Tối ưu hóa quy trình quản lý kho bằng phần mềm như thế nào ?

Nội dung chính

Các kỹ năng quản lý kho mà quản lý cần có

Đảm bảo chất lượng hàng hóa trong kho và giảm thiểu số lượng hàng tồn

Để trở thành một người quản lý kho chuyên nghiệp, cần phải nắm vững cấu trúc kho, vị trí sắp xếp hàng hóa và tình trạng tồn kho để lập kế hoạch mua hàng chính xác, đảm bảo chất lượng hàng hóa trong kho và giảm thiểu số lượng hàng tồn cũng như tiết kiệm diện tích kho.

Để đạt được mục tiêu này, người quản lý kho cần có những kỹ năng sau:

Kỹ năng kiểm tra và lập phiếu nhập – xuất kho: Người quản lý kho cần phải nắm vững kỹ năng kiểm tra chứng từ, hóa đơn và giấy tờ yêu cầu xuất/nhập kho để đảm bảo quản trị kho diễn ra suôn sẻ. Ngoài ra, người thủ kho cần phải cập nhật các thông tư kế toán mới nhất để lập phiếu đầy đủ và chi tiết hơn.

Kỹ năng quản lý và sắp xếp hàng hóa trong kho: Sắp xếp và quản lý hàng hóa trong kho tối ưu giúp cho việc kiểm kê và đánh giá kho được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn, tối ưu hóa dung tích lưu trữ trong kho và đảm bảo không gian lưu trữ luôn sạch sẽ và ngăn nắp.

Kỹ năng kiểm tra hàng hóa: Kiểm kho là một hoạt động yêu cầu sự cẩn thận và tỉ mỉ cao. Nắm vững các kỹ năng kiểm kho hiệu quả sẽ giúp quản lý kho đánh giá chính xác tình hình tiêu thụ hàng hóa trong kho, từ đó lập kế hoạch nhập hàng phù hợp. Các doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các phần mềm quản lý kho hiện đại để hỗ trợ cho công tác quản lý kho.

Kỹ năng quản lý nhân sự trong kho: Người quản lý kho cần có kỹ năng tìm kiếm các nhân sự có chuyên môn cao, được đào tạo bài bản và phân bổ vị trí công tác phù hợp cho họ. Họ cũng cần lập ra một quy trình làm việc tiêu chuẩn để giúp các cá nhân trong tổ chức duy trì tính kỷ luật trong môi trường làm việc và nâng cao hiệu suất làm việc.

Sẵn sàng thử nghiệm những công nghệ mới: Đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, khu vực lưu kho thường xuyên gặp phải tình trạng quá tải do tần suất xuất – nhập hàng hóa liên tục. Điều này đặt áp lực lớn lên nhân sự nếu phải thực hiện thủ công việc thống kê, cập nhật dữ liệu. Vì vậy, sẵn sàng tiếp cận những công nghệ mới để hỗ trợ sẽ là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề này.

Sẵn sàng tiếp cận những công nghệ mới

► Xem thêm: Tối ưu hoá hoạt động xuất, nhập, tồn với phần mềm quản lý kho

Theo dõi các hoạt động trong kho hiệu quả

Phần mềm quản lý kho giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kho bằng cách cung cấp cho người quản lý kho và nhân viên các công cụ và tính năng để quản lý và theo dõi các hoạt động trong kho hiệu quả hơn.► Xem thêm: Sự cần thiết của phần mềm quản lý kho đối với doanh nghiệp

Các tính năng cơ bản của phần mềm quản lý kho bao gồm:

Quản lý hàng hóa: Phần mềm quản lý kho cho phép người dùng quản lý hàng hóa và vật tư trong kho, theo dõi số lượng, giá trị và vị trí của chúng. Việc này giúp cho người quản lý kho có thể đưa ra quyết định kịp thời và chính xác trong việc kiểm soát và quản lý kho.

Quản lý đơn hàng: Phần mềm quản lý kho giúp quản lý đơn hàng từ khâu nhập kho, xuất kho đến kiểm tra tồn kho. Việc này giúp cho người dùng có thể theo dõi tình trạng của đơn hàng trong kho, cập nhật thông tin về đơn hàng một cách nhanh chóng và đảm bảo khách hàng nhận được hàng đúng hạn.

Quản lý vận chuyển và giao nhận: Phần mềm quản lý kho cung cấp tính năng giám sát lịch trình giao hàng và theo dõi vận chuyển. Từ đó giúp cho nhân viên kho có thể tối ưu hóa quá trình vận chuyển và giao nhận, đồng thời giảm thiểu các sai sót xảy ra trong quá trình này.

Tối ưu hóa quy trình: Phần mềm quản lý kho cho phép người dùng tùy chỉnh các quy trình và luồng công việc để đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Việc này giúp giảm thiểu thời gian và công sức cho nhân viên kho, đồng thời đảm bảo quy trình hoạt động của kho được tiêu chuẩn hóa và hiệu quả hơn.

Báo cáo và thống kê: Phần mềm quản lý kho cung cấp các báo cáo và thống kê về các hoạt động trong kho, giúp người quản lý kho có thể đánh giá hiệu quả của hoạt động, phát hiện những vấn đề, đưa ra giải pháp kịp thời để tối ưu hóa hoạt động của kho.

► Xem thêm: Phần mềm quản lý kho giúp được gì cho doanh nghiệp

Quản lý kho hiệu quả mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp

Giảm thiểu chi phí cho việc quản lý kho

Quản lý kho hiệu quả là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí cho việc quản lý kho, đơn giản hóa công đoạn kiểm tra số lượng hàng tồn kho và tránh tình trạng thất thoát hoặc nhầm lẫn số lượng trong kho. Để quản lý kho tốt, các doanh nghiệp cần nắm vững các bước quan trọng sau:

Bảo quản hàng hóa tốt hơn: Việc phân loại, sắp xếp và theo dõi thông tin hàng tồn kho giúp doanh nghiệp giám sát sản phẩm lưu kho của mình tốt hơn, từ đó tránh được việc hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn hoặc thất thoát.

Tăng hiệu quả bán hàng: Quản lý kho chuyên nghiệp và hiệu quả giúp doanh nghiệp tính toán chính xác hơn về khả năng đáp ứng nhu cầu về hàng hóa cho khách hàng, tránh tình trạng “cạn kiệt” hàng hóa và tăng khả năng bán hàng.

Tránh nhập thiếu hoặc thừa hàng hóa và giảm chi phí lưu kho: Việc quản lý kho giúp doanh nghiệp nắm rõ thông tin về các mặt hàng cũng như khả năng tiêu thụ của mặt hàng đó trên thị trường. Từ đó, bộ phận mua hàng có thể điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa cần đặt hoặc sản xuất trong thời gian tiếp theo, giảm chi phí lưu kho và tránh tình trạng nhập thiếu hoặc thừa hàng hóa.

► Xem thêm: Phần mềm quản lý kho trong doanh nghiệp sản xuất, thương mại

Tạm kết

Chúng ta đã tìm hiểu về tầm quan trọng của việc quản lý kho đối với các doanh nghiệp, và làm thế nào phần mềm quản lý kho có thể giúp tối ưu hóa quy trình này. Bằng cách sử dụng các tính năng của phần mềm quản lý kho như quản lý nhập xuất hàng hóa, theo dõi tồn kho, và thông tin về khách hàng và nhà cung cấp, các doanh nghiệp có thể quản lý kho của mình một cách chuyên nghiệp hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí, và tăng tính khả dụng của sản phẩm.

Tại Asoft có cung cấp những giải pháp phần mềm kho được thiết kế đặc thù dành riêng cho ngành Thương mại – Phân phối nhằm nâng cao chất lượng quản trị doanh nghiệp, tối ưu hiệu quả. Công ty cổ phần Asoft – hơn 20+ năm kinh nghiệm thực chiến trong lĩnh vực chuyển đổi số, cung cấp giải pháp phần mềm cho hơn 3500+ khách hàng. Nếu quý khách muốn hiểu rõ hơn về các giải pháp cho doanh nghiệp Thương mại – Phân phối quý khách có thể Đăng ký ngay hoặc liên hệ với ASOFT qua hotline để được tư vấn, hỗ trợ và trải nghiệm demo phần mềm hoàn toàn miễn phí.

Ban biên tập Asoft