9 Yếu tố ảnh hưởng đến thời gian triển khai ERP

► Xem thêm: Vận hành hệ thống ERP: Khó mà không khó

Doanh nghiệp kỳ vọng điều gì về thời gian triển khai ERP?

Triển khai ERP gây tiêu tốn nhiều thời gian và công sức. Các doanh nghiệp vẫn luôn đặt kỳ vọng và yêu cầu sát sao về thời gian triển khai hệ thống phần mềm. Liệu rằng dưới đây có phải là 2 kỳ vọng mà doanh nghiệp vẫn luôn hướng tới?

Thời gian triển khai ERP ngắn

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng luôn có yêu cầu chuẩn sát về thời gian triển khai ERP; luôn mong muốn thời gian triển khai phần mềm sẽ ngắn nhất có thể. Bởi, nếu kết quả hoàn thiện trong thời gian ngắn; doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được khá nhiều chi phí đầu tư, mà còn tiết kiệm khá nhiều thời gian và nhân lực. Nhanh chóng điều hành, quản lý công việc. Kỳ vọng là thế. Song, theo thống kê số liệu của Panorama, điều này vẫn chưa được khả thi.

Khác với phần mềm chăm sóc khách hàng hay phần mềm kế toán độc lập; ERP là phần mềm được thiết kế kết hợp tổng thể nhiều ứng dụng cốt lõi như: Bán hàng, quản lý kho, quản lý vận chuyển, quản lý văn phòng, quản lý kế toán,… Việc lập trình hộ thống ứng dụng này phải phụ thuộc rất nhiều vào đặc thù doanh nghiệp, phương pháp triển khai, cơ sở hạ tầng,… Chưa kể, còn bao gồm thời gian xử lý hậu lập trình như: chỉnh sửa/ bổ sung; đào tạo sử dụng; cải cách/ nâng cấp;…

Vậy nên, để sở hữu một phần mềm ERP tối tân và bám sát quy trình công ty nhất. Doanh nghiệp cần phải dành nhiều thời gian và nguồn lực để đầu tư trong giai đoạn triển khai. Thường rơi vào khoảng 2-5 năm tùy theo nhiều yếu tố tác động.

Tiến độ triển khai bám sát kế hoạch dự kiến

Cũng từ số liệu của Panorama, có khoảng 21% số doanh nghiệp triển khai ERP bám sát tiến độ dự kiến. Còn lại, đến 79% doanh nghiệp chậm trễ so với tiến độ triển khai theo kế hoạch ban đầu. Rõ ràng, thực tế cho thấy việc tuân thủ kế hoạch triển khai ERP là điều không dễ dàng.

Tuy vẫn sẽ có những hạn chế về mặt thời gian. Song, để đẩy nhanh tiến độ hết mức có thể, doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm cần phải phối hợp chặt chẽ; nghiêm túc thực hiện đúng deadline của cả hai bên. Đặc biệt, doanh nghiệp nên chú ý theo dõi 9 yếu tố gây ảnh hưởng lớn đến thời gian triển khai ERP dưới đây; để có sự chuẩn bị và những xử lý kịp thời nhất – nhằm đảm bảo tiến độ hoàn thành dự án ERP.

9 yếu tố gây ảnh hưởng lớn đến thời gian triển khai ERP mà doanh nghiệp cần biết

Với hơn 18 năm kinh nghiệm triển khai cho hơn 3.000 doanh nghiệp trong và ngoài nước. ASOFT đã đúc kết được 9 nguyên nhân chính ảnh hưởng đến thời gian triển khai ERP. Chúng tôi xin phép chia sẻ đến quý doanh nghiệp 9 nguyên nhân gây ảnh hưởng chính như sau:

1. Trình độ của nhà cung cấp phần mềm là yếu tố quyết định thời gian triển khai ERP

Lựa chọn nhà cung cấp được xem là yếu tố quyết định tiến độ, cũng như chất lượng hoạt động của phần mềm ERP. Chính vì vậy mà doanh nghiệp cần cẩn trọng đánh giá, xem xét hiệu quả làm việc của nhà cung cấp trước khi chính thức ký hợp đồng. Bởi nếu, doanh nghiệp lựa chọn phải nhà cung cấp kém chất lượng; thời gian triển khai ERP sẽ bị kéo dài, đình trệ, và có thể gây nhiều rắc rối cho doanh nghiệp hậu lập trình.

2. Thời gian triển khai ERP phụ thuộc và đặc thù doanh nghiệp

Thông thường, mỗi doanh nghiệp đề có những đặc thù riêng biệt. Chính vì vậy mà các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác nhau; sở hữu những đặc thù ngành khác nhau sẽ được triển khai theo thời gian khác nhau. Trong đó, các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất thường mất nhiều thời gian triển khai ERP hơn; so với các lĩnh vực thương mại, dịch vụ, chuỗi bán lẻ. Lý do là bởi vì, các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất có những đặc thù ngành và hệ thống quản lý, quy trình làm việc rắc rối hơn. Để tích hợp hệ thống làm việc của doanh nghiệp vào phần mềm ERP; cần có thời gian để nhà cung cấp tìm hiểu, ứng dụng phương án phù hợp với doanh nghiệp.

► Xem thêm: Những yếu tố quyết định thành công trong giai đoạn triển khai ERP

3. Cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp tác động lớn đến thời gian triển khai phần mềm

Nhiều doanh nghiệp cho rằng cơ sở hạ tầng là vấn đề không cần chú trọng trong quá trình triển khai phần mềm ERP. Tuy nhiên, đây lại là một trong những nền tảng cứng cáp để hệ thống ERP của doanh nghiệp hoạt động trơn tru. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra kĩ hệ thống cơ sở hạ tầng liên quan trước khi bắt tay vào kế hoạch triển khai ERP. Hãy chắc chắn rằng, server và đường truyền của doanh nghiệp luôn luôn ổn định.

4. Thời gian linh hoạt hơn khi doanh nghiệp chưa từng sử dụng phần mềm trước đó

Bởi vì tâm lý chung của số đông là ngại thay đổi một cái mới mẻ. Nên việc triển khai ERP của các doanh nghiệp đã từng sử dụng phần mềm để quản lý trước đó sẽ khó thực hiện hơn. Bởi sự hưởng ứng từ phía người dùng cũng là một trong những yếu tố quyết định tiến độ thành công của dự án. Triển khai dự án phần mềm mới có thể mang đến nhiều phản ứng tiêu cực từ phía người dùng.  Vì vậy, các doanh nghiệp cần phải giúp người dùng hiểu rõ những bất cập do phần mềm trước đó mang lại; lý do thay đổi phần mềm; cũng như các lợi ích, điểm cải thiện của phần mềm mới so với phần mềm cũ.

Ngược lại, với các doanh nghiệp áp dụng phần mềm ERP ngay từ những bước đầu xây dựng thương hiệu; các doanh nghiệp này sẽ ít gặp phải sự phản đối từ phía người dùng hơn. Tuy nhiên, lúc này việc lựa chọn một phần mềm phù hợp, tối ưu là điều vô cùng cần thiết. Đây là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp sở hữu thời gian sử dụng phần mềm ERP lâu dài. Không phải sữa chửa hay thay đổi; và tiếp tục gặp những phản ứng tiêu cực từ phía người dùng/ nhân viên.

5. Phương pháp lập trình tác động mạnh đến thời gian triển khai

Phương pháp lập trình phần mềm ERP cũng là một trong những yếu tố tác động mạnh mẽ đến thời gian triển khai. Doanh nghiệp có thể hiểu rõ ưu/ nhược điểm của các phương pháp triển khai như sau:

5.1. Phương pháp Big bang (Triển khai tổng lực)

Đây là phương pháp triển khai bằng cách chuyển đổi ngay lập tức. Tức là tất cả người dùng đề phải chuyển sang sử dụng phần mềm một cách đồng thời. Tất cả các mô-đun của một hệ thống mới được thực thi cùng một lúc; hệ thống cũ bị tắt đồng loạt. Điều này giúp việc triển khai ERP được thực hiện trong một thời gian ngắn. Tuy nhiên, nó cũng mang rủi ro khá cao. Bởi, chỉ cần một bước đi sai, khiến lược thất bại; doanh nghiệp có thể sẽ gặp ảnh hưởng vô cùng lớn đối với hệ thống thông tin, hệ thống công việc,… Và cuối cùng, nó còn có thể khiến việc kinh doanh của doanh nghiệp gặp trở ngại.

Nhìn chung, phạm vi của Big Bang khá phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa. Những doanh nghiệp cưa có hệ thống hoạt động quá phức tạp nhưng cần sự giúp sức của ERP. Cần triển khai ERP một cách gấp rút. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên đặc biệt chú ý rằng: Đây là một phương pháp triển khai khá mạo hiểm. Doanh nghiệp cần tìm hiểu kĩ lưỡng trước khi thực hiện triển khai.

5.2. Phương pháp Phased Rollout (Phân chia thành giai đoạn)

Phương pháp Phased Rollout giúp quá trình chuyển đổi phần mềm diễn ra theo từng giai đoạn nhất định. Bằng cách triển khai này, doanh nghiệp có thể bắt đầu từ các module quan trọng nhất. Sau đó, nhân viên sẽ được đào tạo, tích lũy kinh nghiệm, kỹ năng theo thời gian. Người dùng có thể dễ dàng theo dõi và thực hiện theo từng bước.Từ đó cải thiện tỷ lệ chấp nhận của người dùng cuối.

Phương pháp theo từng giai đoạn giúp bộ phận triển khai dễ dàng khắc phục lỗi khi phát hiện sự cố. Tuy nhiên, điều bấp cập nhất của phương pháp chính là: Thời gian triển khai ERP bị kéo dài, trì trệ, ảnh hưởng đến quỹ thời gian hoạt động của doanh nghiệp.

5.3. Phương pháp Agile (Phát triển phần mềm linh hoạt)

Cũng như Phased rollout, phương pháp Aglie được triên khai theo từng giai đoạn. Tuy nhiên, mỗi giai đoạn lại được chia nhỏ ra thành các sprint. Mỗi sprint lại là một giai đoạn thử nghiệm và điều chỉnh; cho phép các doanh nghiệp có thể kiểm tra và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn. Các triển khai này mang lại khả năng thích ứng, cập nhật nhanh chóng khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi mô hình kinh doanh. Đây là điều mà các phương pháp khác khó đuổi kịp.

Có thể nói, Agile là phương pháp triển khai linh hoạt theo nhu cầu thị trường. Giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí. Song, phương pháp này thường sử dụng giao diện tạm thời và có xu hướng mất nhiều thời gian hơn.

5.4. Phương pháp Parallel (Xử lý song song)

Phương pháp Parallel là phương pháp triển khai hệ thống phần mềm mới song song với hoạt động của hệ thống cũ. Khi đó, cả hai hệ thống đều hoạt động cùng một lúc. Người dùng có thể song song cập nhật thay đổi, chuyển dần từ phần mềm cũ sang phần mềm mới. Vừa học cách sử dụng hệ thống mới, đồng thời cũng vẫn thực hiện các hoạt động thường xuyên với hệ thống cũ. Cho đến khi đã thành thạo thao tác trên hệ thống mới, hệ thống cũ sẽ ngưng hoạt động.

Tóm lại, Parallel là phương pháp triển khai ít mang lại rủi ro cho doanh nghiệp nhất. Tuy nhiên, nó lại có chi phí triển khai cao hơn. Đồng thời, thời gian thực hiện cũng lâu hơn và cần nhiều nỗ lực hơn từ phía người dùng.

► Xem thêm: Giới thiệu Asoft Super Apps – Siêu ứng dụng tiện lợi và mạnh mẽ – quản trị doanh nghiệp trong lòng bàn tay

6. Quy mô hoạt động ảnh hưởng đến thời gian triển khai ERP

Bên cạnh các yếu tố tác động đến thời gian triển khai ERP như: đặc thù doanh nghiệp; phương pháp triển khai; cơ sở hạ tầng;… thì quy mô và phạm vi cũng là một trong những yếu tố quyết định hiệu quả về mặt thời gian của dự án ERP. Theo đó, số lượng ứng dụng ERP của doanh nghiệp càng nhiều, thời gian triển khai sẽ càng lâu. Quy mô hoạt động của doanh nghiệp càng lớn, quá trình triển khai lại càng vất vả.

Vì vậy, thay vì đưa toàn bộ các phân hệ có trên hệ thống vào việc vận hành ngay lập tức; các doanh nghiệp có thể tham khảo các phương thức triển khai linh hoạt/ song song với phần mềm cũ. Tuy thời gian triển khai sẽ lâu hơn, nhưng bù lại, doanh nghiệp có thể đảm bảo về độ an toàn dữ liệu; phòng tránh những rủi ro, mất mác do sai sót trong quá trình triển khai phần mềm.

7. Mức độ phức tạp của quy trình là cơ sở đánh giá thời gian triển khai phần mềm ERP

Các doanh nghiệp chưa có quy trình hoạt động hoặc quy trình hoạt động quá phức tạp cũng gây ảnh hưởng khá nhiều đến thời gian triển khai ERP. Với doanh nghiệp chưa có quy trình; khi triển khai ERP sẽ tốn khái nhiều thời gian để cập nhật phần mềm phù hợp với hoạt động doanh nghiệp. Điều này khiến việc triển khai trở nên rắc rối; do những bất cập, điểm khuất trong quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Mặt khác, doanh nghiệp có quy trình phức tạp cũng gây nhiều khó khăn trong việc triển khai phần mềm ERP. Bởi, quá trình triển khai có thể dẫn đến việc điều chỉnh nhiều phân hệ trên diện rộng.

Nhìn chung, vấn đề quy trình và dữ liệu hoạt động là một trong những vấn đề bất cập nhất khi triển khai ERP. Theo một số nguồn thống kê cho thấy; các doanh nghiệp đã phải dành 1/3 thời gian triển khai phần mềm chỉ để xử lý các vấn đề dữ liệu tồn đọng.

8. Đội quản lý dự án kiểm soát tiến độ lập trình phần mềm

Đội dự án là một trong những yếu tố trọng tâm của quá trình triển khai ERP cho doanh nghiệp. Nếu không có đội quản lý dự án riêng, các doanh nghiệp có thể sẽ gặp rủi ro khá nhiều trong việc triển khai. Bởi, đội quản lý dự án sẽ là những người trung gian. Thực hiện các công việc như: kiểm soát tiến độ; kiểm soát kỳ vọng người dùng; thấu hiểu về nghiệp vụ doanh nghiệp; được trao quyền để xử lý các vấn đề phát sinh;…

Trường hợp doanh nghiệp không có đội quản lý dự án; hoặc đội quản lý dự án chưa có tiếng nói trong doanh nghiệp tất yếu sẽ gây nên hệ lụy từ sự phản đối của người dùng. Khiến thời gian triển khai ERP càng kéo dài; hoặc trường hợp xấu nhất là thất bại hoàn toàn kế hoạch triển khai ERP.

9. Tiến độ dự án hậu triển khai phụ thuộc vào thời gian đào tạo người sử dụng

Việc đào tạo cho toàn thể nhân viên cách sử dụng phần mềm ERP là vấn đề cấp thiết. Chương trình đào tạo cần đảm bảo dễ hiểu, dễ nắm bắt, dễ sử dụng. Nắm chắc đầy đủ thông tin nền tảng để người dùng. Đặc biệt, mỗi doanh nghiệp nên lưu trữ một khung chương trình đào tạo sử dụng chuyên biệt. Giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm, xem lại các vấn đề thắc mắc; và cũng dễ dàng đạo tạo nhân viên mới hơn. Điều này chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm khá nhiều thời gian triển khai phần mềm ERP cho người dùng.

Mặt khác, Trình độ nắm bắt CNTT cũng là vấn đề cốt lõi quyết định thời gian đào tạo người sử dụng phần mềm. Các doanh nghiệp có người dùng ở độ tuổi từ 22-35 sẽ nắm bắt các kiến thức công nghệ tốt hơn, thời gian đào tạo được rút ngắn. Ngược lại, đối với người dùng ở độ tuổi trung niên, việc đào tạo sử dụng sẽ trở nên rắc rối và tốn thời gian hơn.

► Xem thêm: 5 Cách giảm rủi ro khi triển khai hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP

“Cẩm nang” kiểm soát thời gian triển khai ERP cho doanh nghiệp

Sau khi nắm bắt được 9 yếu tố gây ảnh hưởng lớn đến thời gian triển khai ERP; để tối ưu thời gian dự án nhất, quý doanh nghiệp nhất định phải đảm bảo việc triển khai phần mềm phải được:

✔ Lựa chọn đúng đơn vị triển khai có kinh nghiệm: Doanh nghiệp nên tham khảo đơn vị triển khai từ các doanh nghiệp cùng ngành. Nhằm đảm bảo rằng đơn vị triển khai phần mềm ERP đã có kinh nghiệm chuyên ngành phong phú.

✔ Chủ động phối hợp với đơn vị tư vấn và triển khai: Doanh nghiệp cần chủ động tham gia vào quá trình dự đoán thời gian triển khai ERP. Nhằm theo dõi, đồng kiểm, đảm bảo tính khả thi của kế hoạch.

✔ Làm rõ quy trình của doanh nghiệp và chuẩn hóa dữ liệu: Doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn quy trình hoạt động và chuẩn hóa dữ liệu trước khi triển khai ERP. Nhằm tiết kiệm thời gian kiểm kê trong lúc triển khai.

✔ Xây dựng đội quản lý dự án bài bản: Doanh nghiệp cần phân nhiệm đội quản lý rõ ràng; đảm bảo có các thành viên đại diện của từng phòng ban. Nhằm ứng dụng quy trình làm việc vào chương trình một cách nhanh chóng.

✔ Xây dựng chương trình đào tạo hợp lý, phù hợp với trình độ của người dùng: Doanh nghiệp nên triển khai quy trình đào tạo nhân theo từng nhóm tuổi; có kế hoạch đào tạo rõ ràng, phù hợp với từng đối tượng sử dụng. Nhằm đẩy nhanh tiến độ đào tạo.

ASOFT – Tự tin cung ứng phần mềm tối ưu nhất cho doanh nghiệp

Công ty Cổ phần ASOFT – Với 18 năm kinh nghiệm cung cấp các giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản lý và tối ưu hóa nguồn lực.

Năng lực triển khai cho hơn 3000 doanh nghiệp trong đa dạng ngành nghề: Từ Thương mại – Dịch vụ; Khách sạn – Nhà hàng;… Đến các ngành sản xuất: Cơ khí; Dệt may; Gia công; Gỗ;… Với 40% doanh nghiệp FDI đến từ Nhật Bản; Đài Loan; Hàn Quốc;… ASOFT chắc chắn sẽ là đối tác đáng tin cậy, đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trong chăng đường phát triển bền vững.

Đăng ký ngay hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn Công ty ASOFT theo hotline: 1900 6123 để được tư vấn và Demo miễn phí.

► Xem thêm: Tại sao bảng giá ERP cao hơn so với bảng giá từng phần mềm riêng lẻ?

Ban Biên tập ASOFT