Giải quyết vấn đề này không đơn thuần là tuyển thêm người hay huấn luyện lại quy trình, mà ở việc doanh nghiệp cần nhìn nhận lại mô hình vận hành nội bộ của chính mình theo phương pháp quản trị hiện đại:

Quản trị Chuỗi Cung ứng (Supply Chain Management – SCM)

Kho không chỉ là nơi lưu trữ hàng hóa mà còn là điểm trung gian cần được tối ưu về mặt tồn kho, luân chuyển và kết nối với các bộ phận như mua hàng, sản xuất, bán hàng. Hệ thống được thiết kế để:

• Giảm thời gian lưu kho (throughput time),

• Tăng vòng quay tồn kho (inventory turnover),

• Giảm mức tồn kho an toàn mà vẫn đảm bảo không gián đoạn cung ứng

Quản trị tồn kho EOQ & JIT (Economic Order Quantity & Just-In-Time)

Ứng dụng tư duy đặt hàng tối ưu (EOQ) và sản xuất đúng lúc (JIT) bằng cách thiết lập ngưỡng tồn kho tối thiểu – tối đa và điểm tái đặt hàng (ReOrder Point) cho từng loại hàng. Hệ thống không chỉ cảnh báo khi gần hết hàng, mà còn hỗ trợ hoạch định lượng hàng cần nhập để tối ưu chi phí lưu kho, đồng thời tránh bị đứt nguồn cung.

Hệ thống hóa (Systematization)

Doanh nghiệp như một hệ thống có nhiều phần tử liên kết, tác động qua lại lẫn nhau, kết nối đa nền tảng – từ phòng ban, người dùng, công việc, tài nguyên đến các phần mềm khác (như kế toán, CRM, nhân sự, ERP…). Nhờ đó, doanh nghiệp không vận hành bằng những “mảnh rời”, mà là một hệ sinh thái thống nhất, có thể tự động truyền dữ liệu và phản hồi liên tục, giống như một cơ thể sống.

Lấy dữ liệu làm trung tâm (Data-Driven Decision Making)

Khả năng phân tích dữ liệu thời gian thực để hỗ trợ ra quyết định chính xác, thay vì dựa trên cảm tính. Tất cả các hành vi làm việc, trạng thái công việc, thời gian xử lý, số lần trì hoãn, mức độ tương tác,… đều được hệ thống hóa thành báo cáo trực quan. Đây chính là biểu hiện của quản trị theo dữ liệu – một xu hướng không thể thiếu trong thời đại số.

Một doanh nghiệp muốn đi xa – đặc biệt trong giai đoạn mở rộng quy mô, chuyển giao thế hệ quản trị hoặc ứng dụng công nghệ – bắt buộc phải xây dựng được một hệ sinh thái làm việc chung, nơi mọi người tương tác, phối hợp, cập nhật tiến độ và ra quyết định dựa trên dữ liệu, không phải cảm tính.

Trong thời đại mà khách hàng có thể rời đi chỉ sau một trải nghiệm không tốt, thiết kế lại luồng vận hành theo chuẩn hiện đại không đơn thuần là một công cụ vận hành, mà là điểm tựa để doanh nghiệp xây dựng lòng tin, duy trì sự gắn kết và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số hóa.