Phần mềm quản lý mua hàng cần có những tính năng cơ bản nào

Phần mềm quản lý mua hàng là gì?

Mua hàng là một khâu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, góp phần không nhỏ trong việc quyết định giá bán, ảnh hưởng trực tiếp đến dây chuyền sản xuất và lưu thông hàng hóa của doanh nghiệp nếu không cung cấp đủ nguyên vật liệu và đúng thời điểm.

Phần mềm quản lý mua hàng ra đời dựa trên những áp dụng những công nghệ, quy trình mới nhất trong việc theo dõi và  kiểm soát việc mua nguyên vật liệu, lựa chọn nhà cung cấp, giá mua, công nợ… đảm bảo việc mua hàng thường xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hóa phù hợp với nhu cầu về số lượng, cơ cấu, chủng loại, chất lượng tốt với chi phí hợp lý.

Lợi ích của phần mềm quản lý mua hàng

Phần mềm mềm quản lý mua hàng giúp doanh nghiệp sử dụng mọi lúc, mọi nơi thông qua internet : Giúp người quản lý bộ phận có thể nhanh chóng xem yêu cầu hoặc duyệt đơn hàng thông qua các thiết bị di động.

Dễ dàng tìm kiếm thông tin hàng hóa theo mã sản phẩm, nhà cung cấp, số lượng tồn,…: Phân hệ mua hàng có thể giúp người dùng nhanh chóng có được các thông tin cần thiết như so sánh giá của các nhà cung cấp, xem số lượng tồn kho của mặt hàng cần mua, … từ đó đưa ra được yêu cầu mua hàng cần thiết với chi phí hợp lý, giảm thời gian mua hàng và công sức mua hàng.

Xem thêm: Giải pháp quản lý mua hàng toàn diện, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động

Giúp người quản lý bộ phận mua hàng kiểm soát được chi tiêu: Với Phân hệ Quản Lý Mua Hàng, các nhà quản lý sẽ nắm rõ hơn chi tiêu của doanh nghiệp cho các phòng ban, cũng như từng giai đoạn trong quá trình mua hàng.

Quy trình chuyên nghiệp, tối ưu hóa dữ liệu, tăng năng suất làm việc của nhân viên: Phần mềm quản lý mua hàng giúp các doanh nghiệp có thể vận hành chuyên nghiệp, dữ liệu đồng bộ với các bộ phận khác, tiết kiệm thời gian so với làm thủ công.

Hệ thống dễ sử dụng, phát triển trên nền tảng web: với giao diện đẹp, đơn giản, dễ sử dụng giúp người dùng nhanh chóng tiếp cận và quen với thao tác trên phần mềm.

Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Phần mềm quản trị mua hàng hỗ trợ đa ngôn ngữ Tiếng Việt, Tiếng Anh, Tiếng Trung,…

Dễ dàng truy xuất, xem báo cáo nhanh chóng với vài cú click chuột. Không mất nhiều thời gian chờ đợi nhân viên tổng hợp báo cáo. Dữ liệu chính xác tránh trường hợp sai sót khi tổng hợp báo cáo theo phương pháp thủ công.

Dữ liệu đồng bộ, nhất quán với các phòng ban Kế toán, Kho hàng: dữ liệu được xuyên suốt giữa các phòng ban, giúp việc quản lý được dễ dàng, hạn chế những sai sót không đáng có.

Các tính năng cần có của một phần mềm quản lý mua hàng thông minh

Quản lý yêu cầu mua hàng

• Thu thập và tổng hợp yêu cầu mua hàng: Tập trung các yêu cầu mua từ các phòng ban, giúp quy trình mua sắm hiệu quả và minh bạch.
• So sánh tồn kho hiện có: Kiểm tra tồn kho để quyết định duyệt yêu cầu, tránh dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa.
• Duyệt yêu cầu mua hàng theo quy trình: Đảm bảo duyệt yêu cầu theo quy trình phân quyền, nâng cao tính trách nhiệm và kiểm soát.

Quản lý thông tin nhà cung cấp

• Lưu trữ thông tin chi tiết nhà cung cấp: Quản lý thông tin liên hệ, sản phẩm cung cấp, và điều khoản hợp đồng của từng nhà cung cấp.
• Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp: Đánh giá dựa trên các tiêu chí như chất lượng, thời gian giao hàng, giá cả, và dịch vụ hậu mãi.
• Phân loại nhà cung cấp: Phân nhóm nhà cung cấp theo mức độ ưu tiên hoặc ngành hàng để quản lý hiệu quả hơn.

Quản lý đơn hàng mua

• Lập đơn hàng mua: Tạo đơn hàng dựa trên yêu cầu mua hàng đã được duyệt.
• Duyệt đơn hàng mua: Duyệt đơn hàng theo quy trình và phân quyền để đảm bảo kiểm soát.
• Theo dõi trạng thái đơn hàng: Giám sát tình trạng đơn hàng từ gửi nhà cung cấp, chờ xác nhận, đang giao hàng, đến khi hoàn thành.

Quản lý kế hoạch nhận hàng

• Lập kế hoạch nhận hàng chi tiết: Xác định thời gian, địa điểm và người phụ trách để đảm bảo nhận hàng đúng kế hoạch.
• Theo dõi tiến độ giao hàng: Giám sát tình hình giao hàng từ nhà cung cấp để đảm bảo đúng tiến độ.
• Ghi nhận và đối chiếu hàng về thực tế: So sánh hàng hóa thực tế với kế hoạch và xử lý các vấn đề phát sinh.

Các báo cáo

• Báo cáo so sánh giá mua
• Báo cáo công nợ phải trả, hạn nợ
• Báo cáo tiến độ mua hàng
• Báo cáo các đơn hàng cần mua gấp
• Báo cáo chi phí mua hàng
• Báo cáo theo dõi VAT đầu vào

Quản lý sản phẩm

Phần mềm quản lý mua hàng hỗ trợ người dùng quản lý chi tiết các sản phẩm & biến thể sản phẩm, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và thao tác trên hệ thống:

• Dễ dàng thao mới/sửa/xóa sản phẩm, tìm kiếm sản phẩm với bộ lọc tiện ích

• Tạo mới/sửa/xóa biến thể sản phẩm, tra cứu biến thể sản phẩm thông qua bộ lọc tiện ích
• Thông qua đó, người dùng (cụ thể là nhà quản trị) có thể dễ dàng kiểm soát thông tin về số lượng sản phẩm, các biến thể sản. 

Tự động hóa yêu cầu báo giá

Nhằm tối ưu hóa trải nghiệm người dùng, ứng dụng quản lý mua hàng thuộc phần mềm phần mềm quản lý mua hàng cung cấp cho người dùng tính năng quản lý yêu cầu báo giá. Theo đó người dùng có thể tự động gửi yêu cầu báo giá đến nhà cung cấp dựa theo các thông số được thiết lập trước đó. Cụ thể là:

• Tự động gửi yêu cầu báo giá tới nhà cung cấp dựa trên mức độ tồn kho, cho phép tạo yêu cầu mua hàng trực tiếp từ các bộ phận
• Cải thiện hiệu suất hoạt động mua hàng và quản lý kho, gia tăng hiệu suất lưu kho với các quy tắc cung ứng linh hoạt dựa theo mức độ tồn kho tối thiểu, các quy tắc vận chuyển, đơn đặt hàng, dự báo lệnh sản xuất,…
• Người dùng có thể lựa chọn các phương thức mua hàng bổ sung khác nhau cho từng sản phẩm tùy thuộc vào chiến lược sản xuất và phân phối của doanh nghiệp

Quản lý book container cho đơn hàng xuất khẩu

• Lập kế hoạch book container: Xây dựng kế hoạch đặt chỗ container cho từng đơn hàng xuất khẩu.
• Theo dõi lịch trình vận chuyển: Giám sát thời gian xuất hàng, thời gian đến cảng đích và lịch trình vận chuyển.
• Quản lý chứng từ liên quan: Lưu trữ và quản lý các chứng từ như hợp đồng vận chuyển, hóa đơn, vận đơn (Bill of Lading).

Tạm kết

Tại ASOFT, bạn sẽ được cung cấp các phần mềm quản lý mua hàng, nhằm mang đến những giải pháp làm việc hiệu quả. Với hơn 21 năm nghiên cứu và phát triển các nền tảng công nghệ phần mềm, phần mềm ASOFT đã trở nên tối ưu và được sử dụng phổ biến. Với hơn 3500 doanh nghiệp trong và ngoài nước lựa chọn và tin dùng, ASOFT tin rằng giải pháp phần mềm này sẽ không làm bạn thất vọng. 

Nếu cần thêm thông tin chi tiết, quý khách có thể Đăng ký ngay hoặc liên hệ với Asoft qua hotline 19006123 để được tư vấn, hỗ trợ và tham khảo demo miễn phí.

Xem thêm: Giải pháp quản lý mua hàng từ ASOFT-ERP đáp ứng đầy đủ tính năng cho doanh nghiệp hiện đại

Ban Biên Tập ASOFT