Có nên đầu tư vào phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng ?

Tại sao phải sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng

Phần mềm quản lý cho cửa hàng là một giải pháp công nghệ thông minh giúp chủ quán quản lý bán hàng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Nó giúp thống nhất các nghiệp vụ bán hàng và đảm bảo sự rõ ràng và trật tự trong quá trình kinh doanh.

Thông qua phần mềm quản lý, chủ quán có thể dễ dàng theo dõi doanh thu bán hàng, đối soát nguyên liệu xuất nhập kho và quản lý các đơn hàng trong ngày một cách tiện lợi. Chủ quán không cần phải ghi chép thông tin bán hàng trên sổ sách, giúp tránh những sai sót và khó khăn trong việc bảo quản các thông tin này.

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng tự động thực hiện các tác vụ 

Thay vì phải mất nhiều thời gian và công sức để thống kê và phân tích các số liệu bán hàng, phần mềm quản lý tự động thực hiện các tác vụ này và cho ra một bản báo cáo chi tiết, trực quan. Chủ quán chỉ cần nhìn vào bản báo cáo này để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp với quán của mình.

Sử dụng phần mềm quản lý cho cửa hàng sẽ giúp chủ quán tiết kiệm thời gian và tối ưu hoá quy trình kinh doanh. Điều này sẽ giúp quán của bạn phát triển và tăng trưởng một cách bền vững trong tương lai
.

► Xem thêm: Quản lý đồng bộ các chi nhánh với phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng

10 lý do nên đầu tư vào phần mềm quản lý cửa hàng ?

Tính năng bán hàng tính tiền nhanh chóng 

Cho phép nhân viên bán hàng chỉ cần thực hiện một vài thao tác đơn giản trên máy POS để order món ăn cho khách hàng. Nếu khách hàng muốn tính tiền ngay lập tức, nhân viên có thể in hóa đơn trực tiếp thông qua máy POS, đảm bảo tính chính xác và chuyên nghiệp.

Tính năng in hóa đơn chuyên nghiệp 

Cho phép chủ quán in hóa đơn nhanh chóng thông qua máy in hiện đại được trang bị công nghệ in nhiệt. Việc này giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí cho việc quản lý hóa đơn.

In hóa đơn nhanh chóng thông qua máy in hiện đại

Tính năng quản lý nhân viên chặt chẽ 

Dễ dàng đối soát doanh thu và kiểm soát hoạt động bán hàng của từng nhân viên. Phần mềm quản lý bán hàng cũng cho phép phân quyền và hạn chế một số quyền truy cập của nhân viên để đảm bảo tính an toàn và chuyên nghiệp trong quản lý bán hàng.

Tính năng quản lý tồn kho chi tiết

Bao gồm quản lý xuất nhập kho và giúp người dùng dễ dàng hơn trong việc kiểm soát hàng hóa. Trước đây, quản lý thông tin hàng nhập hoặc hàng xuất chỉ thông qua việc ghi chép vào sổ sách, tuy nhiên, nếu mất sổ sách hoặc quên ghi thông tin, sẽ rất dễ gây thất thoát hàng hóa trong kho. Bên cạnh đó, việc quản lý hàng tồn kho cũng gặp nhiều khó khăn, ví dụ như hàng đã hết hạn sử dụng hoặc hết nhưng chưa kịp nhập, gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của quán.

Nhờ sự hỗ trợ của phần mềm quản lý cửa hàng, việc quản lý này trở nên đơn giản hơn nhiều. Mỗi lô hàng nhập hoặc xuất kho đều được gán mã vạch để quản lý. Nhân viên chỉ cần quét mã vạch để cập nhật thông tin và lập phiếu nhập kho theo mẫu sẵn trên phần mềm. Khi cần xuất kho, nhân viên chỉ cần quét mã vạch trên lô hàng để nắm rõ thông tin đơn hàng như tên hàng, số lô, ngày nhập hàng, số lượng hàng, vị trí trong kho, ngày hết hạn sử dụng, và cập nhật thông tin xuất kho trên phần mềm.

Dễ dàng hơn trong việc kiểm soát hàng hóa

Phần mềm quản lý cửa hàng cũng được trang bị công nghệ thông minh, giúp nhận diện các sản phẩm gần đến ngày hết hạn sử dụng hoặc sắp hết, thông báo cho chủ quán kịp thời để có kế hoạch nhập hàng về kho. Điều này giúp hạn chế tình trạng thiếu hàng và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của quán.

Ngoài ra, tính năng quản lý kho hàng trên phần mềm quản lý cửa hàng cũng giúp chủ quán biết được nguyên liệu nào được tiêu thụ thường xuyên, nguyên liệu nào ít được sử dụng để có kế hoạch nhập kho hiệu quả. Chủ quán cũng có thể biết được nguyên liệu nào tồn kho lâu để có kế hoạch xả kho hợp lý.

Tính năng tính lương nhân viên và quản lý nhân viên

Phần mềm quản lý bán hàng tích hợp tính năng quản lý nhân viên, giúp chủ quán dễ dàng nắm rõ thông tin về nhân viên làm ca nào trong ngày và tổng thời gian làm trong tháng. Nhờ đó, chủ quán có thể tính lương cho nhân viên chính xác và thiết lập chế độ thưởng phạt hợp lý. Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác trong việc tính lương, tránh tình trạng tính nhầm hoặc thiếu lương gây mất lòng đôi bên và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của quán.

Tính năng quản lý chuỗi chi nhánh

Với tính năng quản lý chuỗi cửa hàng của phần mềm quản lý bán hàng chủ quán có thể quản lý tất cả các chi nhánh của mình chỉ với một tài khoản quản lý và chiếc điện thoại di động. Chủ quán có thể dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh của các chi nhánh, kiểm tra doanh thu theo từng chi nhánh và đối soát kho để nhập hàng về bán đúng thời điểm, tối ưu hoạt động kinh doanh bán hàng và tăng doanh thu lợi nhuận cho từng chi nhánh. Tính năng này giúp chủ quán tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý chuỗi cửa hàng của mình.

Dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh của các chi nhánh

Tính năng thống kê doanh thu theo nguồn tiền

Trong thời đại 4.0, đặc biệt là sau đại dịch Covid-19, hành vi mua sắm và thanh toán của khách hàng đã thay đổi đáng kể. Ngày nay, khách hàng có nhiều lựa chọn thanh toán khác nhau, từ thẻ ngân hàng đến các ví điện tử như Momo, Vnpay, và cả thanh toán qua các ứng dụng mua sắm như GrabFood và Shopee. Điều này gây khó khăn cho các quán kinh doanh khi muốn biết chính xác doanh thu của mình từng nguồn tiền, không chỉ bao gồm tiền mặt.

Để giải quyết vấn đề này và nâng cao trải nghiệm mua sắm và thanh toán cho khách hàng, phần mềm quản lý cửa hàng hiện đại không chỉ hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán khác nhau, mà còn cho phép chủ quán đối soát doanh thu theo từng nguồn chi tiết cụ thể, bao gồm nguồn tiền trực tiếp, tiền từ ví điện tử, tiền từ các thẻ ATM và tiền từ các ứng dụng mua sắm.

Tính năng thống kê báo cáo chi tiết 

Thống kê báo cáo chi tiết về các mặt hàng bán chạy và mặt hàng bán chậm. Thông qua màn hình báo cáo bán hàng trực quan, chủ quán có thể dễ dàng biết được mặt hàng nào đang được khách hàng ưa chuộng và mặt hàng nào cần được tăng cường quảng cáo hoặc giảm giá để tăng doanh thu. Việc này giúp giải phóng lượng hàng tồn kho cho quán và đưa ra chính sách giá hợp lý để thúc đẩy bán hàng.

Dễ dàng biết được mặt hàng nào đang được khách hàng ưa chuộng

Quản lý cửa hàng từ xa mà không cần có mặt tại quán

Tính năng quản lý bán hàng từ xa là một tính năng quan trọng trong các phần mềm quản lý cửa hàng trực tuyến. Với tính năng này, chủ cửa hàng có thể tải ứng dụng bán hàng về thiết bị di động như điện thoại, máy tính bảng hoặc laptop và quản lý cửa hàng từ bất kỳ đâu.

Các tính năng quản lý cửa hàng như xem báo cáo, quản lý doanh thu, quản lý kho hàng, quản lý nhân viên và quản lý công nợ đối tác đều được hiển thị trên thiết bị di động của chủ cửa hàng. Với tính năng này, chủ cửa hàng không cần phải luôn có mặt tại cửa hàng để quản lý, từ đó có thể dành thời gian hơn cho bản thân và gia đình.

 Quản lý bán hàng từ xa là một tính năng quan trọng trong các phần mềm quản lý cửa hàng

Tối ưu quy trình bán hàng bằng đồng bộ dữ liệu liên tục

Tính năng đồng bộ dữ liệu là một tính năng quan trọng khác trong các phần mềm quản lý cửa hàng trực tuyến. Dữ liệu được tích hợp lên hệ thống đám mây, giúp tự động đồng bộ thông tin bán hàng trên tất cả các thiết bị POS đã cài đặt phần mềm. Điều này giúp chủ cửa hàng tránh việc mất thông tin bán hàng, cũng như giúp nhân viên bếp cập nhật thông tin bán hàng nhanh chóng hơn.

Bên cạnh đó, dữ liệu được cập nhật liên tục, cho phép chủ cửa hàng xem báo cáo mọi lúc mọi nơi theo thời gian thực. Ngay cả khi cửa hàng mất điện hoặc mất kết nối internet, phần mềm quản lý cửa hàng vẫn hỗ trợ nhân viên bán hàng bình thường. Khi có điện hoặc mạng trở lại, dữ liệu bán hàng sẽ tự động được đồng bộ trên hệ thống một cách nhanh chóng và thông minh.

Cho phép chủ cửa hàng xem báo cáo mọi lúc mọi nơi theo thời gian thực

► Xem thêm: Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng – Giải pháp toàn diện và hiện đại cho doanh nghiệp

Tạm kết

Như vậy, sau khi đã phân tích các ưu điểm cũng như nhược điểm của phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng, chúng ta có thể thấy rằng đầu tư vào phần mềm này là một quyết định sáng suốt và đầy tiềm năng. Với tính năng giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh, giảm chi phí và tăng hiệu quả làm việc, việc sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sẽ giúp các doanh nghiệp có được sự cạnh tranh trong thị trường hiện nay. Tuy nhiên, chúng ta cũng cần lưu ý về việc lựa chọn phần mềm phù hợp và phải có kế hoạch triển khai, đào tạo nhân viên kỹ càng để đạt được hiệu quả cao nhất. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho các chủ doanh nghiệp đang phân vân về việc đầu tư vào phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng.

Tại Asoft có cung cấp những giải pháp phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng được thiết kế đặc thù dành riêng cho ngành Thương mại – Phân phối nhằm nâng cao chất lượng quản trị doanh nghiệp, tối ưu hiệu quả. Công ty cổ phần Asoft – hơn 20+ năm kinh nghiệm thực chiến trong lĩnh vực chuyển đổi số, cung cấp giải pháp phần mềm cho hơn 3500+ khách hàng. Nếu quý khách muốn hiểu rõ hơn về các giải pháp cho doanh nghiệp Thương mại – Phân phối quý khách có thể Đăng ký ngay hoặc liên hệ với ASOFT qua hotline để được tư vấn, hỗ trợ và trải nghiệm demo phần mềm hoàn toàn miễn phí.

Ban biên tập Asoft