Nên hay không? Chỉnh sửa phần mềm kế toán theo yêu cầu đặc thù doanh nghiệp

Trong các phân hệ phần mềm quản trị doanh nghiệp, phần mềm kế toán thường được đóng gói sẵn với một số tính năng nhất định và phổ biến. Đa số các doanh nghiệp đều có thể sử dụng ngay mà không cần nhiều thời gian để tùy chỉnh. Tuy nhiên, những phần mềm kế toán đóng gói sẵn này không thể đáp ứng được cho những doanh nghiệp có đặc thù kinh doanh và quy trình công việc khác biệt.

Để có thể quản lý tốt dòng tiền và ghi chép các hoạt động thu chi chính xác, hiệu quả, đòi hỏi phần mềm kế toán phải có khả năng tùy chỉnh linh hoạt.

► Xem thêm: Vai trò của CFO thay đổi thế nào trong kỷ nguyên Chuyển đổi số

1 – Các yêu cầu chỉnh sửa thường gặp

1. Chỉnh sửa các mẫu chứng từ in từ chương trình, ví dụ

• – Chỉnh sửa để in hóa đơn trên mẫu hóa đơn in sẵn,
• – Chỉnh sửa để in chứng từ ngân hàng theo mẫu của từng ngân hàng
• – Chỉnh sửa tên gọi các chức danh trên các mẫu in chứng từ…

2. Thay đổi độ rộng trường thông tin: Thường sẽ là mở rộng
3. Thêm một số trường thông tin; hoặc điều chỉnh công thức tính toán, xử lý khi nhập số liệu, chứng từ ban đầu
4. Thay đổi quy trình nghiệp vụ; thứ tự quy trình công việc phù hợp với quy trình hiện có của doanh nghiệp
5. Thay đổi các tính toán, xử lý số liệu cuối kỳ như:. Cách tính giá thành sản phẩm, tính toán chiết khấu, hoa hồng cho khách hàng, đại lý…
6. Chỉnh sửa lại một số báo cáo mẫu hoặc sắp xếp lại cách trình bày trên báo cáo
7. Bổ sung thêm một số báo cáo đặc thù phục vụ yêu cầu quản lý riêng của doanh nghiệp
8. v.v…

► Xem thêm: Lợi ích lớn cho doanh nghiệp khi triển khai hóa đơn điện tử

2 – Chỉnh sửa phần mềm kế toán phù hợp với nhu cầu đặc thù doanh nghiệp

Tùy theo khả năng của phần mềm và khả năng đáp ứng của nhà cung cấp phần mềm kế toán mà những yêu cầu tùy chỉnh sẽ được giải quyết.

Khả năng tùy chỉnh thông thường của các phần mềm kế toán

Các phần mềm kế toán có thể giải quyết ngay được những yêu cầu gọn và đơn giản như sau:

1. 1. Khai báo lại các tham số để có thể thay đổi tên gọi, ẩn/hiện các thông tin theo yêu cầu
2. 2. Khai báo lại các tham số tùy chọn để thay đổi cách tính toán, xử lý số liệu
3. 3. Khai báo để thiết lập quy trình xử lý số liệu theo yêu cầu
4. 4. Chương trình cho phép người sử dụng chỉnh sửa, thêm bớt các mẫu chứng từ, báo cáo dựa vào các mẫu hiện có trong chương trình
5. 5. Xuất số liệu ra excel và xử lý tiếp bên ngoài chương trình để đạt được yêu cầu mong muốn.
6. 6. Yêu cầu nhà cung cấp phần mềm lập trình hoặc can thiệp vào cơ sở dữ liệu để chỉnh sửa theo yêu cầu.

Dịch vụ tùy chỉnh từ nhà cung cấp phần mềm kế toán

Sự can thiệp của nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết tốt và chính xác các nhu cầu của mình. Tuy nhiên, bạn cần cân nhắc đến một số điểm sau nếu lựa chọn giải pháp can thiệp từ nhà cung cấp sau:

• Thời gian và chi phí liên quan đến chỉnh sửa. Chi phí chỉnh sửa thường là khá cao so với giá của sản phẩm có sẵn.
• Khả năng nâng cấp chương trình đã chỉnh sửa. Mỗi khi nhà cung cấp có bản nâng cấp cho chương trình chưa chỉnh sửa. Thông thường việc nâng cấp đối với chương trình đã có chỉnh sửa là rất khó khăn hoặc không thể thực hiện được.

3 – Kinh nghiệm cho các doanh nghiệp về phần mềm kế toán

Dưới đây là một vài kinh nghiệm liên quan đến vấn đề yêu cầu chỉnh sửa chương trình phần mềm kế toán để đáp ứng các đặc thù riêng của doanh nghiệp:

• – Những yêu cầu nhỏ, đơn giản:. Người sử dụng có thể tự chỉnh sửa những yêu cầu mà chương trình cho phép. Doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ các tính năng có thể thực hiện thêm trên phần mềm; hoặc tham khảo qua tài liệu hướng dẫn sử dụng từ nhà cung cấp phần mềm

• – Đối với những báo cáo đặc thù, nhưng ít sử dụng đến; hoặc có thể lập được dựa trên số liệu excel xuất ra từ phần mềm; hoặc một vài số liệu trích xuất từ các báo cáo có sẵn:. Doanh nghiệp có thể không cần thiết phải yêu cầu, chỉnh sửa làm thêm.

• – Chỉ nên yêu cầu chỉnh sửa chương trình liên quan đến các công việc thực hiện thường xuyên hàng ngày. Đối với các nghiệp vụ ít phát sinh thì có thể chấp nhận “đi đường vòng” hoặc thực hiện không được thuận tiện. Thay vì yêu cầu một màn hình nhập liệu riêng cho các nghiệp vụ này

• – Đối với các doanh nghiệp nhỏ thì không nên yêu cầu cần đến lập trình chỉnh sửa chương trình. Chấp nhận thực hiện các công việc này bên ngoài chương trình.

• – Có thể nên xem xét đến phương án là thay đổi quy trình thực hiện công việc hiện tại, nếu phần mềm không đáp ứng được. Để giảm thiểu tối đa hoặc không cần phải sửa đổi chương trình.

Để được tư vấn chính xác hơn về giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp phù hợp với đặc thù ngành, Đăng ký thông tin với chúng tôi, hoặc liên hệ Phòng Tư vấn Công ty ASOFT tại hotline: 1900 6123

Ban biên tập ASOFT