Quản lý nhân sự trong thời đại 4.0 có gì khác biệt?

► Xem thêm: Quản trị nguồn nhân lực trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp

1. Tổng quan về quản lý nhân sự 4.0

Để hiểu hơn về những xu hướng và phương thức đổi mới trong hệ thống quản lý nhân sự 4.0; đầu tiên, bạn cần nắm rõ về khái niệm quả lý nhân sự 4.0 và những thay đổi cơ bản trong cách quản lý này.

1.1. Quản lý nhân sự 4.0 là gì?

Cuộc cách mạng công nghệ lần thứ 4 đã mang đến những chuyển biến lớn trong cách tiếp cận lĩnh vực sản xuất; và giảm thiểu yêu cầu về nguồn nhân lực của các doanh nghiệp thông qua phương thức tự động hóa. Bằng hình thức trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống với nhau; hiệu quả cắt giảm nhân lực và nâng cao tự động hóa đã được tăng đáng kể. Mặc dù vẫn sẽ có những thay đổi lớn hơn trong những năm tới; song phần lớn các thay đổi này sẽ liên quan trực tiếp đến vấn đề dùng công nghệ cần để thay thế các hoạt động thủ công liên quan đến quản lý nhân sự.

Có thể nói, quản lý nhân sự thời đại 4.0 được xem là một cuộc cách mạng lớn trong nhóm ngành quản trị nhân sự. Lúc này, hệ thống nhân sự sẽ trở nên tự động hơn; chủ yếu tập trung hoạt động vào các vấn đề liên quan đến chiến lược. Sự thay đổi này được nhận ra từ cả những yêu cầu mới của chính phủ về mối quan hệ giữa lao động và quản trị nhân sự 4.0.

► Xem thêm: HRM là gì? Phần mềm quản lý nhân sự HRM giúp được gì cho doanh nghiệp?

1.2. Quản lý nhân sự thời đại 4.0 có gì khác so với quản lý nhân sự truyền thống?

Nếu như quản lý nhân sự theo phương thức truyền thống, hoạt động chính của các chuyên gia quản lý là: trả lương; kiểm soát công việc; giờ làm; hay các hoạt động cơ bản từ thủ công và quan liêu. Thì quản lý nhân sự trong thời đại 4.0 chủ yếu tập trung vào các vấn đề như: lập kế hoạch thu hút nhân tài trình độ cao; cải thiện môi trường và tổ chức làm việc; tiếp cận các phương pháp khác để tham gia đóng góp thành quả tốt đẹp cho chiến lược công ty;…

Nhờ có quản trị nhân sự thời 4.0; các doanh nghiệp đã dần hiểu ra rằng tài sản lớn nhất của mình chính là con người. Vì vậy, quản lý nhân sự thời đại 4.0 cũng tập trung hơn hơn vào những trải nghiệm của nhân viên. Các doanh nghiệp giờ đây cũng có xu hướng áp dụng các phương pháp, công cụ và cả dịch vụ trực tuyến vào hệ thống quản lý nhân sự thời đại 4.0.

Trong đó, điểm mạnh lớn nhất của quản lý nhân sự 4.0 là các giải pháp, tài nguyên ảo và những sáng tạo để hỗ trợ các hoạt động quản lý con người. Cũng như tự động hóa các quy trình thủ công vốn có; và tối ưu hóa hiệu năng của nhiệm vụ chiến lược. Giải pháp này được áp dụng thông qua các phần mềm dựa trên nền tảng Điện toán đám mây, AI, IoT,… Có thể kể đến như: phần mềm tuyển dụng; nền tảng hỗ trợ phát triển nhân viên; hệ thống quản lý tổng; công cụ để giao tiếp nội bộ;…

2. Phương thức quản lý nhân sự trong thời đại 4.0

Thời đại số càng phát triển, các phương thức quản trị nhân sự tại doanh nghiệp càng có nhiều đổi mới đáng kể. Song, câu hỏi đặt ra lúc này là: Sự thay đổi của công nghệ đã tác động như thế nào đến phương thức tuyển dụng, đánh giá hiệu suất công việc, đào tạo nhân sự, truyền thông nội bộ, lưu trữ hồ sơ,…

2.1. Những thay đổi mới trong phương thức tuyển dụng nhân sự năm 2021

Đại dịch Covid-19 đã tạo ra một nguồn lao động dư thừa khá lớn trên thị trường. Song, nguồn nhân sự chất lượng cao vẫn chưa có nhiều biến động tích cực hơn so với các năm trước. Khi tình trạng khan hiếm nhân tài tăng cao; thách thức về nguồn lao động đối với các nhà tuyển dụng càng thêm lớn dần. Lúc này, tuyển dụng và suy xét năng lực bằng những phương pháp thủ công đã không còn là giải pháp tối ưu. Mà cần có những chuyển mình thích ứng với công nghệ; đảm bảo nâng tầm hiệu quản tuyển dụng nhờ ứng dụng trên nền tảng của trí tuệ nhân tạo AI, robot thông minh, IoT,… đang ngày càng phát triển.

Một số phương thức tuyển dụng nổi bật trong thời đại số 4.0:

• – Tuyển dụng bằng các công cụ truyền thông: tin tuyển dụng, diễn đàn tuyển dụng, kênh tuyển dụng, trang social, phần mềm tuyển dụng,…
• – Ứng dụng học máy: ứng dụng AI để phân tích và tìm kiếm ứng viên tài năng
• – Sử dụng phần mềm chat room: Phỏng vấn, tuyển dụng trên nền tảng trực tuyến
• – Marketing tuyển dụng: Thu hút ứng viên hiệu quả hơn nhờ thực hiện Marketing trực tuyến

2.2. Những thay đổi trong phương thức đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên?

Trong thời đại cách mạng công nghệ 4.0 các chỉ tiêu đánh giá KPI các nhà quản lý sẽ không còn thực hiện một cách thủ công. Tất cả tiêu chí đánh giá sẽ được setup trên phần mềm, công nghệ AI sẽ theo dõi và tính điểm, đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân.

► Xem thêm: 6 Cách quản lý nhân sự tốt nhất dành cho nhà lãnh đạo

2.3. Những thay đổi trong phương thứ đào tạo nhân viên

Vấn đề đào tạo nhân sự sđang dần được chú trọng mạnh mẽ hơn trong những năm gần đây; và chắc chắn sẽ vẫn tiếp tục được chú trọng đầu tư hơn ở những năm tiếp theo.

Lý do là vì: khi máy móc và công nghệ đã dần thay thế cho con người trong các công việc có tính chất lặp đi lặp lại. Thì doanh nghiệp sẽ lại càng chú tâm vào đào tạo nhân viên về chuyên môn, quản lý dự án, vị trí kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp và thuyết phục khách hàng, sáng tạo nội dung,… Mà không còn quá chú trọng đầu tư nhân lực vào vấn đề hành chính, hạch toán giấy tờ, quản lý sổ sách,… nữa.

Lúc này, vấn đề đào tạo nhân sự chất lượng cao được xem là vấn đề cốt yếu để giúp doanh nghiệp phá triển vững bềnh trên con đường kinh doanh. Vì vậy, điều này chắc chắn sẽ được đẩy mạnh triển khai trong những năm sắp tới đây.

2.4. Sự đột phá mới của phương thức truyền thông nội bộ năm 2021

Forbes đã có một báo cáo rằng: trên 80% các doanh nghiệp tại Châu Âu có khả năng thu hút nhân sự cao đều chú trọng đầu tư vào các phương pháp, chiến lược truyền thông nội bộ.

Trên thực tế, nhờ đầu tư vào truyền thông nội bộ; hệ thống nhân viên trong doanh nghiệp đã trở nên gắn kết, nâng cao hiệu suất công việc, cũng như tăng khả năng thu hút và giữ chân nhân viên. Thời đại số càng phát triển, các chiến lược truyền thông nội bộ cũng càng nên được đẩy mạnh để tận dụng tối đa các công cụ truyền thông hữu ích trong doanh nghiệp.

2.5. Ứng dụng phương thức số hóa hệ thống quản lý, lưu trữ hồ sơ, dữ liệu

Nhờ có sự phát triển của công nghệ; và khả năng lưu trữ thông tin chuyên nghiệp đang dần thay thế hoàn toàn cho hồ sơ và dữ liệu giấy. Ở thời đại số 4.0, vấn đề số hóa hồ sơ, biểu mẫu, dữ liệu của doanh nghiệp; vì đó mà luôn được đưa lên hàng đầu. Song song với số hóa hồ sơ, các doanh nghiệp cũng đang ráo riết số hóa văn phòng; để nhanh chóng thực hiện chuyển đổi số doanh nghiệp.

Bài khảo sát của Mckinsey cho thấy: Có đến 70% doanh nghiệp tại Hoa Kỳ đang thực hiện tự động hóa quy trình; ứng dụng các form mẫu điện tử e-form;… Nhờ đó mà tiết kiệm đến hơn 120 tỷ USD cho chi phí hành chính, văn phòng. Tại Thụy Điển, vấn đề số hóa dữ liệu, tự động hóa văn phòng và ứng dụng công nghệ điện tử cũng đã được triển khai mạnh mẽ; giúp quốc gia này tiết kiệm hap phí đến gần 700 tỷ SEK/ mỗi năm.

► Xem thêm: Ứng dụng DISC – Chọn đúng người và Giao đúng việc

3. Xu hướng quản lý nhân sự trong thời đại 4.0

Quản lý nhân sự thời đại 4.0 có nhiều đổi mới trong cách vận hành; tạo ra nhiều xu hướng quản lý mới. Trong đó nổi bật với 2 xu hướng là: Remotely Working & Online Office.

3.1. Remotely Working – Quản lý nhân sự từ xa

Một nghiên cứu của Mckinsey đã cho thấy rằng: Sau “cơn bão” Covid đợt 1, đã có khoảng khoảng 85% doanh nghiệp tại Mỹ đã chuyển mình cho phép nhân viên làm việc từ xa. Trong đó, Google đã cho 5000 nhân viên của mình làm việc tại nhà đến hết tháng 7/2021; và Facebook cũng cho nhân viên làm việc tại nhà đến hết 2020.

Từ số liệu này, rõ ràng ta thấy rằng; ngoài những tác động tiêu cực mà đại dịch Covid-19 mang lại cho nhân loại; thì đây cũng là một cơ hội mới để các doanh nghiệp bước đầu tiếp cận mô hình làm việc và quản trị từ xa.

Không những thế, nghiên cứu của Forbes còn chỉ ra rằng: Có đến 74% nhân viên làm việc tại nhà sau đợt dịch cho rằng không muốn quay trở lại doanh nghiệp với mô hình làm việc hành chính cũ. Hầu hết các nhân viên được khảo sát đều muốn được làm việc thoải mái hơn về thời gian và địa lý.

Có thể nói, nhờ có sự bùng nổ của công nghệ hiện đại. Nhiều nền tảng nới ra đời như: trí tuệ nhân tạo (AI), Internet of Thing (IoT),… Đã tạo điều kiện giúp doanh nghiệp xóa bỏ giới hạn và khoảng cách làm việc. Cũng như thuận lợi hơn trong vấn đề triển khai phương pháp làm việc từ xa.

3.2. Online Office – Văn phòng điện tử 4.0

Khảo sát của Flexjobs đã chỉ ra rằng: Có đến 80% nhân viên sẽ trung thành hơn với doanh nghiệp khi được làm việc trong môi trường năng động và hiện đại.

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ 4.0; phương thức làm việc theo hướng hành chính văn phòng truyền thống đã không còn phù hợp thời đại. Với nhiều hạn chế được bộc lộ rõ rệt như: Gây ra nhiều hao phí văn phòng; lãng phí quỹ thời gian công việc; dễ gián đoạn công việc bởi những quy trình nhân sự rườm rà;…

Đứng trước những vấn đề bất cập do phương pháp quản trị nhân sự truyền thống mang lai. Lúc này, việc thay đổi hệ thống quản lý nhân sự bằng văn phòng nhân sự trực tuyến dần trở thành nhiệm vụ hàng đầu; tạo nên xu hướng quản lý nhân sự hiệu quả trong tương lai thích ứng công nghệ của các doanh nghiệp.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp Việt Nam cũng đã bước đầu nắm bắt xu hướng tiếp cận văn phòng điện tử 4.0. Bước đầu tìm hiểu, ứng dụng các phần mềm công nghệ vào hệ thống quản lý nhân sự nói riêng; và quản lý doanh nghiệp nói chung.

► Xem thêm: Văn phòng điện tử – giải pháp không thể thiếu đối với các doanh nghiệp trong thời đại 4.0

ASOFT-HRM: Phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Với hơn 18 năm nghiên cứu và phát triển, phần mềm ASOFT-HRM đã ngày càng hoàn thiện; và được hơn 3.000 doanh nghiệp trong và ngoài nước ứng dụng vào hệ thống quản lý.

Phần mềm ASOFT-HRM được nghiên cứu trên nền tảng công nghệ hiện đại; gồm 2 nhóm nghiệp vụ chính là Phát triển nhân sự (HRD) và Quản lý nhân sự (HRM). Với đầy đủ các tính năng hỗ trợ doanh nghiệp điều hành và quản lý nhân sự tối ưu như:

Về phát triển nhân sự (HRD)

Nhằm phát triển năng lực cong người trong tổ chức, phần mềm ASOFT-HRM hỗ trợ doanh nghiệp phát triển nhân sự hiệu quả với các tính năng như:

• ✔ Tuyển dụng và thử việc: Lập yêu cầu tổ chức nhân sự theo định kì; tổ chức tuyển dụng; nhận hồ sơ ứng tuyển thông qua kết nối API với Website doanh nghiệp; quản lý công tác phỏng vấn, đánh giá đầu vào; thông báo kết quả và phê duyệt quyết định tuyển dụng;…
• ✔ Đào tạo nhân sự: Quản lý yêu cầu và nhu cầu đào tạo từ các phòng ban; lập kế hoạch và ngân sách đào tạo hàng năm/ quý/ tháng; tạo lịch và chương trình đào tạo cụ thể; ghi nhận kết quả và báo cáo đào tạo; ghi nhận chi phí đào tạo và phân tích đánh giá;…
• ✔ Đánh giá năng lực: Xây dựng và phát triển năng lực cá nhân; tạo từ điển năng lực tùy theo vị trí; đánh giá định kì là lập kế hoạch phát triển năng lực; sắp xếp vị trí công việc;…

Về quản lý nhân sự (HRM)

Với mục tiêu thống nhất con người trong tổ chức, các doanh nghiệp dễ dàng kết nối và quản lý nhân sự; với những tính năng thiết yếu mà ASOFT-HRM mang lại như:

• ✔ Quản lý hồ sơ nhân sự: Quản lý thông tin lý lịch nhân viên và gia đình; quản lý hợp đồng lao động, cam kết,…; quản lý nhân sự theo đánh giá DISC; quản lý hồ sơ lương, bảo hiểm, thuế; quản lý hồ sơ trích ngang chi tiết theo từng nhân viên;…
• ✔ Quản lý chấm công: Thiết lập các dạng bất thường trong hệ thống chấm công (quên quẹt thẻ, quẹt sai giờ, nghỉ có phép/ không phép,….); Tích hợp chấm công bằng công nghệ hiện đại (thẻ từ, nhận diện khuông mặt, vân tay,…); tổng hợp công làm việc chi tiết; tính phép và quản lý hồ sơ phép;…
• ✔ Quản lý chấm công KPI – OKR: Thiết lập chỉ tiêu KPI chi tiết; thiết lập mức thưởng cho KPI; đánh giá KPI 180 độ và 360 độ; thiết lập công việc và giá trị công việc theo vị trí; thiết lập bảng lương up & down; tính lương OKR theo từng tháng và tuyên dương;…

Tạm Kết

Ở bài viết trên, ASOFT đã chỉ ra những điểm khác biệt của quản lý nhân sự 4.0 so với quản lý nhân sự truyền thống. Cũng như bàn luận và cung cấp các thông tin về các phương thức và xu hướng quản trị đang dần hình thành và phát triển. ASOFT hy vọng rằng, bài viết có thể cung cấp cho quý doanh nghiệp những thông tin hữu ích; giúp doanh nghiệp hiểu hơn về xu hướng quản lý nhân sự thời đại mới.

Để tìm hiểu thêm thông tin chi tiết về phần mềm quản lý nhân sự ASOFT-HRM. Mời quý doanh nghiệp Đăng ký ngay hoặc liên hệ ASOFT qua Hotline: 1900 6123 để được tư vấn và Demo miễn phí.

► Xem thêm: 7 Phương pháp giúp doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý nhân viên tốt nhất

Ban Biên Tập ASOFT.