Bài toán không nằm ở việc tuyển thêm người hay huấn luyện lại quy trình, mà ở việc doanh nghiệp cần nhìn nhận lại mô hình vận hành nội bộ của chính mình theo phương pháp quản trị hiện đại:

Quản trị theo Vòng đời (Lifecycle-Based Management)

Thay vì chỉ dừng ở việc ghi nhận chi phí mua sắm, doanh nghiệp cần quản lý xuyên suốt vòng đời tài sản: từ mua → cấp phát → sử dụng → bảo trì → thu hồi/thanh lý. Mỗi bước đều được số hóa, gắn lịch sử rõ ràng, giúp doanh nghiệp luôn biết chính xác tài sản nào đang ở đâu, tình trạng ra sao, ai chịu trách nhiệm.

Quản trị theo Ngoại lệ (Management by Exception)

Thay vì lãnh đạo phải chờ báo cáo thủ công từ bộ phận tài sản, hệ thống cho phép tự động gửi cảnh báo khi có tình huống vượt chuẩn: xe đến hạn bảo trì, máy móc vượt chi phí sửa chữa, thiết bị ngừng hoạt động bất thường. Người quản lý chỉ can thiệp khi có ngoại lệ, giảm tải giám sát thủ công và nâng cao tính chủ động.

Hệ thống hóa (Systematization)

Doanh nghiệp không còn quản lý tài sản như những “mảnh rời” theo phòng ban, mà được kết nối thành một hệ sinh thái thống nhất. Tài sản, hồ sơ bảo hành, lịch sử bảo trì, chi phí khấu hao… đều liên thông với các phân hệ khác như kế toán, mua hàng, kho. Giống như một cơ thể sống, dữ liệu tự động truyền tải và phản hồi liên tục.

Lấy dữ liệu làm trung tâm (Data-Driven Decision Making)

Thay vì dựa vào cảm tính, ban lãnh đạo có thể dựa trên dữ liệu thời gian thực: chi phí bảo trì định kỳ vs khẩn cấp, tuổi thọ trung bình của tài sản, giá trị còn lại theo phòng ban/dự án. Mọi con số đều trực quan qua dashboard, hỗ trợ quyết định đầu tư mới, thay thế hay thanh lý chính xác hơn.

Trong kỷ nguyên số hóa, nơi chỉ một lần ngừng máy hay một sự cố bảo trì chậm trễ cũng có thể khiến khách hàng rời đi, thiết kế lại cách quản lý tài sản theo chuẩn hiện đại không chỉ là một công cụ quản trị, mà là điểm tựa để doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, đảm bảo vận hành liên tục và duy trì lợi thế cạnh tranh dài hạn.