16/09/2024
Bình luận(0)►Xem thêm: Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp
Định nghĩa về Phần mềm Quản lý công việc dự án
Hãy tưởng tượng bạn đang làm một bộ phim. Để bộ phim được hoàn thành, bạn cần thực hiện các tác vụ sau:
– Tiến hành lựa chọn diễn viên
– Thuê đội quay phim, biên kịch, nhà sản xuất âm thanh và các chuyên gia khác
– Đảm bảo mọi người có mặt vào đúng ngày giờ
– Xin phép làm việc trên một số địa điểm lịch sử
– Tổ chức phương tiện đi lại và ăn ở
– Nhận ngân sách
– Lập kế hoạch cho một chiến dịch tiếp thị
Phần mềm quản lý dự án sẽ cho phép bạn hiểu ai cần làm những gì và khi nào
Bạn nên xử lý tất cả các nhiệm vụ này theo một thứ tự cụ thể. Hàng trăm người sẽ tham gia vào quá trình này. Nhóm làm phim của bạn sẽ bao gồm nhiều nhóm nhỏ khác nhau, mỗi nhóm sẽ có mục tiêu và thời hạn. Phần mềm quản lý dự án sẽ cho phép bạn hiểu ai cần làm những gì và khi nào. Bạn sẽ có thể phân bổ hợp lý các nguồn lực của mình, tối ưu hóa lịch trình và cắt giảm chi phí.
Phần mềm quản lý dự án là một loại ứng dụng cộng tác trực tuyến. Đây là cách nó làm việc:
– Tất cả nhân viên đang cộng tác trong dự án đăng nhập để kiểm tra xem họ dự kiến sẽ làm gì và khi nào
– Nhân viên ghi lại tiến độ của họ trong các nhiệm vụ
– Họ thêm các chi tiết có liên quan, chẳng hạn như ghi chú về bất kỳ thay đổi nào
– Các thành viên trong nhóm có cấp quyền liên quan có thể theo dõi xem đồng nghiệp của họ đang bận gì, thời hạn của họ là gì và họ nên đạt được những mục tiêu nào
Người giám sát có thể thấy rõ liệu tất cả các nhiệm vụ có được hoàn thành đúng thời hạn hay không. Nếu một số thành viên trong nhóm không đáp ứng được thời hạn của họ, người quản lý có thể nhanh chóng phân phối lại nhiệm vụ và giao chúng cho các chuyên gia khác. Nếu phần mềm quản lý dự án của bạn hỗ trợ theo dõi tài chính, bạn cũng có thể kiểm tra xem mình có phù hợp với ngân sách hay không.
►Xem thêm: Chuyển đổi số là gì? Tại sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số
Chức năng của phần mềm quản lý công việc dự án
Với sự trợ giúp của phần mềm quản lý dự án, bạn có thể xử lý cả các dự án trực tuyến và ngoại tuyến, chẳng hạn như:
– Chiến dịch tiếp thị qua người ảnh hưởng (Influencer marketing)
– Triển lãm thương mại ngoại tuyến
– Xây dựng thị trường trực tuyến
– “Tân trang lại” một ngôi nhà cũ
Với sự trợ giúp của phần mềm, bạn có thể xem mỗi dự án yêu cầu bao nhiêu tài nguyên. Ngoài ra, bạn có thể xác định các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra. Nếu phần mềm thông báo rằng một nhiệm vụ cụ thể có thể không đáp ứng được thời hạn, nó sẽ thông báo trước cho bạn để bạn có đủ thời gian thực hiện các biện pháp.
Chức năng của phần mềm quản lý công việc dự án
Các ứng dụng quản lý dự án nâng cao có thể làm những việc sau:
– Tự động tinh chỉnh tiến độ dự án khi nhân viên không đáp ứng được thời hạn
– Soạn báo cáo để cho người giám sát biết nhân viên nào có quá nhiều việc hoặc quá ít việc phải làm
– Theo dõi ngân sách dự án
– Ghi lại giờ có thể lập hóa đơn để bạn có thể gửi hóa đơn cho khách hàng trong thời gian làm việc
– Để giảm chi phí, bạn có thể muốn bắt đầu với phần mềm cung cấp chức năng cơ bản với mức giá tối thiểu và sau đó cho phép bạn nâng cấp lên các gói nâng cao hơn với chức năng mở rộng và thẻ giá cao hơn.
►Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc dự án hiệu quả nhất hiện nay
Mẹo chọn giải pháp quản lý dự án
Khi so sánh các giải pháp quản lý dự án khác nhau, bạn nên tự hỏi mình ba câu hỏi sau:
– Nhân viên của bạn cần hoàn thành những loại nhiệm vụ nào?
– Có bao nhiêu nhân viên trong công ty của bạn?
– Bạn muốn điều hành công việc kinh doanh của mình như thế nào?
– Hỏi các thành viên trong nhóm của bạn về nhu cầu và điểm đau của họ. Tổ chức đào tạo cho tất cả nhân viên của bạn về cách sử dụng các công cụ mới. Tùy chỉnh ứng dụng theo yêu cầu cá nhân của tổ chức của bạn trước khi bạn bắt đầu thêm các dự án vào đó.
Chi phí thiết lập của một giải pháp quản lý dự án có thể khá cao – nhưng khoản đầu tư này sẽ nhanh chóng được đền đáp. Nó sẽ tạo điều kiện cho sự cộng tác trong từng nhóm và giữa các nhóm. Bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên và đưa ra các biện pháp để cải thiện hiệu quả của họ.
►Xem thêm: 6 điều cần lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý dự án ASOFT
Phần mềm quản lý dự án ASOFT chính là một giải pháp hữu hiệu cho các doanh nghiệp. Hệ thống có tính liên kết cao giữa các phòng ban, công việc, người quản lý có thể theo dõi, giám sát mọi lúc, mọi nơi từ đó đưa ra những hướng đi phù hợp cho doanh nghiệp. Dưới đây là những công dụng tuyệt vời mà phàn mềm quản lý dự án ASOFT mang lại.
► Tự động lên kế hoạch, bảng biểu phù hợp
► Theo dõi tiến độ, giám sát chi tiết dự án
► Vấn đề phân bổ nguồn lực hiệu quả và quản lý đa dự án
► Lưu trữ, chia sẻ tài liệu nhanh chóng, dễ dàng
► Báo cáo, thống kê chi tiết thông qua biểu đồ
Phần mềm quản lý dự án ASOFT chính là một giải pháp hữu hiệu cho các doanh nghiệp
Công ty Cổ phần ASOFT – Với 18 năm kinh nghiệm cung cấp các giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp; với mục tiêu nâng cao năng lực quản lý và tối ưu hóa nguồn lực. Năng lực triển khai cho hơn 3,000 doanh nghiệp trong đa dạng ngành nghề: Từ Thương mại – Dịch vụ, Khách sạn – Nhà hàng,.. đến các ngành sản xuất: Cơ khí, Dệt may, Gia công, Gỗ,.. với 40% doanh nghiệp FDI đến từ Nhật Bản, Đài Loan, Hàn Quốc,.. ASOFT sẽ là đối tác đáng tin cậy, đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trong chặng đường phát triển bền vững sắp tới.
Tạm kết
Bài viết trên là tổng hợp những thông tin về phần mềm quản lý dự án. Hy vọng bạn và doanh nghiệp sẽ lựa chọn được cho mình một giải pháp phần mềm phù hợp nhằm khắc phục khó khăn của doanh nghiệp.
Ngoài ra, nếu có nhu cầu tư vấn về các phần mềm khác, quý khách có thể Đăng ký ngay hoặc liên hệ với Asoft qua hotline 19006123 để được tư vấn, hỗ trợ và tham khảo demo miễn phí
Ban Biên Tập ASOFT