Quản lý Mua hàng

Không chỉ là một phần mềm thuần túy để ghi nhận đơn hàng, ASOFT-PO là giải pháp quản lý mua hàng chuyên sâu, được ASOFT phát triển dựa trên 21+ năm kinh nghiệm tư vấn – triển khai thực tế cho hơn 3.500 doanh nghiệp trong và ngoài nước. Mỗi chức năng của phần mềm đều được thiết kế dựa trên các best practices từ những doanh nghiệp đầu ngành trong các lĩnh vực như sản xuất, thương mại, thực phẩm, cơ khí, nội thất, dược phẩm, bao bì… nhằm giải quyết những bài toán mang tính đặc thù mà các hệ thống phần mềm nước ngoài khó đáp ứng trọn vẹn.

ASOFT-PO cho phép doanh nghiệp quản lý xuyên suốt toàn bộ quá trình mua hàng, từ lúc phát sinh nhu cầu đến khi hoàn tất thanh toán. Các bộ phận trong công ty có thể dễ dàng tạo đề nghị mua hàng trực tiếp trên hệ thống – dựa trên tồn kho thực tế, hạn mức ngân sách, hoặc kế hoạch sản xuất. Những đề nghị này được tự động chuyển qua luồng phê duyệt, đến đúng người có thẩm quyền, giúp kiểm soát ngân sách chặt chẽ nhưng vẫn đảm bảo tốc độ xử lý nhanh chóng. Với tính năng này, các nhà quản lý không còn phải rà soát thủ công từng đề xuất mà vẫn nắm rõ ai yêu cầu mua gì, khi nào, và có thật sự cần thiết hay không.

Phần mềm đồng thời cung cấp công cụ quản lý báo giá nhà cung cấp theo từng mặt hàng, giúp doanh nghiệp so sánh giá, điều kiện giao hàng, lịch sử vi phạm cam kết… trước khi ra quyết định chọn đơn vị cung ứng. Mỗi đơn hàng mua được lập trên hệ thống sẽ được gắn liền với các báo giá đã duyệt, thông tin giao hàng, điều khoản thanh toán và tiến độ thực hiện. Nhà quản lý có thể theo dõi chính xác từng mặt hàng trong đơn đang ở trạng thái nào: đã đặt, đang giao, đã nhận, hay bị giao thiếu – kèm theo cảnh báo nếu quá hạn nhận hàng.

Ngoài việc theo dõi từng đơn cụ thể, ASOFT-PO còn là kho dữ liệu lịch sử mua hàng theo nhà cung cấp và từng mặt hàng, với biểu đồ biến động giá theo thời gian. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động trong đàm phán giá, phát hiện biến động bất thường, hoặc xây dựng chiến lược mua hàng theo mùa vụ – vốn là yếu tố quan trọng trong những ngành có giá đầu vào dao động mạnh như thực phẩm, bao bì, nông sản hoặc hóa chất.

Một tính năng mang tính chiến lược của ASOFT-PO là khả năng kết nối dữ liệu tồn kho – định mức – mức tồn tối thiểu (min), tối đa (max), mức tái đặt hàng (reorder point) theo từng mặt hàng và từng kho. Hệ thống sẽ tự động đề xuất danh sách vật tư cần mua nếu lượng tồn giảm xuống dưới ngưỡng, giúp phòng mua chủ động hơn và tránh tình trạng sản xuất phải dừng do thiếu nguyên liệu.

Nhờ sự tự động hóa thông minh và quy trình làm việc được chuẩn hóa, ASOFT-PO giúp doanh nghiệp đơn giản hóa toàn bộ quy trình mua hàng, tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý đơn, giảm phụ thuộc vào con người và hạn chế rủi ro sai sót. Đồng thời, ban lãnh đạo có thể kiểm soát hiệu quả mua hàng theo thời gian thực, từ dòng tiền, tiến độ, đến hiệu suất từng nhà cung cấp.

Trong môi trường vận hành có tốc độ cao như hiện nay, việc nhận hàng chậm có thể kéo theo hàng loạt hệ lụy về sản xuất và cam kết với khách hàng. Với tính năng cảnh báo khi đơn hàng bị chậm giao, ASOFT-PO giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh, phối hợp kịp thời giữa các bộ phận để xử lý, đồng thời ghi nhận lý do và trách nhiệm rõ ràng để đánh giá về sau.

ASOFT-PO không chỉ là công cụ quản lý nghiệp vụ, mà là trợ lý chiến lược cho bộ phận mua hàng và ban điều hành, giúp doanh nghiệp xây dựng năng lực mua hàng chuyên nghiệp – minh bạch – hiệu quả – và chủ động. Khi được triển khai trong hệ sinh thái ASOFT-ERP, toàn bộ dữ liệu mua hàng được liên kết chặt chẽ với kho, kế toán, sản xuất và tài chính, tạo nên một luồng vận hành liền mạch, thông minh và mang lại giá trị thực tiễn bền vững cho doanh nghiệp.