7 nguyên tắc giúp ứng dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp hiệu quả?

Những lưu ý trước khi ứng dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp 

Hiểu rõ bản chất hệ thống quản trị doanh nghiệp

Bản chất hoạt động của hệ thống quản trị doanh nghiệp đó chính là quản lý và tích hợp các bộ phận quan trọng trong tổ chức, qua đó giúp người lãnh đạo sử dụng và phân bổ các nguồn lực trong doanh nghiệp một cách hiệu quả hơn. Để thực hiện điều đó, phần mềm quản trị doanh nghiệp sẽ đóng vai trò chính trong việc thu thập dữ liệu, lưu trữ, phân tích và lập báo cáo.

Triển khai hệ thống quản trị doanh nghiệp không chỉ cài đặt một nền tảng mà còn xây dựng một quy trình chuẩn. Toàn bộ quá trình làm việc được thực hiện trên cơ sở tài nguyên duy nhất. Hiểu được bản chất của việc triển khai hệ thống quản trị doanh nghiệp sẽ giúp cho các nhà lãnh đạo xác định được hướng đi đúng đắn, hạn chế mắc phải sai lầm khi triển khai hệ thống.  

Xác định yêu cầu, mục tiêu cấp cao

Sau khi đã nắm rõ được bản chất của việc triển khai nền tảng quản trị doanh nghiệp, doanh nghiệp cần xác định được các yêu cầu cũng như mục tiêu cấp cao cần đặt ra cho mỗi dự án. Thông qua đó, doanh nghiệp cần phải đánh giá được quy trình của mình có thực sự phù hợp triển khai hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp hay không. Đồng thời, người lãnh đạo doanh nghiệp cần có kế hoạch để kiểm soát, đánh giá quy trình của mỗi phòng ban.

Xây dựng đội ngũ quản lý dự án

Để có một hệ thống quản trị doanh nghiệp chất lượng, bên cạnh việc lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp quản trị doanh nghiệp chuyên nghiệp, bản thân mỗi doanh nghiệp phải là đối tượng đóng vai trò quyết định.

Xây dựng đội ngũ quản lý dự án

Trước khi thực hiện cách sử dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp, cần xây dựng một đội ngũ quản lý nội bộ. Những cá nhân này sẽ là người chủ động thực hiện, đưa ra yêu cầu chi tiết đối với việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp cho doanh nghiệp. Điều này sẽ tránh được trường hợp lệ thuộc quá mức vào các đơn vị cung cấp.

Lựa chọn đơn vị cung cấp hệ thống uy tín

Khi bắt đầu triển khai hệ thống quản trị doanh nghiệp các doanh nghiệp cần phải nhận thức rõ được đối tác cung cấp, dành thời gian để nghiên cứu về các yếu tố của nhà cung cấp như: uy tín, kinh nghiệm, đội ngũ các chuyên gia,… Nhà cung cấp hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp chính là người đồng hành cùng với doanh nghiệp trong suốt quá trình triển khai, ứng dụng công nghệ, nên doanh nghiệp cần lựa chọn thực sự kỹ càng, thận trọng.

►Xem thêm: Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp chất lượng

7 nguyên tắc giúp quản trị doanh nghiệp hiệu quả?

Có thể nói bất kỳ một phần mềm nào dù có hiện đại đến đâu đều sẽ phản tác dụng nếu như không biết cách sử dụng đúng cách. Đối với hệ thống quản trị doanh nghiệp cũng vậy. Cách sử dụng phần mềm này như sau:

Chuẩn hóa quy trình hoạt động, dữ liệu kinh doanh

Bước quan trọng đầu tiên khi triển khai hệ thống quản trị doanh nghiệp cho doanh nghiệp chính là chuẩn hóa quy trình hoạt động cũng như toàn bộ cấu trúc dữ liệu. Lúc này phần mềm ERP chính là phương tiện tuyệt vời để chia sẻ đồng nhất dữ liệu, chuẩn hóa quy tắc xử lý và tiêu chuẩn định dạng của các dữ liệu.

Cài đặt hệ thống quản trị doanh nghiệp

Thông thường công việc cài đặt hệ thống quản trị doanh nghiệp thuộc về đơn vị cung ứng giải pháp. Đối với các phần mềm ERP được triển khai dưới mô hình SaaS, doanh nghiệp chỉ cần truy cập hệ thống qua trình duyệt web và tiến hành sử dụng bằng tài khoản đã được cấp. Chi tiết các bước sử dụng sẽ được nhà cung cấp giới thiệu, hướng dẫn để doanh nghiệp có thể vận hành đúng đắn.

► Xem thêm: Lựa chọn công ty gia công phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp

Phân quyền kiểm soát quy trình, tiếp cận thông tin

Các hệ thống quản trị doanh nghiệp cho phép người quản lý chia sẻ quyền xem, nhập, truy cập dữ liệu tới tất cả nhân viên, bộ phận cũng như phòng ban của tổ chức tùy theo vị trí, cấp bậc. Chính vì thế tất cả mọi thông tin sẽ được cập nhật tức thời, chính xác và xử lý chỉ trong 1 lần thay vì bị chồng chéo, trùng lặp giữa các phòng ban hay phần mềm nghiệp vụ riêng lẻ khác nhau.

Khai thác khả năng Workflow của hệ thống quản trị doanh nghiệp

Sau khi đã phân quyền kiểm soát các doanh nghiệp tiếp tục thực hiện Workflow để phân chia công việc cho từng đơn vị cụ thể. Tất cả thông tin công việc đều sẽ được truyền từ vị trí này đến vị trí khác hoàn toàn tự động, giúp tiết kiệm thời gian cho việc trao đổi qua lại, hạn chế sai sót phát sinh trong quá trình trao đổi như cách làm việc thông thường.

Khai thác khả năng Workflow của hệ thống quản trị doanh nghiệp

Tích hợp hệ thống quản trị với đối tác khách hàng, nhà cung cấp

Thực hiện tích hợp giải pháp quản trị với khách hàng/nhà cung cấp. Đây là bước vô cùng quan trọng giúp khách hàng, nhà cung cấp tiếp nhận thông tin nhanh chóng, chính xác.

Hầu hết các hệ thống quản trị doanh nghiệp ưu việt hiện nay đều tích hợp các công cụ cho phép các tổ chức bên ngoài liên kết với hệ thống doanh nghiệp. Cùng với đó vẫn tiếp tục duy trì biện pháp bảo vệ thông tin và bảo mật dữ liệu tối ưu.

Ứng dụng công cụ phân tích

Để nắm bắt được tình hình thực tế của quá trình thực hiện các mục tiêu đề ra của doanh nghiệp các bạn có thể ứng dụng công cụ phân tích thông qua hệ thống báo cáo, phân tích chính xác, tức thời của doanh nghiệp. Đây chính là công cụ đắc lực nhất của hệ thống quản trị doanh nghiệp đối với người quản lý, giúp lãnh đạo doanh nghiệp luôn nắm được tình hình chính xác của mỗi phòng ban, đưa ra các giải pháp xử lý kịp thời cho mọi vấn đề phát sinh.

Theo dõi và điều chỉnh quy trình hoạt động

Công đoạn cuối cùng trong sử dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp đó chính là tái thiết kế quy trình kinh doanh đảm bảo thích ứng với hoạt động của ERP, tránh được các rủi ro trong quá trình thực hiện.Để vận dụng tốt hệ thống quản trị doanh nghiệp, người dùng cần biết cách sử dụng phần mềm và vận hành hiệu quả. 

► Xem thêm: Khó khăn của doanh nghiệp nhỏ trước những đổi mới công nghệ của thời đại 4.0

Tạm kết

Công ty ASOFT cho ra mắt hệ thống quản trị toàn diện doanh nghiệp ASOFT-ERP. Đây được xem là một công cụ tuyệt vời, giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ chuyển đổi số thành công. Với những ưu điểm như tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức; phần mềm được phát triển với nhiều tính năng ưu việt, giao diện bắt mắt. Hứa hẹn sẽ đem lại trải nghiệm tốt nhất cho người dùng.

Hệ thống quản trị toàn diện doanh nghiệp ASOFT-ERP mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Ngoài ra, nếu quý khách hàng quan tâm đến các vấn đề về phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ; quản trị quan hệ khách hàng; quản lý nhân sự và tiền lương… Mời quý vị xem chi tiết tại đây:

→ Phần mềm Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ASOFT-SME 2022

→ Một số hệ thống phần mềm khác của ASOFT.

Nếu quý doanh nghiệp cần hỗ trợ tư vấn thêm và demo miễn phí: Đăng ký ngay. Hoặc liên hệ hotline: 1900 6123.

Ban Biên Tập ASOFT