Cắt giảm ngay 4 nhóm chi phí khi ứng dụng phần mềm ERP

Ứng dụng phần mềm ERP để cắt giảm chi phí

Kết quả của cuộc khảo sát của KPMG chỉ ra rằng: Các doanh nghiệp bên cạnh việc phấn đấu để đạt được những cơ hội phát triển mới; họ vẫn luôn cố gắng tìm ra giải pháp để tối ưu chi phí, cố gắng tiết kiệm nhất có thể. Trong số các đối tượng được khảo sát, thì có tận 40% có ý kiến rằng doanh nghiệp sẽ phải giảm bớt hoặc thậm chí cắt bỏ các sản phẩm sinh lợi kém; cũng như những hoạt động kinh doanh sản xuất không hiệu quả trong thời gian ngắn hạn 2 năm tới.

Cắt giảm chi phí đang là một trong những vấn đề được quan tâm nhất trên thị trường; nhất là giai đoạn phục hồi sau đại dịch và bắt đầu tập trung phát triển trở lại. Đi đôi với cắt giảm chi phí, thuật ngữ “Chuyển đổi số” cũng luôn được nhắc kèm; như một cặp đôi bổ trợ cho nhau. Trong đó, chuyển đổi số toàn diện doanh nghiệp bằng việc ứng dụng phần mềm quản trị tổng thể ERP là một trong những phương cách hữu hiệu có tính thực tiễn cao. ERP đã quá nổi trội trong việc quản lý hiệu quả. Bên cạnh đó, nó còn giúp doanh nghiệp cắt bỏ 4 nhóm chi phí chính mà doanh nghiệp nào cũng gặp phải. Sau đây là 4 nhóm chi phí sẽ mau chóng được cắt bỏ khi doanh nghiệp ứng dụng phần mềm ERP.

Cắt giảm chi phí không chắc chắn bằng ứng dụng phần mềm ERP

Để cắt giảm chi phí ẩn; đầu tiên, doanh nghiệp phải biết chi phí đó là những chi phí gì thì mới kiểm soát được. Nhưng thật không may, không phải chủ doanh nghiệp nào cũng nắm rõ vấn đề này. Nếu không dùng hệ thống quản lý tập trung; và đa phần đều đang sử dụng các chương trình quản lý thiên về thủ công để quản lý dữ liệu; thì doanh nghiệp rất khó để tích hợp các thông tin số liệu với nhau. Đó là lý do mà các doanh nghiệp này khó có thể đưa ra chiến lược phù hợp với tình hình và mục tiêu của công ty.

• ✔ Dữ liệu được thu nhập thủ công có tỷ lệ sai sót cao: Do quá trình nhập bằng tay; và dữ liệu có thể bị thay đổi vì những lý do không minh bạch.
• ✔ Dữ liệu bị phân tán và không đồng bộ: Khi mỗi phòng ban, bộ phận lưu trữ dữ liệu dưới một định dạng và cấu trúc khác nhau; sẽ rất khó để tổng hợp dữ liệu và biến dữ liệu trở nên có nghĩa. Nhà quản trị sẽ không thể theo dõi hiện trạng hoạt động kinh doanh của tổng thể doanh nghiệp. Từ đó, những phán đoán và quyết định sẽ trở nên mơ hồ, dễ dẫn đến sai lầm hơn.

Việc thống nhất mọi dữ liệu hoạt động kinh doanh trên một hệ thống phần mềm duy nhất; giúp dữ liệu được đồng bộ giữa các phòng ban; các báo cáo được dễ dàng thống kê, phân tích và tổng hợp. Nhờ đó nhà quản trị có thể nắm bắt vấn đề nhanh gọn; và mau chóng đưa ra biện pháp xử lý phù hợp nhất.

Cắt giảm chi phí từ quy trình làm việc không hiệu quả

Nhìn chung doanh nghiệp của bạn rất có thể đang lãng phí tiền bạc, thời gian và công sức nếu quy trình làm việc của công ty đang sử dụng nhiều những quy trình thủ công.

✔ Nhập dữ liệu thủ công

Nhập dữ liệu bằng tay chắc chắn đòi hỏi phải có người thực hiện; khiến tiêu tốn nhân lực vào các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng. Thậm chí còn sinh ra các chi phí không cần thiết. Trong khi doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự động hóa các công việc này. Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, tăng độ chính xác. Nhân viên có thể tập trung làm những công việc tạo ra doanh số khác hơn.

✔ Quy trình xử lý công việc

Thiếu các quy trình chuẩn cũng gây nên mất thời gian và công sức; vì vậy mà làm gia tăng chi phí vô hình. Trong khi đó, ứng dụng phần mềm ERP sẽ giúp bạn chuẩn hóa quy trình xuyên suốt công ty. Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp nhìn lại cách sản xuất kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp; để thay đổi và chuẩn hóa nó theo những quy trình và hệ thống hiệu quả hơn. Với mục đích loại bỏ các hao phí; chi phí dư thừa; và các quy trình cồng kềnh không cần thiết.

► Xem thêm: Làm thế nào để cắt giảm hao phí ẩn trong doanh nghiệp

Cắt giảm chi phí từ hoạt động quản lý tồn kho kém hiệu quả

Một trong những chi phí khổng lồ và đáng sợ trong doanh nghiệp đó là chi phí tồn kho. Các hao phí sinh ra từ tồn kho thật sự to lớn; và nó tạo nên sức nặng khủng kéo toàn bộ doanh nghiệp đi xuống đáy lợi nhuận. Đáng sợ hơn là việc xác định các khoản phí phát sinh do tồn kho thường không chính xác nếu doanh nghiệp đang quản lý bằng tay. Hậu quả là công ty khó xoay sở nếu có sự thay đổi lớn trong đơn hàng.

Hệ thống ERP luôn được xây dựng để quản lý tốt các về đề liên đến đến tồn kho. Giúp doanh nghiệp có một các nhìn tổng quát về tình hình tồn kho: lượng vật tư thô; lượng hàng hóa đang sản xuất; lượng hàng chuẩn bị giao,…

Doanh nghiệp sẽ tránh được những sự cố bất ngờ nhờ những dữ liệu chính xác luôn được cập nhật đầy đủ. Hơn nữa, hệ thống ERP còn có tính năng dự báo và quản lý nhu cầu. Từ đó doanh nghiệp có thể nhắm chừng để tăng hoặc giảm mức sản xuất; nhằm giữ hàng tồn kho ở mức an toàn. Nhờ vậy mà doanh nghiệp sẽ ngừng sản xuất những mặt hàng không mang lại nguồn lợi cao; tránh được các trường hợp phát sinh thêm chi phí tồn kho. Thật vậy, theo khảo sát và thống kê, ứng dụng phần mềm ERP giúp cắt giảm đến tận 22% chi phí phát sinh do tồn kho gây ra.

Cắt giảm chi phí bán hàng và quản lý nhờ ứng dụng phần mềm ERP

Khi việc kinh doanh sản xuất được mở rộng; thì chi phí bán hàng và quản lý chung sẽ có thể mất kiểm soát. Nhưng với các doanh nghiệp ứng dụng phần mềm ERP; thì chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể quản lý tốt các chi phí này. Vì ERP giúp tập trung những chức năng quản trị này lại với nhau. Ví dụ cụ thể: hệ thống ERP giúp chuyển đổi bộ phận kế toán sang một nhóm kế toán hợp nhất; sử dụng một hệ thống IT duy nhất. Việc chuyển đổi này giúp giảm thời gian chuyển giao thông tin giữa các đơn vị; giảm sai sót và tạo điều kiện để nhân viên kế toán có thể làm việc tốt hơn.

ASOFT-ERP – Quản lý tổng thế doanh nghiệp, cắt giảm chi phí hiệu quả

Phần mềm Quản Trị Nguồn Lực Doanh Nghiệp ASOFT – ERP là một trong những sản phẩm được doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Nó đóng vai trò là giải pháp đòn bẩy; tạo điều kiện giúp các doanh nghiệp phát triển bền vững. Bằng cách quản lý mọi phòng ban và quy trình làm việc của doanh nghiệp trên một hệ thống duy nhất; báo cáo dữ liệu kịp thời; cắt giảm các chi phí phát sinh không cần thiết của doanh nghiệp.

Với hơn 18 năm hoạt động trong ngành cung cấp hệ thống phần mềm và giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện. ASOFT tự hào khi đã được hợp tác với hơn 3.000 công ty trong nhiều lĩnh vực; trong đó 40% là các doanh nghiệp đầu tư FDI đến từ Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore. Nhờ ứng dụng phần mềm ERP, mà các đối tác của ASOFT đang phát triển cực vững chắc, gạch hái nhiều thành tựu. Và đến nay vẫn là luôn tin tưởng mà chọn ASOFT làm bạn đồng hành trên đường phát triển. Thông qua quá trình làm việc với cách công ty doanh nghiệp đầu ngành, ASOFT đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm, qua nhiều tình huống thực tế. ASOFT tự tin là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn; khi tiến hành triển khai giải pháp ERP.

► Xem thêm: Giải pháp ASOFT-ERP giúp được gì cho doanh nghiệp?

Tạm Kết

Hiện nay, để phát triển tốt, doanh nghiệp cần phải thay đổi cách nhìn về việc cắt giảm chi phí. Thay vì cố gắng cắt được phần nào hay phần đó, doanh nghiệp cần bắt đầu làm quen với việc kiểm soát mọi chi phí bằng những công cụ hiện đại và hiệu quả hơn.

Cắt giảm 4 nhóm chi phí phía trên là những chức năng nổi trội của việc ứng dụng phần mềm ERP. Còn có rất nhiều chức năng khác đi kèm mà doanh nghiệp có thể sử dụng để có thể nhanh chóng bắt kịp tốc độ phát triển của nền kinh tế; đồng thời tối ưu nguồn lực hiện có. Doanh nghiệp hãy cân nhắc trước khi ra quyết định có nên sử dụng giải pháp ERP cho doanh nghiệp hay không. Bởi đây sẽ là quyết định mang tính trọng yếu để doanh nghiệp phát triển vững chắc trong tương lai.

Ở bài viết trên, ASOFT đã đúc kết một số thông tin về các tín năng của hệ thống ERP giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất hoạt động. Hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn bao quát và cụ thể hơn về hệ thống ERP.

Đăng ký ngay hoặc liên hệ đến phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123 để được tư vấn miễn phí.

► Xem thêm: 5 Điều phải chú ý khi lựa chọn công ty lập trình phần mềm để triển khai ERP

Ban Biên Tập ASOFT