16/09/2024
Bình luận(0)► Xem thêm: Phần mềm E-CRM là gì? Phân biệt phần mềm CRM vs E-CRM
Phần mềm quản lý hợp đồng là gì?
Hợp đồng là sự cam kết giữa các bên để thống nhất cùng thực hiện một việc gì đó hợp pháp. Thông thường thì là mua sản phẩm/dịch vụ, triển khai dự án hoặc một phần công việc nào đó trong chuỗi quy trình. Việc quản lý nhiều hợp đồng là điều không hề dễ với doanh nghiệp quản lý thủ công. Vì vậy, họ buộc phải sử dụng một giải pháp tốt hơn. Đó là sử dụng một phần mềm chuyên dụng,đem lại năng suất cao; mang tên Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM. Quản lý hợp đồng là một trong những tính năng ưu việc của phần mềm này. Giúp doanh nghiệp quản lý các hợp đồng hiệu quả, tiết kiệm thời gian và khai thác tốt tiềm năng cho doanh nghiệp.
Đây thực sự là công cụ để các bộ phận hoặc nhân sự có trách nhiệm quản lý hợp đồng hiệu quả trong tổ chức. Việc ứng dụng phần mềm này giúp doanh nghiệp quản lý với mức độ chính xác cao, nhanh chóng theo yêu cầu công việc. Phần mềm quản lý hợp đồng nếu được sử dụng tốt; thì sẽ mang lại hiệu quả toàn diện cho quy trình làm việc của doanh nghiệp. Bởi quản lý hợp đồng hiệu quả, đồng nghĩa với việc quản lý cơ hội khách hàng hiệu quả; tiến độ các yêu cầu công việc trong hợp đồng được giám sát chặt chẽ; thúc đẩy công việc/dự án được hoàn thành đúng deadline; thậm chí hoàn thành sớm hơn dự định nếu sắp xếp công việc tốt.
Vì sao phần mềm quản lý hợp đồng cần thiết cho các doanh nghiệp?
Nguyên nhân rất hiển nhiên là vì phần mềm này mang lại những lợi ích to lớn cho quy trình quản lý hợp đồng. Có thể xem xét lợi ích theo từng đối tượng như sau.
Tác dụng của phần mềm quản lý hợp đồng đối với doanh nghiệp
Phần mềm CRM có tích hợp những tính năng để giúp cho việc quản lý cơ hội khách hàng được hiệu quả. Đây là những tính năng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng mong muốn có được:
- ✔ Thiết kế một quy trình và hệ thống duy nhất để áp dụng cho tất cả các hợp đồng
- ✔ Giám sát toàn bộ quy trình của hợp đồng; ví dụ: tạo hợp đồng, xem xét, xét duyệt, thực hiện các điều khoản trong hợp đồng, thông tin của hợp đồng, ký kết tái gia hạn hợp đồng, kiểm toán, kết thúc và thanh lý
- ✔ Quy trình tạo và kiểm duyệt hợp đồng được chuẩn hóa hợp lý; tiết kiệm thời gian và nguồn lực; loại bỏ hao phí; đẩy nhanh tốc độ quy trình thực hiện hợp đồng
- ✔ Hạn chế các lỗi thường phát sinh trong tiến trình hợp đồng; ví dụ: thiếu sót trong xét duyệt, sai thứ tự khi làm hợp đồng,…
Đối với nhân viên quản lý hợp đồng
Khối lượng công việc của một nhân viên quản lý hợp đồng khá nhiều. Phần mềm quản lý hợp đồng sẽ giúp giảm bớt một khối lượng lớn công việc; đồng thời nâng cao khả năng quản lý và xử lý tốt các công việc khác cho doanh nghiệp. Đặc biệt là với các doanh nghiệp có số lượng lớn nhân viên, số lượng hợp cũng nhiều.
- ✔ Tự tạo task công việc và tự động nhắc việc theo các cột mốc timeline quan trọng của hợp đồng; ví dụ: ngày tái gia hạn, ngày kết thúc, ngày hết hiệu lực,…
- ✔ Chuyển hướng thực hiện công việc và giám sát kỹ lưỡng tiến độ làm hợp đồng; dùng dạng lịch, biểu đồ Kanban hoặc danh sách to-do list để thể hiện trực quan
- ✔ Truy xuất thông tin hợp đồng và cách thông tin có liên quan một cách nhanh chóng
Đối với người có trách nhiệm xét duyệt hợp đồng
Thay vì phải dùng một xấp hồ sơ dày hoặc hợp đồng dày cộm; phải kiểm tra từng hợp đồng xem các điều khoản đã chuẩn chưa; có thiếu thông tin quan trọng nào không trước khi duyệt hợp đồng,… rất mất thời gian và công sức. Thì khi sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng, người quản lý có thể:
- ✔ Dùng các mẫu chuẩn hóa cho doanh nghiệp để tạo hợp đồng; tối thiểu hóa chi phí phải kiểm tra kỹ từng chi tiết thủ công
- ✔ Đính kèm hợp đồng trên hệ thống. Hệ thống sẽ lập tức nhắc nhở khi hợp đồng cần duyệt. Cắt bỏ được chi phí giấy tờ khi quản lý hợp đồng bằng các cách thủ công; hiệu quả được nâng cao rõ rệt.
- ✔ Các thông tin về hợp đồng được quản lý tập trung trên hệ thống xuyên suốt quá trình tạo hợp đồng. Nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho doanh nghiệp để có thể ra quyết định chính xác. Không cần phải mất thời gian để tìm lại thông tin như lúc trước.
► Xem thêm: Lập tức ứng dụng CRM khi doanh nghiệp gặp 7 vấn đề nghiêm trọng sau đây
Các chức năng chính của phần mềm quản lý hợp đồng
Quản lý thông tin của hợp đồng
Đây là một trong những tính năng cơ bản nhất của phần mềm. Thông tin bao gồm: ngày bắt đầu và kết thúc hợp đồng, tên đối tác ký kết, người xét duyệt, những người có liên quan, giá trị của hợp đồng, giá trị nghiệm thu/tạm ứng/thanh toán,… giúp doanh nghiệp chủ động nắm được thông tin khi cần thiết. Ngoài ra, phần mềm cũng giúp quản lý và xác định rõ ràng các thông tin hoặc các văn bản có liên quan; để tăng hiệu quả quản lý cho doanh nghiệp.
Tra cứu thông tin hợp đồng nhanh chóng
Thông tin của hợp động thật sự là rất nhiều; nên tính năng tìm kiếm là điều cần thiết để giúp tra cứu ra thông tin trong thời gian ngắn; phục vụ tính cấp bách và chính xác cho công việc. Phần mềm quản lý hợp đồng được thiết kế các tính năng đạt chuẩn để có thể tìm kiếm bất cứ thông tin nào về mọi hợp đồng. Đảm bảo tính nhanh chóng, không tốn công sức và chính xác. Duy trì hoạt động cho mọi bộ phận có liên quan và cho cả quy trình làm việc của doanh nghiệp.
Quản lý theo từng dự án
Đây là tính năng không thể thiếu. Nó giúp phân loại hợp đồng theo từng dự án, để quá trình triển khai trở nên trơn tru, suôn sẻ hơn. Các văn bản, giấy tờ của dự án sẽ được quản lý tốt. Đảm bảo nhu cầu sử dụng của từng nhân sự, từng bộ phận. Các hợp đồng phát sinh cũng được kiểm soát hợp lý. Để khi cần sử dụng tới, nhân sự có thể tìm thấy nhanh chóng, rất đơn giản và thuận lợi.
Cảnh báo khi cần thiết
Chức năng này giúp thông báo các tiến độ của hợp đồng; ví dụ như: sắp hết hạn, cần gia hạn,… kịp thời và chính xác. Cho phép đưa ra các thông báo về những công việc cần làm để hoàn thiện hợp đồng của từng doanh nghiệp và hợp đồng.
Xuất báo cáo
Xuất báo cáo cũng là một tính năng quan trọng của phần mềm quản lý hợp đồng. Báo cáo thể hiện rõ ràng các thông tin về từng hợp đồng hay nhiều hợp đồng cùng một lúc. Đảm bảo doanh nghiệp nắm được tình hình hoạt động, các vấn đề phát sinh,… nhằm duy trì được hoạt động hiệu quả và ổn định.
Tạm kết
Phần mềm quản lý hợp đồng vô cùng quan trọng với các doanh nghiệp. Thực tế, trước khi có các phần mềm chuyên dụng; doanh nghiệp phải quản lý hoàn toàn bằng cách thủ công trên giấy tờ. Cách này rất nặng nề, bởi khối lượng giấy tờ lớn kinh khủng, khó đáp ứng được sự chính xác và nhanh chóng cùng lúc. Nhưng ngày nay, cùng sự phát triển của thời kỳ số hóa 4.0; quản lý hợp đồng chỉ là một trong số những tính năng tuyệt vời của phần mềm quản lý quan hệ khách CRM. Đây là công cụ đắc lực cho các doanh nghiệp trong việc nâng cao khả năng bán hàng; làm việc với khách hàng; tăng trải nghiệm mua hàng và gầy dựng lòng trung thành nơi khách hàng.
Liệu doanh nghiệp bạn có cần phải sử dụng CRM để quản lý hợp đồng hiệu quả? Nếu doanh nghiệp bạn còn chưa rõ; hoặc đang tìm kiếm một phần mềm CRM để quản lý hợp đồng phù hợp với mô hình của doanh nghiệp. Thì hãy liên hệ về ASOFT để được tư vấn giải pháp ngay trong vòng 24h. Các sản phẩm và giải pháp giúp quản lý hợp đồng tại ASOFT đều được đánh giá cao xuyên suốt gần 2 thập kỷ bởi 3.000 doanh nghiệp trong và ngoài nước. Bao gồm cả những doanh nghiệp khó tính nhất từ Nhật-Hàn-Singapore. Đảm bảo mang đến sự hài lòng tuyệt vời cho doanh nghiệp trong bất cứ lĩnh vực nào.
Để được tư vấn và Demo miễn phí về giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp. Đăng ký ngay hoặc Liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT theo hotline: 1900 6123
► Xem thêm: Top 10 phần mềm CRM tốt nhất hiện nay
Ban Biên tập ASOFT.