Quy trình 7 bước quản lý kho chuẩn dành cho cửa hàng bán lẻ

1. Quy trình quản lý kho là gì?

Quy trình quản lý kho là tập hợp các bước và hành động; nhằm giúp hàng hóa và kho được vận hành hiệu quả và tối ưu nhất. Quy trình sẽ bao gồm các bước, từ lúc hàng nhập kho cho đến khi hàng được xuất đi.

Quy trình quản lý kho cơ bản sẽ bao gồm 7 bước:. Nhập kho, lưu kho, nhặt hàng, đóng gói – xuất kho, hoàn hàng, kiểm hàng và báo cáo kiểm toán.

Quản lý kho hiệu quả sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí và tối ưu không gian lưu trữ hàng hóa. Thông qua 7 bước trong quy trình quản lý kho; bạn sẽ dễ dàng xác định và tối ưu từng bước một.

2. Tại sao cần có quy trình quản lý kho?

Khi có quy trình quản lý kho chuẩn; bạn sẽ tối ưu được thời gian cũng như chi phí cho việc quản lý tồn kho và xử lý đơn hàng:

• – Nhanh chóng nắm bắt số lượng tồn kho của từng mặt hàng khi có biến động xuất – nhập hàng.
• – Tối đa hoá không gian lưu trữ của kho hàng; giảm thất thoát, hỏng hóc trong quá trình lưu trữ hàng hoá.
• – Tối ưu thời gian nhặt hàng, đóng gói giúp xử lý đơn hàng nhanh chóng, tăng hiệu quả bán hàng.
• – Giảm tỷ lệ hoàn hàng bằng cách quản lý các nguyên nhân khách trả hàng; để xử lý vấn đề tận gốc.
• – Quy trình quản lý kho chính xác thì các báo cáo kho, báo cáo doanh thu, lãi lỗ cũng sẽ được tính toán 1 cách chính xác.

► Xem thêm: Gỡ rối quản lý kho cho doanh nghiệp với phần mềm quản lý kho
► Xem thêm: Vòng xoay hàng tồn kho là gì? Tại sao cần xây dựng và quản lý vòng xoay hàng tồn kho?

3. Quy trình quản lý kho chuẩn cho các cửa hàng bán lẻ

Chúng ta cùng đi lần lượt từng bước trong 7 bước của quy trình quản lý kho; từ nhập kho, lưu kho đến nhặt hàng, đóng gói, trả hàng, kiểm hàng và báo cáo. Và cùng tìm hiểu cách để tối ưu hóa từng bước này nhé

Bước 1: Nhập kho

Nhập kho là bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho; và cũng là bước quan trọng nhất giúp quản lý tồn kho chính xác.

Để thực hiện đúng quy trình nhập kho; bạn cần kiểm tra nhận đúng sản phẩm, đúng số lượng và đúng thời điểm. Đây là công đoạn đòi hỏi sự chính xác và nghiêm túc. Bởi, nếu việc nhập kho sai, dù các bước tiếp theo được quản lý tốt; cũng không còn ý nghĩa gì nữa.

Việc nhập kho kỹ càng, cẩn thận cũng sẽ giúp bạn lọc ra được những sản phẩm bị hỏng hóc; tránh được thất thoát, thiệt hại cho cửa hàng khi bán hàng sau này.

Để tối ưu được bước nhập kho, khi liên hệ với nhà cung cấp; bạn có thể đưa ra 1 số yêu cầu về đóng gói như:

• – Kích thước, khối lượng tối đa của 1 thùng hàng
• – Số lượng sản phẩm trong 1 thùng
• – Vị trí dán nhãn và các thông tin cần có trên nhãn
• – …

Trong trường hợp nhà cung cấp không đáp ứng theo yêu cầu của bạn; thì họ cần gửi cho bạn tất cả các thông tin trên; và thời gian giao hàng trước khi bạn nhập hàng. Từ đó bạn có thể nhanh chóng bao quát cũng như sắp xếp nhân lực; để nhận hàng vào thời gian phù hợp.

Khi nhận hàng, người bàn giao hàng cần phải có phiếu xuất hàng của nhà cung cấp; trong đó thống kê đầy đủ các loại sản phẩm và số lượng của từng mặt hàng, thời gian xuất hàng; cũng như xác nhận của thủ kho phía nhà cung cấp. Người tiếp nhận hàng hoá sẽ kiểm tra niêm phong của từng thùng hàng; đồng thời kiểm đếm số lượng hàng hoá sau đó cho tiến hành xếp dỡ. Cuối cùng, bạn xác nhận số lượng nhận, tình trạng hàng hoá (mã sản phẩm, số lô, số sê-ri,… nếu cần thiết) vào phiếu và đưa lại cho nhà cung cấp 1 bản.

► Xem thêm: Vẽ sơ đồ kho hàng và một số mẫu đơn giản dành cho các doanh nghiệp bán lẻ
► Xem thêm: Nâng cao hiệu quả quản lý kho với giải pháp phần mềm

Bước 2: Lưu kho

Sau khi nhập kho hàng hoá từ nhà cung cấp; bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho là lưu kho. Sau khi nhận hàng bạn cần sắp xếp hàng hoá vào trong kho sao cho khoa học và hợp lý. Điều này không chỉ giúp bạn sắp xếp kho nhanh hơn, tối đa hoá không gian kho; cũng như dễ dàng tìm kiếm và nhặt hàng khi bán hàng.

Lưu kho là bước dễ bị xem nhẹ trong quá trình quản lý kho; tuy nhiên đây lại là bước giúp tăng hiệu quả quản lý kho. Khi xếp dỡ hàng hoá vào các kệ trong kho, bạn nên xếp cùng 1 sản phẩm trên cùng 1 ngăn kệ; để đỡ mất thời gian tìm kiếm cũng như hạn chế nhầm lẫn khi nhặt hàng. Nếu không có nhiều không gian thì có thể xếp mỗi hàng trong 1 kệ là 1 sản phẩm khác nhau.

Bước 3: Nhặt hàng

Nhặt hàng là hành động thu thập hàng trong kho để thực hiện đơn hàng của khách hàng. Đây là bước tốn kém nhất trong quy trình quản lý kho hàng; chiếm khoảng 55% tổng chi phí vận hành kho; cũng như tiêu tốn thời gian và nhân lực nhất. Chính vì vậy, khi tối ưu được quy trình này bạn sẽ giảm đáng kể chi phí; đồng thời tăng hiệu quả quản lý kho, hạn chế nhầm lẫn hàng hoá. Từ đó giúp tăng trải nghiệm của khách hàng.

Nếu như bước lưu kho trong quy trình quản lý kho ở trên được thực hiện tốt; thì việc nhặt hàng không có gì khó khăn cả.

Hiện nay, có thể chia làm 2 cách nhặt hàng đó là nhặt theo đơn hàng và nhặt theo cụm.

• – Nhặt theo đơn hàng:. Khi có đơn hàng, nhân viên bán hàng sẽ in đơn hàng ra; và giao cho nhân viên kho để nhặt các sản phẩm có trong đơn hàng. Cách nhặt hàng này sẽ phù hợp với các shop kinh doanh nhỏ, có ít đơn hàng trong ngày.
• – Nhặt theo cụm: Nhân viên bán hàng sẽ nhóm nhiều đơn hàng với nhau. Sau đó xuất ra danh sách các mặt hàng kèm số lượng. Nhân viên kho sẽ nhặt hàng theo số lượng các sản phẩm đó; sau khi hoàn thành mới chia ra các đơn hàng. Cách nhặt hàng này sẽ phù hợp với các shop có nhiều đơn hàng; giúp bạn có thể hoàn thành được nhiều đơn hàng cùng lúc.

Chính vì thế, việc lưu kho nên được quản lý tốt. Với phần mềm quản lý kho ASOFT-POS dành cho cửa hàng bán lẻ; hàng hóa sau khi lưu kho sẽ được theo dõi thông qua phần mềm. Bao gồm: Vị trí kệ hàng, vị trí kho (nếu cửa hàng có nhiều kho); số lượng, tình trạng hàng hóa cũng được ghi chú và dễ dàng truy xuất.

Bước 4: Đóng gói và xuất kho

Đóng gói là bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho; giúp bạn gom lại các sản phẩm theo từng đơn hàng sau khi nhặt hàng; và chuẩn bị vận chuyển cho khách. Việc này cần được xử lý cẩn thận, chính xác; hạn chế sai sót, nhầm lẫn dễ dẫn đến hoàn hàng.

Quy định đóng gói của mỗi cửa hàng có thể khác nhau; nhưng cần đáp ứng được 2 mục đích quan trọng:

• – Đảm bảo an toàn, giảm thiểu tối đa hư hại cho hàng hoá trong quá trình giao vận
• – Tối ưu khối lượng của gói hàng để giảm thiểu chi phí giao hàng

Sau khi hoàn thành đóng gói bạn sẽ giao cho đơn vị vận chuyển; lúc này hàng hoá sẽ được ghi nhận là đã xuất kho và trừ đi trong số lượng tồn kho.

Nhưng ở bước này, thông thường các cửa hàng thường gặp phải một tình huống; đó là nhân viên quên, sót trong việc trừ số lượng tồn kho. Điều này ảnh hưởng đến các số liệu thống kê; tạo ra các con số ảo khi kiểm kê số lượng; và có thể ảnh hưởng đến các đơn đặt hàng. Phần mềm quản lý kho ASOFT-POS có thể loại trừ khả năng này; khi tự động trừ số lượng tồn kho sau khi nhân viên nhấp xác nhận hoàn thành đơn hàng giao; hoặc tự động khi đơn hàng được chuyển sang trạng thái giao hàng.

Bước 5: Hoàn hàng

Không một nhà bán hàng nào mong muốn có bước này; nhưng trên thực tế vẫn không thể tránh khỏi; khi luôn tồn tại một tỷ lệ hoàn và trả hàng nhất định.

Hoàn/Trả hàng là 1 quy trình khá phức tạp, ảnh hưởng từ nhiều yếu tố. Tuy nhiên có 1 số nguyên tắc về quản lý kho khi trả hàng bạn cần tuân thủ:

• – Khách trả hàng cần đúng theo chính sách trả hàng và nêu rõ nguyên nhân. Những lý do trả hàng này cũng cần được ghi lại cẩn thận; để có thể đưa ra các điều chỉnh phù hợp để giảm tỷ lệ hoàn hàng.
• – Có quy định với các hàng hoá bị trả lại; ví dụ: nhập lại vào kho, sửa chữa, tái chế, tiêu huỷ hay trả lại cho nhà sản xuất,…
• – Doanh thu, lợi nhuận của mặt hàng bị hoàn lại cũng cần phải được khấu trừ tương ứng.

Bước 6: Kiểm hàng

Kiếm hàng là hoạt động cần được thực hiện thường xuyên; chứ không phải 1 năm mới làm 1 lần hoặc chỉ khi nào phát hiện ra vấn đề, thất thoát kho mới tiến hành kiểm kho.

Bạn chỉ cần đảm bảo kho luôn sắp xếp gọn gàng và có 1 quy trình kiểm kê kho hàng hợp lý; thì việc kiểm kho sẽ diễn ra trơn tru, nhanh gọn lẹ thôi.

Với sự hỗ trợ của 1 phần mềm quản lý kho hàng hóa; việc kiểm kê hàng hoá sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Chỉ với 1 chiếc máy quét mã vạch, bạn quét mã vạch trên từng sản phẩm; để đếm số lượng thực tế có trong kho. Sau khi hoàn thành kiểm kho, bạn có thể thực hiện cân bằng kho để số lượng tồn kho trên phần mềm được cập nhật đúng theo số lượng thực tế đã kiểm đếm.

Ngoài ra, việc kiểm kho cũng có một mục đích khác quan trọng không kém; đó là xác định thời điểm cần nhập hàng và xác định số lượng cần nhập. Đây là vấn đề mà tất cả chủ cửa hàng nào cũng cần quan tâm và điều chỉnh. Bởi, bạn cần xác định được mặt hàng nào bán chạy để nhập nhiều đủ cung ứng; hoặc mặt hàng nào bán chậm thì giảm số lượng để đảm bảo không thừa mứa hàng, ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa.

Bước 7: Thống kê báo cáo

Các thống kê, báo cáo kho sẽ cho bạn cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý kho.

Dưới đây là 1 số loại báo cáo kho cần phải có để bạn có thể đánh giá hiệu quả quản lý kho; cũng như đưa ra kế hoạch nhập hàng, xả hàng kịp thời, phù hợp.

• – Sổ kho: Quản lý thông tin xuất, nhập, tồn kho
• – Báo cáo kho: Theo dõi giá trị tồn kho của cửa hàng và các chi nhánh (nếu có)
• – Báo cáo vượt/dưới định mức: Xem các mặt hàng đang tồn vượt quá định mức; hoặc thấp dưới định mức để có kế hoạch xả/nhập hàng phù hợp.
• – Gợi ý nhập hàng: Các mặt hàng bán chạy hoặc dưới định mức.
• – Báo cáo kiểm hàng: Quản lý số lượng hàng hoá bị thiếu hụt, hỏng hóc, lý do gây thất thoát.

Kết

Để quản lý được số lượng nhập – xuất – tồn kho bạn có thể quản lý bằng sổ sách, excel; tuy nhiên với 1 cửa hàng bán lẻ, 1 phần mềm quản lý kho sẽ là trợ thủ không thể thiếu; giúp bạn tự động hoá quy trình quản lý kho.

Phần mềm quản lý kho ASOFT-POS với đầy đủ các tính năng nghiệp vụ; giúp bạn quản lý được các quy trình, từ nhập hàng cho đến lúc xuất hàng; và hệ thống báo cáo mạnh mẽ, linh hoạt, được cập nhật theo thời gian thực; giúp bạn nhanh chóng bao quát được tình hình kho hàng cũng như kiểm tra hiệu quả quản lý kho; mà không cần mất công ghi chép sổ sách, tính toán hay đau đầu với các hàm excel nữa.

Nếu bạn băn khoăn về những tính năng và lợi ích vượt trội mà phần mềm quản lý kho ASOFT-POS mang lại; đừng chần chừ liên hệ ngay với Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123; hoặc Đăng ký tại đây để nhận tư vấn và Demo phần mềm nhé.

Ban Biên tập ASOFT.