28/08/2024
Bình luận(0)► Xem thêm: Hệ thống ERP giúp cải thiện năng suất hoạt động từng phòng ban
Giải pháp ERP thay đổi từ “làm việc theo thói quen” sang “làm việc theo quy trình”
Một điều hiển nhiên sẽ diễn ra khi doanh nghiệp bắt đầu triển khai giải pháp ERP; đó là toàn bộ nhân viên trong công ty sẽ buộc phải thay đổi cách làm việc: từ kiểu làm việc theo thói quen sang làm việc theo quy trình chuẩn chỉnh. Nhìn chung, vì bản chất mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Nên việc hay đổi dễ dàng hay khó khăn còn tùy thuộc vào đặc thù riêng của từng doanh nghiệp.
Ngoài ra, có một số tính năng và bản chất của ERP mà doanh nghiệp cần lưu ý. Từ đó phổ biến cho các cấp nhân viên dưới quyền, làm rõ mục tiêu đề ra ngay từ đầu; để làm tăng tỷ lệ thành công cho việc triển khai dự án quản lý doanh nghiệp tổng thể ERP.
✔ Môi trường doanh nghiệp càng linh hoạt, càng dễ áp dụng giải pháp ERP
Ở các doanh nghiệp có cường độ làm việc cao; nhân viên đã thích nghi được với sự thay đổi thường xuyên; và môi trường làm việc linh hoạt; thì có khả năng cao doanh nghiệp sẽ áp dụng các giải pháp ERP thành công. Hơn nữa, chủ các doanh nghiệp này thường có thái độ tích cực về sự thay đổi; sẵn sàng áp dụng các quy trình mới. Họ luôn có ý thức thúc đẩy doanh nghiệp linh hoạt thay đổi; bỏ đi các quy trình làm việc cũ tốn thời gian mà hiệu quả không cao; để có thể bắt kịp với tốc độ phát triển và sự thay đổi đến chóng mặt giữa các doanh nghiệp trong cuộc đua thời đại 4.0.
Vì vậy mà ngay từ khi nhen nhóm ý định triển khai ERP ứng dụng vào việc quản lý toàn bộ doanh nghiệp; cho tới lúc bắt đầu thực hiện và khi kết thúc hẳn dự án; mọi việc đều được thúc đẩy để trở nên thuận lợi hơn so với các doanh nghiệp kém linh hoạt khác.
✔ Giải pháp ERP thay đổi văn hóa doanh nghiệp
Một sự thật đáng chú ý là một doanh nghiệp dù có văn hóa thế nào đều sẽ gặp những phản ánh; và thể hiện cực rõ nét ngay từ khi bắt đầu áp dụng các quy trình và quy tắc bắt buộc của giải pháp ERP. Việc từng cá thể trong doanh nghiệp có thể áp dụng đúng quy tắc hay không; sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả cuối cùng của dự án ERP đó.
Bởi vì vốn dĩ là một quy trình chuẩn chỉnh, được tích hợp với nhiều phần mềm, phân làm nhiều phân hệ; nên giải pháp ERP chắc chắn sẽ tạo nên những khó khăn cho nhân viên trong doanh nghiệp trong việc áp dụng vào công việc. Do đó, nếu muốn triển khai ERP thuận lợi, nhanh chóng; thì doanh nghiệp cần phải quản lý tập trung hơn nữa. Yêu cầu toàn bộ nhân viên có cái nhìn cụ thể và rõ ràng về đích đến cuối cùng của doanh nghiệp. Cần lưu ý rằng hệ thống phần mềm ERP không phải chỉ là phần mềm để thay đổi quy trình kinh doanh; mà nó còn thay đổi văn hóa doanh nghiệp.
Tính thống nhất của hệ thống ERP trong doanh nghiệp
Tính thống nhất là yếu tố quan trọng mà các ứng dụng quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP cần có; để đáp ứng tốt cho quá trình vận hành và phát triển của doanh nghiệp. Trên thực tế, tất cả các phòng ban chức năng; xí nghiệp thành viên; công ty con hay thậm chí các công trường xây dựng/xưởng sản xuất;… Đều cần phải được quản lý thông tin bằng một hệ thống thống nhất trong nội bộ công ty.
Hệ thống này cần phải có tính năng chia sẻ dữ liệu từ một bộ phận bất kỳ (có thể là bộ phận sản xuất kinh doanh, bộ phận chăm sóc khác hàng, bộ phận kế toán tài chính,…) đến các bộ phận có liên quan và toàn bộ công ty. Song song đó có thể nhất quán các thông tin một cách kịp thời và cung cấp một cách nhanh chóng đến mọi phòng ban; nhằm hỗ trợ chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn nhất trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
✔ Cần chú ý tính thống nhất khi thay đổi văn hóa doanh nghiệp
Khi áp dụng các phần mềm văn phòng vào doanh nghiệp; nếu có ảnh hưởng gì đến nhân viên thì nó cũng không ảnh hưởng gì tới quy trình làm việc chung của doanh nghiệp. Nhưng điều này lại không đúng với hệ thống phần mềm ERP. Giải pháp ERP là một khối thống nhất. Bất cứ hành động hay thao tác nào của nhân viên trong hệ thống ERP; thì đều có ảnh hưởng đến các quy trình và phòng ban khác. Dữ liệu được đưa lên hệ thống thì cần phải thống nhất giữa các phòng ban có liên quan. Đây là điều quan trọng mà các thành viên trong doanh nghiệp cần chú ý.
Trường hợp nhân viên vẫn coi nhẹ tính thống nhất; sử dụng ERP như các phần mềm trước giờ sử dụng; thì việc triển khai giải pháp ERP rất khó thành công. Thậm chí, việc này còn vô tình gây hại cho chính doanh nghiệp. Vì sẽ gây ra áp lực bắt buộc phải thay đổi lên tâm lý nhân viên; nếu không thay đổi thì có thể sẽ bị sa thải.
► Xem thêm: Tại sao nhân viên của bạn không sẵn sàng tham gia hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP
Thay đổi văn hóa doanh nghiệp – Đào tạo nâng cao nhận thức
Để áp dụng giải pháp ERP hiệu quả trong việc hướng tới mục tiêu thay đổi quy trình làm việc và thay đổi văn hóa doanh nghiệp; thì có những công việc và điểm mấu chốt mà doanh nghiệp cần thực hiện và nhìn nhận rõ; để tăng tính khả thi cho việc triển khai phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP. Cụ thể bao gồm: chú ý đào tạo kiến thức nền tảng về cách sử dụng và mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp; cần quan tâm tới tính ý thức và tự giác; tự nguyện tuân thủ các quy tắc nghiêm ngặt của giải pháp ERP.
✔ Cần chú ý đào tạo kiến thức cho nhân viên khi bắt đầu triển khai
Khi bắt đầu triển khi hệ thống phần mềm ERP; thì điều cần thiết các doanh nghiệp cần để tâm chính là việc đào tạo lại kiến thức và sử dụng giải pháp ERP cho nhân viên. Việc truyền đạt lại kiến thức nền tảng này sẽ là điều kiện tiên quyết; để nhân viên có thể thao tác thực hiện các công việc cụ thể; và hình thành nên một thói quen làm việc bình thường như trước kia. Tất cả các việc này cần có thời gian để thay đổi; và phụ thuộc rất nhiều vào văn hóa doanh nghiệp. Thời gian sẽ tương đối lâu để thay đổi từ cách làm việc cũ sang cách làm việc tiêu chuẩn theo hệ thống phần mềm ERP; từ lối làm việc tự do sang làm việc có quy củ nghiêm khắc hơn.
✔ Cần có ý thức và tính tuân thủ cao của từng cá nhân trong doanh nghiệp
Để thực hiện một quy trình chuẩn thì cần có ý thức rất cao; và tính tuân thủ nghiêm ngặt từ nhiều người từ nhiều phòng ban, vị trí khác nhau trong một tập thể. Doanh nghiệp cần chuẩn bị và nêu cao tinh thần trước cho nhân viên trong doanh nghiệp mình. Thông qua việc nêu rõ vai trò của từng vị trí; mục đích của việc ứng dụng giải pháp ERP; và nhân viên cần phải làm gì để thực hiện tốt vai trò của mình. Cũng cần cung cấp các thông tin về vai trò mới tại vị trí cũ; và lợi ích sẽ đạt được khi thực hiện theo quy trình mới từ hệ thống phần mềm ERP. Thông tin càng được truyền đạt sớm; càng tạo nên sự chuẩn bị tốt về mặt tinh thần cho toàn bộ nhân lực trong công ty.
Nói tóm lại, để thay đổi được quy trình làm việc cũng như thay đổi văn hóa doanh nghiệp; thì không phải chỉ cần sự chủ động và cố gắng từ phía chủ doanh nghiệp là đủ. Mà trên hết, còn cần sự chủ động, tính tự giác, tự nguyện và tích cực hợp tác của toàn bộ tập thể doanh nghiệp. Có như vậy, thì việc áp dụng triển khai hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện ERP mới thành công; và mang lại hiệu quả như mong đợi cho doanh nghiệp.
Giải pháp ERP tốt nhất – Ứng dụng quản lý nguồn lực doanh nghiệp ASOFT-ERP
Phần mềm Quản Trị Nguồn Lực Doanh Nghiệp ASOFT – ERP là một trong những sản phẩm được doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Nó đóng vai trò là đòn bẩy; giúp các doanh nghiệp phát triển bền vững. Với hơn 18 năm hoạt động trong ngành cung cấp hệ thống phần mềm và giải pháp quản trị. ASOFT tự hào khi đã được hợp tác với hơn 3.000 công ty trong nhiều lĩnh vực; trong đó 40% là các doanh nghiệp đầu tư FDI đến từ Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore. Thông qua quá trình làm việc, ASOFT đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm, qua nhiều tình huống thực tế. ASOFT tự tin là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn; khi tiến hành triển khai giải pháp ERP.
Đăng ký ngay hoặc liên hệ đến phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123 để được tư vấn miễn phí.
► Xem thêm: Triển khai phần mềm ERP – Nên chọn phương pháp tiêu chuẩn hay linh hoạt?
Ban Biên Tập ASOFT