Tầm quan trọng của nhân viên triển khai phần mềm ERP

► Xem thêm: 5 Phân hệ cốt lõi của ERP mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải biết

Cấu trúc nhóm nhân viên triển khai phần mềm ERP

Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức, các nhóm nhân viên triển khai phần mềm ERP có thể dao động từ vài người đến vài chục người. Các nhà quản lý dự án giàu kinh nghiệm sẽ xác định rõ vai trò của nhân viên ngay từ thời điểm đầu dự án. Nhằm đảm bảo đúng quy mô tổ chức và trách nhiệm triển khai ERP của từng cá nhân cụ thể.

Để hệ thống ERP được xây dựng chỉnh chu; người quản lý nên gán trách nhiệm cụ thể cho các nhân viên nội bộ và bên ngoài theo từng giai đoạn của dự án. Các thành viên triển khai phải được phân công nhiệm vụ theo điểm mạnh và mức độ kinh nghiệm cá nhân.

Ngoài ra, nhà quản lý dự án cũng cần cân bằng sử dụng nguồn lực nội bộ và thuê ngoài. Thiếu nguồn lực bên ngoài có thể khiến chuyên môn hạn chế. Thiếu nguồn lực nội bộ lại hạn chế quyền sở hữu dự án và thiếu liên kết tổ chức.

Nhìn chung, ban lãnh đạo nên có kế hoạch phân công nhân sự rõ ràng. Không nên ủy thác mọi trách nhiệm cho nhóm dự án. Mà nên là người đưa ra những quyết định quan trọng mang tính quy mô tương lai của doanh nghiệp.

Các thành viên lý tưởng cho nhóm nhân viên triển khai phần mềm ERP

Xác định rõ những kỹ năng của các nhân sự cốt lõi chắc chắn sẽ mang lại thành công khi việc triển khai dự án ERP. Theo đó, ban lãnh đạo với hiểu biết tốt về mục tiêu dự án và tầm nhìn của tổ chức nên là những người lựa chọn thành viên cho nhóm dự án. Mặc dù chuyên môn kỹ thuật và kiến ​​thức vận hành là quan trọng, nhưng kỹ năng giao tiếp giữa các thành viên rất quan trọng nhất là khi nhóm dự án được giao nhiệm vụ thực hiện kế hoạch quản lý thay đổi tổ chức để thu hút và đào tạo nhân viên.

Nhóm nân viên triển khai ERP nên được giao việc theo cá tính riêng

✔ Người động viên 

Trong một dự án ERP khi triển khai cần có sự tham gia của nhân tố “động viên”. Người này thường chính là các lãnh đạo cấp cao. Đóng vai trò quan trọng trong việc quan sát, động viên, khuyến khích các nhân viên triển khai phần mềm ERP. Giúp nhóm triển khai ERP tích cực tham gia đóng góp ý kiến; từ đó ghi nhận những ý kiến tích cực, đột phá của họ.

✔ Người có tố chất dẫn đầu

Bất kể một nhóm công việc nào nói chung đều cần phải có một người dẫn đầu. Việc triển khai dự án ERP cũng vậy. Người dẫn đầu phải là người nhận được sự tin tưởng của các thành viên. Giúp các thành viên trong nhóm dự án triển khai ERP đạt được sự đồng thuận khi cần thỏa hiệp; tránh gặp phải bất đồng.

✔ Người có tính cách cẩn trọng  

Để quản trị dự án hiệu quả và tối ưu nhất; nhà quản lý nên cẩn trọng cân nhắc người giám sát triển khai phần mềm ERP. Theo đó, người giám sát nên là người có tính cách cẩn trọng, kĩ tính và ôn hòa. Bởi, họ sẽ luôn cẩn trọng xem xét từng chi tiết nhỏ nhất; và biết cách lựa lời nhắc nhở các thành viên dự án khi gặp vấn đề sai sót.

✔ Người có tính cách hài hước

Ngoài hệ thống nhân tố trên, nhân viên triển khai phần mềm ERP cũng nên có “nhân tố hài hước”. Nhân tố này chắc chắn sẽ giúp các thành viên trong nhóm triển khai giảm thiểu căng thẳng và lo lắng trong quá trình làm việc. Giúp tâm trạng của các thành viên trở nên thoải mái; từ đó gia tăng hiệu quả công việc.

► Xem thêm: Tại sao nhân viên của bạn không sẵn sàng tham gia hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP

Nhân viên triển khai phần mềm ERP từ các phòng ban và phân công nhiệm vụ

Các nhà quản lý dự án cần tập hợp một ban chỉ đạo điều hành và một nhóm các chuyên gia đảm nhận các chức vụ dưới đây:

✔ Nhân viên triển khai phần mềm ERP

Nhóm này bao gồm các giám đốc điều hành và các thành viên của ban giám đốc. Ban chỉ đạo truyền đạt tầm quan trọng của dự án và giải thích cách phần mềm ERP hỗ trợ sứ mệnh, tầm nhìn của tổ chức. Họ tham gia vào các cuộc họp quan trọng liên quan đến các khuyến nghị phần mềm; liên kết tổ chức và quản lý thay đổi tổ chức.

✔ Người đại diện các phòng ban chức năng

Đây là các nhân sự đại diện cho các phòng ban. Nhóm này sẽ thu thập các yêu cầu; xác nhận yêu cầu; cũng như cập nhật các dữ liệu chung cần “số hóa”. Sau đó, chuyển đến nhà triển khai và các nhóm nhân viên triển khai phần mềm ERP khác. Giúp việc xây dựng và vận hành hệ thống trở nên trơn tru, nhanh chóng hoàn thành.

Tạm kết

Ở bài viết này, chúng tôi đã dẫn ra những nhóm nhân sự đóng vai trò quan trọng trong quá trình triển khai ERP. Hy vọng nó sẽ cung cấp những thông tin bổ ích; giúp đỡ quý doanh nghiệp trong quá trình lựa chọn nhân sự triển khai ERP.

Để được tư vấn triển khai phần mềm ERP kĩ lưỡng hơn, mời quý doanh nghiệp liên hệ trực tiếp với công ty chúng tôi bằng việc Đăng ký hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua Hotline: 19006123.

ASOFT – với kinh nghiệm 18 năm triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp cho hơn 3.000 đối tác trong và ngoài nước. Chắc chắn sẽ không làm quý doanh nghiệp thất vọng!