Hướng dẫn cá nhân tự quyết toán thuế TNCN Online 2025

Hướng dẫn cá nhân tự làm quyết toán thuế TNCN online vào năm 2025 cho phần thu nhập đã nhận được vào năm 2024. Thuế thu nhập cá nhân là loại thuế trực thu đánh vào thu nhập nhận được của cá nhân trong một kỳ tính thuế nhất định.
Theo quy định tại khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP thì thuế TNCN là loại thuế kỳ khai quyết toán theo năm.

I. Các văn bản pháp luật quy định và hướng dẫn về quyết toán thuế TNCN:

• Thông tư 111/2013/TT-BTC
• Thông tư 92/2015/TT-BTC
• Nghị quyết số 954/2020/UBTVQH14
• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14
• Nghị định 126/2020/NĐ-CP
• Thông tư 80/2021/TT-BTC

II. Hướng dẫn cá nhân quyết toán thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công:

1. Đối tượng cá nhân phải làm quyết toán thuế TNCN

* Lưu ý:

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hai nơi trở lên mà không đáp ứng điều kiện được ủy quyền quyết toán theo quy định (các trường hợp được ủy quyền nêu tại điểm 3 mục I công văn này) thì phải trực tiếp khai quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế nếu có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.

Cá nhân có mặt tại Việt Nam tính trong năm dương lịch đầu tiên dưới 183 ngày, nhưng tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam là từ 183 ngày trở lên thì năm quyết toán đầu tiên là 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam.

Cá nhân là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam khai quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh. Trường hợp cá nhân chưa làm thủ tục quyết toán thuế với cơ quan thuế thì thực hiện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc cá nhân khác quyết toán thuế theo quy định. Trường hợp tổ chức trả thu nhập hoặc cá nhân khác nhận ủy quyền quyết toán thì phải chịu trách nhiệm về số thuế TNCN phải nộp thêm hoặc số thuế nộp thừa của cá nhân.

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được trả từ nước ngoài và cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được trả từ các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán chưa khấu trừ thuế trong năm thì cá nhân phải quyết

toán trực tiếp với cơ quan thuế, nếu có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế thì không ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế thay mà phải trực tiếp khai quyết toán thuế với cơ quan thuế theo quy định.

Ngoài ra:

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% nếu không có yêu cầu thì không phải quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

Cá nhân được người sử dụng lao động mua bảo hiểm nhân thọ (trừ bảo hiểm hưu trí tự nguyện), bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm mà người sử dụng lao động hoặc doanh nghiệp bảo hiểm đã khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% trên khoản tiền phí bảo hiểm tương ứng với phần người sử dụng lao động mua hoặc đóng góp cho người lao động thì người lao động không phải quyết toán thuế TNCN đối với phần thu nhập này.

* Cách cá nhân thực hiện QTT TNCN

+ Cách 1: Cá nhân (NLĐ có thu nhập) tự làm QTT TNCN trực tiếp với cơ quan thuế

– Hồ sơ QTT:

• Tờ khai mẫu 02/QTT-TNCN ban hành theo Thông tư 80/2021/TT-BTC
• Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN (Bảng kê NPT)

– Nơi nộp hồ sơ QTT TNCN:
Cá nhân trực tiếp QTT TNCN với CQT thì thực hiện nộp hồ sơ cho CQT theo quy định tại khoản 8, Điều 11 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

+ Cách 2: Cá nhân (NLĐ có thu nhập) ủy quyền cho DN thực hiện quyết toán thay

Nhưng muốn được ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay, cá nhân (NLĐ) phải đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định tại điểm d, khoản 6, Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP

2. Hướng dẫn cá nhân tự làm quyết toán thuế TNCN online vào năm 2025 cho phần thu nhập đã nhận được vào năm 2024

 Bước 1: Xác định các căn cứ để kê khai quyết toán thuế TNCN

 2.1. Tổng hợp thu nhập

Vào năm 2025, các bạn sẽ thực hiện làm quyết toán thuế TNCN cho phần thu nhập đã nhận được trong năm 2024.
⇒ Do đó, khi làm quyết toán, các bạn cần tổng hợp thu nhập từ tiền lương, tiền công đã nhận được từ tất cả các nguồn (tất cả các công ty đã trả lương cho bạn) từ ngày 01/01/2024 đến hết ngày 31/12/2024.
(Thu nhập trong khoảng thời gian này là thu nhập dùng để quyết toán)

  2.2 Phân loại thu nhập (xác định thu nhập chịu thuế)

Các bạn cần phải phân loại rõ:

• Khoản thu nhập nào là thu nhập phải chịu thuế
• Khoản thu nhập nào không phải tính thuế, được miễn thuế

⇒ Mục đích phân loại là để xác định đúng thu nhập chịu thuế.

Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập – Các khoản thu nhập được miễn/không tính thuế

Chi tiết về các khoản thu nhập không phải tính thuế và thu nhập được miễn thuế các bạn xem tại đây.
Các khoản phụ cấp không tính thuế TNCN, thu nhập được miễn thuế TNCN

(Thu nhập tính thuế là một trong những thông tin bắt buộc phải kê khai trên tờ khai quyết toán thuế TNCN, do đó bắt buộc các bạn phải xác định chính xác số tiền thu nhập chịu thuế của cá nhân.)

 3. Xác định các khoản giảm trừ:

Với khoản giảm trừ gia cảnh thì xác định như sau:

 3.1 Mức giảm trừ gia cảnh

Mức giảm trừ gia cảnh được quy định tại Nghị quyết số 954/2020/UBTVQH14 ngày 02/6/2020 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, cụ thể như sau:

• Mức giảm trừ đối với đối tượng nộp thuế là 11 triệu đồng/tháng
  (tương đương 132 triệu đồng/năm)
• Mức giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc là 4,4 triệu đồng/tháng

 3.2 Giảm trừ cho người phụ thuộc

Để được tính giảm trừ cho người phụ thuộc, người nộp thuế phải thực hiện đăng ký giảm trừ người phụ thuộc theo quy định.
Trường hợp người nộp thuế chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế thì được tính giảm trừ cho người phụ thuộc kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, khi người nộp thuế thực hiện quyết toán thuế và có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.

Trường hợp người nộp thuế có phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng đối với người phụ thuộc khác không nêu trong điểm d.4, điểm d, khoản 1, Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính (như: anh, chị, em ruột; ông, bà nội ngoại; cô, dì…) thì thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31/12 của năm tính thuế; quá thời hạn nêu trên thì không được tính giảm trừ gia cảnh cho năm tính thuế đó.

Trường hợp người nộp thuế thuộc diện ủy quyền quyết toán chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế thì vẫn được tính giảm trừ cho người phụ thuộc kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, khi người nộp thuế thực hiện quyết toán ủy quyền và có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc thông qua tổ chức trả thu nhập.

Người lao động làm việc tại đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh được trả thu nhập từ tiền lương, tiền công từ trụ sở chính khác tỉnh thì có thể đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc tại cơ quan thuế quản lý trụ sở chính hoặc đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh. Trường hợp người lao động đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc tại đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh thì đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh có trách nhiệm chuyển hồ sơ chứng minh người phụ thuộc của người lao động về trụ sở chính. Trụ sở chính có trách nhiệm rà soát, lưu giữ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo quy định và xuất trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

Trong thời gian tính giảm trừ gia cảnh, người nộp thuế có thay đổi (tăng/giảm) về người phụ thuộc hoặc thay đổi nơi làm việc thì phải thực hiện đăng ký người phụ thuộc như lần đầu theo hướng dẫn tại điểm h, khoản 1, Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính.

 3.3 Hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc

a) Đối với cá nhân nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc trực tiếp tại cơ quan thuế, hồ sơ bao gồm:

• Bản đăng ký người phụ thuộc theo mẫu 07/DK-NPT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/09/2021 của Bộ Tài chính
• Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo hướng dẫn tại Điều 1 Thông tư số 79/2022/TT-BTC ngày 30/12/2022 của Bộ Tài chính
• Trường hợp người phụ thuộc do người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng phải lấy xác nhận của UBND xã/phường nơi người phụ thuộc cư trú theo mẫu số 07/XN-NPT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/09/2021 của Bộ Tài chính

 b) Trường hợp cá nhân đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập, cá nhân nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo hướng dẫn tại điểm a, khoản 3, mục III công văn này cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập.
Tổ chức, cá nhân trả thu nhập tổng hợp thông tin đăng ký người phụ thuộc cho người giảm trừ gia cảnh theo mẫu số 07/THKP-NPT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/09/2021 của Bộ Tài chính và nộp cho cơ quan thuế theo quy định

 Bước 2: Đăng ký tài khoản giao dịch điện tử

 Bước 3. Lập tờ khai quyết toán thuế online

Đối với cá nhân khai quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế, hồ sơ quyết toán thuế TNCN bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
  
  Mẫu và cách làm tờ khai quyết toán thuế TNCN các bạn xem chi tiết tại đây:
  Mẫu 02/QTT-TNCN tờ khai quyết toán thuế TNCN (có hướng dẫn cách làm từng chỉ tiêu trên tờ khai)
• Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.

Mẫu và cách làm Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho NPT các bạn xem chi tiết tại đây:
Mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN – Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc (có hướng dẫn cách làm từng chỉ tiêu trên tờ khai)

• Bản sao (bản chụp từ bản chính) các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).
  Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.
  Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì người nộp thuế sử dụng bản thể hiện của chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử (bản giấy) do người nộp thuế tự in chuyển đổi từ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử do tổ chức, cá nhân trả thu nhập gửi cho người nộp thuế.
• Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (ghi rõ đã nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào) do cơ quan trả thu nhập cấp hoặc bản sao chứng từ ngân hàng đối với số thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế trong trường hợp theo quy định của luật pháp nước ngoài, cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp.
• Bản sao các hóa đơn, chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).
• Tài liệu chứng minh số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài trong trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài.
• Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo hướng dẫn tại điểm a, khoản 3, mục III công văn này (nếu tính giảm trừ cho người phụ thuộc tại thời điểm quyết toán thuế đối với người phụ thuộc chưa thực hiện đăng ký người phụ thuộc).

 Bước 4. Nhập dữ liệu tờ khai quyết toán

(gồm: nhập dữ liệu tờ khai quyết toán thuế và các phụ lục giảm trừ gia cảnh)

 Bước 5. Gửi nộp tờ khai

 Bước 6. Gửi hồ sơ phụ lục đính kèm

Bước 7. Tra cứu tờ khai đã gửi

III. Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế (CQT) thì thực hiện nộp hồ sơ cho CQT theo quy định tại khoản 8, Điều 11 của Nghị định 126/2020/NĐ-CP như sau:

Địa điểm nộp hồ sơ khai thuế đối với người nộp thuế là cá nhân có phát sinh nghĩa vụ thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công thuộc loại phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại điểm d khoản 6 Điều 45 Luật Quản lý thuế như sau:

a) Cá nhân trực tiếp khai thuế theo tháng hoặc theo quý theo quy định tại khoản 7 Điều 8, Điều 8 Nghị định này, bao gồm:

a.1) Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do tổ chức, cá nhân tại Việt Nam trả, thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân nhưng chưa khấu trừ thuế, thì cá nhân nộp hồ sơ khai thuế đến cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

a.2) Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công trả từ nước ngoài, thì cá nhân nộp hồ sơ khai thuế đến cơ quan thuế nơi cá nhân phát sinh công việc tại Việt Nam.
Trường hợp phát sinh công việc của cá nhân không ở tại Việt Nam thì cá nhân nộp hồ sơ khai thuế đến cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

b) Cá nhân trực tiếp khai quyết toán thuế theo quy định tại khoản 6 Điều 8 Nghị định này, bao gồm:

b.1) Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công tại một nơi và thuộc diện trực tiếp khai thuế từng năm thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân trực tiếp khai thuế trong năm theo quy định tại điểm a khoản này.

Trường hợp cá nhân có thu nhập tiền lương, tiền công tại hai nơi trở lên, bao gồm cả trường hợp vừa có thu nhập thuộc diện phải trực tiếp quyết toán, vừa có thu nhập do tổ chức chi trả đã khấu trừ, thì cá nhân nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi có nguồn thu nhập lớn nhất trong năm.
Trường hợp không xác định được nguồn thu nhập lớn nhất trong năm, thì cá nhân tự lựa chọn nơi nộp hồ sơ quyết toán tại cơ quan quản lý trực tiếp tổ chức chi trả hoặc nơi cá nhân cư trú.

b.2) Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công thuộc diện tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn từ hai nơi trở lên thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế như sau:

Cá nhân đã tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập đó.
Trường hợp cá nhân thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng.
Trường hợp cá nhân thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng không tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
Trường hợp cá nhân chưa tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại bất cứ tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

Trường hợp cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ có thu nhập tại một nơi hoặc nhiều nơi đã khấu trừ 10%, thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi hoặc nhiều nơi, nhưng tại thời điểm quyết toán không làm việc tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào, thì nơi nộp hồ sơ khai quyết toán thuế là cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

IV. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế thu nhập cá nhân, thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
Ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch là ngày 30/4/2024, do ngày tiếp theo là ngày 01/5/2024 (ngày nghỉ lễ), do vậy thời hạn trực tiếp quyết toán thuế thu nhập cá nhân chậm nhất là ngày 02/5/2024.

Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế thu nhập cá nhân nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo quy định thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn.

Kết luận

Việc tự quyết toán thuế TNCN online không còn quá phức tạp nếu cá nhân nắm rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng thời hạn theo quy định. Chủ động quyết toán không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi hoàn/khấu trừ thuế, mà còn hạn chế rủi ro sai sót, xử phạt hành chính. Với hướng dẫn trên từ ASOFT sẽ giúp bạn tự tin thực hiện quyết toán thuế TNCN năm 2025 cho thu nhập năm 2024 một cách nhanh chóng, chính xác và thuận tiện.

Để quyết toán thuế TNCN online chính xác, đúng hạn và hạn chế rủi ro sai sót, cá nhân và doanh nghiệp có thể ứng dụng ASOFT – giải pháp kế toán/ERP giúp tự động tổng hợp thu nhập, quản lý chứng từ, theo dõi nghĩa vụ thuế và hỗ trợ kê khai theo đúng quy định mới nhất. Với kinh nghiệm thực chiến hơn 22 năm, ASOFT đồng hành cùng doanh nghiệp và người lao động trong quá trình số hóa nghiệp vụ kế toán – thuế, tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật.