16/09/2024
Bình luận(0)► Xem thêm: 15 Phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần biết
Tổng quan về quản lý kho
Quản lý kho là gì?
Quản lý kho là một chuỗi hoạt động công việc liên quan đến việc tổ chức, quản lý và bảo quản hàng hóa có trong kho. Trong đó, các công việc chính của quản lý kho bao gồm:
- ✔ Sắp xếp hàng hóa tại kho
- ✔ Đảm bảo tiêu chuẩn và bảo quản hàng hóa trong kho
- ✔ Thực hiện công việc xuất/nhập hàng hóa
- ✔ Quản lý các thủ tục xuất nhập hàng hóa
- ✔ Tiếp nhận và kiểm định các chứng từ xuất/ nhập
- ✔ Theo dõi số lượng xuất nhập tồn
- ✔ Đảm bảo hàng tồn kho luôn đủ số lượng cung ứng
- ✔ …
Các hoạt động này nhằm đảm bảo tính liên tục và nhất quán cho doanh nghiệp trong quá trình bán hàng. Cũng như hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu nhiều hao phí phát sinh.
Nhân viên cần làm gì để quản lý kho hiệu quả?
Để đảm bảo quản lý kho hiệu quả, nhân viên cần nắm chắc các kiến thức cơ bản; và học hỏi thêm các kinh nghiệm từ lớp người đi trước. Đối với các cấp quản lý cao hơn; cần đảm bảo nắm vững nghiệp vụ chuyên môn, cũng như nhiều kỹ năng liên quan khác.
Nhìn chung, có thể chia các kỹ năng cần thiết của một nhân viên quản lý kho; dựa trên 2 cấp bậc chính: Cấp bậc nhân viên và cấp bậc quản lý. Trong đó:
Các kỹ năng tối thiểu cần phải có đối với cấp bậc nhân viên gồm:
- ✔ Kỹ năng kiểm soát hàng hóa, lập phiếu nhập và xuất kho
- ✔ Kỹ năng quản lý và sắp xếp hàng hóa khoa học
- ✔ Kỹ năng kiểm hàng nhanh chóng và chính xác
- ✔ Kỹ năng sử dụng công nghệ để quản lý kho hiệu quả
Đối với các cấp bậc quản lý cao hơn, ngoài những kỹ năng nghiệp vụ cơ bản như trên; cần đảm bảo nắm vững thêm các kỹ năng chuyên môn quản trị như:
- ✔ Kỹ năng quản lý và tổ chức nhân sự thực hiện nhiệm vụ kho
- ✔ Kỹ năng quản lý thông tin và sổ sách kho hàng
- ✔ Các kỹ năng mềm liên quan đến nghiệp vụ quản lý kho
Để hiểu chi tiết hơn những kỹ năng nghiệp vụ này ở phần tiếp theo đây.
Những kỹ năng quản lý kho tối thượng dành cho nhân viên và các cấp quản lý
Nắm vững các kỹ năng quản lý kho hàng sẽ là nền tảng vững trãi nhất hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho hàng hiệu quả. Trong đó, các kỹ năng này được chia ra thành 2 cấp bậc chính:
Kỹ năng quản lý kho dành cho nhân viên
Có 4 kỹ năng quản lý kho cơ bản nhất mà tất cả các nhân viên quản lý kho; không phân biệt là cấp bậc nhân viên hay quản lý đều nhất định phải biết. Đó là:
Kỹ năng 1: Kiểm soát hàng hóa, lập phiếu nhập và xuất kho
Lập phiếu xuất/ nhập kho và kiểm soát hàng hóa là một trong những kỹ năng cơ bản nhất; yêu cầu tất cả các nhân viên kho hàng đều phải đảm bảo thực hiện tốt. Kỹ năng này bao gồm tất cả các hoạt động như: tiếp nhận và kiểm định chứng từ xuất/ nhập kho; kiểm tra hàng trước khi xuất/ nhập kho; kiểm soát số lượng xuất/ nhập kho;…
Điều cốt yếu là bạn phải đảm bảo thành thạo tất cả các kỹ năng kiểm tra; để việc thực hiện được tiến hành thuận lợi và đảm bảo chính xác nhất. Các kỹ năng này, bạn có thể học hỏi từ các nhân sự đi trước; hoặc từ những tài liệu nghiệp vụ dành cho nhân sự mới.
Kỹ năng 2: Quản lý và sắp xếp hàng hóa khoa học
Đối với bất kì doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng nào; vấn đề sắp xếp và quản lý hàng hóa luôn là “át chủ bài” giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất thông tin hàng hóa, cũng như nâng cao hiệu quả quản lý cho doanh nghiệp.
Khi thực hiện công việc sắp xếp hàng hóa tại kho; nhân viên kho cần trang bị đầy đủ kiến thức về quy định sắp xếp hàng hóa của kho; cũng như nắm vững các phương pháp giữ gì không gian kho sạch sẽ, ngăn nắp.
Đặc biệt, thông thường các doanh nghiệp đều có quy định về mã hàng hóa (SKU); lúc này, việc cần thiết là nhân viên phải hiểu được ý nghĩa của các số liệu trên mã hàng, nhờ đó sắp xếp kho hàng hợp lý và khoa học.
Kỹ năng 3: Kiểm hàng nhanh chóng và chính xác
Kiểm tra hàng hóa là công việc đòi hỏi sự nghiêm túc, tỉ mỉ và đảm bảo thực hiện chính xác các kỹ năng chuyên môn. Để hạn chế tối đa những sai sót và hư hại trong hoạt động quản lý kho hàng; yêu cầu nhân viên phải nắm vững quy trình chung, cũng như những nguyên tắc quản lý kho tại doanh nghiệp. Kiểm kho nhanh chóng và chính xác tiền đề cốt cáng giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá tình hình tiêu thụ hàng hóa chính xác. Từ đó lên kế hoạch nhập hàng dễ dàng và phù hợp hơn.
Song, khi số lượng hàng hóa quá lớn, hay quá trình xuất nhập quá phức tạp và liên tục; nhân viên sẽ dễ mắc phải nhiều nhầm lẫn, sai sót. Dù ít hay nhiều, điều này cũng ảnh hưởng đến tiến trình quản lý hàng hóa chung. Vì vậy, để tránh những sai phạm không đáng có; cũng như nâng cao hiệu quả và tiết kiệm tối đa thời gian kiểm hàng. Bạn có thể tham khảo các kỹ năng ghi chép sổ sách bằng những công cụ phần mềm thông minh; học hỏi những thuật toán quản lý kho hiệu quả; hay đơn giản hơn là tìm kiếm các thông tin từ những đồng nghiệp giàu kinh nghiệm.
Kỹ năng 4: Sử dụng công nghệ để quản lý kho hiệu quả
Đối với quản lý kho hàng; công nghệ được xem là một nền tảng quan trong. Vì vậy, muốn trở thành một nhân viên quản lý kho chuyên nghiệp; yêu cầu tối thiểu là bạn phải thích ứng và sử dụng công nghệ thành thạo. Trong số đó, có thể kể đến một số dạng công nghệ như:
- Phần mềm quản lý kho (WM): Là giải pháp phần mềm toàn diện; giúp doanh nghiệp lưu trữ tất cả dữ liệu quan trọng vào một nền tảng chung. Tạo môi trường quản lý thống nhất; truy xuất nhanh và hiệu quả.
- Internet kết nối vạn vật (IoT): Được ứng dụng để kiểm soát các thành phần chuyển động; trong đó bao gồm cả thủ công và tự động. Giúp doanh nghiệp ntối ưu hóa tất cả các quy trình; thông qua 1 nền tảng dữ liệu chung.
- Robot cộng tác (Cobots): Là một thành phần phổ rộng trong các kho thông minh. Hỗ trợ doanh nghiệp bốc xếp hàng từ pallet xe tự hành (AGV); nhằm tiết giảm sức người trong vấn đề sắp xếp vị trí lưu trữ kho.
- Lưu trữ và truy xuất tự động (AS/ RS): gồm nhiều công cụ như băng tải cấp hàng, băng tải tự động, cẩu trục, hệ thống nâng hạ,… Hỗ trợ doanh nghiệp tăng độ chính xác của hành động; tiết giảm công sức và chi phí nhân lực.
Khi thời đại công nghệ ngày càng lớn mạnh; vấn đề của quản lý kho không còn là vấn đề đòi hỏi nhiều sức lực và quản lý thủ công. Thay vào đó, nhân viên cần phải đảm bảo hiểu và thành thạo các ứng dụng công nghệ; nhằm đẩy nhanh tiến độ và nắm chắc quản lý kho hiệu quả.
► Xem thêm: 10 Sai lầm nghiêm trọng trong kiểm kê hàng tồn kho mà doanh nghiệp cần lưu ý
Kỹ năng quản lý kho dành cho các cấp quản lý
Riêng đối với các cấp quản lý hoặc lãnh đạo; kỹ năng quản lý kho không chỉ đơn giản là những kỹ năng kiểm hàng, sắp xếp, quản lý hay sử dụng công nghệ để quản lý kho hàng nữa. Mà đòi hỏi phải chuẩn bị những kỹ năng cao cấp hơn; đảm bảo điều hành và kiểm soát kho hàng hiệu quả nhất. Trong đó, 3 kỹ năng 5, 6, 7 sau đây là những vấn đề quan trọng mà các nhà quản lý cần lưu tâm:
Kỹ năng 5: Quản lý và tổ chức nhân sự thực hiện nhiệm vụ kho
Để tối ưu hóa các nhiệm vụ được thực hiện trong kho; nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng nhất, đòi hỏi phải đảm bảo trình độ chuyên môn cao và được đào tạo nghiệp vụ bài bản.
Lúc này, nhà quản lý hay các cấp lãnh đạo phải luôn đảm bảo tổ chức nhân sự hợp lý và hiệu quả. Nguồn nhân lực phải được phân công công việc cụ thể; vấn ề bố trí số lượng và chất lượng nguồn lực phù hợp với công tác quản lý kho là điều tối quan trọng, cần được nghiên cứu kỹ lưỡng.
Để phân bố nguồn lực hiệu quả, nhà quản lý có thể nắm bắt thông tin, điểm mạnh/ yếu của nguồn nhân lực dựa vào dữ liệu thông tin đã được phân nhóm tại các phần mềm hỗ trợ. Từ đó đưa ra các kế hoạch quản lý nguồn lực và quản lý kho hàng hiệu quả.
Ngoài ra, nhà quản lý và ban lãnh đạo cũng nên lập ra biên bản nội quy và quy trình thực hiện công việc. Nhằm đảm bảo duy trì kỷ luật trong công việc; tạo ra một đưa môi trường công việc chuyên nghiệp.
Kỹ năng 6: Quản lý thông tin và sổ sách kho hàng
Với số lượng hàng hóa cực lớn và quá trình xuất/ nhập hàng hóa liên tục.Nhà quản lý cần phải nắm rõ từng hoạt động công việc chi tiết; nhằm đảm bảo hoạt động xuất/ nhập/ lưu trữ kho luôn minh bạch và chính xác. Song, vấn đề quản lý thông tin và sổ sách kho hàng lại chính là một vấn đề thách thức lớn đối với các nhà quản lý.
Để quản lý và kiểm duyệt hiệu quả; nhà quản lý cần hệ thống hóa thông tin sổ sách bằng các phần mềm quản lý công nghệ hiện đại. Nhờ có sự hỗ trợ của các giải pháp phần mềm quản lý kho; nhà quản lý không những đơn giản hóa nghiệp vụ quản lý kho hàng; mà còn dễ dàng theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa trong kho hiệu quả hơn rất nhiều.
Ngoài ra, để tránh các trường hợp thất thoát, trộm cắp trong kho; nhà quản lý cần phải chú trọng kiểm duyệt các camera giám sát kho hàng. Cũng như tổ chức thực hiện các cuộc kiểm tra hàng hóa thường xuyên theo tuần/ tháng/ quý/ năm/… Nhằm đảm bảo số lượng và tình trạng hàng hóa thực tế luôn chính xác với số liệu cập nhật tại phần mềm nhất có thể.
Kỹ năng 7: Những kỹ năng mềm liên quan đến nghiệp vụ quản lý kho
Không chỉ riêng về các nghiệp vụ bắt buộc phải có trong công việc; nhà quản lý cần phải chuẩn bị thêm nhiều kỹ năng mềm để đảm bảo công việc quản lý kho luôn duy trì ở trạng thái tốt nhất.
Đặc biệt, khi một người quản lý muốn nhận được lòng tin và sự tôn trọng của toàn thể nhân viên; điều đầu tiên bạn phải là người biết lắng nghe; chủ động quan tâm nhân viên, hạn chế những xung đột xảy ra trong quá trình làm việc. Cũng như hiểu hơn về những vướng mắc của nhân viên; từ đó tìm ra phương pháp giải quyết hợp lý. Một người sếp tốt sẽ thúc đẩy được động lực làm việc của nhân viên; vì vậy, thay vì chỉ giao việc và ép buộc làm việc, bạn hãy mở lòng với nhân viên hơn.
Ngoài ra, bạn cần trang bị thêm cho mình một số thông tin và kỹ năng về hoạch toán kho; kế toán; thuế xuất kho/ nhập kho; quy định và yêu cầu dành cho các ngành hàng trong kho;… Đây đều là những kỹ năng quan trọng, giúp ích cho nhà quản lý rất nhiều trong hoạt động quản lý kho.
► Xem thêm: Tìm hiểu nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa và phương pháp quản lý hàng hóa hiệu quả
Tạm Kết
Ở bài viết này, ASOFT đã chỉ ra những kỹ năng quản lý kho tối thượng mà cả nhân viên và nhà quản lý đều phải nắm vững. Hy vọng rằng với bài viết này, ASOFT có thể cung cấp cho quý bạn đọc những thông tin hữu ích.
Ngoài ra, nếu quý bạn đọc đang quan tâm đến Giải pháp phần mềm quản lý kho hiệu quả; Đăng ký ngay, hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123 để được tư vấn và Demo miễn phí.
► Xem thêm: TOP 10 phần mềm quản lý kho hàng tốt nhất Việt Nam năm 2021
Ban Biên Tập ASOFT.