Loại bỏ Excel để dự toán tài chính bằng những công cụ tối ưu hơn

► Xem thêm: 5 Nhóm chỉ số tài chính quan trọng và phương thức xây dựng kế hoạch tài chính cho doanh nghiệp

Vì sao Excel không còn là công cụ dự toán Tài chính tối ưu của các CFO thời đại mới?

Anaplan đã có một nghiên cứu cho thấy rằng các Giám đốc tài chính (CFO) thuộc khu vực Châu Á – Thái Bình Dương đang phải đối mặt với khá nhiều khó khăn lớn. Đặc biệt là đối với những vấn đề xảy ra khi sử dụng Excel để lập kế hoạch hay dự toán tài chính. Vì sao vậy?

Hạn chế của Excel trong việc cung cấp cái nhìn toàn cảnh

Theo nghiên cứu của Anaplan (2013), có đến 43% người dùng phản hồi rằng đã sử dụng Microsoft Excel để lập kế hoạch và dự toán tài chính cho doanh nghiệp; trong đó, cũng có khoảng 19% người dùng sử dụng Excel để tạo lập các kế hoạch hoạt động cho khoảng 70% công việc của họ. Song, trong số đó lại có đến khoảng 1/3 người sử dụng Excel trong số họ đã cho biết rằng Excel không mang lại độ chính xác cao; cũng như khó kiểm lỗi trong vấn đề lập kế hoạch và dự toán tài chính.

Rõ ràng, những ý kiến này đã cho thấy một thực trạng rằng; Excel không đủ linh hoạt trong việc cung cấp cho người dùng một cái nhìn chủ động và đa dạng. Tức nghĩa là, không những Excel không mang lại độ chính xác cao trong tính toán. Mà còn tạo nên những hạn chế lớn; khiến người dùng không thể có một cái nhìn toàn cảnh về hoạt động quản lý tài chính. Gây ra những khó khăn lớn cho CFO trong tạo lập các kế hoạch tài chính lâu dài cho doanh nghiệp.

Có thể nhận thấy những công cụ mà các doanh nghiệp sử dụng trong việc lập kế hoạch và dự toán ngân sách tài chính; dựa vào biểu đồ nghiên cứu được Anaplan công bố như sau:

Có thể nói, vào năm 2013, Excel vẫn còn chi phối khá nhiều hoạt động tài chính của các CFO tại châu Á. Ngược lại, số người ứng dụng các phần mềm Quản trị Doanh nghiệp tại chỗ khá ít ỏi (chỉ khoảng 20%); và số người ứng dụng các giải pháp Điện toán Đám mây từ bên thứ 3 (Cloud Server) càng ít hơn nữa (chỉ với 2%).

Excel không đáp ứng được nhu cầu người sử dụng

Xét về mức độ hài lòng cảu người dùng đối với Excel trong vấn đề lập kế hoạch dự toán ngân sách; đã cho thấy những kết quả đáng suy xét. Bởi, thực tế cho thấy; chỉ có các doanh nghiệp sử dụng Excel cho khoảng 30% nghiệp vụ cảm thấy tương đối hài lòng với hiệu quả của công cụ này. Còn đối với các doanh nghiệp có mật độ sử dụng dày đặt với khoảng hơn 70% công việc lại gặp khá nhiều rắc rối; vướn bận bởi những sai phạm khó kiểm soát.

➤ Sự khác biệt giữa kết quả thực và kết quả dự báo

Theo Anaplan, có khoảng 59% trong số người được khảo sát cho rằng: Nguyên nhân khiến Excel không đáp ứng được kì vọng của họ là bởi vì Excel không thể phân tích giả định “Nếu thì” (what if); hay phân tích các chi tiết tích hợp và lập kế hoạch hoạt động cho doanh nghiệp. Ngoài ra, cũng có khoảng 53% cho rằng sử dụng Excel tạo nên quá nhiều lỗi khác biệt giữa kết quả dự báo và kết quả thực.

Nhiều người dùng Excel cũng cho rằng phần mềm này khiến họ tốn khá nhiều thời gian để lên kế hoạch và dự toán tài chính. Vấn đề thu thập dữ liệu cũng khá rắc rối và mất thời gian và nhiều công đoạn; bao gồm việc thu thập và xử lý dữ liệu trước khi phân tích. Một số vấn đề bất cập khác mà Excel mang lại; có thể kể đến như: thiếu sự đa dạng; giao diện kém thân thiện; đòi hỏi nhiều nhân lực có đủ kỹ năng;… tạo nên một áp lực lớn đối với các CFO nói riêng và toàn thể doanh nghiệp nói chung.

➤ Yêu cầu về nền tảng có khả năng phân tích tình huống tốt hơn

“Điều gì sẽ làm cho bạn hài lòng hơn với việc lên kế hoạch và lập ngân sách tài chính?”

Anaplan

Không đơn thuần chỉ là các hoạt động được thực hiện dựa trên 1 bản tính; nhiều nhà hoạch định mong muốn áp dụng những quy trình mang tính liên kết; và dựa trên một hệ thống nhất quán để tạo ra các kết quả tốt hơn. Lúc này, họ cần đến một nền tảng tối ưu khả năng phân tích các tình huống “nếu… thì”. Nhằm tăng cao độ chính xác cho dự toán tài chính; cũng như khả năng thu thập các dữ liệu nhanh và phù hợp nhất từ tất cả mọi lĩnh vực trong điều hành và kinh doanh.

Chích xác hơn thì yêu cầu đặt ra lúc này là: Các CFO cần có một công cụ tối ưu khả năng thu nhận và đồng bộ dữ liệu nhanh chóng; tự động hóa nhiều công việc lặp lại. Giúp họ dễ dàng phân tích dữ liệu nhanh và thông minh hơn.

► Xem thêm: 10 Sai lầm kế toán nghiêm thường gặp tại các doanh nghiệp

Các CFO thời đại mới cần làm gì để lập kế hoạch dự toán tài chính chính xác?

Nhờ có dự toán ngân sách; CFO có thể dễ dàng nhìn nhận bao quát bức tranh tổng thể về các mục tiêu chiến lược và mục đích hoạt động của doanh nghiệp. Hỗ trợ ban lãnh đạo điều hành phân chia công việc; và đặt ra mục tiêu chiến lược cho các bộ phận, phòng ban khác. Song, để lập được kế hoạch dự toán tài chính chính xác; CFO cần chú ý một số vấn đề sau.

➤ Tuân thủ cao quy trình lập kế hoạch dự toán ngân sách

Để lập dự toán ngân sách tối ưu; đòi hỏi các CFO phải dành nhiều thời gian, cũng như sự phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác. Lúc này, tuân thủ một quy trình chung là điều cần thiết để đạt đến sự nhất quán và chính ác cao nhất. Để lập quy trình tối ưu, doanh nghiệp cần chú ý các vấn đề sau:

• – Xây dựng một lịch trình để lập dự toán:. Đưa những công việc, hoạt động cụ thể để dự toán chi phí dành cho cho mỗi công việc
• – Xem xét các nguồn lực thực hiện:. Xem xét và đánh giá các nguồn nhân lực, tài lực, vật lực; nhằm hướng đến việc phát triển các điểm mạnh để hạn chế đầu tư dàn trải và tăng cường khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp
• – Phân tích hiệu suất vận hành và kinh doanh:. Làm rõ các ưu điểm của quy trình vận hành và hoạt động kinh doanh; cũng như tra soát những vấn đề thiếu sót cần khắc phục để tối ưu hóa quy trình
• – Nhận diện rủi ro có thể xảy ra:. Cần nắm rõ năng lực tài chính của doanh nghiệp để giới hạn những rủi ro khách quan và chủ quan có thể xảy ra. Doanh nghiệp có thể loại bỏ những yếu tố xấu bằng cách lập ra các cơ chế kiểm soát rủi ro

➤ Thay thế Excel bằng các công cụ tối ưu hơn

Đứng trước sự thay đổi như vũ bão của thời đại công nghệ 4.0; các doanh nghiệp thời đại mới cũng bắt buộc phải loại trừ phương pháp lập kế hoạch tài chính bằng Excel. Và thay đổi bằng các công cụ khác tối ưu hơn.

Hiện nay, trên thị trường có khá nhiều giải pháp phần mềm; với vô vàng những tính năng ưu việt. Song, một hệ thống tích hợp vẫn luôn là giải pháp tối ưu nhất cho các doanh nghiệp. Hệ thống này bao gồm nhiều phân hệ như: ERP; phần mềm kế toán; phần mềm quản lý hiệu suất;… Và đương nhiên, một hệ thống tốt cần phải đảm bảo tối ưu các khả năng thao tác dựa trên dữ liệu như: trích xuất; tải lên; đồng bộ dữ liệu từ nhiều nguồn; phân tích dữ liệu; báo cáo tự động;… Nhằm nâng cao độ chính xác; cũng như tốc độ xử lý và vân hành doanh nghiệp.

► Xem thêm: CFO cần nắm vững điều gì khi lập kế hoạch dự báo tài chính cho doanh nghiệp?

Tối ưu kế hoạch dự toán tài chính với các giải pháp công nghệ 4.0

Dự toán ngân sách là công việc mô tả bức tranh tổng thể doanh nghiệp; bao gồm mục tiêu chiến lược và các mục đích hoạt động. Việc lập kế hoạch tài chính không đơn thuần chỉ là lên kế hoạch sử dụng chi phí và lợi nhuận. Mà còn mang ý nghĩa lớn; đối với vấn đề phân chia mục tiêu hoạt động và chiến lược kinh doanh cho các bộ phận, phòng ban. Nhằm thực hiện đồng nhất các công việc; gia tăng sự liên kết và cùng hướng đến thành công. Trong đó, gồm 2 nhóm hệ thống chính:. Hệ thống định mức & Hệ thống dự toán ngân sách.

Hệ thống định mức

Định mức là chi phí đơn vị ước tính. Nó có nhiệm vụ làm tiêu chuẩn cho các yếu tố chi phí; dựa trên căn cứ giá tiêu chuẩn với định mức sử dụng tiêu chuẩn về các nguồn lực. Để xây dựng một hệ thống định mức tối ưu; đòi hỏi nhà quản lý phải có năng lực chuyên môn, và tính trách nhiệm cao. Trách nhiệm này không chỉ bao gồm các CFO hay phòng ban kế toán – tài chính; mà còn được ảnh hưởng bởi nhà quản trị doanh nghiệp và các chuyên gia kỹ thuật, CNTT.

Để xây dựng một hệ thống định mức ưu việt nhất; có thể áp dụng một trong hai phương pháp sau:

• (1) Thống kê kinh nghiệm:. Bằng cách thống kê các số liệu về tình hình sản xuất kinh doanh trong nhiều kỳ hoạt động của doanh nghiệp; hay sự biến động của giá cả thị trường tác động đến doanh nghiệp
• (2) Phân tích kinh tế – kỹ thuật:. Phân tích các hoạt động thực tế của doanh nghiệp về quy trình công nghệ, nguồn lực, trình độ quản lý,… hay giá cả thị trường của các vật liệu/ yếu tố đầu vào

Trong thực tế, doanh nghiệp cũng có thể áp dụng kết hợp luân phiên cả hai phương pháp; để xây dựng các định mức dựa theo từng tình huống hoạt động khác nhau.

Hệ thống dự toán ngân sách

Thông thường, dựa vào mức độ hoạt động của doanh nghiệp mà kế hoạch dự toán tài chính được chia thành hai nhóm là:. dự toán tĩnh & dự toán linh hoạt.

Song, vì mức hoạt động dự kiến rất hiếm khi có thể trùng lặp với mức hoạt động thực tế; vì vậy nhóm dự toán tĩnh thường phù hợp hơn với các doanh nghiệp sở hữu mật độ sản xuất kinh doanh ổn định.

Ngược lại, dự toán linh hoạt được biết là những dự toán được lập cho nhiều mức độ hoạt động có khả năng xảy ra. Vì thế, dự toán linh hoạt hỗ trợ doanh nghiệp rất nhiều trong việc so sánh số liệu giữa thực tế và dự toán trên nhiều mức độ hoạt động; nhằm kiểm soát tối đa các trường hợp có thể xảy ra.

Bằng cách ứng dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm; doanh nghiệp có thể lập kế hoạch dự toán tài chính từ nhiều cách. Đại diện như: từ tổng thể đến chi tiết (phương pháp lập dự toán tài chính từ trên xuống dưới); hoặc lập theo tỷ lệ (phương pháp lập dự toán tài chính từ dưới lên trên).

Trong đó, các cơ sở để xây dựng dự toán tài chính có thể là: Điều kiện hoạt động thực tế của doanh nghiệp; kết quả của hoạt động kỳ trước; điều kiện dự kiến hoạt động trong tương lai; trình độ chuyên môn của các CFO để xây dựng dự toán tài chính;…

Tạm Kết

Nhìn chung, ở thời đại ngày càng phát triển như hiện nay; các nhu cầu của con người đã có những thay đổi đáng kể. Đương nhiên, điều này ảnh hưởng rất nhiều đến các doanh nghiệp trong vấn đề lập kế hoạch hoạt động; cũng như dự toán tài chính hoạt động và kinh doanh. Lúc này, điều tối quan trọng là các doanh nghiệp cần thay đổi phương pháp quản trị bằng Excel nhưu truyền thống. Với những công cụ, hay giải pháp phần mềm tối ưu hơn.

Ngoài ra, nếu có nhu cầu tìm hiểu về Phần mềm Quản trị Tổng thể Doanh nghiệp. Với các chức năng hỗ trợ thực hiện nghiệp vụ Kế toán – Tài chính chuyên nghiệp. Giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các hoạt động lập kế hoạch hoạt động và vận hành. Quý doanh nghiệp có thể tham khảo thêm sản phẩm của chúng tôi tại:

→ Tìm hiểu thêm về phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ASOFT-ERP

ASOFT – Với hơn 18 năm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp giải pháp phần mềm. Cùng với kinh nghiệm triển khai cho hơn 3.000 doanh nghiệp trong và ngoài nước; thuộc đa dạng các ngành nghề khác nhau. Chúng tôi luôn tự tin sẽ mang đến cho quý doanh nghiệp những sản phẩm phần mềm ưu việt nhất.

Đăng ký ngay để nhận tư vấn miễn phí hoặc liên hệ đến ASOFT qua hotline:. 1900 6123

► Xem thêm: Phần mềm kế toán online VS phần mềm kế toán offline – Đâu mới là giải pháp tối ưu dành cho doanh nghiệp?

Ban Biên Tập ASOFT.