28/08/2024
Bình luận(0)Thông thường có ba loại sổ cái chính: sổ cái chung (GL), sổ mua hàng (AP), sổ bán hàng (AR). Hệ thống nhiều loại sổ theo cách quản lý truyền thống này khiến các nhân viên tài chính, kế toán hao tốn nhiều thời gian để phân tích, trích xuất báo cáo và thường không đạt được các hiệu quả mong đợi, đặc biệt trong việc kết xuất các báo cáo dạng quản trị nội bộ tương đối đa dạng và phức tạp.
Hệ thống sổ cái điện tử gộp là gì ?
So với cách làm truyền thống, các hệ thống như ASOFT-ERP được xây dựng theo cấu trúc sổ cái điện tử gộp, chỉ sử dụng một sổ cái duy nhất. Mọi dữ liệu giao dịch được nhập vào dưới dạng các dòng dữ liệu với hai bút toán là ghi nợ và ghi có, được thực hiện cùng lúc.
Hơn thế nữa, trên các hệ thống sổ cái điện tử gộp như của ASOFT-ERP còn được thiết lập một bộ các mã phân tích do người dùng tùy chỉnh thay vì một cấu trúc tài khoản cố định (ví dụ: cost center, profit center,…) . Nó giúp giữ hệ thống tài khoản (COA) đơn giản và tạo ra khả năng phân tích, báo cáo vô cùng mạnh mẽ.
Màn hình khai báo các loại mã phân tích nhiều chiều (analysis dimension) trong phần mềm ASOFT-ERP
Màn hình khai báo chi tiết các khoản mục của từng mã phân tích đã thiết lập trên hệ thống ASOFT-ERP
Như vậy, sổ cái điện tử gộp là một bước nhảy vọt trong công nghệ phần mềm của ASOFT-ERP. Nó giúp tinh gọn công việc của bộ phận tài chính kế toán, qua đó giảm rất nhiều thời gian để thiết lập các báo cáo tài chính và quản trị linh hoạt, đồng thời việc kết xuất các báo cáo/phân tích có thể thực hiện hoàn toàn theo thời gian thực.
Dưới đây là lợi ích cụ thể của hệ thống sổ cái điện tử gộp ASOFT-ERP
Tiết kiệm thời gian
Hệ thống nhập liệu đơn của sổ cái gộp không cần trải qua quá trình đối chiếu giữa các sổ. Vì vậy các báo cáo phân tích/tổng hợp luôn sẵn sàng khi người dùng cần theo thời gian thực. Vì tất cả dữ liệu sổ cái được tập trung ở một nơi, không phải trải qua quá trình xử lý nền, doanh nghiệp có thể đóng sổ tài chính nhanh hơn, đạt hiệu quả cao hơn.
Tinh giản hoạt động phân tích dữ liệu và báo cáo
Trong khi cách làm truyền thống hoặc phương pháp xử lý phân tán trên một số phần mềm kế toán truyền thống sử dụng hệ thống tài khoản cố định gây ra rất nhiều bất lợi trong công tác phân tích số liệu và báo cáo của bộ phận tài chính kế toán.
Ngược lại với các phần mềm kế toán truyền thống, hệ thống sổ cái điện tử gộp của ASOFT-ERP sử dụng một hệ thống mã phân tích được cấu hình theo đặc thù kinh doanh và quản trị của từng doanh nghiệp (do người dùng tự thiết lập), giúp cho việc phân tích và thiết lập báo cáo linh hoạt đáp ứng đa dạng nhu cầu của mọi đơn vị kinh doanh, và thậm chí được tùy chỉnh để ghi nhận các dữ liệu phân tích mới theo yêu cầu người dùng ở thời điểm phát sinh trong tương lai chưa thể dự trù trước.
Tăng tính linh hoạt trong công tác kế toán – tài chính đặc thù
Một hệ thống sổ cái gộp còn có thể xử lý được các vấn đề đặc thù của công tác tài chính như:
- Sổ cái điện tử gộp còn giúp cho hệ thống ASOFT-ERP có thể vận hành cùng lúc nhiều công ty/chi nhánh hoạch toán phụ thuộc hoặc độc lập trên cùng một hệ thống ERP xuyên suốt, qua đó việc phân tích và báo cáo theo dạng tổng hợp và hợp nhất trở nên thuận lợi và nhanh chóng đáp ứng nhu cầu quản trị của các tập đoàn.
Khai báo các công ty/chi nhánh trực thuộc tập đoàn/group
- Sổ cái điện tử gộp được thiết kế bởi người dùng giúp cho việc lập ngân sách, đối chiếu ngân sách, dự báo dòng tiền trở nên linh hoạt và sát với thực tế hơn.
- Sổ cái điện tử gộp giúp cho việc xử lý nhiều loại tiền tệ (tiền tệ địa phương, ngoại tệ giao dịch, tiền tệ báo cáo, v.v.) và tính chênh lệch tỉ giá một cách dễ dàng.
- Sổ cái điện tử gộp cũng giúp cho việc xử lý đa đơn vị tính hoặc đơn vị tính qui đổi một cách linh hoạt theo đặc thù từng ngành kinh doanh (ví dụ: kg, m3, m…).
Sổ cái điện tử gộp sẽ còn rất nhiều những lợi ích và ứng dụng khác đối với công tác tài chính kế toán của doanh nghiệp, việc khai thác các chiều lợi ích này phụ thuộc vào nhu cầu quản trị trong từng ngành nghề và từng doanh nghiệp cụ thể ở cả hiện tại và tương lai, khi cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 trở thành một đòn bẩy chủ đạo của mọi doanh nghiệp.
P.TV ASOFT.