệu mạnh là yếu tố quyết định trong việc cạnh tranh với các đối thủ trong ngành.
Giải pháp mang lại gì cho doanh nghiệp
Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ASOFT-ERP là giải pháp đặc thù được thiết kế riêng cho ngành Dược phẩm, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao hiệu quả công việc trong mọi khía cạnh của hoạt động. Dưới đây là những lợi ích cụ thể mà ASOFT-ERP mang lại cho các doanh nghiệp Dược phẩm:
- Tự động hóa và chuyên nghiệp hóa quy trình hoạt động
ASOFT-ERP giúp tự động hóa các quy trình trong từng phòng ban như mua hàng, bán hàng, quản lý kho, tài chính, nhân sự, sản xuất, QA/QC, và chuỗi cửa hàng. Việc này không chỉ giảm thiểu công sức và thời gian, mà còn giúp nâng cao tính chính xác và hiệu quả trong công việc. Các doanh nghiệp dược phẩm sẽ không còn phải lo lắng về các sai sót do thao tác thủ công hoặc thiếu sót thông tin, đồng thời cải thiện khả năng theo dõi và giám sát hiệu quả của các hoạt động.
- Tối ưu hóa nguồn lực và giảm hao phí
Với khả năng tối ưu hóa quy trình và phân bổ nguồn lực hiệu quả, ASOFT-ERP giúp doanh nghiệp giảm thiểu các hao phí, đặc biệt trong việc quản lý kho, tồn kho và quy trình sản xuất. Doanh nghiệp có thể theo dõi chính xác lượng tồn kho, hạn sử dụng, và lô sản phẩm, từ đó giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc sản phẩm hết hạn.
- Quản lý minh bạch và chính xác
ASOFT-ERP cung cấp một hệ thống quản lý tích hợp, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tất cả các hoạt động, từ sản xuất, phân phối đến các chỉ tiêu tài chính và nhân sự. Hệ thống này mang lại sự minh bạch và chính xác trong việc theo dõi các hoạt động, từ việc theo dõi đơn hàng, quản lý lịch sử thăm viếng của trình dược viên, đến giám sát các vật phẩm trưng bày tại các nhà thuốc. Điều này giúp ngăn chặn các tình trạng như “Data Cooking” và đảm bảo dữ liệu chính xác cho việc ra quyết định.
- Hỗ trợ làm việc linh hoạt mọi lúc, mọi nơi
ASOFT-ERP hỗ trợ làm việc linh hoạt trên mọi thiết bị, bao gồm Desktop, Web/Cloud, Apps và IoT. Điều này giúp các nhà quản lý và nhân viên dễ dàng truy cập và kiểm soát thông tin từ bất kỳ đâu và vào bất kỳ thời điểm nào, giúp tăng cường tính linh hoạt trong công việc và phản ứng nhanh chóng với tình hình thị trường.
- Tích hợp công nghệ hiện đại và xu hướng 4.0
ASOFT-ERP không chỉ đơn thuần là một công cụ quản lý, mà còn tích hợp các công nghệ tiên tiến như Cloud, AI, Big Data, Machine Learning, và IoT. Hệ thống sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt, xử lý hình ảnh/video, định vị GPS, cùng các cảm biến và camera, giúp theo dõi và giám sát các hoạt động của đội ngũ trình dược viên, các điểm bán và kho hàng một cách chính xác. Công nghệ này giúp doanh nghiệp dược phẩm bắt kịp xu hướng 4.0, nâng cao khả năng quản lý và cạnh tranh trên thị trường.
- Hỗ trợ định hướng phát triển doanh nghiệp
Bằng cách cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ, ASOFT-ERP không chỉ giúp quản lý hiệu quả các hoạt động hiện tại mà còn hỗ trợ định hướng phát triển doanh nghiệp. Các báo cáo chi tiết và phân tích dữ liệu giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định chiến lược đúng đắn, từ việc mở rộng thị phần, cải thiện quy trình sản xuất đến tối ưu hóa các chiến lược phân phối sản phẩm.
Tổng quan quy trình
Ngành Dược phẩm
Ngành Dược phẩm có những đặc thù riêng biệt trong việc quản lý sản xuất, phân phối và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Quản lý chuỗi cung ứng, từ việc mua nguyên liệu, sản xuất, kiểm nghiệm chất lượng đến phân phối và bán hàng, đều đòi hỏi một hệ thống quản lý linh hoạt và chính xác. ASOFT-ERP được thiết kế đặc biệt để giải quyết các bài toán phức tạp này, giúp doanh nghiệp Dược phẩm quản lý toàn diện hoạt động từ đầu vào đến đầu ra, đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận trong tổ chức.
Giải pháp ASOFT-ERP không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình vận hành mà còn cung cấp khả năng tùy chỉnh (Customize) theo đặc thù riêng của mỗi doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp tạo ra sự khác biệt và lợi thế cạnh tranh, nhờ vào khả năng điều chỉnh hệ thống sao cho phù hợp nhất với nhu cầu và chiến lược phát triển. Với các tính năng tiên tiến và tích hợp công nghệ mới, ASOFT-ERP là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp Dược phẩm duy trì và nâng cao hiệu quả hoạt động trong bối cảnh ngành công nghiệp ngày càng phát triển và cạnh tranh khốc liệt.
Giới thiệu một số nghiệp vụ chính theo quy trình
1. Quản lý Quan hệ Khách hàng
- ASOFT cung cấp giải pháp phần mềm cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực Dược phẩm, trở thành đối tác và người bạn đồng hành giúp doanh nghiệp quản trị hiệu quả hoạt động kinh doanh:
- Quản lý tiếp thị và bán hàng theo mô hình 5 Ways hiện đại.
- Quản lý thống nhất thông tin đầu mối, cơ hội tới khách hàng, và tích hợp bán hàng đa kênh.
- Hỗ trợ lập dự toán dự án và tạo báo giá tự động từ dự toán.
- Theo dõi yêu cầu, báo giá, đàm phán, chốt hợp đồng/đơn hàng và chuyển giao thực hiện.
- Quản lý lịch sử giao dịch với từng khách hàng, bao gồm mọi giao dịch và thông tin kèm theo như ghi âm cuộc gọi, email, tệp dữ liệu, và thông tin tương tác (news feed).
- Quản lý định mức tiếp khách của từng nhân viên kinh doanh.
- Quản lý hoa hồng dự án đích danh cho từng cá nhân theo hợp đồng/đơn hàng/dự án.
2. Quản lý Bán hàng
- Quản lý thông tin đại lý/ khách hàng: Thông tin cơ bản, đặc điểm, thiết lập chính sách bán hàng: Khuyến mãi, giảm giá, chiết khấu, hoa hồng,…
- Quản lý hoạt động chào giá, lập đơn hàng, viếng thăm của nhân viên thị trường bằng ứng dụng phần mềm trên điện thoại: Phân chia danh sách viếng thăm, lên kế hoạch viếng thăm; chi tiết viếng thăm, đánh giá, chụp hình trưng bày, check-in/check-out.
- Quản lý toàn bộ đơn hàng bán, tình trạng đơn hàng, tình trạng giao hàng, duyệt báo giá/đơn hàng online.
- Kế thừa, đồng bộ thông tin ngay lập tức đến các bộ phận: Kế toán, Kho, Giao hàng để tiến hành xử lý đơn hàng.
3. Quản lý Mua hàng
- Quản lý thông tin nhà cung cấp: Thông tin cơ bản, đặc điểm, chính sách mua hàng, chiết khấu riêng từng nhà cung cấp,..
- Quản lý yêu cầu mua hàng, kế thừa từ dự đoán hàng tồn kho cần thiết.
- Quản lý báo giá và so sánh lựa chọn nhà cung cấp.
- Quản lý tình trạng hàng mua: kế hoạch nhận hàng, tình trạng giao hàng, tình trạng đơn hàng,…
- Kế thừa tự động thông tin đơn hàng đến các bộ phận: Kế toán, Kho, Giao-nhận,..
- Duyệt yêu cầu mua, đơn hàng, nhập kho online.
4. Quản lý Hàng hóa và Kho
- Quản lý hoạt động xuất/nhập/tồn và luân chuyển nguyên phụ liệu/thành phẩm giữa các chi nhánh, kho, nhà cung cấp và khách hàng.
- Quản lý hàng hóa đặc thù theo barcode, imei/serie, theo lô, theo hạn sử dụng, theo vị trí, theo đặc điểm (thành phẩm, bán thành phẩm, phế liệu,…).
- Quản lý kế hoạch giao nhận, tình hình luân chuyển hàng hóa giữa các kho và đối tác (hàng đi thẳng, hàng qua kho).
- Quản lý không giới hạn mặt hàng, số kho và có thể phân quyền dữ liệu theo hàng hóa, theo kho.
- Kiểm kê hàng hóa định kỳ theo kho, theo hàng, theo lô,…
- Đồng bộ thông tin, dữ liệu với đơn hàng bán/mua, kế toán theo thời gian thực.
5. Quản lý Tài chính – Kế toán
- Quản lý hoạt động thu/chi.
- Quản lý hóa đơn bán hàng/mua hàng, nợ phải thu/trả.
- Quản lý doanh thu, chi phí, phân bổ, chênh lệch tỷ giá,…
- Phân tích chi phí theo phân loại: Định phí, biến phí; Chi phí trực tiếp, gián tiếp; Chi phí nguyên vật liệu, nhân công, nhà xưởng, thiết bị.
- Phân tích chi phí theo đối tượng tính giá thành: Nhóm sản phẩm, sản phẩm, bán thành phẩm; Công trình, dự án, hợp đồng,…
- Phân tích lãi lỗ theo ngành hàng, khu vực, nhà cung cấp, nhóm khách hàng, chi nhánh và toàn đơn vị,…
- Hệ thống báo cáo thuế theo quy định nhà nước.
- Hệ thống báo cáo quản trị, phân tích về tài chính, lãi lỗ linh hoạt, đa dạng.
6. Quản trị Nhân sự – Tính lương
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Quản lý thông tin cơ bản; quản lý thông tin kèm theo (như tai nạn lao động, thai sản, khen thưởng, kỷ luật,…); quản lý và nhắc hạn hợp đồng lao động,…
- Chấm công và tính lương: Định nghĩa bảng phân ca; kết nối với các loại máy chấm công/app mobile để lấy và xử lý dữ liệu chấm công hoặc nhập trực tiếp bằng file Excel; chấm công chi tiết (theo ngày/tháng).
- Tính lương: Thiết lập hồ sơ lương; định nghĩa các khoản thu nhập và giảm trừ theo từng vị trí; định nghĩa phương pháp tính lương.
7. Quản lý Công việc – Khối Văn phòng Công ty
- Quản lý quy trình Công việc – Dự án: Thiết lập trạng thái, khai báo quy trình, khai báo công việc theo mẫu: mô tả, checklist, định mức thời gian thực hiện,…
- Quản lý Công việc: Quản lý giao việc, theo dõi trạng thái công việc, theo dõi các vấn đề phát sinh.
- Quản lý Dự án: Thiết lập dự án, định mức dự án; quản lý công việc liên quan đến dự án và các vấn đề phát sinh trong dự án.
8. Quản lý sản xuất
- Thiết lập công đoạn, cấu trúc sản phẩm và quản lý nhiều phiên bản định mức (BOM).
- Dự trù sản xuất: Xác định nhu cầu nguyên vật liệu, máy móc, nhân lực cần thiết cho từng yêu cầu/đơn hàng sản xuất, tự so sánh với kho, đơn hàng mua, các kế hoạch sản xuất khác để cân đối và tối ưu nguồn lực nhằm đáp ứng chất lượng, năng suất, và thời hạn giao hàng.
- Lập kế hoạch sản xuất: Dựa trên hoạch định tiêu thụ hoặc đơn hàng bán/đơn hàng sản xuất nội bộ, hệ thống hỗ trợ tự động kết chuyển sang kế hoạch sản xuất và chi tiết phân rã theo thời gian, theo công đoạn và từng lệnh sản xuất (bao gồm chi tiết nguyên vật liệu, máy móc và nhân công).
- Tự động tính giá thành sản phẩm: Chi phí sản xuất được tập hợp tự động bao gồm nguyên vật liệu, chi phí nhân công, và các chi phí phân bổ chung khác để hệ thống tự động tính giá thành sản phẩm theo nhiều phương pháp tùy theo đặc thù ngành hàng và khả năng thống kê của doanh nghiệp.
Câu chuyện khách hàng
Kick-off dự án nâng cấp mở rộng hệ thống ASOFT-ERP tại công ty Cổ phần Đông Nam Á Lào Cai sau hơn 10 năm cùng đồng hành và phát triển
Đào tạo hệ thống ASOFT-ERP tại công ty Cổ phần INNOTEK
Nghiệm thu dự án triển khai phần mềm ASOFT-ERP cho Công ty TNHH Thương mại Thảo Hà
Khảo sát và kick-off dự án ASOFT-ERP tại công ty Cổ phần Đầu tư SJK
Nghiệm thu dự án triển khai phần mềm ASOFT-ERP tại công ty TNHH Bao bì Hợp Thành Phát
Nghiệm thu dự án triển khai phần mềm ASOFT-ERP tại Doanh nghiệp Tư nhân Sức Xuân
Kick-off dự án nâng cấp mở rộng hệ thống ASOFT-ERP tại công ty Cổ phần Đông Nam Á Lào Cai sau hơn 10 năm cùng đồng hành và phát triển
Đào tạo hệ thống ASOFT-ERP tại công ty Cổ phần INNOTEK
Nghiệm thu dự án triển khai phần mềm ASOFT-ERP cho Công ty TNHH Thương mại Thảo Hà
Khảo sát và kick-off dự án ASOFT-ERP tại công ty Cổ phần Đầu tư SJK
Nghiệm thu dự án triển khai phần mềm ASOFT-ERP tại công ty TNHH Bao bì Hợp Thành Phát
Nghiệm thu dự án triển khai phần mềm ASOFT-ERP tại Doanh nghiệp Tư nhân Sức Xuân
Kick-off dự án nâng cấp mở rộng hệ thống ASOFT-ERP tại công ty Cổ phần Đông Nam Á Lào Cai sau hơn 10 năm cùng đồng hành và phát triển
Đào tạo hệ thống ASOFT-ERP tại công ty Cổ phần INNOTEK
Nghiệm thu dự án triển khai phần mềm ASOFT-ERP cho Công ty TNHH Thương mại Thảo Hà
Khảo sát và kick-off dự án ASOFT-ERP tại công ty Cổ phần Đầu tư SJK
Nghiệm thu dự án triển khai phần mềm ASOFT-ERP tại công ty TNHH Bao bì Hợp Thành Phát