Quản lý công nợ khách hàng- Một phần mềm kế toán thôi thì chưa đủ.

Vấn đề quản lý công nợ khách hàng của các doanh nghiệp

Quản lý công nợ khách hàng có tác động rất lớn đến cân bằng tài chính của các doanh nghiệp. Với hàng trăm khách hàng, cùng đặc thù chính sách mua/bán hàng khác nhau:

• – Làm sao để quản lý các khoản nợ phải thu, nợ phải trả ở từng thời điểm là bao nhiêu?
• – Làm sao để quản lý và giới hạn công nợ đối với một khách hàng cụ thể ở mức nào?
• – Làm sao để quản lý thời hạn thu nợ, trả nợ cho từng khách hàng.
• – Đối với doanh nghiệp có nhiều nhân viên thị trường; làm sao để đồng bộ thông tin thống nhất theo thời gian thực?
• – Đặc biệt, quản lý công nợ chính xác nhất, tránh những nhầm lẫn, sai sót cảm tính?

Sự yếu kém trong quản lý công nợ khách hàng có thể dẫn doanh nghiệp đến các rối loạn tài chính nghiêm trọng. Quản lý chỉ với các thao tác và công cụ thủ công, số liệu công nợ có thể bị nhẫm lẫn; dẫn đến hao hụt tài chính. Nhân viên thị trường, nếu không nắm được tình trạng nợ của khách hàng; có thể khiến nợ vượt hạn mức, lượng tiền chết tăng do nợ ứ đọng. Khiến doanh nghiệp loay hoay mắc kẹt với việc thu hồi vốn; thiếu cân bằng tài chính cho các hoạt động cần thiết khác.

Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn quản lý công nợ khách hàng bằng sổ sách, excel; hoặc quản lý trên phần mềm kế toán doanh nghiệp. Nhưng các công cụ này hoàn toàn không thể đáp ứng các khó khăn được liệt kê bên trên. Vậy giải pháp cho doanh nghiệp là gì?

► Xem thêm: Những hạn chế của quản lý bán hàng bằng Excel, sổ sách

Phần mềm quản lý công nợ khách hàng

Quản lý công nợ khách hàng là một phân hệ được tích hợp trong phần mềm quản trị doanh nghiệp của ASOFT; dành riêng cho các doanh nghiệp sản xuất, thương mại và dịch vụ.

1/ Quản lý công nợ từng khách hàng theo thời gian thực

Phần mềm với hệ thống dữ liệu thống nhất, luôn được cập nhật theo thời gian thực. Doanh nghiệp có thể nhanh chóng truy xuất thông tin doanh nghiệp, số đơn hàng nợ, tổng tiền nợ,.. Tại mọi thời điểm một cách nhanh chóng và chính xác.

Đối với các nhân viên thị trường, phần mềm trên ứng dụng app điện thoại mang đến sự linh hoat, chính xác và đồng bộ dữ liệu.

• – Nhân viên có thể tra cứu công nợ của từng khách hàng theo thời gian thực; và so sánh với định mức công nợ để cho phép khách hàng đặt thêm hàng trong giới hạn
• – Lập đơn hàng nhanh chóng ngay trên ứng dụng điện thoại. Các thông tin được kế thừa và cập nhật đến các bộ phận liên quan: Kế toán-Tài chính; Kho; Giao hàng,.. Giúp rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng; mà vẫn đảm bảo tính chính xác từ các thông tin được kế thừa
• – Nhanh chóng tra cứu lượng tồn kho hàng hóa cụ thể sẵn có ngay trên điện thoại

► Xem thêm: Giải pháp phần mềm quản trị dành cho doanh nghiệp Thương mại – Phân phối
► Xem thêm: Vai trò của CFO thay đổi thế nào trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0

2/ Nhắc hạn thu hồi nợ, trả nợ của từng khách hàng

Hệ thống cho phép doanh nghiệp đặt lịch hẹn cho các khoản công nợ theo thời hạn. Tự động nhắc hạn công nợ phải thu, phải trả. Từ đó kiểm soát tốt các khoản công nợ, tránh bị trễ hạn, quên, nhầm lẫn,..

Ngoài ra, hệ thống luôn ghi chép lịch sử công nợ, kèm theo hạn thu hồi nợ chi tiết. Người quản lý có thể dễ dàng kiểm tra lịch sử chi tiết giao dịch; mức nợ, thời hạn nợ, ngày tháng ghi nợ, sản phẩm,…của từng khách hàng. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ tải xuống báo cáo công nợ dạng excel; khi người quản lý muốn in tài liệu; hoặc nhập file dữ liệu vào phần mềm kế toán để quản lý.

3/ Quản lý công nợ từng khách hàng theo định mức

Với mỗi khách hàng, doanh nghiệp thỏa thuận một chính sách mua, bán hàng khác nhau. Như: mức chiết khấu, các yêu cầu, đặc điểm mua/bán; và hạn mức mua/bán cho từng doanh nghiệp. Với số lượng khách hàng đông đảo như thế, làm sao để doanh nghiệp quản lý được chính sách riêng. Không thể mỗi lần giao dịch, lại mở các quy định về chính sách ra để dò được. Đối với các nhân viên thị trường; làm thế nào để theo dõi được hạn mức công nợ của khách hàng; và biết được khách hàng nào có công nợ vượt mức cho phép; không đủ điều kiện để tiếp tục đặt hàng?

Với cách làm việc truyền thống, chắc hẳn nhân viên thị trường sẽ phải theo dõi gián tiếp qua kế toán công nợ; hoặc được cung cấp một danh sách các khách hàng có công nợ sắp tới hạn mức cho phép. Tuy nhiên, cách làm này tạo nên nhiều sơ hở và bất cập trong quản lý; gây bất lợi cho nhân viên bán hàng và nhiều khó khăn cho kế toán viên.

Trong khi đó, áp dụng phần mềm ASOFT không chỉ rút ngắn triệt để quy trình bán hàng bởi việc quản lý đơn hàng bằng thiết bị di động; quan trọng hơn, việc tích hợp QUẢN LÝ CÔNG NỢ đã giải quyết hoàn toàn các lo ngại nói trên. Nhân viên thị trường khi lên đơn hàng tại điểm bán có thể dựa vào hạn mức công nợ; để đưa ra quyết định có nên bán hàng nợ cho khách hàng đó hay không.

Trong trường hợp chấp nhận bán nợ, phần chưa thanh toán sẽ được phần mềm chuyển thẳng tới mục “Ghi nợ/ghi có” trong báo cáo công nợ khách hàng. Kế toán viên hoàn toàn có thể quản lý công nợ tại đây; hoặc xuất file và nhập lại vào phần mềm kế toán để quản lý. Thao tác phần mềm rất đơn giản, tốc độ cao; không phải rườm rà nhập từng công nợ như thủ công.

Kết

Như vậy, điểm nổi bật khi áp dụng phân hệ quản lý công nợ ASOFT là sự vận hành xuyên suốt; từ nhân viên bán hàng ngoài thị trường tới kế toán. Nếu chỉ quản lý công nợ trên phần mềm kế toán sẽ rất mất thời gian khi nhập lại từng đơn hàng; công nợ của từng khác hàng vào để quản lý. Quan trọng hơn, nhân viên sales lực bất tòng tâm trong việc đưa ra quyết định khách hàng có được tiếp tục mua nợ hay không.

Để được tư vấn về giải pháp quản trị doanh nghiệp và đặt lịch Demo trực tiếp, Đăng ký ngay; hoặc liên hệ: Phòng Tư vấn Công ty ASOFT qua hotline: 1900 6123

Ban Biên tập ASOFT