Quản lý Bán hàng

Trong quá trình phát triển, nhiều doanh nghiệp dần nhận ra rằng hoạt động bán hàng không đơn thuần chỉ là chốt đơn hay giao hàng đúng hẹn. Thực chất, đây là một chuỗi vận hành liên kết giữa nhiều bộ phận như kinh doanh, kế toán, kho vận, chăm sóc khách hàng – và chỉ cần một mắt xích gặp vấn đề, toàn bộ hệ thống có thể bị đình trệ.

Thế nhưng thực tế hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang điều hành hoạt động bán hàng theo cách truyền thống: nhân viên kinh doanh làm việc bằng cảm tính, báo giá gửi qua Zalo, đơn hàng viết tay hoặc soạn thủ công trên Excel, tồn kho được hỏi qua điện thoại, hóa đơn phải nhờ bộ phận kế toán xử lý từng bước. Sự phụ thuộc vào con người quá lớn, trong khi quy trình lại thiếu tính liên kết và không thể theo dõi theo thời gian thực. Điều này tạo ra rất nhiều hệ lụy khó lường: đơn hàng bị xuất nhầm, báo giá sai lệch, giao hàng chậm trễ, công nợ không được kiểm soát và khách hàng dần mất niềm tin.

Một ví dụ điển hình là một công ty phân phối thiết bị điện từng chia sẻ rằng, chỉ cần trong cùng một tuần có ba thay đổi về bảng giá, toàn bộ đội ngũ kinh doanh của họ lập tức bị rơi vào trạng thái “quá tải”. Mỗi nhân viên phải tự cập nhật thủ công giá mới, rồi tự kiểm tồn kho qua điện thoại với các kho hàng khác nhau. Trong một lần như thế, họ đã báo sai giá trị hợp đồng cho một khách hàng lớn, dẫn đến việc phải bồi thường và mất luôn cơ hội ký hợp đồng năm tiếp theo. Đó không chỉ là một sai sót kỹ thuật, mà là thất bại của cả một hệ thống thiếu chuẩn hóa và thiếu công cụ hỗ trợ.

Càng mở rộng quy mô, vấn đề càng lộ rõ. Một doanh nghiệp nhỏ có thể “chữa cháy” bằng sự linh hoạt của con người, nhưng khi đội ngũ tăng lên vài chục, vài trăm nhân viên, khi mạng lưới khách hàng trải rộng nhiều tỉnh thành, thì việc thiếu một hệ thống quản lý bán hàng bài bản sẽ khiến doanh nghiệp bị “nghẽn mạch” ngay chính tại bộ phận tạo ra doanh thu.