28/08/2024
Bình luận(0)Khác biệt cơ bản của hệ thống ERP so với việc duy trì hệ thống quản lý đơn lẻ
Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc phần mềm ERP so với cách áp dụng nhiều hệ thống quản lý đơn lẻ khác (như kế toán, quản lý nhân sự, bán hàng, chăm sóc khách hàng …) là tính tích hợp. ERP chỉ cần một phần mềm duy nhất và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý riêng cho từng bộ phận. Tính tích hợp của phần mềm ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể.
Khác biệt cơ bản của hệ thống ERP so với việc duy trì hệ thống quản lý đơn lẻ
Các phần mềm quản lý riêng lẻ thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự…) và như một “ốc đảo” đối với các phần mềm của phòng ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file…) với năng suất thấp và không có tính kiểm soát.
Các module của phần mềm ERP cũng phục vụ cho các phòng, ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp.
► Xem thêm: 5 Dấu hiệu nhận biết nhu cầu ứng dụng hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP
Giải pháp ERP tốt cần đáp ứng những yếu tố nào?
Giải pháp quản trị tương thích
Quy trình vận hành từ lúc khởi đầu đến lúc kết thúc phải được làm rõ bằng văn bản hoặc hình vẽ. Vì mỗi doanh nghiệp đều có một nguyên tắc và các thứ tự ưu tiên riêng. Đối với các nhà cung cấp phần mềm cũng thế. Chính vì thế, trước khi doanh nghiệp có thể đánh giá một giải pháp phần mềm ERP là tốt hay không; doanh nghiệp cần phải xác định và vẽ nên cho mình một sơ đồ vận hành trước. Giải pháp phần mềm ERP tốt sẽ đáp ứng và tối ưu được từng quy trình trong sơ đồ ấy.
Sơ đồ và quy trình vận hành trong doanh nghiệp thường được tư vấn và hoàn thiện bởi nhà tư vấn giải pháp giàu kinh nghiệm. Trong mỗi ngành đặc thù thường sẽ có một khung sơ đồ chuẩn; được xây dựng dựa trên sự thấu hiểu, tổng hợp các best-practices từ các doanh nghiệp đầu ngành. Cộng với kinh nghiệm triển khai thực tế từ các case-study; và sẽ được điều chỉnh thêm theo đặc thù riêng của doanh nghiệp.
Chức năng chi tiết đáp ứng nhu cầu
Để một phần mềm ứng dụng và vận hành tốt tổng thể; thì ở từng bộ phận và quy trình, nó phải phát huy được tính tiện lợi và nhanh chóng của mình. Đó là điều thứ hai mà các doanh nghiệp cần đánh giá một phần mềm ERP tốt hay không; đó là khả năng đáp ứng các nghiệp vụ chi tiết ở từng bộ phận.
Thông thường, phần mềm ERP sẽ bao gồm nhiều phân hệ nhỏ và đặc trưng cho từng phòng ban chức năng. Mà tùy theo từng doanh nghiệp, số lượng lẫn tên gọi của từng phân hệ có sự khác nhau.
Hệ thống các phân hệ chính trong phần mềm ASOFT-ERP
Ví dụ, ở các doanh nghiệp Sản xuất, quy trình xuất hiện công đoạn quan trọng; đó là tính giá thành sản phẩm hoặc giá thành bán thành phẩm. Vì thế, phần mềm sản xuất cũng cần có những tính năng phục vụ linh hoạt cho công đoạn này.
► Xem thêm: Lựa chọn công ty gia công phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp
Tính mềm dẻo và linh hoạt
Đối với một phần mềm ERP tốt cho doanh nghiệp; doanh nghiệp cần phần mềm ấy được tuỳ chỉnh linh hoạt để có thể đáp ứng các quy trình và yêu cầu vận hành riêng. Chính vì thế, tính mềm dẻo và linh hoạt là yếu tố quan trọng để đánh giá phần mềm ERP phù hợp. Thông thường, những nhà cung cấp sở hữu và phát triển phần mềm có thể đáp ứng tốt nhu cầu này. Họ có một đội ngũ công nghệ riêng mình để nhanh chóng điều chỉnh, customize các tính năng mà doanh nghiệp mong muốn.
Công nghệ và khả năng cập nhật
Phần mềm ERP là một sản phẩm được sản xuất dựa trên nền tảng công nghệ. Mà công nghệ trên thế giới hiện nay đang thay đổi và cập nhật theo từng ngày. Với tốc độ phát triển chóng mặt của công nghệ, phần mềm cũng phải phát triển song song; để không trở nên lỗi thời và kém hiệu quả. Đối với phần mềm ERP, không nhất thiết phải cập nhật và cải tiến liên tục; song nên thực hiện định kỳ để tối ưu khả năng vận hành và ứng dụng thêm các công nghệ mới. Đặc biệt đối với phần mềm kế toán, doanh nghiệp Việt cần phải liên tục cập nhật các thông tư; nghị định và thay đổi mới nhất của luật pháp; để thực hiện đúng và chính xác.
Công nghệ và khả năng cập nhật
Doanh nghiệp nên quan tâm đến công nghệ của phần mềm và khả năng/dịch vụ cập nhật theo yêu cầu/định kỳ của nhà cung cấp. Vì một phần mềm sẽ trở nên lỗi thời, thậm chí cồng kềnh và cản trở vận hành; nếu như nó không được liên tục tối ưu và ứng dụng các công nghệ mới.
Khả năng đồng hành của nhà cung cấp phần mềm
Sau cùng, mọi doanh nghiệp đều nhận thức được phần mềm ERP là một khoản đầu tư không hề nhỏ. Nó sẽ tiêu tốn nhiều nguồn lực về chi phí, thời gian, con người,… Và chẳng một doanh nghiệp nào muốn triển khai một phần mềm ERP thất bại; hay phải thay đổi phần mềm ERP khác một cách thường xuyên cả. Công cụ có thể thay đổi, công nghệ có thể thay đổi; nhưng con người và sự thấu hiểu thì nên được duy trì. Thế nên, khi tìm kiếm phần mềm ERP là doanh nghiệp đi tìm một đối tác đồng hành.
Để lựa chọn một phần mềm ERP tốt, doanh nghiệp cần lựa chọn một nhà cung cấp tốt. Đó là: Giàu kinh nghiệm quản trị và triển khai; Tinh thông về công nghệ và phần mềm; Uy tín để cùng đồng hành lâu dài.
► Xem thêm: Giải pháp ERP các ngành sản xuất – Hướng đi mới cho doanh nghiệp
Tạm kết
Công ty Cổ phần ASOFT, với 19 năm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp giải pháp ERP cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước; đã sớm tự tin khẳng định được chất lượng các dự án thực tế và nhận được sự công nhận của hơn 3.200 khách hàng. ASOFT luôn cam kết cung cấp cho quý doanh nghiệp các giải pháp và phần mềm quản trị tổng thể tối ưu nhất; theo phương châm “Bán giải pháp, không bán phần mềm”. Quý doanh nghiệp có thể đăng ký thông tin TẠI ĐÂY; để nhận thêm thông tin về các giải pháp mà ASOFT cung cấp.
Để được tư vấn chi tiết hơn cho đặc thù doanh nghiệp bạn, Đăng ký ngay; hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn Công ty ASOFT qua hotline: 1900 6123
Ban biên tập ASOFT.