Nên sử dụng phần mềm kế toán Online hay Offline?

Phần mềm kế toán là gì?

Phần mềm kế toán là một công cụ đắc lực; giúp KIỂM SOÁT nguồn tài chính, NHANH CHÓNG bởi khả năng cập nhật real-time; và tính toán một cách CHÍNH XÁC nhất. Phần mềm kế toán được hiểu là một hệ thống tổ chức dưới dạng một chương trình máy tính. Cho phép người dùng nhập liệu các thông tin chứng từ; quản lý số liệu, dữ liệu, hồ sơ; tính toán các thuật toán cần thiết; và xuất báo cáo với các thông tin, bảng biểu theo thiết lập.

Hiện nay, phần mềm kế toán trở nên vô cùng thông dụng; nhất là khi nghị định 119/2018/NĐ-CP của chính phủ yêu cầu toàn bộ các doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử.

Với thị trường đa dạng các nhà cung cấp phần mềm kế toán, các doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu, khả năng tài chính riêng. Nếu phân chia phần mềm kế toán theo cách thức, các phần mềm kế toán hiện nay được chia thành 2 loại: Online, Offline. Nhưng vấn đề là: Làm thế nào để lựa chọn ứng dụng phần mềm kế toán Online hay Offline cho doanh nghiệp mình?

► Xem thêm: 5 tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp
► Xem thêm: Nên hay không? Chỉnh sửa phân mêm kế toán theo yêu cầu đặc thù doanh nghiệp

Lựa chọn phần mềm kế toán Online hay Offline?

Phần mềm Online (làm việc từ xa thông qua mạng Internet) và phần mềm Offline (làm việc tại chỗ trong mạng LAN nội bộ) đều có khả năng giải quyết tốt bài toán nghiệp vụ hạch toán kế toán. Và không bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng Online hay Offline. Vậy doanh nghiệp phải dựa vào đâu để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp?

Để làm rõ và lựa chọn phù hợp, hãy điểm xem một số khác biệt và ưu nhược điểm của hai dạng phần mềm này nhé

1/ Nhu cầu quản lý

Tùy thuộc vào nhu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp mà phần mềm Online hay Offline có thể phù hợp để đáp ứng.

Phần mềm kế toán online; với ưu điểm là online, có thể truy cập và sử dụng mọi lúc chỉ với kết nối internet; đặc điểm này sẽ rất phù hợp cho doanh nghiệp có nhiều chi nhánh độc lập và cần quản lý tổng thể. Khi các kế toán chi nhánh nhập số liệu lên trên phần mềm, dữ liệu sẽ tự động đồng bộ trên hệ thống; và Giám đốc chỉ cần vài cú đúp chuột trên máy tính hoặc click trên điện thoại là có thể xem được nhanh chóng.

Hệ thống Online cũng phát huy tính hữu dụng khi chủ doanh nghiệp có nhu cầu quản lý từ xa. Không nhất thiết phải đến công ty, hoặc trong các dịp công tác; nhưng vẫn kiểm soát và theo dõi hoạt động tài chính doanh nghiệp mình.

Ngược lại, chính đặc điểm online này cũng là nhược điểm đối với dạng phần mềm này. Rất nhiều doanh nghiệp muốn giới hạn các thao tác liên quan đến tài chính, bên ngoài không gian công ty mình. Để hạn chế các rủi ro và sai sót khi nhân viên có thể nhập liệu và xử lý ở một địa điểm khác bên ngoài công ty.

Chính vì thế, với những doanh nghiệp không có nhu cầu quản lý từ xa, hoặc hoạt động kinh doanh không có nhiều phát sinh bên ngoài thời gian làm việc; thì việc lựa chọn phần mềm Offline sẽ mang lại sự kiểm soát tốt hơn và chắc chắn hơn. Trong điều kiện doanh nghiệp khoogn cần thiết phải có báo cáo dữ liệu mọi lúc.

2/ Quy mô doanh nghiệp

Thông thường, khi quy mô doanh nghiệp vẫn còn nhỏ, các phát sinh tài chính trong kinh doanh vẫn chưa nhiều; thì phần mềm kế toán Online hay Offline đều có thể làm tốt vai trò của mình; và đáp ứng đủ nhu cầu của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng; nhất là tăng số lượng chi nhánh, văn phòng; thì việc liên kết và thống nhất dữ liệu là điều vô cùng quan trọng. Lúc này, phần mềm kế toán Online lại chứng minh thế mạnh và linh hoạt của mình.

Nếu bạn không muốn dữ liệu tài chính ở mỗi chi nhánh mỗi khác; hoặc khi cần thống kê báo cáo chung thì phải đợi từng bộ phận kế toán của các chi nhánh gửi báo cáo về; thì phần mềm online sẽ triệt tiêu được các rắc rối này. Dữ liệu ở các chi nhánh luôn được tổng hợp và lưu trữ thống nhất trên hệ thống chung. Chủ doanh nghiệp bất kỳ lúc nào, ở đâu cũng có thể truy cập và xem thống kê báo cáo ở thời điểm thực. Điều này mang đến tính chính xác, nhất quán và hỗ trợ kịp thời cho các kế hoạch kinh doanh.

► Xem thêm: Quy trình từng bước lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp
► Xem thêm: Quản lý công nợ – 1 phần mềm kế toán thôi là chưa đủ

3/ Chi phí đầu tư phần mềm kế toán.

Hai dạng phần mềm kế toán trên có cách tính giá khác nhau.

Đối với phần mềm kế toán Offline, thường sẽ là mua trọn gói. Tức nhà cung cấp sẽ cho phép bạn mua, sử dụng phần mềm kế toán Offline, và cài đặt chúng trong máy tính giống như một công cụ. Giá của phần mềm được tính theo số lượng máy lắp đặt, và chi phí cài đặt cũng tương đối thấp (trên thị trường chỉ từ 3.000.000vnd). Tuy nhiên, nếu tính đến chi phí, bạn cũng cần tính đến các cơ sở vật chất và rủi ro cho lựa chọn này. Chi phí cơ sở vật chất bao gồm: hê thống máy tính, máy chủ lưu trữ, các khoản bảo trì, bảo dưỡng máy móc định kỳ,.. Hoặc các rủi ro mất dữ liệu do thiên tai, lỗi người dùng (virus,..), hỏng ổ cứng,..

Trái lại, phần mềm kế toán online sẽ tính giá dựa trên số lượng user và thời gian sử dụng. Doanh nghiệp sẽ truy cập phần mềm dưới dạng web/app; dữ liệu được lưu trữ tại máy chủ (của nhà cung cấp/ hoặc của công ty bạn nếu có). Doanh nghiệp sẽ không cần phải đầu tư các thiết bị kỹ thuật nặng như trước; thay vào đó chỉ cần thiết bị có kết nối tốt với internet. Ngoài ra tránh được các rủi ro mất mát dữ liệu; với sự cam kết từ phái nhà cung cấp.

4/ An toàn dữ liệu

Như đã đề cập ở trên, khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán offline; dữ liệu kế toán sẽ được lưu trữ tại máy chủ của doanh nghiệp. Các phương án bảo đảm an toàn dữ liệu có được triển khai tốt hay không sẽ phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm; cũng như sự cẩn thận của doanh nghiệp.

Một vài biện pháp thường được sử dụng là sao lưu dữ liệu hàng ngày; đầu tư các phần mềm bảo vệ máy tính hay sao chép dữ liệu sang 2-3 nơi lưu trữ khác nhau; sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các mất mát lớn. Ở những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn hay đa chi nhánh; đồng nghĩa với một kho dữ liệu kế toán đồ sộ. Nếu doanh nghiệp không có kinh nghiệm trong việc đầu tư hạ tầng để quản lý dữ liệu; thì việc lựa chọn một phần mềm kế toán online sẽ là lựa chọn đơn giản và an toàn hơn cả.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lựa chọn những nhà cung cấp phần mềm kế toán online uy tín; thông qua việc đạt được một số chứng chỉ cấp quốc tế

Kết

Phần mềm kế toán Online hay Offline đều có những ưu và nhược điểm nhất định. Điều quan trọng là lựa chọn cần phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Để được tư vấn lựa chọn phần mềm kế toán; và hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP; Đăng ký ngay hoặc liên hệ đến Phòng tư vấn công ty ASOFT qua hotline: 1900 6123

Ban Biên tập ASOFT